13 octobre 2023

Microsoft 365 vs Google Workspace : quel outil de collaboration choisir ?

Flore

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Un ordinateur sur un bureau

Microsoft 365 vs Google Workspace : quel outil de collaboration choisir ?

Sur le marché des outils de collaboration, deux solutions se distinguent : Microsoft 365, anciennement Office 365, et Google Workspace, initialement connu sous le nom de G Suite. Ces suites de productivité en ligne favorisent toutes deux la performance individuelle et la collaboration interne.

À première vue, les plateformes de collaboration des deux géants de la tech présentent des caractéristiques similaires : basées sur le cloud, elles permettent d’accéder à un ensemble de logiciels (outil de traitement de texte, messagerie instantanée, messagerie professionnelle, partage de fichiers, etc.) depuis un ordinateur de bureau ou différents appareils mobiles tout en garantissant la sécurité des données. 

Alors, entre Microsoft 365 et Google Workspace, quelle est la meilleure solution de collaboration pour les entreprises ? Fonctionnalités, caractéristiques, différences, avantages et inconvénients : Mozzaik365 vous propose un comparatif de Microsoft 365 et Google Workspace pour vous aider à choisir la suite de logiciels qui correspond le mieux aux besoins de votre société et de vos équipes. Bonne lecture ! 

Présentation de Microsoft 365

Microsoft 365, anciennement connu sous le nom d'Office 365, est une suite bureautique bien connue utilisée par les particuliers, les petites entreprises et les grandes entreprises. Le Pack Office comprend des programmes phares (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.) dans leurs versions web, mobile et de bureau. Regardons de plus près cette plateforme de collaboration et de productivité adoptée par plus d'un million d'organisations dans le monde et revendiquant près de 345 millions d'utilisateurs payants en 2022.

Histoire et évolution de Microsoft 365 (ex-Office 365)

L'histoire de Microsoft 365 commence dans les années 1980 avec le lancement de trois outils de bureau :

  • L'outil de traitement de texte Word en 1983 ;
  • L'éditeur de tableurs Excel en 1985 ;
  • Le logiciel de présentation PowerPoint, racheté par Microsoft en 1987.

Ces trois programmes sont les piliers de la suite bureautique Microsoft Office pour Windows qui voit le jour en 1990. Au fil des années, le pack Office s’enrichit de nouvelles applications de bureau telles que OneNote, Outlook, Publisher ou encore Access. 

En 2013, Microsoft Office connaît une grande transformation : 23 ans après sa création, la suite de productivité Office 365 est lancée sur le cloud. Désormais, les utilisateurs disposant d’un abonnement Office peuvent installer les logiciels de la suite Office sur leur ordinateur, mais aussi accéder à une version web et à des services en ligne. 

Après ce changement majeur, l’offre Office 365 s’étoffe et connaît de nombreuses améliorations telles que :

  • Augmentation de l'espace de stockage pour les abonnés payants ;
  • Introduction de nouvelles applications Office pour iPhone et Android ;
  • Possibilité de collaborer en temps réel sur des documents Word ou PowerPoint ;
  • Renforcement de la sécurité

Finalement, l'année 2020 marque un tournant dans l'histoire de Microsoft Office. La suite de productivité a reçu un nouveau nom : Microsoft 365.

À ce jour, la suite de logiciels Microsoft 365 comprend une large collection d’applications et de services disponibles dans leur version web, mobile et/ou desktop en fonction de l’abonnement Office choisi. On pourra citer :

  • Microsoft Word, le logiciel de traitement de texte.
  • Excel, l'outil de création de feuilles de calcul.
  • PowerPoint, l'éditeur de présentations.
  • Microsoft Teams, l'application de communication collaborative.
  • Outlook, le gestionnaire de messagerie, de calendrier et de tâches.
  • Microsoft Exchange, le serveur de messagerie électronique et de calendrier.
  • SharePoint, l'éditeur de sites web et d'intranets.
  • OneNote, le logiciel de prise de notes.
  • OneDrive, le service de stockage de fichiers en ligne.
  • Microsoft Planner, le logiciel de planification des tâches en équipe.
  • Microsoft To Do, l'application de gestion des tâches individuelles.
  • Microsoft Forms, le logiciel de création d'enquêtes, de questionnaires et de sondages en ligne.
  • Power Apps, la plateforme cloud de développement d'applications internes.
  • Power Automate, l'application de gestion des workflows et d'automatisation des tâches.

