Le secret pour réussir
son projet de Digital Workplace

Déployer une Digital Workplace n’est pas un projet qui s’arrête le jour de sa mise en production. Mais alors, comment réussir sa Digital Workplace ?

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Le secret de sa réussite réside dans sa capacité à évoluer en fonction des besoins de ses utilisateurs. Si vous souhaitez comprendre comment optimiser votre Digital Workplace pour qu’elle devienne l’outil de travail numéro 1 de vos collaborateurs, vous êtes au bon endroit ! Découvrez comment créer de l’adoption et quelle philosophie adopter pour que le produit final plaise à l’ensemble de vos équipes.

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Comment faire adopter la Digital Workplace aux collaborateurs ?

Les recettes pour qu’une Digital Workplace soit adoptée par ses futurs utilisateurs sont désormais bien connues des experts. On peut les résumer en quelques points :

Un environnement commun pour tous les outils de communication, toutes les collaborations et applications ;
Une plateforme adaptée aux besoins réels de l’entreprise ;
Une expérience utilisateur optimale et un design poussé ;
Une personnalisation des contenus ;
Le support du multilingue ;
Des outils métiers pleinement intégrés à l’environnement.

Dans l'édition 2021 de son baromètre Digital Workplace, le cabinet de conseil Julhiet Sterwen souligne le rôle du digital lors de la crise du Covid. Il pointe surtout son importance dans le travail hybride, une organisation du travail amenée à perdurer. En effet, 60% des salariés interrogés estiment que le digital a un rôle positif pour eux-mêmes et 64% lui attribuent un rôle positif pour leur entreprise. La notion qui ressort le plus est la capacité du digital à rendre les collaborateurs plus autonomes (77% des managers interrogés). La Digital Workplace doit donc être pensée dans une optique d’autonomie et un collaborateur en télétravail doit pouvoir adapter son environnement de travail de manière autonome. Ce que l’on appelle désormais la WX (Workplace eXperience) apparaît comme un enjeu de compétitivité fort pour toutes les entreprises en 2022. Une étude du MIT Center for Information a démontré la corrélation directe qu’il existe entre la qualité de l’expérience employé et la capacité à innover de l’entreprise, la satisfaction des clients (NPS) et la rentabilité de l’entreprise.

Lire : Les 10 meilleures pratiques du travail collaboratif

5 règles pour faciliter l’adoption de la Digital Workplace par les employés

1. Placer l’utilisateur au centre du projet

Cela concerne tant l'aspect fonctionnel, que les contenus qui vont être présentés à chaque collaborateur : tous les contenus doivent correspondre à ses besoins réels. Il faut veiller à ce qu’il dispose des contenus « corporate » mais aussi d’informations ciblées concernant son secteur d’activité, son métier ou même son groupe de travail. Contrairement aux intranet statiques des années 2000, la personnalisation et le renouvellement constant des contenus fidélisent l’utilisateur et le maintiennent engagé. Cette leçon apprise des sites de e-commerce et des plateformes vidéo s’applique tout autant aux contenus délivrés sur une Digital Workplace.‍

2. Rendre l’utilisateur autonome

Comme nous l’avons vu, les contenus présentés à l’utilisateur sont diffusés par profils (ou persona) et personnalisés en fonction de ses besoins métiers. Mais le plus important est que l’utilisateur soit capable de personnaliser son expérience.

Après la phase de conduite de changement et une initiation rapide à son environnement, le collaborateur va exploiter tous les outils mis à sa disposition, mais aussi adapter son environnement à ses propres usages. L’ergonomie de la Digital Workplace permet à l’utilisateur d’être en partie autonome quant à la personnalisation de son environnement. Il peut réaménager lui-même son écran pour placer les sources de contenus et les outils comme il l’entend. Puisqu’il garde la main sur l’organisation de son écran, il peut mettre en avant les contenus et blocs fonctionnels qui lui sont les plus utiles au quotidien. Son entreprise doit toutefois garder la possibilité de rendre certains (voir la totalité) des blocs obligatoires à l’écran.

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3. Se concentrer sur les cas d’usage

Si une Digital Workplace se veut le reflet de l’image de l’entreprise, elle n‘en reste pas moins un outil opérationnel. Lors de la mise en place de la Digital Workplace, il convient de penser aux principaux cas d’usage qui seront mis en œuvre par les utilisateurs lors d’ateliers de conception agiles. L’équipe projet va s’appuyer sur eux pour mettre au point les écrans des cas d’usage prioritaires.

