¿Cómo optimizar la gestión de proyectos con Teams y Microsoft 365?

¿Lo sabía? Según McKinsey, el 70% de los proyectos de transformación fracasan.

La gestión de proyectos es, en efecto, una materia técnica que requiere el uso de herramientas adaptadas. Sin embargo, la elección de estas herramientas y su articulación constituyen un verdadero reto para los gestores. Y con razón, de un tipo de proyecto a otro (evento, lanzamiento de producto, proyecto de transformación, etc.) las necesidades varían mucho.

Microsoftesespecialmente sensible a esta cuestión y ofrece una amplia gama de software de gestión de proyectos, que pueden combinarse para satisfacer las necesidades de cada equipo de proyecto. Mejor aún, estas aplicaciones se crean en torno al ecosistema Microsoft365 y Teams con el fin de ofrecer a los empleados una experiencia de usuario fluida y sin fisuras, propicia para un mayor compromiso.

Quieres saber cómo gestionar mejor tus proyectos con Teams y las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft 365? Para entenderlo todo e identificar las aplicaciones que se ajustan a tus necesidades, sigue leyendo.

1. La gestión de proyectos: una prioridad para Microsoft

La gestión de proyectos es una de las prioridades estratégicas de Microsoft. El software distribuido por el editor está diseñado para ayudar a las personas a trabajar juntas. Para ello, Microsoft ofrece a sus clientes servicios cada vez más sofisticados:

• Project, una herramienta dedicada al 100% a la gestión de proyectos , creada en 1984;
• SharePoint, una aplicación colaborativa dedicada a compartir y gestionar diversos contenidos (documentos, aplicaciones, etc.), revelada en 2001;
• Skype, el popular software para llamadas telefónicas y videoconferencias, lanzado en 2003;
• Teams, la famosa aplicación de comunicación colaborativa, lanzada en 2017;
• Viva, una plataforma de experiencia del empleado que facilita el trabajo en equipo, se lanzó en 2021;
• Loop, una plataforma de colaboración diseñada para la gestión de proyectos, está empezando a estar disponible gradualmente.

Y el éxito está ahí: en 2022, la suite Microsoft365 es utilizada por nada menos que 1 millón de organizaciones en todo el mundo y, en enero del mismo año, la ineludible herramienta Teams superó los 270 millones de usuarios activos mensuales. ¡Todo un récord!

¿Por qué hay tanto entusiasmo por el ecosistema de Microsoft 365 y por Teams, especialmente entre los equipos de proyectos? Eso es lo que vamos a analizar.

2. Teams y las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft 365

Evento, lanzamiento de un producto, proyecto para un cliente, proyecto de transformación interna, etc. Existen varias metodologías de gestión de proyectos en función del alcance de cada proyecto.

Gracias a su amplia gama de programas de gestión de proyectos, Microsoft es capaz de adaptarse con precisión a cada tipo de proyecto, de ahí su éxito entre las empresas.

¿Le suena todo esto abstracto? Echemos un vistazo a las principales herramientas de gestión de proyectos Teams y Microsoft 365 y a sus respectivos usos.

2.1. Microsoft Project, para gestionar los proyectos más complejos  

Project es una herramienta avanzada de gestión de proyectos que permite gestionar tareas, recursos (tiempo, mano de obra, etc.) y presupuestos.

La aplicación Project ofrece muchas ventajas:

• Permite a cada empleado ver su(s) proyecto(s) actual(es), sus objetivos y el estado de sus diversas tareas personales en una sola página. La forma ideal de aumentar la productividad y el compromiso individuales;
• También ofrece distintos tipos de soporte para facilitar a los interesados la coordinación de sus acciones: un tablero Kanban para seguir las tareas realizadas por cada uno, un diagrama de Gantt para visualizar la cronología de todo el proyecto, etc;
• Incluye funciones diseñadas para simplificar la gestión de proyectos: un cuadro de mandos que ofrece una visión general de los recursos del proyecto y su asignación, un calendario general del proyecto, informes, etc. Todo un "plus" para los jefes de proyecto y sus gestores.

En resumen, Microsoft Project le permite gestionar los recursos clave (mano de obra, material y costes), asignar costes a estos recursos, analizar datos y comunicar la información del proyecto.

Este completo software de gestión de proyectos es adecuado para proyectos complejos y largos, como los de transformación interna.

2.2 Microsoft Teams, el centro del trabajo en equipo

Teams es aplicaciónes la aplicación de comunicación colaborativa estrella de Microsoft.

