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Implantar un Digital Workplace permite unificar todas las herramientas de comunicación de la empresa (redes sociales, correo electrónico, mensajería instantánea, etc.) y su gestión documental (espacios de trabajo colaborativos, documentos digitales, etc.) y contribuir así a la transformación digital de la organización. También es una excelente manera de responder a las expectativas de los empleados, cuando el 82% de los empleados encuestados desean que se mejore la calidad de su experiencia digital en el trabajo, y el 61% de ellos afirman que los problemas informáticos son frecuentes (¡según el estudio Nexthink sobre la experiencia digital de los empleados en 2020)!
Pero la puesta en marcha de un proyecto de este tipo y el seguimiento y la gestión posteriores son dos cosas distintas. Y cada una de ellas tiene su propia importancia. Entonces, ¿cómo definir (y supervisar) los KPI pertinentes para asegurarse de que su lugar de trabajo digital evoluciona correctamente?
He aquí algunas de las respuestas.
Recordatorio: ¿qué es un KPI?
Un KPI (Key Performance Indicator) es un indicador que pretende ayudar a medir el rendimiento alcanzado en relación con un objetivo. Sirve para orientar la acción hacia la consecución de una estrategia predefinida, pero también puede utilizarse para definir nuevas estrategias, en función de los resultados obtenidos.
Definir los objetivos del lugar de trabajo digital
El principal objetivo de un Digital Workplace es transformar positivamente una empresa en materia digital. Al reunir las herramientas digitales utilizadas por las empresas, el Lugar de Trabajo Digital permite aumentar la productividad y la eficacia y fomentar el trabajo colaborativo. Este objetivo es, sin embargo, muy amplio: si se quiere medir y analizar el rendimiento de un Lugar de Trabajo Digital, es importante definir con mayor precisión los objetivos y los impactos esperados en la organización. Por ejemplo: aumentar en un X% el nivel de información disponible para los empleados en la empresa, reducir el número de reuniones de X a Y, conseguir tal o cual nivel de ahorro gracias a la reducción del número de desplazamientos, reforzar la marca empleador y mejorar la contratación...
El método SMART, que significa Specific (específico), Measurable (mensurable), Achievable (alcanzable), Realistic (realista), Time-bound (limitado en el tiempo), puede servir de guía. Así pues, los objetivos definidos deben reunir estas características.
El método SMART permite establecer una estrategia suficientemente precisa y, por tanto, eficaz, que mide con precisión las etapas y los resultados de un proyecto.
He aquí un ejemplo de objetivo SMART a la hora de implantar una nueva herramienta de colaboración en su empresa:
- Específicos: El objetivo es facilitar la adopción de la herramienta y facilitar la colaboración entre los empleados
- Mensurable: Se trata de medir la adopción general de la herramienta, utilizando indicadores como la tasa de engagement (interacción de los usuarios con una publicación), el número de usuarios activos, el número medio de comparticiones de posts y noticias, etc. Por ejemplo, una empresa puede fijarse un objetivo de 500 usuarios activos, para una tasa de compromiso del 5%.
- Alcanzable: Se trata de fijar un objetivo a alcanzar, de forma justa y coherente. Si tu empresa tiene 1.000 empleados, por ejemplo, es poco probable que consigas 500 usuarios activos en un mes.
- Realista: El objetivo fijado debe ser razonable y concreto, teniendo en cuenta el tamaño y las características de la empresa.
- Limitado en el tiempo: El objetivo debe limitarse a un marco temporal establecido, con plazos y una fecha límite bien definidos. Por ejemplo: un aumento de la tasa de compromiso del 3 al 5% en el plazo de 1 mes en tal o cual fecha, duplicar el número de usuarios activos entre el mes X y el mes Y...
Vinculación de los KPI a los objetivos seleccionados
Cada objetivo elegido por la empresa (por ejemplo, mejorar el trabajo colaborativo a través del Lugar de Trabajo Digital) debe asociarse a un KPI.
En general, se pueden analizar varias métricas:
- Métricas de uso (índice de utilización de la herramienta, secciones más vistas, tiempo dedicado a cada sección, etc.);
- Métricas de compromiso (número de documentos compartidos, número de compartidos, número de "me gusta" en cada publicación, etc.);
- Métricas de eficiencia (mejora de la productividad y la dinámica de equipo, ahorro de tiempo, etc.).
He aquí algunos ejemplos de objetivos y KPI asociados si desea mejorar la colaboración mediante la implantación de un Lugar de Trabajo Digital:
- Fomente la colaboración midiendo la tasa de adopción de la nueva herramienta, la tasa de compromiso, la tasa de interacción entre empleados:
- Aumente el compromiso de los empleados midiendo el número de "me gusta" y "compartidos" de las publicaciones;
- Optimice su comunicación interna midiendo el índice de apertura y lectura de sus comunicaciones;
- Promueva el intercambio de conocimientos midiendo la interacción de los empleados, el número de publicaciones compartidas y el índice de productividad;
- Aumentar la satisfacción de los usuarios midiendo el índice de satisfacción, el índice de participación y el índice de compromiso de la herramienta.
Una vez que haya definido sus objetivos y los KPI que se derivan de ellos, debe determinar cómo recopilará los datos.
Los KPI pueden recopilarse de varias maneras, entre ellas
- A través de software específico (Microsoft Power BI, cuadros de mando, etc.);
- Recogiendo información directamente de los usuarios, con herramientas como encuestas, sondeos, buzones de sugerencias, etc.
