Un bref retour en arrière : du portail d'entreprise à la Digital Workplace
Vous souvenez-vous des portails d'entreprise aussi appelés intranets ? Il s’agit de pages statiques ayant pour but de partager des informations ponctuelles avec les salariés de l’entreprise.
Pour les plus novices, il convient de différencier un intranet d’une page internet. La différence se situe dans l’accessibilité de la page. En effet, la particularité de l’intranet est qu’il est seulement accessible en interne, c’est-à-dire par les collaborateurs de l’entreprise.
De l’intranet d'entreprise statique au bureau virtuel (Digital Workplace), quelques évolutions ont eu lieu. Alors, comment la Digital Workplace est-elle née ?
Il y a plusieurs années, un intranet d'entreprise n’était qu’une simple page statique dont le but était de partager des informations avec les salariés de l’entreprise. Les départements Communication et Ressources Humaines faisaient circuler des documents et/ou des informations vers les salariés dans une démarche de communication descendante. Les premiers intranets sont nés à la fin des années 1990, et plus particulièrement en 1996 : c’est la date de sortie de "Intranet Genie", un produit développé par Frontier Technologies qui était aussi le premier logiciel de type intranet spécifiquement prévu pour la communication et la collaboration entre salariés.
Grâce à la transformation numérique des entreprises, l’intranet a évolué en se dynamisant et en intégrant de nouvelles fonctionnalités. Après une période de fort développement dans les années 2000, on peut désormais y retrouver les réseaux sociaux d'entreprises avec (entre autres) Yammer et Facebook Workplace, les messageries instantanées (Teams, Slack…), et les liens vers les outils métiers. Ces évolutions permettent aux collaborateurs de bénéficier aujourd’hui d’un environnement de travail digital unique et fluide, accessible depuis un ordinateur, mais également depuis un Smartphone ou une tablette pour les collaborateurs en mobilité.
L’objectif d'un environnement numérique est désormais de faciliter la collaboration et les interactions et de permettre aux collaborateurs de se sentir liés aux valeurs de l’entreprise, en renforçant leur sentiment d’appartenance.
En résumé, la différence entre un intranet et une Digital Workplace est donc la suivante : le premier est un outil interne relativement cloisonné et limité dans ses fonctionnalités, tandis que le second est un espace de travail numérique polyvalent, intégré et sans coutures. En d’autres termes, la Digital Workplace est une boîte à outils numérique que les collaborateurs utilisent au quotidien. L’intranet est donc une partie de la catégorie Digital Workplace Sowtware.
Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ?
Le terme de Digital Workplace est utilisé depuis plusieurs années, et plus précisément depuis la fin des années 2000. S’il ne dispose pas (encore ?) d’une définition officielle, on peut dire qu’il s’agit d’un environnement de travail numérique (ou digitalisé) qui :
En d’autres termes, il s’agit d’un ensemble de nouvelles technologies numériques et d’outils digitaux utiles aux salariés dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, qui s’adaptent aux besoins spécifiques d’une organisation. On peut parler d’approche holistique, qui centralise les outils existants et s’intègre pleinement aux applications collaboratives professionnelles. Ainsi, l'environnement digital inclut généralement les outils suivants (la liste est non exhaustive) :
Des espaces de stockage sur le Cloud ;
Des applications de Chat ;
Des outils de gestion de projet et de partage d’agendas ;
Des applications de visioconférence ;
Des outils de gestion électronique des documents.
Le propre d’une Digital Workplace Solution est qu’elle peut être utilisée par tous les collaborateurs d’une entreprise, y compris les employés de terrain. Cela permet d’engager l’ensemble des utilisateurs, qu’ils soient sur site ou non. Par ailleurs, la Digital Workplace donne à tous les collaborateurs la possibilité de travailler depuis n’importe quel endroit, de manière entièrement sécurisée. En rendant le travail possible et accessible dans un grand nombre de situations, elle permet d'œuvrer à la transformation digitale des entreprises.
