Entreprise : comment créer une plateforme de réseau social interne ?

En 2022, 58.4 % de la population mondiale utilise régulièrement des réseaux sociaux personnels tels que Facebook, Instagram ou encore TikTok. Ce chiffre témoigne de la profonde digitalisation de nos sociétés, laquelle concerne également les entreprises.

Soucieuses d’améliorer leur communication interne, ces dernières sont en effet nombreuses à adopter un réseau social d’entreprise (RSE) tel que Microsoft Yammer ou Workplace by Meta. En 2017 déjà, 68 % des organisations, tous secteurs confondus, avaient recours à une plateforme de réseau social interne.

Quel est l'objectif de cet outil ? Diffuser efficacement l'information au sein de l'organisation, mais aussi encourager l'interaction entre collègues, faciliter le travail collaboratif, consolider la culture d'entreprise et accroître l'engagement des employés. Un programme alléchant.

Vous souhaitez, vous aussi, mettre en place un réseau social d’entreprise ? Découvrez nos conseils pour créer votre plateforme de réseau social interne.

1. Qu’est-ce qu’une plateforme de réseau social interne ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons brièvement ce qu’est un réseau social interne, quels en sont les usages et qui en sont les utilisateurs.

Plateforme de réseau social interne : définition et usages

Une plateforme de réseau social interne, ou Réseau Social d'Entreprise (RSE), est st un outil de communication collaboratif dont l’utilisation est réservée aux salariés d’une entreprise. Ce type de logiciel, souvent en SaaS, est inspiré des réseaux sociaux grand public tels que Facebook, LinkedIn ou Pinterest. Il sert à faciliter la communication au sein de l’organisation.  

Une plateforme de réseau social interne n'est pas un réseau social professionnel comme LinkedIn. Il s'agit plutôt d'un espace d'échange et de "réseautage" accessible uniquement aux employés d'une entreprise, même si certains outils permettent l'ajout occasionnel d'invités (clients, prestataires de services, consultants, indépendants, etc.)

Un réseau social interne n'est pas non plus un intranet. Un RSE laisse beaucoup de place à la communication ascendante et transversale et à la co-création. Les utilisateurs peuvent non seulement réagir aux publications, les aimer et les commenter, mais aussi distribuer du contenu aux autres membres de la communauté.

En un mot, ce type d'outil estompe les barrières hiérarchiques et permet de dépasser les cloisonnements organisationnels. Il connecte les employés entre eux, quelle que soit leur localisation, renforçant ainsi la cohésion, l'entraide et l'intelligence collective.

Qui sont les utilisateurs d’un réseau social interne ?

Les réseaux sociaux internes peuvent être utilisés dans tout type de structure : entreprises, administrations (comme la CPAM- Sécurité sociale) ou encore associations.

85% des entreprises du CAC disposent d'un réseau social interne. Mais les réseaux sociaux d'entreprise sont également présents dans les PME où ils fluidifient les interactions, notamment dans un contexte de télétravail massif.

Largement adoptés par les startups du secteur Tech, les réseaux sociaux d'entreprise séduisent également les entreprises de secteurs plus traditionnels. Les entreprises spécialisées dans la distribution, comme Leroy Merlin ou Leclerc, par exemple, les apprécient pour leur capacité à reconnecter les équipes de terrain entre elles et avec le siège.

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2. Quelle plateforme de réseau social interne est faite pour votre entreprise ?

En quelques années, l'offre de réseaux sociaux d'entreprise s'est considérablement élargie. Il est difficile de faire un choix parmi la multitude d'options disponibles.

On pourra néanmoins distinguer deux grandes catégories de plateformes :

<span>Les réseaux sociaux d’entreprise « classiques »</span>

La plupart des réseaux sociaux internes proposent des fonctionnalités de base telles que :

• Un profil d’utilisateur personnalisé permettant de faire connaître à chacun ses fonctions, ses compétences, ses coordonnées ou encore certains traits de sa personnalité ;

• Un annuaire d’entreprise ou un organigramme pour identifier rapidement les rôles et fonctions de chacun au sein de l’entreprise ;

• Fonctions de messagerie instantanée, de chat, de vidéoconférence et d'appel pour les discussions en groupe et en privé ;

• Une page d’accueil avec un fil d’actualité mettant en lumière les informations essentielles et les publications pertinentes et permettant de réagir par des commentaires ;

• L'utilisation de "tags" pour hiérarchiser les informations et cibler leur diffusion ;

• Un moteur de recherche pour trouver ou retrouver rapidement des contenus, des informations ou des compétences ;

• Un outil permettant de réaliser des sondages, des quizz ou des questionnaires afin de récolter des Feedbacks, de stimuler l’intelligence collective et d’engager les collaborateurs ;

• Des groupes de travail dédiés à un projet ou des communautés rassemblées autour d’une thématique ou d’un centre d’intérêt  ;

• Une fonction de partage de documents ;

• Un calendrier professionnel ou agenda partagé permettant d’organiser le travail en commun ;

