Adoptar el trabajo híbrido con Teams: un nuevo paradigma para el futuro del trabajo

El mundo laboral evoluciona constantemente, y la aparición del trabajo híbrido es una de las tendencias más llamativas de los últimos años. Con la pandemia mundial poniendo patas arriba nuestros hábitos laborales, cada vez más empresas recurren a modelos de trabajo flexibles, que combinan el trabajo a distancia con la presencia in situ.  

En 2023, 8 de cada 10 empleados aptos quieren adoptar el trabajo híbrido. Más de 6 de cada 10 directivos creen que seguirá creciendo. Y el 80% considera que su empresa no está suficientemente adaptada a esta forma de trabajo. (Fuente : My Happy Job)

En este artículo, exploraremos cómo adoptar eficazmente el trabajo híbrido utilizando Microsoft Teams y el lugar de trabajo digital.

Crear una cultura de trabajo híbrida:

La adopción del trabajo híbrido comienza con una transformación cultural dentro de la empresa. Es esencial crear un entorno en el que se fomente y acepte el trabajo a distancia. Hay que facilitar la comunicación y la colaboración, trabajen donde trabajen las personas.  

💡 Más información sobre la cultura

Promover la flexibilidad y la autonomía

El trabajo híbrido ofrece a los empleados mayor flexibilidad y autonomía a la hora de organizar su tiempo de trabajo. Es importante establecer políticas y prácticas que permitan a los empleados gestionar su tiempo de forma eficaz. Esto puede incluir horarios de trabajo flexibles, la posibilidad de trabajar a distancia cuando sea necesario y confiar en que los empleados gestionen sus propias tareas y proyectos.

El Puesto de Trabajo Digital, que reúne todos los recursos y herramientas necesarios para el trabajo diario, facilita enormemente esta flexibilidad al permitir un acceso seguro a la información y las aplicaciones, independientemente de la ubicación.

Fomentar la confianza y la autonomía

La clave del éxito del trabajo híbrido es dar a los empleados la confianza y autonomía suficientes para gestionar su propio trabajo. Sea flexible en cuanto al horario laboral y evalúe el rendimiento en función de los resultados y no de la presencia física en la oficina. Esto permitirá a los empleados responsabilizarse de su trabajo y encontrar un equilibrio entre su vida profesional y personal.

Definir una política clara

Establezca directrices claras y una política formal sobre el trabajo híbrido. Esta política debe explicar las expectativas de la empresa en términos de disponibilidad, comunicación, organización del tiempo de trabajo y las ventajas y responsabilidades asociadas al trabajo a distancia. Asegúrese de que esta política se comunica de forma transparente a todos los empleados.

Fomentar la comunicación y la colaboración:

La comunicación fluida y la colaboración activa son esenciales en un entorno de trabajo híbrido. Implante procesos y herramientas que faciliten la colaboración y la comunicación virtuales. Esto reforzará los lazos del equipo, fomentará el intercambio de ideas y ayudará a resolver problemas con mayor rapidez, independientemente de la presencia física en la oficina.

¿Te preguntas qué herramienta utilizar? A continuación te presentamos Microsoft Teams y sus características para que entiendas mejor cómo esta aplicación está revolucionando el lugar de trabajo actual.  

Utilice las funciones avanzadas de Microsoft Teams

Microsoft Teams, la plataforma de comunicaciones colaborativas de Microsoft, es una herramienta ideal para facilitar el trabajo híbrido. Con la aplicación Teams, los equipos pueden celebrar reuniones virtuales, intercambiar ideas, compartir archivos y colaborar en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica. Teams ofrece una serie de funciones avanzadas que fomentan la colaboración y la productividad, incluso a distancia.

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Reuniones virtuales

Teams te permite planificar y participar en reuniones virtuales con sólo unos clics. Las funciones avanzadas incluyen la posibilidad de enviar invitaciones, establecer recordatorios, grabar reuniones y compartir pantallas. Estas funciones permiten la colaboración en tiempo real, incluso cuando los miembros del equipo están repartidos por distintos lugares.

🚀 Para ir más lejos, descubre cómo crear y ejecutar una reunión de Microsoft Teams. .

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Canales de Microsoft Teams

Los canales de Teams permiten agrupar conversaciones, archivos y recursos por equipo, proyecto o tema específico. Esto facilita la búsqueda de información relevante y permite a todos seguir las discusiones y actualizaciones importantes, independientemente de dónde trabajen. Los miembros del equipo pueden participar activamente en los debates, compartir ideas y mantenerse informados de los avances.

Intercambio de archivos en línea

Con Teams, puede compartir archivos en línea, lo que permite a todos los miembros del equipo acceder, ver y editar los documentos pertinentes en tiempo real. Esto elimina la confusión de las diferentes versiones de los archivos y facilita la colaboración a distancia. Además, Teams ofrece integración con OneDrive, lo que facilita almacenar y compartir archivos de forma segura.

