Créer un modèle de site SharePoint : Le guide complet

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, une gestion efficace de l’information et une collaboration sont primordiales pour toute organisation. SharePoint, la plateforme collaborative de Microsoft, est un outil puissant pour atteindre ces objectifs. Cependant, pour maximiser son potentiel, il est essentiel d’assurer la cohérence et la standardisation entre vos sites. C’est là que les modèles de sites SharePoint entrent en jeu.

Ce guide complet expliquera étape par étape comment créer un modèle de site SharePoint personnalisé, que ce soit en utilisant des fonctionnalités natives de SharePoint ou des solutions tierces comme Mozzaik365. Que vous soyez administrateur SharePoint, développeur ou utilisateur avancé, vous découvrirez comment standardiser vos sites, économiser un temps précieux et optimiser la gestion de votre contenu.

Pourquoi les modèles de sites SharePoint sont-ils essentiels?

Les modèles de sites SharePoint sont plus qu’une simple commodité; Ils sont une pierre angulaire de l’efficacité et de la gouvernance dans votre environnement collaboratif. Voici pourquoi ils sont indispensables :

• Cohérence et standardisation : Ils s’assurent que tous les sites créés à un but similaire (par exemple, sites de projets, sites de départements) ont la même structure, navigation, bibliothèques et listes. Cela offre une expérience utilisateur uniforme et réduit la confusion.
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• Économies de temps et efficacité : Au lieu de recréer manuellement les mêmes éléments (colonnes, vues, pages) pour chaque nouveau site, un modèle vous permet de déployer une structure complète en seulement quelques clics.
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• Réduction des erreurs : En utilisant un modèle pré-validé, vous minimisez le risque d’erreurs de configuration ou d’omissions qui pourraient survenir lors de la création manuelle.
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• Faciliter la gouvernance : Les modèles aident à faire respecter les règles et structures prédéfinies de votre organisation, assurant la conformité et une meilleure gestion du contenu.
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• Déploiement accéléré : Les nouveaux projets ou équipes peuvent démarrer rapidement avec un environnement de travail structuré et prêt à l’emploi.
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• Amélioration de l’adoption par les utilisateurs : Les sites uniformes sont plus faciles à naviguer et à comprendre, ce qui favorise une meilleure adoption de SharePoint par les utilisateurs.

Prérequis et considérations initiales

Avant de commencer à créer votre modèle de site SharePoint, il y a quelques éléments à considérer :

• Permissions requises : Pour créer et gérer des modèles, vous avez généralement besoin des droits d’administrateur de collection de site ou d’administrateur de site sur le site que vous souhaitez transformer en modèle.
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• Version SharePoint : Les étapes peuvent varier légèrement d’un SharePoint à l’autre en ligne (Microsoft 365) et SharePoint Server (2013, 2016, 2019). Ce guide portera principalement sur SharePoint en ligne Mais je mentionnerai des différences clés.
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• Contenu et fonctionnalités inclus/exclus : Il est crucial de comprendre que certains éléments ne sont pas toujours inclus dans les modèles de sites natifs, comme des flux de travail complexes, des permissions uniques définies au niveau de l’article, ou un très grand volume de contenu. Une planification minutieuse est donc essentielle.
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• Planification : Avant de commencer, définissez clairement les objectifs de votre modèle, votre public cible et les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin. Que devrait inclure votre modèle? Quelles bibliothèques, listes, pages et parties Web sont essentielles?

Étapes pour créer un modèle de site SharePoint (natif)

Créer un modèle de site SharePoint en utilisant des fonctionnalités natives est un processus relativement simple, mais cela demande de la rigueur.

A. Créer le site de base

Commencez par créer un site SharePoint qui servira de base à votre modèle.

• Choisissez le bon type de site : Sélectionnez le type de site qui correspond le mieux à l’objectif de votre modèle (par exemple, un « site d’équipe » pour la collaboration interne ou un « site de communication » pour la diffusion de l’information).
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• Nommez le site de façon descriptive : Donnez un nom clair à votre site de base, par exemple « Site modèle de projet » ou « Site modèle du département RH ».

B. Personnaliser le site

C’est l’étape où vous configurez votre site pour répondre à vos besoins spécifiques.

Structure et navigation :

• Créez les bibliothèques de documents nécessaires avec des colonnes personnalisées (par exemple, statut, date d’échéance, type de document) et des vues (par exemple, « Documents en cours », « Documents finalisés ») dont vous avez besoin.
• Configurez des listes pertinentes (par exemple, liste de tâches, calendrier d’événements, liste de contacts) avec leurs colonnes spécifiques.
• Organisez la navigation en ajoutant des liens rapides pertinents dans le menu du haut ou de gauche.

Pages et parties web :

• Concevez des pages d’accueil et des sous-sites attrayants si nécessaire.
• Ajoutez et configurez des Web Parts utiles (par exemple, Web Part textuel, image Web Part, actualités, événements, liens rapides).

Thèmes et image de marque :

• Appliquez un thème personnalisé ou un thème d’entreprise pour assurer la cohérence visuelle.
• Ajoutez le logo de votre organisation.