Les composants clés de Microsoft 365

Parmi ses nombreux services et applications, Microsoft 365 inclut six outils  incontournables pour les entreprises et leurs collaborateurs :

#1 L'outil de traitement de texte Word

Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte extrêmement connu. Dans sa dernière version, cet outil permet de :

  • Rédiger des textes sans commettre de fautes d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation ;
  • Produire des documents de travail plus aboutis plus facilement grâce à des modèles et à l’assistant rédactionnel Copilot, basé sur l’intelligence artificielle (IA) ;
  • Créer et modifier des documents à plusieurs en temps réel en ajoutant des commentaires ou en suggérant des modifications ;
  • Accéder à ses fichiers depuis n’importe quel appareil tout en préservant la sécurité des données.

#2 L’éditeur de tableurs et programme d’analyse des données Excel

Le célèbre logiciel de tableurs Excel est également inclus dans la plateforme de productivité et de collaboration cloud Microsoft 365. Grâce à ce programme, les utilisateurs peuvent notamment :

  • Créer rapidement des tableaux pour organiser et analyser des données en se basant sur des modèles Excel et en utilisant des formules de calcul intégrées ;
  • Exploiter des données de manière plus efficace et plus pertinente en s’aidant de l’assistant d’intelligence artificielle Copilot dans Excel ;
  • Réaliser des diagrammes et des graphiques afin de présenter des informations de façon limpide et éloquente ;
  • Partager leurs feuilles de calcul avec leurs collègues et partenaires de travail et les co-éditer en temps réel dans leur navigateur ;
  • Convertir un tableau imprimé en tableau Excel modifiable simplement en le prenant en photo via l’application mobile Excel.

#3 Le logiciel de création de présentations PowerPoint

Le renommé logiciel de création de présentations PowerPoint fait lui aussi partie de la suite de productivité et de collaboration Microsoft 365. Grâce à cet outil, les abonnés peuvent :

  • Créer des présentations professionnelles rapidement en utilisant des modèles, en convertissant leurs notes manuscrites en texte, en intégrant des animations 3D ou encore en s’appuyant sur l’assistant d’intelligence artificielle Copilot ;
  • S’entraîner pour améliorer leurs présentations orales en faisant appel au Presenter Coach, une fonctionnalité capable d’analyser le rythme, le ton ou encore le vocabulaire employé par l’orateur et de lui suggérer des ajustements ;
  • Travailler en équipe sur une présentation en créant ou modifiant les diapositives à plusieurs en simultané ou en asynchrone.

#4 L’outil de gestion des emails et des calendriers Outlook

La messagerie professionnelle Outlook est également comprise dans les abonnements Microsoft 365. Cette dernière permet notamment aux salariés :

  • D’envoyer, recevoir, conserver et gérer leurs emails depuis leur navigateur web, leur ordinateur de bureau ou l’application Microsoft Outlook pour les appareils mobiles  ;
  • De gagner du temps dans le traitement de leurs courriels grâce aux fonctionnalités suggestion de réponses et suggestion de pièces jointes ;
  • De suivre leur emploi du temps, de partager leurs disponibilités et de programmer facilement des événements grâce au calendrier intégré et à ses fonctionnalités suggestion d’horaires pratiques et suggestion d’emplacements intelligents ;
  • De retrouver rapidement des courriers électroniques, des contacts, des documents ou des réunions grâce au moteur de recherche intégré à la boîte de réception Outlook.

#5 L'Application de communication et de collaboration en équipe Microsoft Teams

La solution de collaboration Microsoft Teams est l’un des piliers de l’offre Microsoft 365. Il s’agit en effet d’un outil particulièrement efficace pour communiquer et collaborer en temps réel. Les collaborateurs peuvent par exemple utiliser Teams pour :

  • Organiser des réunions vidéo en ligne, des visioconférences et des webinaires depuis leur application de bureau ou leurs appareils mobiles ;
  • Enregistrer une réunion virtuelle, partager leur écran ou encore interagir en direct via un chat au cours de cette dernière ;
  • Passer des appels vocaux à deux ou en groupe directement depuis Teams ;
  • Communiquer et collaborer en temps réel avec un ou plusieurs collègues en leur envoyant des messages, des fichiers, des émojis ou des GIFS via la messagerie instantanée Teams ;
  • Travailler à plusieurs dans le cadre d’un projet grâce aux équipes et canaux Teams et aux fonctionnalités de collaboration intégréestelles que le partage de fichiers et la co-édition de documents Word, Excel et PowerPoint.

