Microsoft Teams : nouveautés à Ignite 2021

Le travail de groupe est plus facile à distance

La crise sanitaire et les périodes de blocage qui ont suivi ont incité les entreprises à mettre en place le télétravail à grande échelle. Pour de nombreux salariés, cette généralisation du télétravail a eu un impact positif : amélioration de la concentration, gain de temps et de productivité, motivation accrue... Il restait néanmoins une grande inconnue : la gestion du télétravail collaboratif. Contraintes par la situation, les entreprises ont dû développer de nouveaux modèles de collaboration. Quitte à découvrir que ce mode de gestion de projet présente de nombreux avantages.

Le travail de groupe à distance contribue à maintenir la cohésion des équipes en leur imposant un niveau élevé de communication et de partage. Les informations sont transmises en temps réel et les documents sont accessibles à tous les employés grâce à des plateformes de partage de documents.

En outre, l 'utilisation de plateformes et d'applications collaboratives permet d'aller droit au but et d'éviter les réunions inutiles et les courriers électroniques non désirés. Grâce aux outils numériques, les décisions prises par les employés sont entièrement orientées vers la qualité, et pas seulement vers la pratique.

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Ces applications et outils numériques garantissent la meilleure continuité possible des activités de l'entreprise, même lorsque les employés travaillent à distance. En outre, le temps gagné sur les trajets domicile-travail permet un déroulement plus fluide et plus rapide des projets.

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Améliorer l'expérience des utilisateurs dans les réunions

La généralisation du travail hybride a conduit Teams à introduire un certain nombre d'innovations dans les outils de collaboration pour ces nouveaux usages. L'une de ces innovations est la possibilité d'insérer le flux de la caméra Teams dans une présentation Powerpoint. L'objectif ? Rendre les présentations aussi efficaces en ligne qu'en personne. Concrètement, les utilisateurs peuvent désormais configurer où et comment ils apparaissent via la nouvelle fonction Caméo, un nom emprunté au vocabulaire cinématographique(le caméo désigne l'apparition soudaine d'une personne célèbre au théâtre ou au cinéma).

Cette fonction permet au présentateur d'une présentation PowerPoint d'insérer le flux de la caméra Teams à l'endroit le plus approprié, en fonction de la disposition de ses diapositives. Grâce à cette fonctionnalité, les employés n'ont plus à se sentir obligés de se rendre au bureau lorsqu'ils ont une présentation à faire, puisqu'ils peuvent désormais le faire n'importe où. En rendant visible le présentateur de la réunion, Cameo aide les participants à s'engager et à maintenir le contact visuel.  

Une autre nouveauté est l'arrivée du Speaker Coach dans Teams, un formateur virtuel qui utilise l'intelligence artificielle pour fournir aux employés des bonnes pratiques personnalisées dans la mise en œuvre du travail à distance. Il les soutient dans leur travail quotidien, qu'il s'agisse d'organiser leur temps, de respecter le temps de parole lors des réunions ou de trouver la meilleure façon de s'adresser à leur auditoire.

Enfin, la nouvelle fonction RSVP dans Outlook permet aux employés de notifier leur présence (physique ou à distance) à une réunion et d'indiquer les plages horaires pendant lesquelles ils sont disponibles.

Toutes ces fonctionnalités sont adaptées aux nouveaux usages et facilitent grandement le travail collaboratif, surtout lorsqu'il est effectué à distance.  

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L'intelligence artificielle au service de la productivité

En outre, de nouvelles fonctionnalités ont été intégrées dans les salles d'équipe, notamment l'utilisation de caméras intelligentes pour faciliter le suivi des réunions et la reconnaissance des différents participants.

Autre changement majeur, les fonctions de sous-titrage en direct et de transcription des réunions de Teams sont désormais disponibles dans 27 nouvelles langues. Auparavant, les fonctions de sous-titrage et de transcription en direct basées sur l'IA n'étaient disponibles que pour les utilisateurs anglophones. L'application a étendu cette capacité à de nouvelles langues, dont le français, l'allemand et le japonais. Les équipes peuvent désormais détecter le contenu et les sous-titres en temps réel lors d'une réunion. Les sous-titres incluent l'attribution du locuteur, ce qui permet à tous les collaborateurs de voir non seulement ce qui est dit, mais aussi qui le dit.

Si elle est soutenue par la gestion du changement cette mise à jour devrait contribuer à accroître la productivité et l'engagement dans les réunions.

Mesh permet aux participants à des réunions à distance d'interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs.

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Travail hybride dans le métavers avec Mesh

La transformation des usages et des méthodes de travail n'est pas qu'une révolution culturelle. Le passage au travail hybride s'accompagne aussi de nouveaux enjeux de sécurité et de flexibilité, avec notamment une accélération des solutions de stockage multi-cloud. Elle s'accompagne également de nouveaux outils technologiques, qui ont le potentiel de révolutionner notre façon de travailler et surtout de collaborer.

C'est le cas du métavers, qui peut être défini comme un ensemble d'espaces virtuels interconnectés dans lesquels les utilisateurs partagent des expériences immersives en temps réel (par exemple par le biais d'avatars). Cette nouvelle dimension technologique est rendue possible par la convergence de l'internet des objets (IoT), de l'intelligence artificielle et de la réalité mixte.

Le métavers de l'entreprise se reflète dans l'arrivée de Mesh in Teams. Il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité qui permet aux participants à des réunions à distance d'interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs. Cette fonctionnalité est accessible depuis n'importe quel appareil et ne nécessite aucun équipement particulier. Grâce à la réalité mixte, des personnes physiquement éloignées peuvent participer à des expériences de collaboration partagées, ce qui permet de maintenir un sentiment de présence physique - malgré la distance - et de renforcer ainsi la cohésion de l'équipe.

💡 Pour aller plus loin et renforcer la cohésion d'équipe, voici nos 7 conseils pour booster la communication interne au sein d'une Digital Workplace.

Ce qu'il faut retenir

📌La combinaison du travail en présentiel et à distance a bouleversé les structures traditionnelles en même temps que les usages des salariés ;

📌Ce nouveau mode de travail a pourtant montré ses multiples avantages. A commencer par la facilitation du travail en groupe, le renforcement des pratiques de communication et la plus grande efficacité des salariés dans l'exécution de leurs tâches ;

📌L'intelligence artificielle a également amélioré le quotidien des salariés qui travaillent à distance. On l'a vu avec les nouvelles fonctionnalités de l'application Teams, comme Loop, Cameo pour les présentations à distance, ou encore Mesh.

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