Avantages de la Digital Workplace
Les avantages de la mise en œuvre d'un lieu de travail numérique sont nombreux. Nous mentionnerons ici les trois principaux : l'amélioration de la communication interne, le renforcement du travail en équipe (collaboration) et la simplification du partage des connaissances. Cependant, il est important de garder à l'esprit que ces bénéfices ne sont pas exhaustifs, et que chaque entreprise peut trouver de nombreux intérêts différents à la mise en place d'une Digital Workplace.
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De nombreuses communications finissent archivées dans une boîte mail, sans avoir été lues par les collaborateurs. Cela peut être très frustrant pour le service communication, qui peut avoir l’impression de travailler pour rien et/ou de ne pas réussir à faire circuler les informations nécessaires. Au-delà du ressenti, l’impact négatif est important pour les entreprises : par exemple, il peut en résulter une perte d’adhésion aux projets et aux valeurs de l’organisation, ainsi qu’une diminution de l’engagement global des salariés. Ce qui induit généralement une hausse du Turnover…
C'est là que la Digital Workplace entre en jeu !
Le Digital Workplace facilite l'accès à l'information grâce à un ciblage avancé qui permet de communiquer la bonne information à la bonne personne au bon moment. De plus, outre cette stratégie de communication, les tags permettent aux employés de sélectionner les informations qui les intéressent afin de rester informés sur un sujet pertinent. Cela augmente considérablement le taux d'engagement des contenus partagés et offre aux employés un véritable gain de temps dans la recherche d'informations.
2- Améliorer l'expérience collaborateur et favoriser la collaboration
La Digital Workplace offre une expérience utilisateur positive et fluide aux collaborateurs en facilitant un grand nombre de leurs tâches quotidiennes. En tant qu’écosystème, il permet de simplifier le travail collaboratif grâce à de nombreuses fonctionnalités : partage de documents et d’agendas, visioconférences, messagerie instantanée, gestion des connaissances (système de gestion documentaire), Teams (dans le cas d’une Digital Workplace sur Microsoft)... Et ce, d’autant plus que les modes de travail actuels allient télétravail et présentiel, et font collaborer des équipes éloignées géographiquement.
Enfin, la Digital Workplace permet de centraliser et de rendre accessible l’ensemble de la documentation de l’entreprise pour favoriser l'expérience collaborateur (voir le point suivant).
Le manque d’accès à une information pertinente peut faire perdre beaucoup de temps aux salariés et in fine, beaucoup d’argent aux entreprises. Grâce à des outils digitaux de gestion de la connaissance, la Digital Workplace s’impose comme un atout majeur dans le quotidien des salariés. Ainsi, les connaissances ne se perdent pas lorsqu’un expert quitte l’entreprise, et la recherche d’information est simplifiée.
Comment ? C'est très simple :
Grâce à la mise à disposition d’informations sur le Cloud ;
En faisant du versioning, qui consiste à travailler sur un même document en sauvegardant plusieurs versions de celui-ci, au fils des modifications;
En rendant les collaborateurs acteurs de la création de contenu et en les poussant à apporter leur contribution ;
En fournissant une bibliothèque de Knowledge Management et en évitant des arborescences de documentations complexes ;
En mettant à disposition des procédures et fiches produits accessibles en 2 clics grâce à un moteur de recherche avancé.
Comment utiliser l'IA générative au sein de la Digital Workplace ?
1. Éliminer les blocages et accélérer la créativité
L'IA générative devient un outil essentiel pour surmonter les blocages créatifs. Plutôt que de dépendre uniquement des séances de brainstorming, elle offre en permanence un flux d'idées innovantes, de suggestions de contenu et d'incitations créatives.
2. Accélérer la compréhension et la recherche
Dans un environnement en constante évolution exigeant une adaptation rapide, les communicateurs internes sont souvent chargés de comprendre rapidement des sujets nouveaux. L'IA générative sert de compagnon de recherche agile, analysant rapidement de vastes ensembles de données et résumant des informations complexes en idées digestes. En condensant des concepts complexes dans des résumés accessibles, elle accélère non seulement le processus d'apprentissage, mais permet également aux communicateurs de diffuser efficacement ces connaissances dans l'ensemble de l'organisation, favorisant ainsi des canaux de communication plus clairs et mieux informés.