#6 La solution de création de sites d'équipe et d'intranets SharePoint

Pour finir, la plateforme de collaboration et de productivité Microsoft 365 inclut la solution de création d’intranets et de sites d’équipe SharePoint. Grâce à cet outil, les organisations peuvent :

  • Créer des sites d’équipe sécurisés et accessibles depuis un ordinateur ou un appareil mobile pour permettre aux membres d’un service ou d’une équipe projet de s’échanger des informations et des fichiers simplement ;
  • Mettre en place un intranet de communication efficace pour partager des actualités, des histoires, des ressources et des applications avec les salariés de manière à renforcer la culture d’entreprise, la cohésion interne et l’engagement au travail ;
  • Se doter d’un système de Gestion Electronique des Documents (GED) permettant aux collaborateurs de stocker, partager et retrouver rapidement des fichiers afin de faciliter l’accès aux connaissances et aux informations en interne comme auprès de partenaires externes, et toujours de façon sécurisée ;
  • Fluidifier les processus métiers et automatiser certaines tâches en créant des workflows, des formulaires et des applications métiers.

Avantages et points forts de Microsoft 365 :

La suite d’outils logiciels axée sur le cloud Microsoft 365 présente différents bénéfices pour les TPE/PME, les grandes entreprises et les administrations. Voici les principaux avantages associés à la plateforme de collaboration et de productivité du géant de Redmond :

Un produit familier et facile à adopter pour les collaborateurs

Le premier atout du cloud de productivité et de collaboration Microsoft 365 est son accessibilité et sa facilité d’adoption. Les applications bureautiques sur lesquelles repose cette solution sont en effet bien connues du grand public. La plupart des salariés sont déjà familiers avec Word, Excel, Outlook ou encore PowerPoint et n’ont donc aucun mal à prendre en main Microsoft 365.

Des fonctionnalités avancées pour faciliter les tâches professionnelles

Le deuxième avantage notable de Microsoft 365 est son grand nombre de fonctionnalités avancées permettant de faciliter le travail des salariés et de les rendre plus productifs. La plateforme comporte notamment de nombreuses fonctionnalités de collaboration idéales pour fluidifier le travail en équipe, par exemple :

  • Les équipes et les canaux Teams ;
  • La visio-conférence (jusqu’à 10 000 participants) et les appels vocaux en groupe dans Teams ;
  • La messagerie instantanée Teams ;
  • La traduction instantanée des messages envoyés sur Teams dans 35 langues ;
  • Le partage de fichiers via OneDrive et SharePoint ;
  • La création de workflows avec SharePoint et la Power Platform;
  • La coédition de documents PowerPoint, Excel ou Word en temps réel.
Un ordinateur gris sur un bureau

Une intégration étroite avec d'autres outils Microsoft

Le troisième point fort de la solution de collaboration Microsoft 365 est que ses applications et services cloud s’intègrent parfaitement entre eux et avec les autres outils de l’écosystème Microsoft. L’expérience digitale des collaborateurs est fluide et agréable, car ceux-ci peuvent passer aisément d’un logiciel à un autre, comme lorsqu’ils ouvrent tableau blanc interactif Microsoft Whiteboard dans une réunion Teams afin de brainstormer à plusieurs.

Une plateforme axée sur le cloud, idéale pour favoriser la collaboration

Enfin, l’un des avantages majeurs de Microsoft 365 est qu’il s’agit d’une plateforme de collaboration et de productivité axée sur le cloud. Cette solution intègre des services et des applications pour les appareils mobiles, le web et les ordinateurs de bureau. Microsoft 365 permet donc aux salariés de collaborer à distance. Ces derniers peuvent utiliser la version web de leurs logiciels de bureautique habituels (Excel, Word, PowerPoint, etc.) pour avancer sur des projets avec leur équipe en déplacement, en télétravail ou à l’international. Mieux, grâce à l’espace de stockage en ligne OneDrive compris dans l’abonnement Microsoft 365, chaque utilisateur peut conserver et partager avec ses collègues jusqu’à 1 To de fichiers de travail.

Présentation de Google Workspace

Google Workspace (anciennement G Suite) est le principal concurrent de Microsoft 365 sur le marché des suites de productivités dédiées aux entreprises. Selon Statista, en 2023, la firme de Mountain View supplante même le géant de Redmond puisque Google Workspace représente 48 % des parts de marché, contre 46 % pour Microsoft 365. Présentation de cette solution de collaboration utilisée par plus de 9 millions d’organisations dans le monde en 2023.

