20 décembre 2022

La recherche avancée réinventée par Mozzaik365 et Microsoft

Flore

Flore

5 min de lecture

Découvrez ce qui se cache derrière la barre de recherche Digital Workplaces de Mozzaik365.

1. Qu'est-ce que la fonction "Recherche" ?

La fonction de recherche est l'une des plus demandées par les internautes.

Selon le récent "Digital Report" publié par We Are Social, la recherche d'informations est en effet la première raison pour laquelle les gens vont en ligne.

Qu'est-ce qu'un moteur de recherche et quels sont ses avantages pour le monde du travail ?

C'est ce que nous verrons.

1.1. En quoi consiste une fonction de recherche ?

Derrière son apparente simplicité, la fonction "Recherche" est un outil technique.

En général, un moteur de recherche se compose de :

  • Une zone pour saisir une requête, la fameuse barre de recherche ;
  • Un algorithme qui analyse les données pour proposer un contenu pertinent ;
  • Une zone d'affichage des résultats indiquant le titre, l'auteur, la date ou le type de fichier correspondant à chacun d'eux.

Mais ce n'est pas tout. Selon son niveau de sophistication, un moteur de recherche peut également inclure des options avancées telles que :

  • Filtres de recherche ;
  • Suggestions de recherche ;
  • Boutons permettant d'agir sur les contenus proposés (télécharger un document sans avoir à l'ouvrir par exemple).

1.2 Quel est l'objectif d'une fonction de recherche et pourquoi est-elle importante ?

Ces différentes caractéristiques font de la fonction "Recherche" un outil indispensable, en particulier pour les travailleurs.

Dans le contexte professionnel, un moteur de recherche garantit un gain de temps et de productivité ainsi qu'un meilleur confort de travail.

Ainsi, l'outil de recherche permet aux employés de trouver rapidement les fichiers, les logiciels ou les contacts dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions.

Il complète le processus de gestion électronique des documents (GED) et contribue ainsi à une meilleure circulation des documents, à un meilleur partage des connaissances et, enfin, à une meilleure collaboration interne.

Mais attention, tous les moteurs de recherche ne sont pas égaux.

Sur Internet, l'outil de recherche Google a su s'imposer grâce à la pertinence de ses résultats.

À ce jour, selon Statcounter, le géant américain détient 91,43 % des parts de marché des moteurs de recherche dans le monde.

Mais qu'en est-il des moteurs de recherche dans une Digital Workplace ? Qu'est-ce qu'une bonne fonction de "recherche" dans une Digital Workplace ?

Nous y venons.

La recherche avancée réinventée par Mozzaik365

2. Portait robot d'un bon moteur de recherche de Digital Workplace

En tant que plaque tournante centralisant tous les outils, documents et contacts dont les employés ont besoin pour travailler au quotidien, la Digital Workplace doit bien entendu être doté d'une puissante fonction de "recherche".

2.1. Un composant facile à utiliser

Pour faciliter l'accès aux ressources, faire gagner du temps aux employés et encourager la collaboration interne, cet outil doit avant tout être facile à utiliser.

Les utilisateurs devraient pouvoir saisir les mots-clés ou les questions qui leur viennent à l'esprit dans la barre de recherche et se voir présenter tous les résultats pertinents, sans avoir à reformuler leur requête ou à parcourir une longue liste de réponses.

2.2. Une fonction qui peut être configurée en fonction de l'espace

Une bonne fonction de recherche dans la Digital Workpalce doit également pouvoir être configurée en fonction des espaces dans lesquels elle est utilisée.

Par exemple, la barre de recherche placée dans l'annuaire de l'entreprise ne doit proposer que des résultats associés à l'annuaire et au Who's Who.

L'objectif est, une fois de plus, de répondre le plus efficacement possible aux attentes des utilisateurs.

2.3. Un outil de recherche pour la Digital Workplace

Un bon outil de recherche de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) doit enfin permettre de rechercher des informations, des documents, des outils ou des personnes à l'échelle de l'ensemble de la Digital Workplace.

Un employé qui recherche des informations sur un canal Teams, par exemple, devrait se voir proposer des résultats provenant de l'ensemble de la Digital Workplace.

De même, un employé effectuant une recherche à partir de la barre des tâches de son ordinateur devrait pouvoir effectuer des recherches dans OneDrive, SharePoint, Teams et Yammer en même temps.

⚙️ Pour aller plus loin, découvrez les outils de Microsoft pour le partage des connaissances.

Tout cela vous semble-t-il encore un peu abstrait ?

Examinons quelques cas d'usage de la fonction "Recherche" telle qu'elle peut être utilisée au quotidien par les utilisateurs de Digital Workplaces .

3. Quelques cas d'usage de la fonction "Recherche

La fonction "Recherche" peut être utilisée de différentes manières par les employés.

Voici quelques exemples de cas d'usage :

3.1 Trouver un processus ou un didacticiel

La fonction "Recherche", associée à la gestion électronique des documents (GED), peut être utilisée par les employés pour trouver facilement un processus ou un tutoriel.

Lorsqu'ils entament une tâche nouvelle pour eux, les employés peuvent légitimement se demander comment procéder et comment l'accomplir dans le respect des directives internes.

Grâce à l'outil de recherche, les employés peuvent trouver en quelques clics les lignes directrices formulées par leur manager et répertoriées via un logiciel de GED tel que SharePoint.  

🔎 Vous souhaitez améliorer l'accessibilité, la sécurité et la qualité de votre base documentaire ? Nous vous expliquons comment transformer SharePoint en GED.

3.2. Trouver et contacter un expert interne

Le moteur de recherche d'une Digital Workplace peut également être utilisé par les employés pour trouver et contacter un expert interne.