3. Optimiser la création et la diffusion de contenu
L'IA générative accélère le processus de création de contenu en rationalisant les flux de travail et en améliorant la productivité des employés. En automatisant divers aspects de la génération de contenu, elle facilite la diffusion cohérente d'informations attrayantes et pertinentes sur les plateformes internes. Elle rationalise la production de divers formats de contenu tels que des articles de blog percutants, des annonces opportunes, des lettres d'information et d'autres documents essentiels. Ce mécanisme de création de contenu rapide et efficace permet non seulement de maintenir un flux régulier de mises à jour, mais aussi de garantir leur pertinence et leur résonance dans le contexte organisationnel, en répondant aux besoins évolutifs du public.
Exemples concrets d'IA générative pour une meilleure expérience numérique
Automatisation de la rédaction de documents importants :
Imaginez un outil avancé parfaitement intégré à l'infrastructure Digital Workplace, doté de capacités de traitement du langage naturel, capable d'analyser méticuleusement des transcriptions de réunions ou des rapports détaillés. Cet outil distille et résume efficacement les idées clés, les points d'action et les informations critiques, en s'alignant sur les données fournies. En automatisant cette tâche laborieuse, il libère les employés du processus fastidieux de synthèse manuelle de données volumineuses, ce qui leur permet de se concentrer sur des initiatives stratégiques et des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Aide à la création de contenu personnalisé
Un système d'IA avancé intégré au Digital Workplace, équipé d'algorithmes d'apprentissage automatique, adapte efficacement les messages et le contenu à des segments d'employés distincts, garantissant ainsi un engagement des collaborateurs et une pertinence maximums. Ce système piloté par l'IA analyse méticuleusement le comportement de l'utilisateur, ses préférences et ses interactions historiques pour élaborer une communication personnalisée et ciblée. En adaptant dynamiquement le langage, le ton et la structure du contenu, il optimise la résonance des messages pour divers groupes d'employés, améliorant ainsi leur réceptivité et favorisant un engagement plus fort vis-à-vis de l'information transmise. Cette approche personnalisée permet aux organisations de fournir un contenu qui n'est pas seulement très pertinent, mais qui trouve également un écho profond auprès de chaque employé, augmentant ainsi l'efficacité globale de la communication.
Rapidité dans la création de matériel de communication
L'IA générative est un allié puissant dans le développement rapide de supports de communication variés, comprenant des bulletins d'information, des présentations et bien plus encore. En exploitant les capacités d'apprentissage automatique et de traitement du langage naturel, elle accélère le processus de création en automatisant plusieurs étapes de la production de contenu. Il s'agit notamment de générer des projets initiaux, de suggérer des mises en page et même d'incorporer des éléments visuels. Cette accélération raccourcit considérablement le temps généralement requis pour le développement de tels documents, permettant aux employés de produire efficacement des bulletins d'information et des présentations de qualité sans avoir à fournir un effort manuel intensif. En conséquence, l'intégration de l'IA générative rationalise le flux de création de contenu, permettant la livraison rapide de documents de communication de qualité professionnelle adaptés à des besoins ou à des événements spécifiques au sein de l'organisation.
Comment créer une Digital Workplace ?
1. Identifiez vos besoins propres
La mise en place d’une Digital Workplace doit répondre aux besoins concrets d’une entreprise. Avant toute chose, demandez-vous quels sont vos besoins spécifiques et les objectifs qui y sont associés. Souhaitez-vous améliorer la circulation de l’information ? Renforcer le sentiment d’appartenance de vos salariés ? Améliorer la recherche documentaire et le partage d’informations entre collaborateurs ? Cette phase d’identification doit vous permettre de vous concentrer sur les processus à mettre en place, et ainsi de créer une Digital Workplace pertinente, efficace et capable d’évoluer avec votre entreprise.
2. Définissez un responsable de la Digital Workplace
Pas question de se lancer dans un projet de mise en place d’une Digital Workplace sans nommer de responsable ! Quel que soit son titre (il peut s’agir d’un responsable RH, d’un responsable des services informatiques…), celui-ci devra s’assurer du bon déroulement du projet : mise en place des outils, formation des collaborateurs, accompagnement au changement… Il devra également se montrer disponible pour répondre aux questions éventuelles des collaborateurs, et assurer le service après-vente.
