Cree su directorio corporativo con Office 365

1. El directorio de empresas, una herramienta en el corazón del Lugar de Trabajo Digital

Directorio de empresas es un directorio que centraliza toda la información pública sobre los empleados de una empresa. Cada empleado tiene una ficha en la que se resume quién es, en qué trabaja, con quién trabaja y qué hace. Esta información se extrae de las cuentas Microsoft creadas por TI y de la información introducida por cada usuario en su Dashboard personal.

Al centralizar la información y ponerla a disposición de todos, el directorio de empresa se ha convertido en un elemento imprescindible de las intranets Microsoft SharePoint y del Lugar de Trabajo Digital en general. Mientras que el Digital Workplace tiene como objetivo mejorar la comunicación interna, promover el intercambio de conocimientos y fomentar la colaboración, el directorio ayuda a superar los dos primeros retos.

De hecho, ofrece muchas ventajas, como poner de relieve las propias competencias, identificar a los colegas y ponerse fácilmente en contacto con la persona adecuada.

Sin embargo, configurar un directorio corporativo de Office 365 no es un proyecto fácil. Tiene que configurar la sincronización con su base de datos, autenticar a los usuarios con su dirección de correo electrónico, crear una experiencia de usuario coherente y unificada en ellugar de trabajo digital.

Por eso Mozzaik ha creado el componente"Trombinoscope", un Widget para crear fácilmente su directorio de empresa en Microsoft. Además de ser seguro y actualizarse constantemente, se presenta en varias formas para adaptarse a todos los usos: Directorio de empleados, trombinoscopio, organigrama y perfiles de usuarios personales.  

1.a. Ventajas del directorio de empresas para los empleados

El directorio de empresas ofrece muchas ventajas a los empleados:

• La búsqueda de un experto o un peritaje, gracias a la búsqueda por nombre, departamento, función, competencias ;
• Ver y editar su perfil, para destacar sus logros y habilidades;
• Acceso a los perfiles de otros empleados, para comprender mejor las funciones y conocimientos de cada uno;
• Conéctese en un clic desde el perfil de otros empleados, sea redirigido al sistema de mensajería y empiece a colaborar inmediatamente;
• Visualización de los equipos en forma de organigrama para comprender mejor la organización de la empresa.

1.b. Ventajas de Trombinoscope Web Part para los administradores

Las funciones avanzadas de Mozzaik365 ofrecen ventajas considerables a los administradores:

• Gestión de los perfiles importados en el directorio, para crear una cuenta para cada nuevo empleado, en cuanto llegue a su puesto de trabajo;
• La elección de los campos que aparecen en la sección "Mi cuenta" de cada usuario;
• Personalización del formulario de edición de perfiles ;
• Maquetación y personalización de la marca del componente con los colores de su empresa;
• Ajustes avanzados para adaptar la herramienta a sus preferencias.

2. Cómo funciona el directorio de empresas de Mozzaik365

La potencia de Trombinoscope Web Part de Mozzaik365 reside en su sincronización con Azure Active Directory y Delve.

📍Definiciónde Azure Active Directory:
Azure Active Directory, o AD, es un servicio basado en la nube de Microsoft que gestiona las identidades y el acceso. Es una base de datos que incluye las credenciales de Microsoft, el nombre y la licencia de cada cuenta de empleado. Lo utilizan los empleados para conectarse a Microsoft 365 y a las aplicaciones SaaS.
Para obtener más información, consulte la documentación de Microsoft sobre Azure AD.

📍Delvedefinición:
Delve es una aplicación de perfil de empleado de Microsoft 365. Permite crear perfiles enriquecidos, con una foto de cada empleado.
Para obtener más información, consulte la documentación de Microsoft sobre Delve.

La webpart Mozzaik365 reúne los datos de estas dos aplicaciones, poniéndolos a disposición en una interfaz agradable y fácil de usar:

👉 La lista de empleados y sus accesos están siempre actualizados gracias a Azure Active Directory ;

👉 La información está completa gracias a Delve ;

👉 El diseño UX hace del rotafolio una herramienta práctica que multiplica por diez las posibilidades de colaboración interna con Mozzaik365.