Historique et évolution de Google Workspace (ex-G Suite)

L’histoire de Google Workspace est plus récente que celle de Microsoft 365. En 2006, Google lance Google Apps for Your Domain (« Google Apps pour votre domaine »). Cette suite de logiciels gratuite inclut alors plusieurs des applications phares du futur Google Workspace :

  • La messagerie Gmail, créée en 2004 ;
  • Le calendrier en ligne Google Calendar, datant de 2006 ;
  • La messagerie instantanée Talk, intégrée à Google Hangouts en 2013 puis à Google Meet en 2017 ;
  • L’outil d’édition de sites web Google Page Creator, remplacé par Google Sites en 2008.
  • À partir de 2007 Google commercialise une version payante de sa suite de productivité : Google Apps Premier. Cette dernière offre plus d’espace de stockage que la version gratuite et comprend des API permettant aux organisations de connecter les applications Google avec leurs logiciels.

L’année 2011 marque un tournant puisque les entreprises comptant plus de 10 utilisateurs ne peuvent plus avoir recours à la version gratuite de Google Apps et doivent souscrire un abonnement Google Apps for Business.

En 2016 Google Apps prend le nom de G Suite. L’objectif de ce changement de nom est de positionner la collection d’applications de Google en tant que véritable suite bureautique, à l’instar de Microsoft Office 365. G Suite se transforme en un espace de travail intégré dans les outils de communication et de collaboration de Google.

En 2020, une étape importante est franchie : G Suite est rebaptisé Google Workspace. Ce changement de nom reflète la nouvelle nature de la solution qui s’affirme comme une véritable plateforme de collaboration et de productivité. Outre Gmail, Google Calendar et une adresse email personnalisée, Google Workspace inclut une large collection d’applications et de services en ligne :

  • Le service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud Google Drive ;
  • Le service de visioconférence Google Meet ;
  • Le logiciel de messagerie instantanée Google Chat ;
  • L'éditeur de documents collaboratif, Google Docs ;
  • L'application d'édition de feuilles de calcul en ligne, Google Sheets ;
  • Le programme d'édition de présentations en ligne, Google Slides ;
  • L'outil de création de questionnaires et formulaires en ligne, Google Forms ;
  • L'outil de création et d'hébergement de sites web, Google Sites ;
  • L'application de prise de notes Google Keep ;
  • Le tableau blanc virtuel collaboratif, Google Jamboard ;
  • La plateforme low-code, Google Apps Script ;
  • L'assistant de recherche basé sur l'IA, Google Cloud Search.

Les composants clés de Google Workspace

Parmi les applications incluses dans Google Workspace, la plateforme compte au moins cinq outils de collaboration clés :

#1 L'outil de traitement de texte en ligne Google Docs

Google Docs est un logiciel de traitement de texte en ligne. Accessible directement depuis un navigateur ou via l’application mobile Google Doc, il permet aux utilisateurs de :

  • Créer et modifier des documents texte, avec ou sans connexion internet, depuis tous leurs appareils.
  • Partager ces documents avec des collègues, des partenaires ou des clients et gérer les droits d’accès (édition, commentaire, lecture seule) ;
  • Travailler sur ces documents à plusieurs en temps réel ou en asynchroneen effectuant des modifications, en ajoutant des commentaires ou en échangeant via le chat ou la fonctionnalité « appel » intégrée ;
  • Visionner l’historique des modifications apportées sans limites de temps.

#2 L’éditeur de tableurs collaboratifs Google Sheets

Google Sheets est un équivalent d’Excel. Il s’agit d’un tableur accessible depuis l’application éponyme ou via un navigateur web permettant notamment de :

  • Créer, afficher et modifier des feuilles de calcul depuis n’importe quel appareil, en ligne ou hors ligne, en s’appuyant si besoin sur les suggestions automatiques de formules de calcul ;
  • Partager des tableaux avec des membres de l’entreprise ou des personnes extérieures et gérer les droits d’accès (options de téléchargement, de copie, d’impression, etc.) ;
  • Éditer des tableurs à plusieurs en simultané ou de façon asynchrone grâce aux fonctionnalités de collaboration intégrées (notification de modification par email, commentaires, appels, historique des modifications, etc.).