Este software es imprescindible para la gestión de proyectos. Más que una simple plataforma de comunicación interna, Teams es un verdadero centro que reúne en un solo lugar todas las funciones y recursos que un equipo de proyecto necesita para trabajar con eficacia.

Con Teams, las partes interesadas pueden intercambiar información de forma sincrónica (reuniones de vídeo, llamadas) y asincrónica (mensajería, comentarios y chat) . Los colaboradores también pueden compartir y coeditar documentos (presentaciones PowerPoint, archivos Excel, etc.) y acceder a todas sus herramientas (Tareas, Lista, Proyecto, Pizarra, etc.) con un solo clic.

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Teams es ideal para trabajar con otras personas, independientemente de la complejidad del proyecto. Este software colaborativo permite estructurar incluso los proyectos más complejos:

• Ya sea agrupando a todos los empleados en un mismo equipo y creando diferentes canales correspondientes a los distintos proyectos realizados por el grupo;
• O creando un equipo para cada proyecto y subdividiendo cada equipo en canales temáticos, dedicados a diversos temas relacionados con el proyecto.

Además, con Teams, el gestor del proyecto puede invitar a partes interesadas externas (contratistas, consultores, clientes, etc.) y gestionar su acceso.

2.3 Microsoft Planner, para la gestión de tareas en equipo

Planner es una aplicación diseñada para facilitar la gestión de tareas en equipo. Se basa principalmente en un tablero Kanban que permite visualizar, asignar y priorizar fácilmente las tareas dentro de un proyecto.

Con este software, las tareas pueden asignarse de forma muy sencilla a los interesados en el proyecto. Mejor aún, se pueden añadir diversos archivos adjuntos, crear plantillas para tareas recurrentes y programar recordatorios automáticos.

Con Planner, cada miembro del equipo del proyecto sabe lo que tiene que hacer y sigue el progreso de las demás tareas. Este software de gestión de proyectos es, por tanto, un importante aliado para reforzar la productividad individual y colectiva en los proyectos.

Esta sencilla herramienta de gestión de proyectos, perfectamente integrada con las herramientas de la suite Microsoft 365, se adaptará a la organización de un evento interno (webinar, team building, etc.). A continuación, se sincronizará con Teams para facilitar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto.

Pero eso no es todo. Planner también puede utilizarse para planificar proyectos más complejos (lanzamiento de un producto o proyecto para un cliente, por ejemplo). En este caso, debe acoplarse con otras aplicaciones (Teams, pero también Viva y SharePoint) para satisfacer todas las necesidades que se han expresado.

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2.4. Microsoft ToDo, que permite a todo el mundo organizar sus tareas.

La aplicación ToDo es una herramienta para crear listas de tareas. Este software se diseñó para facilitar la gestión de tareas individuales en el día a día.

En concreto, ToDo ayuda a cada empleado a identificar y priorizar lo que tiene que hacer. Con ella, los empleados pueden enumerar sus distintas "misiones" (finalizar una presentación, entregar un entregable, seguir un curso de formación, etc.) y se les sugieren automáticamente tareas personalizadas.

Los usuarios de ToDo también pueden desglosar cada tarea para saber cómo completarla paso a paso, añadir archivos, establecer recordatorios e incluso compartir una lista de tareas con compañeros.

Esto no sólo mejora la concentración y la productividad, sino que también reduce la carga mental de los empleados al ayudarles a organizarse mejor.
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2.5. Microsoft Tasks, para priorizar todas las tareas a realizar.

La aplicación de gestión de tareas está diseñada para priorizar todas las tareas que deben realizarse en el marco de un proyecto más o menos complejo.

Tareas integra tareas individuales, que se introducen en Tareas pendientes, y tareas colectivas, que se introducen en Planificador.

Por último, el módulo Tareas, accesible en Equipos, permite centralizar y ordenar las tareas para ofrecer una mejor visibilidad a los miembros del equipo del proyecto.

2.6. Microsoft List, para recoger un conjunto deItems

Como su nombre indica, la función Lista permite crear, compartir y realizar el seguimiento de listas de información muy variada: tareas, contactos, recursos, etc.

Las listas creadas con esta herramienta son fácilmente accesibles a través de la propia aplicación. También pueden vincularse a una intranet de SharePoint o a un equipo de Teams.

El software Lista permite elaborar una lista de personas con las que contactar, con sus nombres, datos de contacto, funciones, estado de la solicitud, etc. Pero eso no es todo. Este software también puede utilizarse para crear y duplicar flujos de trabajo reales, muy útiles para el trabajo en equipo.