El componente Trombinoscopio tiene muchas utilidades. Por eso te proponemos descubrir en detalle algunas de sus características.

2.a. Crear y actualizar su perfil

La primera vez que un empleado se conecta al Lugar de Trabajo Digital, se autentica con su cuenta Microsoft. A continuación, encuentra su perfil, tal como aparece en el trombinoscopio para los demás empleados. Pueden comprobar y actualizar su información: nombre y apellidos, datos de contacto, foto de perfil, puesto ocupado, presentación, competencias, proyectos realizados, intereses, etc.

2.b. Buscar a mis colaboradores

A continuación, el usuario puede explorar el directorio utilizando la barra de búsqueda avanzada. Las sugerencias personalizadas ayudan al usuario a orientar su búsqueda. Por ejemplo, pueden :

• Ir directamente a la página del perfil de la persona que buscan.
• Búsqueda por función, departamento, competencias de proyecto.
• Realice una búsqueda gratuita en cualquier propiedad del perfil.

Una búsqueda permitirá filtrar todos los comerciales que trabajan en Lille y que han participado en el proyecto Microsoft Office. A partir de esta lista, es posible explorar el perfil de cada empleado y ver el organigrama de su equipo.

Sólo queda establecer el contacto. Al hacer clic en el icono de mensajería de su elección, el usuario será redirigido a la mensajería instantánea o al buzón de la empresa.

2.c. Editar el perfil de su organigrama

Edición del perfil del organigrama con Delve

El usuario puede hacer clic en un botón para editar su perfil. Esta acción le redirige por defecto al formulario de edición del perfil de Microsoft 365 en Delve. En esta página, sólo puede editar las propiedades que tiene permisos para modificar. Esto tiene en cuenta la configuración de gobernanza de su empresa.

Formulario personalizado

Hay varias razones por las que puede no querer utilizar el formulario de edición de perfiles en Delve :

• No es deseable que sus usuarios abandonen la intranet para realizar esta acción.
• El acceso a Delve es limitado en su organización.
• Necesita un formulario de edición personalizado.
• Hay que definir procesos claros.

Para cumplir todos estos requisitos, le permitimos abrir un formulario de panel personalizado. directamente en el directorio de su empresa. Puede ser una aplicación PowerApps, un formulario Microsoft Forms o cualquier aplicación/formulario creado por su empresa.

Combinando un formulario con las capacidades de Power Automate en Microsoft 365, puede crear rápidamente una solución completa para su empresa.

Por ejemplo:

1. El usuario solicita la edición de su perfil.

2. Algunas propiedades se modifican directamente.

3. Otras propiedades requieren una validación a priori o a posteriori, por el gestor o por el servicio competente según la propiedad.

Por lo tanto, muchos de sus departamentos podrían beneficiarse de esta sencilla interfaz en la que estarán al tanto de las solicitudes de sus empleados.

2.c. Gestionar los perfiles que se han cargado en el directorio corporativo

Sincronizar perfiles

¿Estás en Microsoft 365? Es probable que sus perfiles de usuario ya estén sincronizados con el directorio de su empresa. Si este no es el caso, todavía es posible configurar una sincronización como parte de su proyecto. Esto beneficiará a todas sus funciones de Microsoft 365.

Elija los perfiles mostrados

No todos los perfiles del directorio de su empresa son buenos para mostrárselos a sus empleados:

• Cuentas de servicio ;
• Usuarios que han abandonado la empresa ;
• Usuarios externos...

Puede definir una consulta personalizada para elegir qué cuentas incluir o excluir. Por ejemplo, no mostrar usuarios cuyo correo electrónico contenga -old, o -ext.

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Aspectos a tener en cuenta

Además del uso básico del componente como directorio corporativo completo, podrá configurarlo para :

📌Mostrar un resumen del perfil del usuario en la página de inicio de su intranet ;

📌Mostrar los miembros de un departamento o equipo en la página de resumen de la entidad ;

📌 Gestionar una búsqueda de personas por competencias.