Cómo hacer accesible el conocimiento mediante una buena investigación

El intercambio de conocimientos es una cuestión especialmente importante para las empresas. Mejorar los procesos, aumentar la competitividad, reforzar la cultura corporativa y el vínculo entre equipos... Los beneficios son numerosos. Afortunadamente, en la era digital existen herramientas que facilitan el intercambio de información.

¿Cómo puedes aprovechar la gestión del conocimiento en Microsoft? Te presentamos la función de búsqueda avanzada de Mozzaik365 y sus ventajas.

1. La gestión del conocimiento, ¿qué es y por qué es importante?

La gestión del conocimiento es un proceso cuyo objetivo es compartir y/o organizar el conocimiento dentro de la empresa, a través de diversas herramientas y métodos. Surgió a mediados de los años 80 en Estados Unidos a partir de una necesidad real de gestionar mejor el conocimiento, desde almacenarlo hasta compartirlo. Su objetivo es construir una base de conocimientos a la que se pueda acceder fácilmente, sobre todo a través de la circulación de información entre los empleados.

Y es mucho lo que está en juego, ya que según un estudio de la Information and Management Association, un empleado pasa una media de 7,5 horas a la semana buscando información sin encontrarla.

Además, debido a la evolución de los equipos, los rápidos cambios dentro de las organizaciones y la rotación cada vez mayor (en 2021, la tasa media de rotación en Francia fue del 15%, según el INSEE), el riesgo de pérdida de información es cada vez mayor en las empresas.

La gestión del conocimiento permite superar estas carencias reforzando la gestión, organización, almacenamiento y racionalización de la información y el conocimiento de la empresa.

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2. Las dos formas de conocimiento

Hay dos tipos de conocimiento:

• 📢 El primero es el conocimiento explícito. Es el que se expresa de forma articulada, a través de documentos, vídeos, sistemas informáticos, etc. Es transferible de forma física: por ejemplo, fichas técnicas, procesos, catálogos de productos, cartas, testimonios, técnicas de venta.... El reto del conocimiento explícito reside en su almacenamiento: los documentos deben ser, por tanto, fácilmente accesibles.
• El segundo es el conocimiento tácito. Representa la mayor parte del conocimiento en las empresas. Es un conocimiento innato o adquirido por una persona, no transcrito en un soporte: por ejemplo, el saber hacer o la experiencia adquirida en un campo concreto es un conocimiento tácito. De hecho, es más difícil de formalizar. El riesgo de perder este conocimiento también es mayor, cuando un empleado se marcha, por ejemplo. Esto demuestra la importancia de hacer converger el conocimiento tácito con el conocimiento explícito.

Además, observamos que la circulación del conocimiento es un flujo evolutivo, y no un simple almacenamiento de datos similar al de una biblioteca fija. Por tanto, son necesarias herramientas adaptadas que faciliten compartir y guardar los conocimientos.

3. ¿Cómo guardar el conocimiento de la empresa con SharePoint?

Las herramientas digitales son inestimables para hacer circular la información y salvaguardar el conocimiento.

Con SharePoint, es posible crear espacios de gestión del conocimiento y estructurarlos en función de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, se pueden crear espacios dedicados a contabilidad, RRHH, marketing, información comercial, etc.

Pero, en realidad, ¿de qué se trata?

SharePoint es un software de trabajo desarrollado por Microsoft, que permite almacenar, organizar, compartir y consultar documentos entre compañeros. Para ello, los sitios SharePoint se crean como espacios seguros para crear y compartir archivos.

Con Mozzaik365, puedes añadir funcionalidades a SharePoint y crear un DMS totalmente integrado con tu Digital Workplace. Esto le permite centralizar los conocimientos de sus equipos y ponerlos a disposición de todos los empleados. Cada empleado puede enriquecer el contenido con sus propios conocimientos, y la gestión de etiquetas y la búsqueda avanzada hacen que el proceso de circulación de la información dentro de la empresa sea más fluido.  

