Descubra cómo diseñar un boletín interno impactante que informe, comprometa y una a sus equipos. Desde la planificación estratégica hasta las herramientas y los KPI, se cubren todos los pasos clave.
A medida que las empresas siguen digitalizándose, el boletín interno se está convirtiendo en una herramienta de comunicación esencial. Permite enviar mensajes importantes directamente a las bandejas de entrada de los empleados sin abrumarlos. Esto lo convierte en una palanca eficaz para difundir la cultura de la empresa, garantizar un buen nivel de información y, en última instancia, impulsar el compromiso y el rendimiento de los empleados.
Sin embargo, para mejorar la comunicación interna de una organizaciónun boletín digital debe ser recibido, abierto, leído y utilizado por su público objetivo. En este artículo, Mozzaik proporciona las claves para crear un boletín interno atractivo y lograr este objetivo. Definición, propósito y métodos para configurar su correo electrónico interno: aprenderá todo lo que necesita saber.
¿Qué es un boletín interno?
El boletín de noticias es una herramienta de comunicación digital utilizada a menudo por las organizaciones para convertir clientes potenciales en clientes o conservar su base de clientes. Entonces, ¿qué es un boletín interno y cuáles son sus objetivos específicos? Veámoslo más de cerca.
Definición y función de un boletín interno
Un boletín interno es un boletín de información periódica que una empresa envía a sus empleados por correo electrónico. También se denomina infoletter, correo electrónico interno o carta de información interna.
La función principal de este medio, destinado a los miembros de la organización, es transmitir eficazmente información importante sin abrumarles con datos. Puede transmitir contenidos variados (noticias del sector, actualizaciones de RRHH, consejos, etc.), adaptados a cada público objetivo (directivos, equipos sobre el terreno, responsables de la toma de decisiones, etc.).
Esta solución de comunicación interna suele estar gestionada por el Departamento de Recursos Humanos o el equipo de comunicación interna. Para implantar con éxito un boletín interno, estos departamentos deben construir una verdadera estrategia editorial y elegir el software de distribución de boletines adecuado.
Objetivos de un boletín interno
Al ofrecer a los empleados información fiable, clara y estructurada de forma periódica, el boletín interno permite:
Mejora del rendimiento y reducción del riesgo de errores, ya que los empleados pueden confiar en objetivos, conocimientos y procedimientos actualizados para hacer bien su trabajo;
Fortalecimiento de la cultura y la cohesión de la empresa compartiendo los valores organizativos y manteniendo una conexión continua con los empleados;
Mayor compromiso y retención de los empleados al garantizar que todos disponen de un buen nivel de información, factor clave para la satisfacción laboral.
¿Por qué crear un boletín interno?
Hay varias buenas razones para crear un boletín interno para su empresa:
Facilitar el acceso a información importante
El boletín interno es una potente solución de comunicación interna. Le permite llegar a sus empleados a través de uno de los canales de comunicación que más utilizan a diario de forma sencilla, estructurada y específica. Puede segmentar su audiencia y enviar un boletín personalizado a cada grupo interno. Como resultado, el personal de campo, los empleados de la sede central y los directivos reciben la información que les interesa, sin ser bombardeados con contenidos.
Mejorar el compromiso de los empleados
Su boletín interno es un instrumento de comunicación eficaz para informar a sus empleados sobre los objetivos estratégicos de su organización y fomentar su compromiso. Puede utilizarlo para explicar sus políticas o presentar los próximos proyectos. De este modo, rompes los silos de información y ayudas a cada empleado a alinearse con los objetivos clave de tu organización.
Difundir la cultura de empresa
Por último, su boletín interno digital es una forma excelente de reforzar la cultura de su empresa. Este medio de comunicación le permite mostrar su identidad visual y abordar temas que reflejen sus valores organizativos. Si la innovación es uno de tus principios rectores, por ejemplo, puedes dedicarle una sección para que cobre vida entre los empleados.
Convierta su intranet en un lugar de trabajo digital
Crear un boletín interno es relativamente sencillo, siempre que se utilicen el método y las herramientas adecuadas. Estos son los pasos que recomendamos seguir para crear una infoletter eficaz:
#1 Defina los objetivos de su boletín
El primer paso para crear un boletín interno es definir los objetivos que desea alcanzar con él. Por ejemplo, reforzar la cultura de la empresa, alinear a los equipos con los objetivos de la organización o mejorar la experiencia de los empleados para retener mejor el talento. Este paso es esencial para construir su estrategia editorial.