Gracias a List, un jefe de proyecto podrá, por ejemplo, enumerar todos los errores que hay que rectificar en un producto digital e indicar, para cada uno de ellos, los detalles de las modificaciones que hay que realizar, el desarrollador afectado, el posible validador, el estado de la tarea, etc.

2.7. Microsoft SharePoint para la gestión de documentos y la creación de sitios de equipo personalizados.

SharePoint es un software de gestión de documentos, pero también un editor de sitios de equipo e intranets.

La aplicación SharePoint facilita el trabajo en equipo. Permite que cada grupo de proyecto tenga su propio sitio de proyecto o equipo, dinámico y personalizado. De este modo, los empleados pueden acceder a los recursos del proyecto (listas, formularios, archivos, aplicaciones, etc.) desde cualquier lugar.

Aplicaciones de terceros como HelloSign, Power BI o Facebook Integration pueden integrarse en el sitio SharePoint del equipo de proyecto. De este modo, todas las herramientas que los empleados necesitan para poder trabajar están centralizadas en un único lugar. Los miembros del equipo pueden elegir aplicaciones entre una amplia gama de soluciones simplemente visitando SharePoint Store.

Además, SharePoint facilita el intercambio y la coedición de documentos. Al crear su DMS con SharePoint, puede prescindir de los intercambios de correos electrónicos y archivos adjuntos que se pierden o no llegan. Los miembros del equipo del proyecto pueden ver y editar los materiales de trabajo y la documentación directamente en su sitio de SharePoint. Todo un ahorro de tiempo.

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Microsoft SharePoint se utiliza principalmente para proyectos con un grado de complejidad relativamente alto. Por ejemplo, podría utilizarse en un proyecto de construcción para crear y compartir una biblioteca de documentos técnicos y normativos.

2.8. Microsoft Viva, para mejorar la experiencia de los empleados

Microsoft Viva es una plataforma de experiencia del empleado (o EXP), diseñada para mejorar el compromiso, la productividad y el bienestar de los empleados, especialmente durante los proyectos.

Esta plataforma reúne todas las herramientas para satisfacer las necesidades de los empleados y les ofrece una experiencia fluida en su día a día.

En detalle:

• El módulo Viva Connexion, integrado en Teams, hace aún más fluida la comunicación entre los empleados, sobre todo en el contexto de los proyectos.
• El módulo Viva Insight ayuda a los interesados a mantener una visión clara de sus objetivos y misiones, al tiempo que les libera del estrés.
• El módulo Temas Viva facilita el acceso a conocimientos y expertos. Permite crear fichas de temas que pueden compartirse, por ejemplo, en equipo.
• Por último, el módulo Viva Learning permite a los empleados formarse durante el proyecto si es necesario. Gracias a este centro de aprendizaje integrado en Teams, el empleado puede, por ejemplo, encontrar cursos en línea recomendados por el jefe de proyecto.

3. Un entorno de gestión de proyectos flexible, eficaz y colaborativo

Como puede ver, las herramientas de gestión de proyectos presentadas anteriormente se utilizan mejor juntas para satisfacer las necesidades de cada equipo de proyecto. Estas aplicaciones de software, integradas en Microsoft 356, se combinan para ofrecer a los usuarios un entorno de gestión de proyectos colaborativo, flexible, eficiente y eficaz.

Los distintos componentes delecosistema Microsoft 365 pueden articularse de distintas maneras en función de las necesidades del grupo de proyecto. Por ejemplo, un proyecto complejo, como la implantación de un ERP(Enterprise Resource Planning ) interno, puede requerir el uso de :

• Project, para una gestión de proyectos de 360°;
• Lista, para inventariar los contactos o recursos que deben gestionarse en paralelo;
• SharePoint, para almacenar y compartir una amplia gama de documentos;
• Viva Learning, para formar a las partes interesadas;
• Equipos, para centralizar todas las comunicaciones y herramientas.

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Conclusiones: Facilitar la adopción y el uso de las herramientas de gestión de proyectos Teams & Microsoft 365.

Como hemos visto, los programas de gestión de proyectos de Microsoft son numerosos y ofrecen una amplia gama de funciones. Sin embargo, esto puede resultar desalentador para los usuarios.

Mozzaik365 aborda este problema. Esta extensión de SharePoint, que puede utilizarse en Teams, permite crear entornos digitales atractivos y de diseño sin salir de Microsoft 365.

Facilita la adopción de las herramientas de gestión de proyectos de la suite de Microsoft y simplifica su uso haciéndolas más eficientes y centralizándolas en un entorno de trabajo único y seguro.