#3 Le logiciel de création de présentations en ligne Google Slides

Google Slides est un logiciel d’édition de présentations inspiré de PowerPoint. Les collaborateurs peuvent utiliser cet outil depuis leur navigateur web ou via l’application mobile dédiée afin de :

  • Créer, afficher et modifier des diaporamas à partir de modèles ou d’une page blanche en y intégrant des images, du texte, des graphiques, des bandes audio ou encore de la vidéo ;
  • Partager des présentations avec une ou plusieurs personnes en modulant l’autorisation accordée (lecture seule, modification, etc.) ;
  • Collaborer à plusieurs en même temps ou de manière asynchrone sur une présentation en réalisant des modifications, en échangeant par commentaires ou encore en utilisant la fonctionnalité « appel » intégrée ;
  • Utiliser le mode « présentateur » pour afficher le diaporama ainsi que les questions des participants à la réunion en temps réel.

#4 La messagerie électronique Gmail

Gmail est bien entendu l’un des piliers de la suite de productivité et de collaboration Google Workspace. Grâce à cette solution accessible depuis l’application Gmail ou depuis un navigateur Web, les salariés ont accès à :

  • Une messagerie professionnelle sécurisée qui bloque automatiquement les spams, les logiciels malveillants et les tentatives d’hameçonnage ;
  • Une adresse électronique personnalisée à leur nom et à celui de leur entreprise ;
  • Des intégrations avec Google Agenda, Google Chat ou encore Google Meet pour communiquer et s’organiser de manière fluide sans sortir de Gmail ;
  • Des suggestions intelligentes pour les aider à rédiger leurs emails plus rapidement (rédaction intelligente, corrections, réponses suggérées, etc.).

#5 L’application de vidéoconférences et communication en temps réel Google Meet

La dernière fonctionnalité clé de la plateforme de collaboration et de productivité Google Workspace est bien entendu Google Meet. Cet outil accessible depuis les applications mobiles Meet et Gmail ou depuis un navigateur internet permet :

  • D’organiser des appels vidéo et des visioconférences sécurisées comptant jusqu’à 1000 participants en fonction de l’abonnement Google Workspace choisi ;
  • De passer des appels audio via un numéro de téléphone dédié afin de communiquer avec des collègues ou des partenaires ne disposant pas d’une connexion internet ;
  • De travailler de manière productive et de collaborer de façon fluide grâce à une parfaite intégration avec les autres applications de l’écosystème Google (Gmail, Google Agenda, Google Doc, Google Drive, etc.) ;
  • De mener des réunions vivantes grâce à des fonctionnalités de collaboration telles que le partage d’écran, le tableau blanc numérique, le chat, l’enregistrement et la conservation des vidéos dans Google Drive, les sondages ou encore la transcription des réunions vidéo.
Un ordinateur et un téléphone portable sur un bureau en bois

Avantages et points forts de Google Workspace

Comme Microsoft 365, Google Workspace est un outil de collaboration qui comprend toutes les applications essentielles pour travailler en équipe et gagner en productivité à l’échelle individuelle et collective. Au-delà de cette observation, Google Workspace présente plusieurs avantages notables :

Une solution adaptée pour stocker et partager un gros volume de fichiers

Le partage de fichiers est l’un des points forts de Google Workspace. Si la solution n’offre plus d’espace de stockage illimité, les entreprises peuvent en revanche disposer d’un espace de stockage commun pouvant atteindre 5 To par utilisateur. En fonction de l’abonnement choisi, les collaborateurs peuvent donc héberger et partager un grand nombre de documents de travail individuels ou de groupe.

Un outil qui facilite la collaboration en temps réel

Google Workspace tire également son épingle du jeu en ce qui concerne le travail collaboratif. La plateforme inclut en effet de nombreuses fonctionnalités de collaboration. Les salariés peuvent notamment :

  • Partager très simplement des documents texte (Google Docs), des tableurs (Google Sheets) et des présentations (Google Slides) en invitant leurs collègues ou des partenaires externes à visualiser, commenter ou modifier le fichier directement depuis l’application choisie.
  • Co-éditer ces documents en simultané grâce aux commentaires en direct, à l’historique des versions illimité, aux notifications de modification par email, ou encore à l’outil d’appel vidéo intégré qui permet d’échanger de vive voix sans quitter l’application.

