Crear una intranet atractiva con SharePoint

¿Qué es una intranet SharePoint?

Una intranet SharePoint es una red de comunicación interna, cuyo objetivo es poner información y sitios web a disposición de todos los miembros de esta red (típicamente: los empleados de una empresa).

Como su nombre indica, una intranet SharePoint es una intranet basada en SharePoint, una solución colaborativa integrada en la suite Microsoft 365. Su principal ventaja: comunicar, compartir y editar documentos e información sin salir del entorno Microsoft. Además, está interconectada con todas las aplicaciones y plugins de la suite Microsoft 365, que te permiten personalizar tu in tranet y convertirla en una solución totalmente adaptada a tu organización.

¿Lo sabía? El diseño de Sharepoint se inspira en el estilo "Metro", que a su vez hereda las características del estilo suizo, caracterizado por su sobriedad. Se distingue por una iconografía muy sencilla y despejada, que evita todo lo innecesario.

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¿Qué es una intranet sexy?

Si bien es evidente que el término "sexy" no debe tomarse al pie de la letra, aquí se refiere a una intranet moderna, atractiva, estéticamente agradable y que ofrezca una experiencia de usuario placentera.

¿Por qué es importante tener una intranet atractiva? Por varias razones:

• Una intranet de este tipo permite a los empleados encontrar sus herramientas y acceder a la información que buscan con unos pocos clics, lo que redunda en una mayor satisfacción y un mejor rendimiento;
• Permite un mejor flujo de información entre los empleados y facilita su asimilación;
• Gracias a la experiencia de usuario que proporciona, hace que los empleados quieran utilizar su intranet a diario;
• Mejora la satisfacción general de los empleados: sus necesidades están cubiertas y los medios que necesitan para realizar sus tareas son fácilmente accesibles.
  

¿Qué puede hacer SharePoint como herramienta de intranet?

SharePoint (en su versión Online) tiene muchas ventajas como herramienta de intranet.

En primer lugar, ofrece accesibilidad en la nube, lo que facilita mucho el trabajo colaborativo de los usuarios. Los usuarios pueden crear y gestionar juntos sitios web basados en equipos y proyectos, y compartir documentos e información con sus colegas. Además, SharePoint cuenta con funciones de seguridad avanzadas que autentican a los usuarios y evitan el acceso no autorizado a información confidencial. El resultado: tranquilidad y mayor productividad en la organización.

Otra ventaja es que todas las herramientas de la empresa están centralizadas, lo que permite a los empleados ser más eficientes. La opción de las redes sociales también ofrece a los empleados la oportunidad de comunicarse más fácilmente entre sí. Los equipos y las personas clave pueden conectarse entre sí a través de la intranet para que la información se transmita con mayor fluidez y rapidez.

En general, SharePoint permite crear un entorno de trabajo agradable, flexible y eficaz.

No obstante, hay que mencionar algunas limitaciones. SharePoint tiene limitaciones gráficas (especialmente en términos de personalización) y funcionales. Esto significa que no todas las necesidades de comunicación y colaboración de una empresa estarán cubiertas por las características básicas que ofrece Sharepoint.

No obstante, SharePoint sigue siendo una herramienta robusta y fiable, que puede complementarse con extensiones naturales que añaden funcionalidad y capacidades gráficas. Todo ello sin comprometer la seguridad del entorno Microsoft 365.

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¿Para qué sirve una intranet sexy?

Sabías que. Según un estudio realizado por Zapier, el 16 % de los empleados jóvenes (que incluye a los millennials y a la Generación Z) han dejado su trabajo porque consideraban que la tecnología que les proporcionaba su empresa era inadecuada.

Como corolario, las empresas que crean una intranet resultan, de media, un 7% más productivas que las que no disponen de ninguna herramienta de colaboración. Suficiente para convencer a cualquiera de la utilidad de una intranet agradable y eficaz, cuyo diseño y características atraigan a los usuarios. Y, aún más, para animarles a quedarse.

En efecto, el compromiso de los empleados (definido como un sentimiento de apego y lealtad a su empresa) tiene una gran influencia en su rendimiento. Cuanto más satisfechos estén con las herramientas y recursos de que disponen, mejor será su trabajo diario.

De hecho, el análisis de los indicadores clave de rendimiento de su intranet será útil: le permitirá identificar directrices claras para mejorar su herramienta y garantizar su correcta evolución.

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SharePoint + Mozzaik365 = una intranet atractiva

En Mozzaik365 ofrecemos "webparts" (es decir, funcionalidades adicionales) que permiten ir más allá de los límites de SharePoint y crear una intranet 100% integrada con la suite Microsoft 365.

Además, al añadir funciones a SharePoint, Mozzaik365 enriquece y maximiza su potencial.

A continuación figura una lista no exhaustiva.

¿Cuáles son las características de una intranet atractiva?

Una intranet atractiva es aquella que ofrece funciones tan estéticas como útiles, cambiando radicalmente la percepción que el usuario tiene de la intranet.

Para conseguirlo, Mozzaik365 ofrece muchas funciones. Estas son algunas de ellas:

• Componente de diseño, para liberar los límites de SharePoint y crear hermosas páginas con una carta gráfica en los colores de la empresa, el redondeo y las imágenes de fondo y efectos de transparencia;
• Galería de noticias ;
• News Hub (integración de LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube..) ;
• Buzón de sugerencias;
• Panel de control (Mis correos electrónicos, Mis tareas,..)
• Comunicación dirigida por población;
• Imagen interactiva;
• Suscripción de interés especial;
• Búsqueda avanzada ;
• Quién es quién (para encontrar fácilmente a un experto en un campo concreto, por ejemplo) ;

Por supuesto, esta lista no es exhaustiva. Es sólo una visión general de lo que Mozzaik365 puede aportar a su lugar de trabajo digital. Depende de usted determinar qué características se adaptan mejor a su organización y a sus objetivos. En efecto, una intranet debe crearse siempre en función de la estructura que la implanta y de su objetivo.

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Conclusión

Como hemos visto, SharePoint es la herramienta ideal para crear intranets tan estéticas como prácticas. Puede enriquecerse con las funcionalidades adicionales que ofrece Mozzaik365, para una intranet 100% personalizada, 100% segura y 100% eficaz. ¿Listo para probar la aventura? Póngase en contacto con uno de nuestros expertos para solicitar una demostración.