Une transformation numérique ne se fait pas toujours sans heurts. Voici 5 erreurs à éviter.
La transformation numérique est aujourd'hui un enjeu majeur pour les organisations. Ce n'est pas pour rien que41%des entreprises françaises (60% pour les PME) estiment que le numérique contribue à augmenter leur chiffre d'affaires ! Efficacité accrue, gain de temps et de productivité, acquisition de nouveaux clients.... Les vertus du numérique sont nombreuses.
Cependant, entamer la transformation numérique de son entreprise ne se fait pas toujours sans heurts. Aux difficultés techniques s'ajoutent parfois des résistances au changement de la part de certains salariés. Mais pas de panique : ces obstacles ne sont pas une fatalité. Pour vous faciliter la tâche, nous avons dressé une liste de 5 erreurs à éviter lors de la mise en œuvre de votre transformation digitale !
#1 Ne pas créer une culture numérique au sein de l'entreprise
Dans une entreprise, les employés viennent généralement d'horizons différents. Certains sont des "digital natives", d'autres sont nés bien avant l'internet... Pour toutes ces raisons, il est important de créer une culture commune qui comble les différences entre les employés. La mise en œuvre d'un tel changement prend du temps, mais c'est un défi passionnant. Il est important de montrer à tous les employés l'intérêt pratique et l'utilité des nouvelles technologies, en s'appuyant sur des exemples. Actions de communication, formation, installation de nouveaux outils et applications... Il existe de nombreuses façons de mettre en place et d'installer une culture numérique dans l'entreprise. Ceci est d'autant plus important que, dans les entreprises qui utilisent des outils numériques de communication interne, la productivité augmente de 20 à 25% (étude McKinsey, 2012).
Pour aller plus loin, voici notre guide pour créer une culture d'entreprise forte 💪
Bien entendu, il est important d'établir au préalable une feuille de route. Il s'agit de définir les objectifs prioritaires, mais aussi les départements (métiers) les plus concernés par la numérisation.
#2 Ne pas choisir les bons outils
Aucune transformation numérique ne peut se faire sans les bons outils. C'est pourquoi il est essentiel de choisir des outils qui allient sécurité et efficacité, qui offrent des fonctionnalités intéressantes (par exemple, qui permettent aux employés de gagner du temps) et qui ont le pouvoir de faire évoluer l'environnement informatique de l'entreprise. Par exemple, si vous souhaitez créer des intranets collaboratifs qui impliqueront tous vos employés, Mozzaik365 est une solution fiable et facile à utiliser. 100% sécurisée, notre extension ajoute 50 fonctionnalités supplémentaires à Teams et SharePoint.
💡Pour vous aider à choisir les bons outils, découvrez notre sélection à travers notre article sur le "Top 9 des outils qui ont digitalisé votre entreprise" .
Qu'en est-il de ceux qui utilisent ces nouveaux outils ? Nous recommandons d'adopter une approche d'adoption par les utilisateurs, c'est-à-dire que l'utilisation des outils doit devenir automatique pour tous les utilisateurs. Pour cela, les utilisateurs doivent être au centre du changement (User Centric) et adapter les outils à leurs pratiques, et non l'inverse. En d'autres termes, il ne s'agit pas d'imposer de nouveaux outils aux employés, mais de leur proposer de les intégrer au fur et à mesure.
Enfin, il est important de rationaliser le changement. Il n'est évidemment pas possible de tout mettre en œuvre immédiatement, pour des raisons de temps et de budget. C'est pourquoi il est préférable de procéder progressivement, ce qui permet en même temps de renforcer la confiance des utilisateurs en leur donnant le temps de s'adapter, fonctionnalité par fonctionnalité.
#3 Ne pas impliquer les bonnes personnes
La transformation numérique n'est pas qu'une question d'outils : c'est aussi (et surtout) une question humaine. Ainsi, la direction doit être convaincue de la transformation à opérer et des bénéfices qu'elle apporte.
Il est essentiel de comprendre les enjeux et les méthodes de la gestion du changement, afin d'anticiper les risques et de faire face aux enjeux en adoptant la bonne stratégie de gestion du changement.
Avant tout, le dirigeant doit donner l'exemple et la posture du changement et impliquer son personnel. D'autres personnes peuvent ensuite prendre le relais.