Une expérience utilisateur agréable grâce à des applications parfaitement intégrées

La plateforme de collaboration et de productivité de Google présente un autre avantage de taille :. La solution garantit en effet une navigation fluide et intuitive qui rend plus agréable et facile l’accomplissement des tâches professionnelles. Le secret de Google Workspace ? Des outils parfaitement intégrés entre eux. Les salariés peuvent par exemple accéder à une réunion Google Meet directement depuis leur calendrier Google Calendar ou bien afficher un document GoogleDoc sans sortir de leur application Gmail. Un véritable gain de temps.

Un accès facile depuis n'importe quel appareil connecté

Google Workspace est une plateforme collaborative centrée sur le cloud. Il n’existe pas de version desktop de ses différents outils, même si ceux-ci peuvent fonctionner lorsque l’utilisateur est hors ligne. Les collaborateurs peuvent accéder à la Suite Google depuis tous leurs appareils mobiles, soit en ouvrant les applications iOS ou Android dédiées, soit en utilisant un navigateur web compatible comme Google Chrome, Firefox, Safari ou Microsoft Edge. Attention, seul le navigateur Google Chrome est compatible avec l’ensemble des fonctionnalités de Google Workspace, notamment l’accès hors connexion à Gmail, Agenda, Docs, Sheets et Slides.

Microsoft vs Google Workspace : comparaison des fonctionnalités et des tarifs

Les suites de productivité et de collaboration en ligne Microsoft 365 et Google Workspace offrent toutes deux un espace virtuel de travail aux entreprises et incluent des applications et services cloud similaires. Alors, entre Microsoft 365 et Google Workspace, quel est le meilleur outil de collaboration et de productivité pour votre organisation ? Pour départager ces deux concurrents, comparons leurs fonctionnalités et leurs tarifs respectifs.

Microsoft 365 vs Google Workspace : le match des fonctionnalités

Les plateformes de collaboration et de productivité Microsoft 365 et Google Workspace incluent des logiciels bureautiques, applications collaboratives, messageries professionnelles et services de stockage comparables. Pourtant, quelques différences existent entre ces solutions :

Microsoft Word, Excel et PowerPoint vs. Google Docs, Sheets et Slides

Les outils bureautiques de Microsoft 365 Word et Google Workspace partagent de nombreux traits communs. De manière générale, les programmes proposés par Microsoft sont cependant plus performants (plus de modèles ou templates, de formules de calcul, d’option d’édition, etc.) et sont disponibles en version pour appareils de bureau, et pas uniquement sous forme d’applications web et mobiles. Les logiciels d’édition de Google Workspace se distinguent pour leur part par leur simplicité d’utilisation et leurs fonctionnalités de collaboration avancées.

Microsoft Outlook vs Google Gmail

Les solutions de messagerie professionnelle incluses respectivement dans Microsoft 365 et Google Workspace offrent un haut niveau de protection contre les logiciels malveillants et le spam. Toutefois, Outlook se distingue par ses fonctionnalités avancées (gestion automatique des courriels, modèles de courriels, suggestions de réponses, d'horaires et de pièces jointes, etc.) Gmail, quant à lui, offre un avantage significatif en proposant une adresse électronique personnalisée avec le nom de l'entreprise.

Microsoft Teams vs Google Meet

Les outils de communication Microsoft Teams et Google Meet sont assez distincts. Véritable plateforme de collaboration, Teams permet non seulement de passer des appels vidéo, mais aussi de créer des canaux de conversation et des équipes afin de travailler en groupe, d’interagir et de partager des documents et des outils entre membres d’une équipe projet ou d’un service. Teams est également plus puissant lorsqu’il s’agit d’organiser des webinaires ou des formations de grande ampleur. En fonction de l’abonnement choisi, il est en effet possible de convier jusqu’à 10 000 participants.

Microsoft SharePoint vs Google Sites

Les solutions Microsoft SharePoint et Google Sites permettent de créer des sites d’entreprise pleinement intégrés aux autres logiciels de leur suite (Word/Google Docs, Excel/Google Sheets, etc.). Grâce aux intranets et sites d’équipe SharePoint et Google Sites, les salariés peuvent collaborer efficacement, partager des ressources et retrouver leurs outils de travail facilement, y compris lorsqu’ils travaillent à distance ou en remote. Si Google Sites se distingue par sa simplicité d’utilisation, Microsoft SharePoint offre néanmoins beaucoup plus de possibilités, notamment la création de workflows, la gestion électronique des documents (GED) et des fonctionnalités avancées en matière de collaboration et communication interne. Selon le baromètre Arctus, en 2023 50% des intranets d’entreprises en France sont basés sur l’application SharePoint.