• Une application mobile, adaptée notamment à l’usage des équipes terrain

<span>Les réseaux sociaux d’entreprise « augmentés »</span>

Certains réseaux sociaux d'entreprise se distinguent néanmoins par des fonctionnalités avancées de différentes natures :

• La communication interne, avec l'organisation d'événements interactifs en direct et leur rediffusion (Yammer et Workplace de Meta) ;

• Gestion de projet, avec la possibilité de créer des tableaux Kanban ou d’éditer des documents partagés via un outil bureautique (Yammer et Talkspirit) ;
• Gestion de la connaissance, avec la création d’une bibliothèque de ressources (Yammer via Office 365 et Workplace from Meta) ;

• L'écoute des employés, avec la possibilité de collecter et d'analyser des données telles que le taux d'engagement ou la portée des publications sur la plateforme (Yammer et Workplace de Meta).

En tout état de cause, il convient de choisir une solution qui répond aux besoins spécifiques de votre organisation, lesquels doivent être définis en bonne intelligence avec vos collaborateurs.

3. Créez votre plateforme de réseau social interne étape par étape

Pour mettre en place un réseau social interne au sein de votre entreprise, il vous faut suivre 3 étapes principales :

1. Amorcez votre projet de réseau social interne

Il convient en premier lieu de choisir un logiciel adapté au contexte de votre entreprise, et notamment aux besoins et exigences des futures parties prenantes.

Rapprochez-vous du département IT afin de définir une politique de sécurité, du pôle juridique pour vous assurer de respecter les obligations légales en matière de protection des données personnelles ou encore de la direction de la communication pour déterminer les modalités de gestion de la plateforme au quotidien.

Plus généralement, sondez vos employés pour connaître leurs attentes et leurs éventuelles craintes vis-à-vis de la future plateforme (faible culture numérique, prolifération des outils, etc.) Leur soutien sera essentiel à la réussite du réseau social, il est donc impératif de les impliquer dans le projet dès le départ.
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2. Lancez votre plateforme de réseau social interne

Une fois vos besoins déterminés, montez une équipe et posez les jalons de votre projet. Si besoin, faites-vous accompagner par un intégrateur qui vous guidera durant les différentes phases de votre projet : cadrage, conception, développement, gestion du changement, déploiement, formation.

Lorsqu’une première version de votre plateforme sera déployée, faites-la tester par quelques collaborateurs bêta-testeurs afin de valider son utilisation.

Ensuite, déterminez les règles d'utilisation de votre plateforme. Une charte d 'utilisation du réseau social permettra d'éviter les dérives (réactions inappropriées, temps de connexion excessif, etc.) et de renforcer votre culture d'entreprise. Une charte éditoriale peut également être nécessaire afin de maintenir la cohérence des contenus publiés sur le RSE.

Enfin, créez une campagne de communication interne pour événementialiser le lancement du réseau social d’entreprise et expliquer aux salariés ce qui est attendu d’eux.    

Afin de faciliter l'adoption de la solution par les employés, pensez à mettre en place des sessions de formation, des tutoriels en ligne, des ateliers en face à face, un système de mentorat, un programme d'ambassadeurs animé par vos employés les plus enthousiastes (first-time adopters), ou encore un bulletin d'information interne.

3. Gérez votre plateforme au quotidien

Comme tout réseau social, un RSE doit être administré avec soin afin d’éviter les dérives ou le désintéressement de la part des salariés. Pour cela, veillez à fixer des règles de gouvernance et à attribuer des rôles clairs à chacune des parties prenantes.

Il conviendra notamment de déterminer qui :

• Modère les commentaires et valide les posts ;
• Crée et publie du contenu ;
• Relaie les publications des employés et réponds à leurs commentaires ;
• Gère la sécurité de la plateforme et les droits d’accès ;
• Suit l’évolution de la plateforme, selon quels KPI et suivant quel calendrier ;
• etc.

Créer une plateforme de réseau social interne : conclusion

Créer une plateforme de réseau social interne pour votre entreprise, c'est avant tout choisir un logiciel qui répond aux besoins de vos employés et à votre environnement de travail existant.

La solution Yammer pourra, par exemple, s'implémenter aisément dans votre Digital Workplace Microsoft 365 et être enrichie simplement par de nombreuses fonctionnalités répondant à tous les usages de votre organisation.

L'adoption du réseau social d'entreprise par vos employés est un autre défi majeur. Pour obtenir l'adhésion de vos équipes, vous devez les impliquer dans le projet dès le départ et les accompagner dans le processus de changement par des mesures appropriées (formation, mentorat, etc.).

Ces quelques précautions vous permettront de profiter de tous les bénéfices d’une plateforme de communication interne : renforcement de votre culture d’entreprise, amélioration de la cohésion, développement de l’intelligence collective, meilleure gestion des projets ou encore augmentation de l’engagement des salariés.

Ce qu'il faut retenir

📌 Préparer votre projet de réseau social interne

📌 Lancer votre plateforme de réseau social interne ;

📌 Administrer votre plateforme quotidiennement avec du contenu pertinent.