Colaboración en tiempo real

Teams ofrece funciones de colaboración en tiempo real, como edición simultánea de documentos, anotaciones y comentarios. Esto permite a los miembros del equipo trabajar juntos en el mismo documento, estén donde estén. La colaboración en tiempo real fomenta la productividad y la cohesión del equipo, incluso a distancia.

Pizarras virtuales

Las pizarras virtuales de Teams permiten intercambiar ideas, tomar notas y trabajar visualmente en equipo, incluso cuando los miembros trabajan a distancia. Se pueden crear y compartir pizarras interactivas, añadir ideas, dibujos e imágenes, y colaborar en tiempo real. Esto facilita la creatividad y la resolución colectiva de problemas, independientemente de la distancia.

Mensajería instantánea y llamadas de audio y vídeo

Teams ofrece mensajería instantánea integrada, así como llamadas de audio y vídeo de alta calidad. Esto permite una comunicación rápida y eficaz entre los miembros del equipo, ya sea para hacer preguntas, intercambiar información o tratar asuntos urgentes. Las llamadas de audio y vídeo ofrecen una alternativa a las reuniones cara a cara, fomentando el trabajo a distancia.

🤯Para ir más allá, descubre cómo optimizar la experiencia de los empleados con Microsoft Teams (mozzaik365.com)

Microsoft Viva, la plataforma integrada en Teams, también fomenta el trabajo híbrido.

Microsoft Viva, la plataforma preferida para el trabajo híbrido

Microsoft Viva es una plataforma integrada de experiencia del empleado integrada con Microsoft 365 y Microsoft Teams. Es una herramienta valiosa para facilitar el trabajo híbrido al ofrecer características específicas que apoyan la colaboración, la comunicación y el bienestar de los empleados, independientemente de dónde trabajen. Estos son algunos aspectos clave de Microsoft Viva que favorecen el trabajo híbrido:

Conexiones vivas

Viva Connections centraliza la información, los recursos y las noticias de la empresa en una interfaz personalizada y fácil de usar dentro de Microsoft Teams. Esto facilita el acceso a todos los recursos necesarios, desde las políticas y la formación de la empresa hasta los documentos importantes y las actualizaciones internas. Los trabajadores híbridos permanecen conectados a la información esencial, ya sea en la oficina o a distancia.

Viva Insights

Viva Insights proporciona datos y estadísticas sobre los hábitos de trabajo, el bienestar y la productividad de los empleados. Esta función permite a los empleados gestionar mejor su tiempo, equilibrar su carga de trabajo y evitar el agotamiento. Para los directivos, Viva Insights ofrece indicadores clave para supervisar el bienestar del equipo y tomar las medidas adecuadas para apoyar a los empleados.

Viva el aprendizaje

Viva Learning es una plataforma de aprendizaje integrada con Microsoft Teams. Ofrece a los empleados un fácil acceso a contenidos educativos y formación, ya sean internos o externos a la organización. Esta función promueve el desarrollo profesional y el intercambio de conocimientos, permitiendo a los empleados híbridos acceder a oportunidades de aprendizaje y desarrollo, independientemente de su ubicación.

Temas Viva

Viva Topics utiliza la inteligencia artificial para identificar, organizar y compartir conocimientos en toda la empresa. Permite crear bases de conocimientos y mapas conceptuales sobre diferentes temas, facilitando la búsqueda y el descubrimiento de información relevante. Esto puede ser especialmente útil para los empleados híbridos, que pueden acceder a conocimientos esenciales y mantenerse al día sobre temas relevantes para su trabajo.

📌 ¿Quieres saber más sobre Microsoft Viva? Lee nuestro artículo Microsoft Viva, centrado en la experiencia del empleado .

Integración de Teams con otras herramientas

La integración de Microsoft Teams con otras herramientas es uno de los aspectos clave para facilitar el trabajo híbrido. He aquí algunos ejemplos de integraciones que pueden resultar especialmente beneficiosas:

Integración con Microsoft Planner

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que permite crear listas de tareas pendientes, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso. Al integrar Microsoft Planner con Teams, puede crear fácilmente tareas directamente a partir de los debates en los canales del equipo, asignar tareas a miembros específicos y establecer fechas de vencimiento. Esta integración garantiza una coordinación eficaz y una mayor visibilidad del progreso del proyecto.

Integración con OneNote

OneNote es una herramienta de colaboración para tomar notas. Al integrarla con Teams, se pueden crear blocs de notas compartidos para tomar notas en reuniones virtuales, compartir ideas e información y organizarlas de forma estructurada. Esta integración facilita la colaboración en tiempo real sobre las notas y permite a todos los miembros del equipo acceder a ellas y actualizarlas, incluso a distancia.