Microsoft OneDrive vs Google Drive

Microsoft OneDrive et Google Drive sont deux services de partage de fichiers intégrés aux autres applications de leur écosystème respectif. Ces deux solutions permettent de stocker des documents sur le cloud et de les mettre en commun de manière sécurisée. La principale différence entre OneDrive et Google Drive tient à l’espace de stockage disponible. Les abonnements de Microsoft 365 permettent de stocker 1 To par utilisateur. De son côté, Google Workspace prévoit entre 30 Go et 5 To d’espace de stockage par usager en fonction de la formule choisie.

Sécurité des données dans Microsoft 365 vs Google Workspace

Enfin, sur le plan de la sécurité des données, les solutions de productivité et de collaboration Microsoft 365 et Google Workplace assurent toutes deux un haut niveau de protection. Bon à savoir : les données Microsoft 365 sont hébergées dans des datacenters Microsoft en France. Les abonnés Google Workspace ont quant à eux la possibilité de demander à ce que leurs data soient conservées en Europe.

Un ordinateur sur un bureau avec une lampe et une plante

Microsoft 365 vs Google Workspace : le comparatif des abonnements et prix

Du point de vue de la tarification et des formules d’abonnement, Microsoft 365 et Microsoft Workspace adoptent des stratégies distinctes :

Microsoft 365 : une tarification "sur-mesure"

Microsoft mise sur le « sur-mesure » avec quatre offres réservées aux TPE/PME et trois plans pensés pour les grandes organisations. Les petites entreprises doivent compter entre 5,60 euros et 20,60 euros HT par utilisateur et par mois pour un abonnement annuel. Quant aux grands groupes, il leur faudra prévoir un budget de 7,50 euros à 59,70 euros HT par utilisateur et par mois en fonction du forfait choisi et des services inclus.

Google Workspace : une grille tarifaire tout en simplicité

Google fait le pari de la simplicité avec quatre formules (Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise). Les tarifs s’échelonnent ici de 5,75 euros à 17,25 euros par utilisateur et par mois avec un engagement d’un an. Pour connaître le coût de l’abonnement « Enterprise » il est cependant nécessaire de contacter le service commercial de Google.

Microsoft 365 vs Google Workspace : quelle est la meilleure plateforme de collaboration pour votre entreprise ?

Microsoft 365 (ex- Office 365) et Google Workspace (anciennement G Suite) sont deux suites d’applications basées sur le cloud qui offrent tous les outils de collaboration, de communication et de productivité nécessaires pour augmenter la performance de votre entreprise. Le tout : opter pour celle qui répond le mieux aux besoins et aux contraintes de votre structure. Voici quelques indications qui pourront vous aider à choisir la meilleure solution pour votre organisation :

Critères à prendre en compte lors du choix entre Microsoft et Google Workspace

Plusieurs critères peuvent vous aider à départager Microsoft 365 et Google Workspace et faciliter votre prise de décision :

#1 Les habitudes et usages des collaborateurs

Le premier élément à considérer pour trancher entre Microsoft 365 et Google Workspace est les habitudes et les usages des collaborateurs :

Si une majorité de salariés est familière avec les outils de la suite Google (Gmail et Google Drive par exemple) et est à l’aise avec l’interface Google Chrome, l’adoption de la Google Workspace peut être pertinente.

À rebours, si les équipes travaillent depuis des années avec Outlook, PowerPoint, Excel et Word et sont attachées à leurs logiciels de bureau, elles prendront plus rapidement en main la plateforme Microsoft 365.

#2 Le matériel déjà présent dans l'entreprise

Le deuxième facteur à prendre en compte pour départager Microsoft 365 et Google Workspace est le matériel déjà présent dans votre organisation :

- Si le matériel informatique dont dispose votre organisation est <span>disparate</span>, la plateforme de collaboration de Google, basée sur le cloud et accessible depuis un navigateur web ou des applications mobiles, pourra vous convenir.

- En revanche, si le parc informatique de votre société est composé d’appareils Windows, Microsoft 365 sera probablement la meilleure solution pour votre structure. L’intégration et l’utilisation des outils de la suite Microsoft 365 seront en effet optimales.

#3 La qualité de la connexion Internet

La qualité de la connexion internet dont bénéficie votre entreprise est un autre critère à observer pour choisir entre Microsoft 365 et Google Workspace :

- Si votre réseau internet est instable, Google Workspace et ses applications entièrement basées sur le cloud ne sont pas la solution idéale pour votre organisation. Les utilisateurs de Google Workspace peuvent travailler sur Docs, Sheets, Slides ou encore Gmail en mode hors ligne. Ils doivent cependant attendre d’être à nouveau connectés à internet pour synchroniser les modifications réalisées.

