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En 2017, según un estudio realizado por Cap'Com, tres cuartas partes de los entes locales y establecimientos públicos encuestados afirmaron disponer ya de una plataforma de este tipo, y tres cuartas partes de los que aún no estaban equipados tenían previsto crear una intranet en breve.
Ante el legítimo entusiasmo de las administraciones y empresas públicas por esta tecnología, surge una pregunta: ¿cómo crear una intranet en el sector público?
¿Le interesa este tema? En este artículo, Mozzaik365 te da las claves para llevar a cabo este proyecto y encontrar lo más fácilmente posible un proveedor adaptado a las necesidades de tu estructura y de tus trabajadores .
¡Disfrute de la lectura!
El valor de una intranet para los trabajadores de los servicios públicos
Las intranets son una solución de comunicación y colaboración imprescindible tanto para el sector privado como para el público . Según el citado estudio de Cap'Com, el 70% de las organizaciones públicas que disponen de una intranet de comunicación interna la consideran una herramienta de la que no pueden prescindir.
Y por una buena razón, una plataforma de intranet facilita el intercambio de información (información de RRHH, Quién es Quién, etc.) y la orientación de las comunicaciones a las poblaciones interesadas, por ejemplo gracias a un"Muro de Noticias" personalizado. Pero eso no es todo...
Un espacio de trabajo digital también fomenta la colaboración interna, especialmente cuando los funcionarios y empleados trabajan a distancia o sobre el terreno. Proporciona acceso a herramientas de coedición (Microsoft Whiteboard, Excel Live, Word, etc.), listas de tareas compartidas y Wikis para crear una base común de conocimientos.
Por último, cuando incluye una red social interna y lleva los colores de la organización, un portal de intranet es un canal de difusión de la cultura de la organización y un vector de cohesión entre los empleados. Rompe silos, refuerza el espíritu de equipo y fomenta el sentimiento de pertenencia entre trabajadores y empleados.
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Las particularidades de un proyecto de intranet en el sector público
Aunque los beneficios de un lugar de trabajo digital son idénticos para las entidades públicas y privadas, los proyectos de intranet llevados a cabo por el sector público presentan ciertas especificidades.
Ante todo, la solución elegida debe ofrecer el máximo nivel de seguridad informática para garantizar la integridad de los datos, especialmente los de los usuarios y electores. Por ejemplo, Microsoft365 ofrece protección contra el acceso no autorizado y las amenazas en línea, incluidos el ransomware y los correos electrónicos maliciosos.
A continuación, se designa al proveedor de servicios encargado de la creación y mantenimiento de la intranet tras una licitación o se elige entre un grupo de compras públicas como la "Union des Groupements d'Achats Publics", o UGAP.
💡 ¿Sabías que...? UGAP es un intermediario entre los proveedores y los clientes públicos. Ofrece a estos últimos un catálogo de editores ya seleccionados tras licitaciones, en cumplimiento de las normas de contratación pública. Gracias a esta central de compras pública, los actores públicos ahorran tiempo, dinero, seguridad y simplifican sus compras. Y, la guinda del pastel: ¡el Lugar de trabajo digital Mozzaik365 está referenciado en el catálogo de editores múltiples de la UGAP!
Pasos para implantar una intranet en el sector público
Dadas las particularidades de los proyectos de intranet llevados a cabo por organismos públicos, la implantación de un puesto de trabajo digital destinado a una administración, una comunidad o una empresa pública debe seguir varios pasos que son específicos. He aquí algunas de ellas:
Paso 1: Hacer balance con las partes interesadas
El primer paso para crear una intranet es hacer balance de la existente. En esta fase, si tu organización ya dispone de un espacio de trabajo digital, debes recabar opiniones al respecto: qué conviene a los usuarios y al departamento informático, qué funciones faltan, qué podría mejorarse, etc.
Paso 2: Redactar un pliego de condiciones
La creación de un documento de especificaciones es un paso clave en la creación de una intranet. Este documento servirá de hoja de ruta a lo largo del proyecto, determinando las distintas características de su lugar de trabajo digital y, por último, permitirá a su proveedor saber lo que espera de él.
Su pliego de condiciones debe dividirse en diferentes secciones:
- Una presentación de su empresa, su contexto y sus objetivos;
- Una descripción de sus necesidades funcionales y limitaciones técnicas;
- Una descripción de los servicios que espera de su proveedor (planificación, entregas, asistencia, etc.);
- Una descripción de la intranet que desea obtener in fine (casos de uso, experiencia de usuario, etc.).
👍 ¿Necesita ayuda para establecer sus especificaciones? Consulte nuestro documento de especificaciones descargable y rellénelo para realizar un proyecto de intranet completo.