Ces écrans pré-paramétrés seront livrés lors du déploiement initial puis pourront être adaptés par les utilisateurs eux-mêmes. En effet, sur un même processus, certains utilisent en priorité l’application métier, d’autres l’ERP ou encore les outils collaboratifs. Il est donc important que chacun puisse organiser son écran en fonction des spécificités de sa fonction, mais aussi de ses préférences et habitudes.

La souplesse de la plateforme joue un rôle très important en termes d’ergonomie du poste de travail et, in fine, de productivité des employés. Le lancement d’une Digital Workplace sur une première série de cas d’usages clés va permettre de démontrer la valeur de l’outil sur des « Quick-Wins », de la faire adopter, de générer un premier ROI et ainsi pérenniser la démarche auprès de toute l’entreprise.

4. Mesurer les usages pour mieux les optimiser

Donner de l’autonomie aux utilisateurs doit être le leitmotiv d’un projet de Digital Workplace. Pour autant, il ne faut pas laisser les utilisateurs seuls responsables de l’évolution de l’outil. L’équipe projet a pour rôle d’orienter les utilisateurs vers de nouveaux usages. Par exemple, elle peut proposer les nouveaux outils collaboratifs de Microsoft Teams, promouvoir les espaces d’échanges sur Yammer, l’usage des Bots, etc.

Disposer de métriques relatives aux usages réels de la plateforme va aider les responsables à identifier les fonctionnalités réellement utilisées par les collaborateurs. Microsoft 365, par exemple, délivre des scores de productivité qui permettent d’évaluer la performance de l’organisation sur le plan de la communication, du partage de contenus, du travail en équipe, des réunions, de la mobilité.

Ces informations sur les usages réels de la Digital Workplace permettent d’identifier quel outil est négligé par les utilisateurs ou, au contraire, repérer celui qui est très utilisé par un service. Il est alors intéressant de capitaliser sur un nouvel usage innovant et le diffuser dans le reste de l’entreprise.

Ce rôle de communication et d’accompagnement à la transformation des usages est capital pour faire vivre la Digital Workplace dans la durée.

5. Plus qu’un projet informatique, une ouverture sur le futur du travail

L’équipe Digital Workplace doit assurer un support constant aux collaborateurs et apporter une aide à la transformation des usages. Un projet de Digital Workplace ne s’arrête pas une fois le déploiement de l’outil achevé et les utilisateurs formés. La plateforme est une solution vivante qui se transforme pour s’adapter aux changements auxquels font face les collaborateurs.

Une gouvernance établie par l’entreprise veille au bon fonctionnement de la Digital Workplace, à sa diffusion auprès de nouvelles entités et à la mise en place de nouvelles fonctionnalités et à la rationalisation des applications. Cette gouvernance est aussi force de proposition auprès des métiers afin de proposer de nouveaux outils et de nouvelles techniques de collaboration. En cela, une Digital Workplace n’est pas un projet borné par une date de début et une date de fin mais une réelle démarche d’amélioration continue.

‍En conclusion

L’amélioration de l’expérience employé passe bien évidemment par l’organisation d’entreprise et la qualité du management, mais il ne faut pas négliger l’importance des outils. L'étude " Future of Work, U.S. and Europe " publiée par IDC en novembre 2018, classait déjà l’importance de doter les collaborateurs des bons outils comme levier numéro 1 pour améliorer l’expérience employé. Ce souci d’amélioration s’est traduit par l’essor des solutions de Digital Workplace, un marché qui va connaître une croissance annuelle de 21,3 % entre 2020 et 2026. En tant qu’extension naturelle à Microsoft 365, Mozzaik365 apporte une solution performante, pérenne et sécurisée à la Digital Workplace. Elle double les fonctionnalités de SharePoint pour accéder à encore plus de cas d’usage et de besoins métiers. Découvrez la liste des cas d'usage.

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Ce qu'il faut retenir

📌L’amélioration de l’expérience employé ne passe pas seulement par la qualité du management, les outils ont leur importance;

📌Le marché de la Digital Workplace va connaître une croissance annuelle de 21, 3% entre 2020 et 2026;

📌 Le levier numéro 1 pour améliorer l’expérience employé est de leur fournir les bons outils ;

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FAQ Mozzaik Genius

Le secret d'une Digital Workplace réussie

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