3.1 Créer une équipe de projet stable et engagée
Si une expertise externe peut être nécessaire dans la mise en œuvre d'une transformation numérique, elle doit être complétée par une équipe projet interne qui connaît l'entreprise et ses objectifs. Le rôle de cette équipe doit être de mettre en œuvre et d'ancrer le changement, tout en communiquant régulièrement sur les étapes à franchir. Il n'est pas obligatoire que les membres de l'équipe proviennent du même département : l'important est que l'équipe de projet soit polyvalente, experte et convaincue par le sujet. En revanche, il est important que l'équipe soit soudée et ait des objectifs communs.
3.2 Concevoir des outils professionnels en impliquant les utilisateurs
Face à la multitude d'outils numériques, il est facile de se perdre... ou de résister au changement. C'est pourquoi il est important, lors de la conception des outils, de s'assurer qu'ils sont faciles à utiliser et qu'ils offrent aux employés de nombreux avantages (gain de temps ou de productivité, par exemple). Pour ce faire, quoi de mieux que d'impliquer directement les utilisateurs, par exemple en organisant des sessions de formation en groupe ? Ce sera l'occasion de les sensibiliser aux possibilités offertes par la Digital Workplace, comme l'organisation d'événements ou le partage d'actualités ciblées.
3.3 Communiquer sur les nouvelles utilisations à la fin du projet
La clarté des objectifs de la transformation numérique d'une organisation et la capacité à les communiquer efficacement sont cruciales pour promouvoir le changement. Il est donc judicieux d'accompagner ce projet d'un plan de communication. L'objectif est de convaincre, mais aussi de guider et de rassurer les employés tout au long du changement. On sait que 70 % des salariés sont plus fidèles à une entreprise si elle communique clairement en interne ! D'où l'importance de communiquer de manière transparente sur les nouvelles pratiques mises en place. Ce qui nous amène à l'erreur suivante...
#4 Ne pas communiquer les changements aux utilisateurs
La mise en œuvre de changements organisationnels demande beaucoup de temps, d'efforts et d'énergie. C'est une erreur de croire que les utilisateurs s'adapteront rapidement à ces changements ! C'est avant tout un processus long : il est donc nécessaire de parler du projet en amont (pour préparer les esprits), de communiquer sur son avancement et sur les points faibles qu'il permet de résoudre, d'évoquer les défis auxquels il répond, de répondre aux questions, de proposer des formations, etc. L'objectif est d'éduquer les salariés à accepter puis à intégrer le changement, jusqu'à les rendre acteurs de ce changement (voir notre article sur la conduite du changement en entreprise).
📌 Pour aller plus loin sur ce sujet, explorez notre guide pour créer une culture d'entreprise digitale
#5 Croire que le projet se termine avec le déploiement
Le projet de transformation ne s'arrête pas une fois qu'il a été déployé : au contraire, il vient à peine de commencer ! En effet, la transformation numérique est un processus long et complexe qui nécessite des ajustements constants. Et ce, tant sur le plan technique que sur le plan humain... Un bon moyen d'identifier les ajustements nécessaires est de mettre en place un outil de feedback, qui permet aux utilisateurs de donner leur avis en temps réel. Mais ce n'est pas tout. Il faut encadrer les usages pour les intégrer dans le temps, les faire évoluer en fonction des retours et des besoins des utilisateurs, former les nouveaux collaborateurs, décommissionner les anciens outils, anticiper les usages futurs, etc. Un travail qui demande du temps... et de la patience.
Conclusion
Un projet de transformation numérique prend toujours du temps. Il ne s'agit pas simplement de mettre en place de nouveaux usages et/ou de nouvelles solutions : il s'agit aussi de faire accepter le changement aux collaborateurs et d'ancrer ces nouvelles pratiques dans leur quotidien. Un défi qui demande de la patience, et qui nécessite d'éviter certaines erreurs courantes que nous avons listées dans cet article !
Ce qu'il faut retenir
Les 5 erreurs à éviter sont :
📌 Ne pas numériser son entreprise ;
📌 Ne pas choisir les bons outils ;
📌 Ne pas impliquer les bonnes personnes ;
📌 Ne pas créer de communication avec les utilisateurs ;
📌 Arrêter le projet après la phase de déploiement.