#2 Identifique su público objetivo y segmente sus audiencias internas
El segundo paso en la creación de un boletín interno es identificar a su público objetivo y luego segmentarlo en diferentes subgrupos para ofrecer a cada uno un contenido a medida. Este enfoque le permite enviar un boletín informativo personalizado a los directivos, a los recién contratados o a los empleados de campo. Al conocer las necesidades, expectativas y hábitos de su público objetivo, puede ajustar los temas, la frecuencia de envío y el diseño de su correo electrónico para cada grupo para hacerlo más atractivo.
#3 Elegir el contenido adecuado para el boletín interno
El tercer paso para crear con éxito el boletín interno de su empresa es determinar los tipos de contenido que debe incluir, en función de sus objetivos y de las expectativas de su público objetivo. Este paso es crucial. Para que los empleados lean con regularidad tu infoletter, esta debe ofrecer información de alto valor.
Noticias de empresa
Su boletín interno puede incluir en primer lugar una sección dedicada a noticias sobre su empresa y su sector. Por ejemplo, puede hablar del estado de su mercado, de sus competidores, de las innovaciones de sus productos, o compartir artículos de prensa sobre su empresa o testimonios de clientes satisfechos.
Perfiles de empleados y entrevistas
Los perfiles de los empleados y las entrevistas son contenidos magníficos para romper los silos de información, humanizar su boletín, reforzar la cohesión interna y, por supuesto, destacar a su personal. Permiten a los lectores conocer a sus colegas, comprender mejor cómo funciona la empresa y desarrollar un sentimiento de pertenencia al equipo.
Asesoramiento práctico y formación interna
Su boletín digital es una herramienta eficaz para difundir internamente información y conocimientos importantes. Puede utilizarlo para destacar recomendaciones, herramientas o recursos útiles para los empleados, como artículos de expertos publicados en la wiki de su empresa. También es el medio ideal para promocionar eventos entre los grupos pertinentes.
Cuestionarios, encuestas y contenidos interactivos
Si dispone de una buena herramienta de boletín interno, puede utilizarla para implicar a los empleados y fomentar la comunicación ascendente. Su boletín puede incluir cuestionarios, encuestas u otros contenidos interactivos. Estos son útiles para involucrar a sus empleados y recoger comentarios cualitativos y cuantitativos para medir el sentimiento del equipo y mejorar sus decisiones.
Anuncios de RRHH
Por supuesto, su boletín también es un canal de comunicación eficaz para distribuir anuncios de RR.HH. de manera oportuna a las audiencias pertinentes. Por ejemplo, puede utilizar esta herramienta para promocionar sus planes de ahorro para empleados o destacar las ofertas de empleo y apoyar la movilidad interna.
#4 Determinar la frecuencia y el momento del envío
El cuarto paso para crear un boletín interno atractivo es identificar la frecuencia y el momento adecuados para enviarlo. Dependiendo de sus objetivos, recursos y de los demás canales de comunicación que ya tenga en marcha, puede optar por una publicación semanal, mensual o incluso trimestral. En cualquier caso, el ritmo elegido debe ser suficiente para crear una conexión con sus lectores y fidelizarlos, sin abrumarlos. Al mismo tiempo, para determinar el día y la hora ideales para llegar a su público objetivo, explore sus hábitos y realice pruebas.
#5 Diseñar una presentación atractiva y legible
El diseño de su infoletter desempeña un papel fundamental a la hora de generar el compromiso de sus empleados (aperturas, clics, lecturas, comparticiones, etc.). Varios consejos pueden ayudar a mejorar la experiencia de usuario que ofrece tu boletín y garantizar su éxito:
Respete la identidad visual y editorial de su empresa
Para obtener la aprobación de los lectores internos, su publicación periódica interna debe adherirse a la identidad visual de su empresa. Cuando diseñe su plantilla y redacte su boletín, utilice la carta gráfica de su organización (colores, logotipo, fuentes, etc.), así como su carta editorial (tono, normas de estilo, valores, etc.).
Pulir el diseño y la jerarquía de la información
Para ser leído por sus destinatarios, su boletín interno también debe estar bien estructurado. Para facilitar la lectura, mantenga su infoletter aireada y cree secciones con títulos pegadizos y descripciones breves. Además, para captar la atención de los lectores, coloque la información más importante en primer lugar, idealmente por encima del pliegue en la parte visible del correo electrónico. Por último, para animar a los empleados a hacer clic en los enlaces, inserte botones de llamada a la acción claramente visibles.
Optimizar la visualización en móviles y ordenadores de sobremesa
Por último, para que todos tus empleados puedan verla cómodamente, tu newsletter debe visualizarse correctamente en todo tipo de pantallas (ordenador, tableta o smartphone). Para que sea responsive, evita los archivos pesados (imágenes, vídeos, GIF, etc.), utiliza un tamaño de fuente legible y, sobre todo, elige una herramienta de emailing que ofrezca plantillas responsive como Mozzaik365.