SharePoint también permite a los colaboradores producir archivos adaptados a cada necesidad: vídeos, listas de comprobación, wikis, tutoriales, etc. Y si desea limitar la publicación de archivos sólo a determinadas personas, puede crear flujos de trabajo de validación o gestionar detalladamente los derechos de acceso. Sencillo y práctico.

📌 Para ir más allá, descubre cómo convertir SharePoint en un sistema de gestión documental

4. ¿Cómo hacer que el conocimiento esté disponible a través de la función de búsqueda?

La información puede estar almacenada, pero no sirve de nada si no es accesible a todos los empleados. La función de búsqueda de Microsoft es, por tanto, esencial para que los usuarios puedan encontrar la información que necesitan y navegar por la base de datos sin perder tiempo.

🚀 Para ir aún más lejos, descubre las herramientas de Microsoft dedicadas al intercambio de conocimientos
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Como tal, el algoritmo de Microsoft Search es capaz de obtener información de múltiples fuentes y aprender mediante inteligencia artificial. Configurando correctamente esta función, es posible optimizar la experiencia del usuario. Y para establecer la mejor configuración, puedes recurrir a un integrador.

Concretamente, la función de búsqueda se compone de 3 elementos:

• Una barra de búsqueda;
• Filtros;
• Un área que muestra los resultados y los elementos de personalización.

La búsqueda debe ser pertinente para que aparezcan los documentos adecuados para cada palabra tecleada en la barra. Para ello, Microsoft Search explora los títulos, la base de conocimientos y también los autores, las etiquetas, el contenido y otros criterios generados por la IA. Los resultados se presentan con botones de acción (descargar, compartir, editar, abrir en el navegador, etc.) para poder utilizar el documento lo más rápidamente posible.

También se ofrecen sugerencias para ayudarle a llegar aún más rápido. Por ejemplo, si escribe "recursos humanos" en la barra de búsqueda, aparecerán sugerencias relacionadas con esta palabra clave.  

💡 Para saber: La información se puede agrupar por temas para tener una visión de conjunto y encontrar fácilmente la información adecuada.  

Sin embargo, existen algunas limitaciones a la hora de utilizar la búsqueda nativa de Microsoft.

En este sentido, Mozzaik365 ha querido impulsar aún más la Búsqueda de Microsoft con su nuevo componente de Búsqueda Avanzada aportando algunas características esenciales:

• Diseño impactante ;
• El establecimiento de filtros/verticales y sugerencias según los distintos grupos de usuarios para una experiencia cada vez más personalizada;
• La función de refinar para permitir la búsqueda dinámica;
• Permitir a sus usuarios configurar su propia herramienta en función de los derechos concedidos;
• Establezca las reglas de funcionamiento del widget " búsqueda avanzada " para adaptarlo al espacio en el que está integrado;
• Botones de acción más relevantes para limitar el número de clics.

Una función de búsqueda debe ser ágil, fluida y adaptarse a los usos que los miembros de una organización hacen de ella. Por eso es importante comprender cómo se utiliza la base de datos documental, encuestando a los usuarios y analizando detenidamente los KPI. Las cifras así obtenidas pueden servir para optimizar la búsqueda de información y mejorar la experiencia del usuario resolviendo los puntos conflictivos.  

Conclusión

Hoy en día existen muchas herramientas para fomentar el intercambio de conocimientos. Gracias a SharePoint y a la función de búsqueda, todas las formas de conocimiento (vídeos, textos, documentos, tutoriales, etc.) pueden ser guardadas, estructuradas y consultadas fácilmente por todos los miembros de una organización. La función de búsqueda es escalable y permite alimentar el flujo de conocimientos y garantizar que cada colaborador tenga un acceso rápido a toda la información.

Cuando se domina, la gestión del conocimiento permite crear vínculos dentro de la empresa, optimizar los procesos pero también difundir nuevas competencias. Esto supone un enorme beneficio para las organizaciones, que ahora deben trabajar para hacer circular la información utilizando las herramientas de que disponen.