- Avec ses logiciels pour les appareils de bureau, compris dans la plupart des abonnements, la suite Microsoft 365 sera plus rassurante pour les sociétés qui ne bénéficient pas d’une excellente connectivité et craignent les pertes de fichiers.

#4 L'utilisation projetée

Le dernier critère de choix pour arbitrer entre Microsoft 365 et son alternative Google Workspace est bien entendu l’utilisation que votre entreprise souhaite faire de cet outil de collaboration :

- La suite de productivité Google Workspace est appréciée pour son interface intuitive et facile à prendre en main ainsi que pour ses fonctionnalités de collaboration bien intégrées à ses outils d’édition (GoogleDoc, Google Slides, Google Sheets).

- La plateforme de collaboration et de productivité Microsoft 365 inclut quant à elle des applications pour ordinateur de bureau et appareil mobile particulièrement puissantes (Excel, Outlook, Teams, etc.). Avec ses canaux de discussion, ses équipes et ses nombreuses intégrations Microsoft Teams pourra par exemple mieux convenir à la gestion de projets importants. De même, l’éditeur de sites d’entreprise SharePoint pourra répondre aux besoins des organisations qui souhaitent mettre en place un intranet de communication et de collaboration très performant.

Recommandations basées sur la taille de l'entreprise

Vous hésitez encore entre Microsoft 365 et Google Workspace pour équiper votre organisation ? La taille de votre structure peut éventuellement constituer un indice vous permettant de choisir la meilleure solution de collaboration :

- Par sa simplicité d’utilisation, ses fonctionnalités de collaboration en temps réel et ses abonnements faciles à appréhender, Google Workplace peut séduire les moyennes et petites entreprises converties au travail en distanciel.

- Avec ses capacités supérieures, ses logiciels disponibles à la fois en version web, mobile et desktop et ses formules d’abonnement « sur-mesure », la plateforme Microsoft 365 peut quant à elle convenir aux grandes entreprises pratiquant le travail hybride ou disposant de nombreux sites.

Microsoft VS Google Workspace : Ce qu'il faut retenir

À l’issue de ce comparatif « Microsoft 365 (ex- Office 365) versus Google Workspace (ex-G Suite) » il apparaît que ces deux outils de collaboration concurrents présentent de nombreuses caractéristiques communes qui rendent le choix entre eux épineux.

En résumé, Microsoft 365 et Google Workspace sont deux suites de productivité et de collaboration basées sur le cloud permettant aux collaborateurs de travailler seuls ou à plusieurs depuis n’importe où et de manière efficace. Ces deux produits incluent des outils d’édition, équivalents : Word et Docs, Excel et Sheets, PowerPoint et Slides, etc.

Cependant, Microsoft garde un avantage considérable sur les outils de collaboration grâce à Microsoft Teams et à SharePoint qui n’ont pas de véritable équivalent dans la suite Google. De plus, Word, Excel, PowerPoint et Outlook, sont des références dans le monde professionnel depuis des décennies. Microsoft a une longue expérience dans le domaine des logiciels d'entreprise et offre une gamme de solutions de gestion, telles qu'Azure, qui peut être attrayante pour les entreprises cherchant à intégrer leurs systèmes informatiques. Enfin, Microsoft 365 offre des fonctionnalités de sécurité avancées et de conformité qui peuvent être cruciales pour les entreprises soucieuses de la protection de leurs données sensibles.

Plusieurs différences peuvent vous permettre de faire votre choix entre ces deux plateformes de collaboration en ligne. En quelques mots :

Google Workspace est une solution cloud-native. Ses applications simples et accessibles via un navigateur web ou une application mobile mettent l’accent sur les fonctionnalités de collaboration.

Microsoft 365 trouve ses origines dans les logiciels de bureau de la suite Office. La plupart des abonnements Microsoft 365 incluent donc non seulement des applications web et mobiles, mais aussi une version pour appareils de bureau. Particulièrement performants, les services compris dans l’offre Microsoft 365 sont adaptés aux projets importants.

Pour choisir entre ces deux suites professionnelles en ligne, il est par conséquent nécessaire de faire le point sur les besoins, les usages et les attentes des membres de votre organisation.

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