Programación de tareas en equipos con Tareas

La aplicación Tareas en equipo permite a los usuarios ver sus tareas individuales y de equipo en una sola aplicación. Ofrece diversas funciones: listas, gráficos, tablas, calendarios... Esto ayuda a los empleados a planificar mejor sus tareas, en un momento en que los nuevos métodos de trabajo exigen una organización optimizada. Además, un estudio del Instituto Sapiens demuestra que la productividad de los empleados que trabajan a distancia ha aumentado un 22%. Así pues, aportar una solución a la organización del trabajo a distancia sólo puede tener consecuencias positivas para el crecimiento de la empresa.

En este artículo, descubriremos cómo pueden utilizarse las Tareas para coordinar los procesos de trabajo y facilitar la distribución de tareas entre los empleados, y adaptarse así a los nuevos usos del trabajo híbrido y la digitalización de los procesos.

Necesidad de estructurar el trabajo y organizarse, incluso a distancia.

La crisis sanitaria ha propiciado la aparición de nuevas formas de trabajo, al tiempo que ha democratizado el trabajo a distancia. Si bien esta flexibilización ha aportado numerosas ventajas (flexibilidad, aumento de la creatividad y la productividad, reducción del estrés, etc.), también ha trastornado los puntos de referencia de los trabajadores. También ha creado algunas dificultades para los directivos, que ahora deben gestionar equipos a distancia, con todas las consecuencias (positivas y negativas) que ello conlleva.

En los últimos años, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) ya han modificado profundamente el paisaje laboral. El éxito de ciertas formas de organización del trabajo, como la oficina flexible (en la que los empleados no tienen asignados puestos de trabajo, a diferencia de una forma tradicional de organización en la que cada uno tiene un lugar designado), también ha modificado los comportamientos y ha obligado a los empleados a estructurar su trabajo de otra manera.

Al mismo tiempo, se ha observado que la masificación del teletrabajo podría conducir a una forma de aislamiento. La ausencia de vínculos físicos con los compañeros, la dificultad de mantener la cohesión del equipo y la generalización de herramientas de comunicación desmaterializadas (chats, correos electrónicos, videoconferencias, etc.) obligan a reinventar el trabajo tal y como lo hemos conocido hasta ahora. Es evidente: las nuevas formas de organizar el trabajo tienen muchas ventajas y beneficios. Pero no siempre es fácil pasar de una organización estructurada, con una ubicación física fija y una presencia constante de colegas y directivos, a una organización más flexible, en la que el trabajo se realiza a distancia y con cierto grado de independencia. Por eso es esencial utilizar nuevas herramientas que faciliten esta transición.

La creación de herramientas para responder a esta necesidad

Para responder a la aparición de estas nuevas necesidades, Microsoft ha puesto en marcha nuevas herramientas. Entre ellas figuran:

• Listas: Utilizando plantillas ya preparadas, las listas de favoritos se pueden visualizar, seguir y gestionar dondequiera que se trabaje. Estas listas pueden personalizarse en función de las necesidades de los equipos y luego compartirse con otras personas. La ventaja: pueden consultarse en distintas vistas (cuadrículas, calendarios, galerías, etc.).
• Planificador: Esta aplicación ayuda a aumentar la productividad creando tableros Kanban y facilitando la gestión de las tareas de cada empleado. Los planes se componen de tareas que incluyen detalles previstos, como fechas de vencimiento.
• Tareas: La aplicación Tareas permite integrar en un único lugar las tareas individuales optimizadas por Microsoft To Do y las tareas de equipo optimizadas por Planner, con el objetivo de priorizar las tareas a realizar.
• Tareas pendientes: Se trata de crear una agenda diaria inteligente, que incluye sugerencias inteligentes y personalizadas que permiten a los empleados actualizar su lista de tareas pendientes. Además, To Do permite visualizar de forma centralizada todas las tareas asociadas a una cuenta Microsoft. El resultado es una mejora de la concentración a lo largo del día.

Centralización de grupos de trabajo y tareas en Teams

La integración de estas herramientas en Teams permite centralizar tareas y grupos de trabajo, al tiempo que agiliza su uso.

Esta centralización de la información laboral en un único lugar simplifica el flujo de información, reduce los silos y facilita el trabajo de los empleados. Sin la integración de estas herramientas, la información importante puede quedar aislada o perderse, y el trabajo puede duplicarse. Peor aún, los empleados pierden un tiempo valioso cambiando de una herramienta a otra, lo que aumenta su carga de trabajo.

