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Formidable outil de partage d'informations et de connaissances, l'intranet peut rapidement devenir un véritable dépotoir s'il n'est pas correctement organisé. Or, de la même manière qu'on n'ouvrirait pas une armoire remplie d'objets usagés, les employés d'une entreprise peuvent rapidement se détourner d'un intranet mal structuré. D'où l'importance de l'optimiser au maximum... Comment ? Nous partageons avec vous quelques suggestions dans cet article.
1. Avant-propos : Qu'entend-on par "optimisation de l'intranet" et pourquoi est-elle utile ?
Un intranet est un réseau interne qui rassemble des informations, des documents et des connaissances pour relier les différentes équipes et départements d'une entreprise. À l'heure où le télétravail se généralise, il revêt une importance particulière, car il permet de centraliser toutes les informations nécessaires, facilitant ainsi la communication et la collaboration internes.
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Utilisé correctement, l'intranet doit pouvoir fournir toutes les informations recherchées par un employé, de manière simple et rapide. Cependant, si ce réseau est mal géré et/ou mal structuré, la recherche d'informations peut rapidement devenir un parcours du combattant. Il perd alors toute son utilité. C'est ce que montre l' enquête menée par Workvivo, dans laquelle 57% des employés déclarent ne pas trouver leur intranet utile. D'autre part, 24% des entreprises interrogées ne sont pas satisfaites de l'expérience numérique et de la structure de l'information de leur intranet.
L'optimisation de l'intranet consiste donc à structurer le contenu, afin qu'il soit précis, fluide, détaillé et mis à jour. Concrètement, un intranet doit permettre aux utilisateurs de :
- Rédiger et mettre à disposition des contenus variés : informations internes, articles, offres d'emploi, communiqués de presse, actualités, documents de travail...
- Trouvez facilement l'information que vous cherchez, quel que soit le type d'information dont vous avez besoin ;
- Interagir avec d'autres utilisateurs, que ce soit en publiant des messages, en commentant des articles ou en partageant des informations ;
- Intégrer des images, des vidéos, des emojis et des mises en forme dans leurs messages.
Pour parvenir à cette optimisation, le meilleur outil du marché est Microsoft Teams. Facilement accessible, central à Microsoft 365, Teams vous permet d'optimiser votre intranet pour en faire un véritable hub de communication et de partage des connaissances.
📌 Pour revenir aux bases de Microsoft Teams et à son utilisation, découvrez les 5 cas d'utilisation incontournables de Teams.
2. Utilisation des équipes
Grâce à l'écosystème Microsoft, les ressources de l'intranet sont disponibles dans Teams.
Pour rechercher du contenu, il suffit d'aller sur la page d'accueil et de faire une recherche dans la barre de recherche Teams. En intégrant le composant de recherche de Mozzaik365, vous pourrez rechercher des documents, des courriels, OneNote et même des experts internes. Les résultats de la recherche sont ensuite affichés, montrant les fichiers, les messages directs et les canaux Teams correspondant à la requête. Mieux encore, vous pouvez également créer une page de recherche avancée personnalisée avec intégration de filtres et de secteurs verticaux personnalisés vers lesquels l'utilisateur peut être redirigé à l'aide des fonctionnalités de Mozzaik365.
Vous pouvez rechercher et extraire des contenus et des nouvelles pertinents à partir de la barre de recherche de Mozzaik365.
3. Optimiser la structure de l'arbre
L'arborescence d'un intranet correspond à son architecture, c'est-à-dire à l'organisation des différents niveaux d'information. Elle est réalisée par la création de pages et de rubriques. Il est essentiel de réfléchir à l'arborescence de votre intranet : ce n'est qu'à cette condition que vous pourrez créer un réseau précis et intuitif, où l'information recherchée pourra être trouvée facilement. Pour ce faire, commencez par dresser la liste de tous les contenus et informations que vous souhaitez voir figurer dans votre intranet. La deuxième étape consiste à hiérarchiser tous ces éléments. Votre arborescence doit être basée sur les besoins de vos collaborateurs. Cela nécessite d'étudier au préalable des indicateurs en fonction de l'usage qu'ils en font (les contenus les plus consultés, les informations les plus recherchées, etc.)
Pour vous aider dans la construction de votre arborescence, n'hésitez pas à la matérialiser : il vous suffit de faire un schéma à plusieurs branches, pour montrer les différentes pages et sous-pages.