3. Pensez à former vos collaborateurs
Changer de méthodes et/ou d’outils digitaux de travail du jour au lendemain, sans préparer les collaborateurs, est souvent contre-productif. Si vous souhaitez que la mise en place de votre Digital Workplace se passe au mieux, et que celle-ci soit ensuite massivement adoptée, il faut donc préparer les collaborateurs en amont en leur expliquant pourquoi ces changements ont lieu et pourquoi ils sont utiles. À ce titre, vous pouvez créer un support utilisateur qui regroupe toutes les informations utiles, ou organiser des sessions de formation à distance. Mieux les collaborateurs seront préparés aux changements à venir, plus vite ils les adopteront !
Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se permettre de négliger sa transition vers la technologie numérique. C’est en effet un passage obligé pour favoriser l’adhésion à une culture digitale dans l’entreprise, et aux outils de collaboration qui l’accompagnent. Concrètement, il s’agit de rendre le numérique non seulement accessible, mais aussi avantageux pour les collaborateurs. Cela implique de multiplier les actions de communication et de formation. Ainsi, l’adhésion à la Digital Workplace n’en sera que plus forte et plus rapide.
5. Mesurez les performances de votre Digital Workplace
Mesurer les performances d'une Digital Workplace est important. Et, contrairement à ce qu’on pourrait penser, cette phase doit être réfléchie en amont du développement du projet ! En effet, définir les KPI de votre environnement numérique vous permet de mettre en place des objectifs précis et des moyens pour les atteindre. Ces objectifs peuvent être les suivants : l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs, ou encore l’accroissement du nombre de leads. Et si vous constatez que les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, cela vous laisse la possibilité d’apporter des modifications à votre Digital Workplace, dans une perspective d’amélioration continue.
SharePoint, qui est la Digital Workplace permettant de créer des sites internes pour les entreprises.
De nombreux autres outils sont compris dans Microsoft 365 : Outlook, la suite d’outils bureautique (qui comprend notamment Word et Powerpoint), Planner, Delve, etc.
Depuis l’arrivée de Microsoft 365 (anciennement Office 365), l’éditeur fournit de plus en plus d'efforts pour rompre les silos de son parc applicatif dans le but d’offrir une expérience fluide pour l’utilisateur final. L'arrivée de Microsoft Viva dans le courant de l'année 2021 en est le parfait exemple.
Néanmoins, le périmètre fonctionnel de la suite Microsoft ne permet pas d’obtenir une expérience fluide et engageante sans l’utilisation de développements spécifiques ou de logiciels intégrés.
Faut-il sortir de Microsoft pour mettre en place sa Digital Workplace ?
Cette solution, bien que séduisante, pose de nombreux problèmes. En effet, quitter Microsoft signifie :
Le doublement des fonctionnalités : certaines fonctionnalités vont se recouper, faisant payer les entreprises deux fois ;
Des failles de sécurité, car les données sont conservées dans deux endroits ;
Une perte de sens de la Roadmap IT, car sortir de Microsoft ne permet pas de rationaliser son parc applicatif ;
Des utilisateurs noyés sous un trop grand nombre d’applications.
Alors, quelle solution pour utiliser Microsoft comme Digital Workplace à part entière ?
Il existe une solution alternative qui ne demande pas de développement spécifique. En effet, la stratégie de l'entreprise Microsoft est basée sur le partenariat qui complète les fonctionnalités de ses solutions.
Mozzaik365 fait partie de ces partenaires. Nous proposons une solution fluide et complète pour permettre aux entreprises de mettre en œuvre leur Digital Workplace depuis leur environnement Microsoft. C’est facile, et rapide : notre solution permet en effet de créer un espace entièrement personnalisé en moins de 3 semaines !
Une Digitale Workplace rassemble des outils numériques au sein de l'intranet de l'entreprise. Accessible aux équipes de terrain et de bureau, il vise à améliorer l'expérience numérique des employés.
Quelle est la différence entre un intranet et une Digital Workplace ?
La Digital Workplace est une extension de l'intranet, axée sur la collaboration interne. Il s'agit d'un environnement de travail numérique accessible à tous, partout.
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