Con la aplicación Tareas en Teams, la información de otras aplicaciones de Microsoft se reúne en un solo lugar. Así, los usuarios pueden crear tareas en las distintas aplicaciones de Microsoft sin tener que abrirlas por separado: por ejemplo, pueden crear listas, así como tareas para toda la empresa para enviarlas a equipos específicos. Por último, una de las características de Tareas es la posibilidad de editar una tarea tanto en el escritorio como en las aplicaciones web simultáneamente. Antes no podíamos ver las tareas que teníamos asignadas en Planificador o Tareas pendientes, pero ahora están todas en un mismo lugar: Tareas.

Pero, ¿cómo se utilizan realmente las Tareas?
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1- En la pestaña "Mis tareas", encontrarás todas las tareas que te han sido asignadas

2- Debajo, en la pestaña "Planes compartidos", están las tareas de un grupo o equipo.

3- En la pestaña de la derecha, puedes añadir una tarea, elegir su nivel de prioridad y su fecha límite. Una vez añadida la tarea puedes incluir notas y subtareas.

4- ¿Quieres encontrar una tarea que ya has completado? No te asustes, puedes cambiar el modo de visualización de "Activa" a "Completada". ¿Quieres saber qué tareas vencen la semana que viene? La vista filtrada también te permite ver sólo las tareas según su fecha de vencimiento: hoy, mañana, esta semana, sin fecha de vencimiento...

5- También puede filtrar las tareas por: nivel de importancia, o mostrar sólo las tareas que tienen una fecha de vencimiento.

6- ¿Necesita crear una nueva lista o plan? También es posible. La lista será una lista individual que mostrará tus tareas personales mientras que el plan se asigna a un grupo. Así que puedes crear una lista con tus tareas personales como "Ir a comprar el pan", "Hacer 30 minutos de deporte"...

☝️ Consejo de M ozzaik365:

Para acceder rápidamente a la aplicación, puedes anclarla a tu barra de aplicaciones: sencillo y eficaz.

Ejemplos de uso de tareas con equipos

La aplicación Tareas, disponible como aplicación y pestaña, aporta una experiencia de gestión de tareas relevante a Microsoft Teams. Como agregación de las aplicaciones de uso habitual para la gestión y el seguimiento de agendas (Planificador y Tareas pendientes), incluye funciones que permiten la orientación, la publicación y el seguimiento de las tareas de los colaboradores.

Por ejemplo, los responsables de las empresas pueden crear y publicar listas de tareas dirigidas a lugares concretos, y seguir su progreso mediante informes en tiempo real. De este modo, los empleados disponen de una lista de las tareas que tienen asignadas, directamente en su móvil u ordenador.

Los directivos pueden asignar tareas a sus empleados y dirigir actividades desde su ordenador. Tareas se adapta a las nuevas prácticas laborales facilitando la asignación y realización de distintas tareas.

Conclusión

Es un hecho: la crisis sanitaria ha barajado de nuevo las cartas en el lugar de trabajo. El auge del teletrabajo, la aparición de un nuevo modelo de trabajo híbrido (es decir, la combinación de teletrabajo y trabajo presencial), la lejanía geográfica de los empleados, etc. Con estos nuevos métodos de trabajo, corresponde a los empleados hacer frente a las nuevas prácticas, lo que requiere cierto tiempo de adaptación. Pero también el uso de herramientas de gestión y seguimiento de las tareas, que sean a la vez eficaces y fáciles de utilizar.

El uso de estas herramientas debe permitir a los empleados simplificar la organización de sus tareas diarias y centrarse en lo esencial. Con Teams, los empleados disponen de una amplia gama de funciones que les ayudan a realizar sus tareas y gestionar sus prioridades. Aún mejor, la aplicación Tareas permite integrar en un único lugar las tareas optimizadas por Tareas pendientes y Planificador, lo que permite priorizar las tareas.

El resultado es un ahorro real de tiempo y eficacia, y una sensación de bienestar para los empleados, tanto si trabajan individualmente como en equipo.

Aspectos a tener en cuenta

📌Las herramientas de gestión y seguimiento de tareas permiten a los empleados simplificar la organización de sus tareas y facilitar el trabajo híbrido

📌 Microsoft ha desarrollado muchas aplicaciones para satisfacer esta necesidad: Tareas, Planificador, Listas, To Do.

📌La aplicación Tareas permite integrar en un único lugar las tareas individuales optimizadas por Microsoft To Do y las tareas de equipo optimizadas por Planificador.