Pour ce faire, l'information doit être centralisée, en ajoutant des raccourcis vers les outils les plus utilisés. Les informations doivent être hiérarchisées et reliées entre elles, en fonction des contenus les plus consultés et/ou les plus recherchés par les utilisateurs.
Enfin, il peut être intéressant de relier l'intranet à d'autres outils et moyens de communication de l'entreprise : réseaux sociaux, calendrier, Salesforce KPI (pour les équipes de vente), Power BI (pour les équipes de management), etc. Cela évite toute dispersion de l'information et rend votre intranet indispensable au quotidien.
4. Se concentrer sur une expérience utilisateur optimale
L'expérience utilisateur est de loin l'élément le plus important à prendre en compte pour optimiser votre intranet. En effet, il doit pouvoir répondre aux besoins de vos utilisateurs, tant sur l'aspect fonctionnel que sur les contenus proposés (actualités du secteur d'activité, métiers, informations sur la vie de l'entreprise, etc.)
Selon l'étude Nexthink, 82 % des employés interrogés souhaitent améliorer leur expérience professionnelle.
Voici comment placer l'expérience des employés au cœur de votre projet d'intranet :
- Définissez les besoins de vos employés en leur posant les bonnes questions ;
- Impliquez et formez vos salariés aux outils que vous avez mis en place. 56% d'entre eux estiment ne pas avoir les compétences nécessaires pour maîtriser les technologies numériques ;
- Mettez en place un système de gouvernance pour gérer le contenu de votre intranet ;
- Faites vivre votre intranet. C'est un outil qui doit évoluer en fonction des technologies et des besoins de vos employés. Sondez vos utilisateurs pour optimiser votre intranet au fil du temps.
Tout comme une bonne expérience client rend votre entreprise plus rentable, l'expérience des employés joue un rôle crucial dans la réussite de votre entreprise.
En investissant vos efforts pour offrir à vos employés une expérience numérique optimale, vous constaterez une augmentation de la productivité, une diminution du taux de rotation et un meilleur engagement des employés.
A l'heure de la guerre des talents, l'expérience collaborateur est un véritable levier de compétitivité pour attirer et retenir les meilleurs profils !
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5. Cibler la communication sur chaque population
L'optimisation de votre intranet nécessite des audits analytiques afin de mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent, quelles sont les ressources les plus demandées et quels sont les contenus les moins performants. Les données obtenues doivent être ventilées par population, ce qui permet de mieux cibler la communication sur chaque catégorie d'utilisateurs.
N'oubliez pas : l'objectif est d'offrir un parcours fluide, dans lequel l'information est facilement détectable. Avec Mozzaik365, vous pouvez cibler vos audiences et définir des flux thématiques, pour un intranet 100% personnalisé.
💡 Pour aller plus loin, lisez notre article sur comment bien cibler sa communication interne!
6. Diffuser les meilleures pratiques auprès des employés
Mettre en place un intranet sans en expliquer l'utilité aux utilisateurs ne sert à rien. Pour être exploité, un tel réseau doit être promu auprès des populations concernées et son fonctionnement doit être suffisamment clair. Pour que vos collaborateurs adoptent et adhèrent à votre intranet, ils doivent être impliqués dès le départ. D'où l'importance de les former à la bonne utilisation de l'intranet, afin que la consultation de ce réseau devienne une habitude quotidienne. Cette formation doit être incluse dans le parcours d'intégration de chaque nouveau collaborateur, et régulièrement mise à jour pour ne pas devenir obsolète.
Par exemple, il est essentiel de former vos employés aux meilleures pratiques de cybersécurité à mettre en œuvre et de sécuriser ainsi vos environnements de travail pour lutter contre les attaques informatiques fréquentes.
🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams.
7. Créer des modèles pour créer de belles pages en 2 clics
Microsoft 365 et SharePoint vous permettent de créer une plateforme personnalisée à l'aide de modèles faciles à utiliser. En quelques minutes, vous pouvez personnaliser le design de votre intranet et lui donner une véritable identité visuelle aux couleurs et à l'image de votre entreprise.
Les extensions naturelles comme Mozzaik365 peuvent également vous offrir de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux designs, sans jamais compromettre la sécurité de votre environnement. Avec Mozzaik365, il devient très facile de créer de belles pages en quelques clics ! La création d'intranets collaboratifs et engageants est à la portée de tous.