Integración con SharePoint

SharePoint es una plataforma de gestión de contenidos empresariales. Al integrar SharePoint con Teams, puede compartir documentos y archivos almacenados en SharePoint, sincronizarlos con el equipo y facilitar la colaboración. Los miembros del equipo pueden acceder a los archivos, modificarlos en tiempo real y realizar un seguimiento de las versiones anteriores, todo ello sin salir del entorno de Teams. Esta integración proporciona una gestión centralizada de los documentos y fomenta una colaboración eficaz.

⚡ Para saber más, descubra por qué elegir SharePoint para crear su intranet?

Integración con Power BI

Power BI es una herramienta de business intelligence que permite crear informes y cuadros de mando interactivos. Al integrar Power BI con Teams, puede compartir informes y visualizaciones con los miembros del equipo, lo que facilita la comprensión de los datos y permite tomar decisiones basadas en información en tiempo real. Los miembros del equipo también pueden recibir notificaciones automáticas y actualizaciones sobre cuadros de mando importantes, directamente en Teams.

⚡Para ir más allá, descubra cómo transformar Teams en una plataforma de experiencia de usuario

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MODA, la última aplicación de Microsoft Teams

MODA, la aplicación de Microsoft Teams desarrollada por Mozzaik365, facilita enormemente el trabajo híbrido.

¿Qué es la aplicación MODA?

MODA le permite diseñar, crear y personalizar sus cuadros de mando directamente en Microsoft Teams. En solo 2 clics, centraliza las herramientas de negocio de tu empresa y optimiza la experiencia móvil de tus empleados.

MODA ofrece funciones que pueden añadirse fácilmente con un simple clic y arrastre de Widgets. También es posible personalizar y cambiar el tamaño del panel de control finalizado, que luego puede ponerse a disposición de todos o algunos empleados.  

🌞 ¿Lo sabías? MODA ya está disponible en Microsoft Teams Store.

¿Cómo facilita MODA el trabajo híbrido?

La aplicación MODA aborda una serie de cuestiones:

• La dificultad de incorporar adecuadamente a los nuevos empleados, especialmente a distancia.
• Comunicación deficiente con los equipos sobre el terreno,  
• Necesidad de centralizar la información relativa a cada proyecto,  
• La necesidad de una comunicación interna eficaz y centralizada,  

• Y la necesidad de mejorar la experiencia digital de los empleados.

Mejore su comunicación interna con MODA  

Con sus cuadros de mando personalizados en Microsoft Teams, MODA puede mejorar significativamente su comunicación interna. El panel de control le permite priorizar la información, distribuirla específicamente a un público objetivo y notificar a los empleados las publicaciones importantes. Con MODA, puedes resolver los problemas de comunicación interna proporcionando a los empleados los datos que necesitan, sin abrumarlos con datos innecesarios.

💡 Para ir más lejos, descubre cómo mejorar la comunicación interna en Teams

Optimice la experiencia digital de sus empleados con MODA

Ofrezca a sus empleados una experiencia de usuario más fluida y agradable en Microsoft Teams. Una experiencia de usuario óptima se traduce en una adopción más fácil de Teams, especialmente para los nuevos empleados. Con MODA, puede crear una experiencia digital optimizada que facilite la navegación, el acceso a la información y la colaboración en Teams.

Integre con éxito a sus nuevos empleados con MODA.

MODA facilita el proceso de integración creando un cuadro de mandos específico para los recién llegados a Teams. Este cuadro de mandos efímero permite al nuevo empleado acceder fácilmente a la información administrativa, conocer a los miembros de la empresa, ponerse en contacto con su jefe y sus compañeros en tan solo unos clics.  

✒️ Para saber más, descubra cómo utilizar Teams para incorporar empleados con éxito.

Comuníquese más fácilmente con los equipos sobre el terreno gracias a MODA.  

MODA está 100% optimizada para la experiencia móvil. Esto permite a los empleados sobre el terreno seguir las noticias de la empresa, consultar su lista de tareas pendientes y ver el feed de las redes sociales de la organización directamente desde su smartphone. Con MODA, la comunicación con los equipos sobre el terreno es más fácil y eficaz.

Haga que sus proyectos funcionen a la perfección  

Los cuadros de mando de MODA proporcionan a cada equipo la información y los enlaces que necesitan para completar con éxito sus proyectos. Al centralizar los recursos y facilitar el acceso a la información, MODA facilita la colaboración en equipo y facilita la consecución de los objetivos. Gracias a MODA, ¡sus proyectos funcionarán de forma más fluida y eficaz!

📆 Para ir más lejos, descubre la guía para mejorar la gestión de proyectos en Microsoft Teams

En conclusión, la adopción del trabajo híbrido es un paso importante para que las empresas puedan adaptarse a las nuevas realidades del mundo profesional. Fomentando una cultura de trabajo híbrido, utilizando las funciones avanzadas de Teams, fomentando la flexibilidad y la autonomía, y facilitando la comunicación y la colaboración, las empresas pueden crear un entorno de trabajo de alto rendimiento, equilibrado y resistente. El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, y es hora de adoptarlo plenamente para dar forma al futuro del trabajo.

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