#6 Garantizar una distribución eficaz
El último paso para crear un boletín interno atractivo es asegurarse de que se distribuye eficazmente. Para ello, le animamos a que:
Elija una herramienta integrada en su entorno de trabajo
Una herramienta de newsletter integrada en tu entorno de trabajo simplifica la creación y distribución de tu infoletter, y garantiza la coherencia con tus otros canales de comunicación. Por ejemplo, la solución Mozzaik365 Newsletter te permite crear y enviar fácilmente bonitas newsletters sin salir de tu plataforma colaborativa Microsoft 365. Con esta herramienta, puedes:
Dirígete a tus audiencias utilizando tus grupos de directorio de Microsoft 365;
Personalice su infoletter para reflejar la identidad visual de su marca;
Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para mejorar su boletín.
Pruebe y optimice los envíos
Para garantizar la calidad de su boletín informativo, no olvide previsualizarlo antes de enviarlo a su lista de correo. Además, para que su infoletter sea más atractiva, realice pruebas A/B. El principio es sencillo: envíe dos versiones diferentes de su boletín (por ejemplo, diferentes asuntos de correo electrónico o botones de llamada a la acción) a dos muestras de audiencia. A continuación, compare el rendimiento de cada variante (tasa de apertura, tasa de clics, etc.). Esto le ayudará a identificar qué elementos funcionan mejor para su audiencia.
Recopile comentarios para mejorar su boletín
Más allá de las pruebas comparativas, para optimizar su newsletter, diríjase directamente a su público objetivo. Recopile las opiniones de los empleados sobre su boletín enviándoles una encuesta a través de él o de la plataforma de comunicación de su empresa. Este feedback cualitativo y cuantitativo te ayudará a entender qué les gusta a los lectores, qué les gusta menos y a recoger sugerencias para satisfacer mejor sus expectativas.
¿Cómo medir la eficacia de su boletín interno?
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los comentarios de los usuarios son datos esenciales para evaluar el éxito de su boletín y realizar mejoras.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los principales KPI de comunicación que pueden ayudarle a medir el rendimiento de su boletín digital incluyen:
Tasa de apertura
La tasa de apertura de su boletín informativo es el porcentaje de destinatarios que lo han abierto. Una tasa de apertura baja puede indicar un asunto de correo electrónico poco atractivo que no atrae a los empleados a hacer clic y leer la infoletter.
Tasa de clics
La tasa de clics se refiere al porcentaje de destinatarios que han hecho clic en al menos un enlace de su boletín. Para mejorar esta métrica, puedes, por ejemplo, rediseñar tus botones de llamada a la acción para que llamen más la atención.
Tiempo medio de lectura
El tiempo medio de lectura evalúa la cantidad media de tiempo que los empleados dedican a leer su boletín. Si es bajo, puede significar que el contenido de tu boletín interno no es relevante para tu público objetivo.
Tasa de compromiso
La tasa de compromiso es un indicador global que le permite comprender el éxito general de su boletín informativo. Mide el porcentaje de destinatarios que han interactuado con su infoletter (aperturas, clics, comparticiones, respuestas, desplazamientos, etc.).
Comentarios y aportaciones cualitativas
Además de los indicadores cuantitativos, los comentarios cualitativos de los empleados son una buena forma de evaluar el éxito de su boletín e identificar palancas de mejora. Para conocer las necesidades y expectativas de tus lectores, puedes enviar un cuestionario u ofrecer un buzón de sugerencias a través de la plataforma colaborativa de tu organización.
Boletín interno: Puntos clave
Un boletín digital interno es un boletín digital periódico que una organización envía a sus empleados para transmitir mensajes importantes (noticias del sector, anuncios de RRHH, etc.) en un formato conciso y estructurado.
Los principales objetivos de un boletín interno son mejorar el rendimiento individual y colectivo compartiendo información clave (directrices, objetivos estratégicos, etc.), reforzar la cultura de la empresa promoviendo los valores organizativos y comprometer a los empleados manteniendo una conexión con ellos.
Para crear un boletín interno atractivo que alcance los objetivos anteriores, debe elaborar una estrategia editorial sólida (público objetivo, segmentación, tipos de contenido, frecuencia de envío, diseño, etc.) y elegir una buena herramienta de envío de correo electrónico interno.
Mozzaik Newsletter es una solución de distribución integrada en tu ecosistema Microsoft 365. Te permite crear y enviar fácilmente boletines informativos personalizados y con capacidad de respuesta que tus empleados pueden leer en sus ordenadores, tabletas o aplicaciones de mensajería móvil. Haz clic aquí para obtener más información.
PREGUNTAS FRECUENTES
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Boletín interno: Definición, objetivos y buenas prácticas
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