Pour ce faire, les employés peuvent effectuer une recherche par nom, prénom, compétence ou service dans l'annuaire de leur entreprise ou dans le Who's Who.

Cette fonction est particulièrement intéressante pour les employés des grandes entreprises qui souhaitent obtenir de l'aide sur un sujet spécifique.

Il facilite également l'intégration des nouvelles recrues qui ne connaissent pas encore leurs collègues et leur savoir-faire respectif.

🔑 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi l'annuaire d'entreprise est essentiel à la collaboration interne. l'annuaire d'entreprise est indispensable à la collaboration interne.

3.3. Rationaliser le travail du service financier

L'outil de recherche Digital Workplace est particulièrement précieux pour le département des finances, qui doit collecter et analyser de nombreuses données.

Les équipes financières peuvent utiliser la fonction "Recherche" de leur Digital Workplace pour obtenir rapidement des data relatives à l'activité de l'entreprise.

Ils peuvent également utiliser l'outil de recherche pour accéder facilement aux études et analyses qui leur seront utiles pour préparer leurs propres rapports.

Enfin, les experts financiers peuvent utiliser leur moteur de recherche Digital Workplace pour trouver des experts internes qui peuvent les aider dans leurs projets.

3.4. Faciliter le travail des équipes commerciales dans l'industrie manufacturière  

La fonction "Recherche" de la Digital Workplace est tout aussi utile pour les équipes commerciales que pour les équipes d'assistance.

Dans le secteur de la fabrication, les travailleurs sur le terrain peuvent utiliser l'outil de recherche pour trouver rapidement les documents (spécifications, dessins, etc.) sur lesquels ils travaillent.

Les équipes commerciales peuvent également utiliser le volet "Recherche" de leur Digital Workplace pour trouver des ressources qui les guideront dans la conception de produits adaptés à la demande du marché (catalogues de concurrents publiés sur Internet, analyses, avis de clients, etc.)

Enfin, les employés sur le terrain peuvent utiliser le moteur de recherche de leur espace numérique de travail pour identifier en un coup d'œil les personnes dont ils ont besoin pour concevoir ou améliorer un produit.

On le voit, la fonction "Recherche", lorsqu'elle est bien pensée, facilite grandement le travail des employés. C'est pourquoi Microsoft et Mozzaik365 s'engagent respectivement à offrir des outils de recherche toujours plus performants.

Recherche avancée par Mozzaik365 & Microsoft

4. Boostez votre "recherche avancée" avec Microsoft et Mozzaik365

Microsoft et Mozzaik365 fournissent des solutions de recherche de pointe pour améliorer la productivité des employés, le partage des connaissances et la collaboration interne.

Voici ce qu'il faut savoir :

4.1. Microsoft Search : la recherche imaginée par Microsoft

Microsoft Search est un outil de recherche conçu par Microsoft et pertinent pour la suite Microsoft 365.

Cette technologie, basée sur Microsoft Graph et Bing, permet de rechercher des informations (personnes, fichiers, conversations, etc.) dans l'ensemble du contenu de l'entreprise ainsi que sur Internet.

Microsoft Search offre donc des résultats de recherche très complets. Mais ce n'est pas son seul atout...

Cette fonctionnalité promet également une expérience de recherche meilleure, plus riche, mieux organisée et plus cohérente.

Grâce à l'intelligence artificielle (IA), chaque utilisateur se voit proposer des résultats de recherche personnalisés en fonction de son activité sur la Digital Workplace

Enfin, Microsoft Search offre des possibilités intéressantes aux administrateurs.

Il peut s'agir de

  • Permettre aux utilisateurs de ne consulter que certains contenus ;
  • Être informé des tendances de recherche afin de générer du contenu ad hoc;
  • Ajouter du contenu externe à l'index à l'aide de Microsoft Graph.

4.2. La recherche avancée encore plus puissante avec Mozzaik365

Mozzaik365 va plus loin en enrichissant Microsoft Search de nouvelles fonctionnalités.

La recherche avancée de Mozzaik365 a un design soigné qui permet aux utilisateurs de trouver plus facilement ce qu'ils cherchent.

En outre, la partie Web SharePoint "Recherche avancée" de Mozzaik365 Digital Workplace offre trois niveaux de paramètres grâce auxquels les administrateurs peuvent :

  1. Paramétrer les règles de la partie web " Recherche avancée " pour l'adapter à l'espace dans lequel elle est intégrée (par exemple l'annuaire de l'entreprise).
  2. Configurez les filtres et les suggestions de recherche différemment selon les groupes d'employés afin de faciliter la recherche pour tous.
  3. Gérer la gouvernance des droits des utilisateurs pour permettre à certains d'entre eux de modifier les paramètres de leur propre outil de recherche en fonction de leurs besoins.

La recherche avancée réinventée par Microsoft et Mozzaik365 : ce qu'il faut savoir

La fonction de recherche du Digital Wrokplace est un outil indispensable dans chaque organisation.

Dans tous les secteurs, il permet de gagner en productivité et en confort de travail, mais aussi de développer la collaboration interne en facilitant l'accès des salariés à l'information, aux documents, aux instructions et aux personnes.

La facilité d'utilisation, les options de configuration et une recherche couvrant l'ensemble du contenu de l'entreprise sont les éléments de base d'une bonne fonction de recherche.

Avec le composant "Advanced Search" de Microsoft Search et Mozzaik365, Microsoft et Mozzaik365 ajoutent plusieurs fonctionnalités à ces éléments fondamentaux afin d'améliorer encore l'expérience de la recherche, son efficacité et sa sécurité.

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