Permissions (si applicable) : Définissez les groupes de sécurité SharePoint par défaut que vous souhaitez inclure dans le modèle (par exemple, « Membres du projet », « Visiteurs du projet »). Note importante : Les permissions uniques définies au niveau de l’élément ou du dossier ne sont généralement pas conservées dans les modèles natifs.

Contenu par défaut (optionnel) : Vous pouvez ajouter des exemples, des pages ou des éléments de liste pour guider les utilisateurs qui créeront un site à partir de ce modèle.

C. Enregistrer le site comme modèle

Une fois votre site configuré, vous pouvez le sauvegarder.

• Va dans les paramètres du site (généralement via l’icône d’engrenage en haut à droite).
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• Sous « Actions du site », cliquez sur l’option « Enregistrer le site comme modèle ».
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• Donnez à votre fichier modèle un nom (.wsp), un titre (qui apparaîtra dans la galerie de modèles) et une description.
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• Décidez si vous souhaitez inclure du contenu du site dans le modèle. Si vous cochez cette option, les documents existants et les éléments de la liste seront copiés. Si vous ne vérifiez pas, seule la structure sera copiée.

Alternative moderne à SharePoint : Si l’option « Enregistrer le site comme modèle » n’est pas disponible, utilisez Site Scripts et Site Designs ou le cadre de provisionnement PnP pour exporter votre configuration et la déployer sur de nouveaux sites. Cette approche est plus robuste pour les sites modernes et soutient l’automatisation à grande échelle.

Utilisez le PowerShell PnP ou la CLI PnP pour extraire la configuration de votre site de base dans un modèle de provisionnement.

• Ce modèle capturera la structure du site, les listes, les types de contenu, les vues, la navigation, les pages et les thèmes appliqués.
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• Vous pouvez personnaliser le modèle (XML/JSON) pour affiner ce qui est inclus ou exclu.

D. Télécharger le modèle (si nécessaire pour SharePoint Server ou réutilisation)

Pour SharePoint Server, ou si vous souhaitez réutiliser le modèle sur une autre collection de sites ou environnement, vous devrez télécharger le fichier .wsp .

• Allez dans la galerie de solutions (généralement dans les paramètres de collection du site).
• Trouvez votre fichier .wsp et téléchargez-le.

E. Téléverser et activer le modèle

Pour SharePoint en ligne: Une fois le site enregistré comme modèle, il apparaîtra généralement automatiquement dans la liste des modèles disponibles lors de la création d’un nouveau site au sein de la même collection de sites.

Pour SharePoint Server :

• Téléversez le fichier .wsp dans la galerie de solutions de la nouvelle collection de sites où vous souhaitez l’utiliser.
• Activez la fonction modèle dans les paramètres de la collection de sites.

Note de déploiement moderne : Dans SharePoint en ligne, déployer un modèle .wsp n’est possible que pour les sites classiques. Pour les sites modernes, la réutilisation se fait par conception de sites ou par provisionnement scripté plutôt que par téléversement manuel des fichiers .wsp.

F. Créer un nouveau site à partir du modèle

Maintenant que votre modèle est prêt, vous pouvez créer de nouveaux sites à partir de celui-ci.

• Lors de la création d’un nouveau site (par exemple, via le Centre d’administration SharePoint ou directement à partir d’un site existant), vous aurez la possibilité de sélectionner votre modèle personnalisé parmi la liste des modèles disponibles.

Conseil pour l’expérience moderne : Avec Site Designs, vous pouvez rendre les modèles disponibles directement dans l’interface de création de sites SharePoint et même automatiser des étapes supplémentaires (par exemple, appliquer un thème, ajouter des liens de navigation) immédiatement après la création du site.

Alternative : Créer et appliquer un modèle de site SharePoint avec Mozzaik365

Site Factory de Mozzaik365 est une fonctionnalité puissante qui simplifie et automatise la duplication des sites SharePoint modernes à partir des modèles. Il offre une approche plus centralisée et robuste que les fonctionnalités natives, surtout pour la gouvernance et les déploiements à grande échelle.

A. Aperçu de l’usine du site Mozzaik365

La Site Factory de Mozzaik365 vous permet de dupliquer rapidement et facilement des sites SharePoint à partir de modèles. Elle se distingue par deux actions principales :

• Créez et extrayez un modèle : À partir d’un site SharePoint existant, vous pouvez extraire un modèle.
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• Appliquer un modèle à un site : Un modèle sauvegardé peut être appliqué à un site SharePoint existant, transférant sa structure et son contenu.

Un modèle Mozzaik est une reproduction fidèle de la plupart des éléments d’un site SharePoint, y compris :

• Les bibliothèques, leurs paramètres, et leur contenu (pages, documents, événements).
• Les listes et leur contenu.
• Taxonomie spécifique au site.
• Paramètres de recherche spécifiques au site.
• Permissions de groupe SharePoint.
• Éléments d’apparence (logo, en-tête).

B. Prérequis techniques pour Mozzaik365

Pour utiliser Site Factory de Mozzaik365, assurez-vous de respecter les conditions suivantes :

Droits de demande : Site Factory exige des droits spécifiques, qui sont accordés via l’application Azure Mozzaik365 Site Engine. Plus d’informations sont disponibles dans la documentation « Prérequis et installation de Mozzaik365 ».

Accès utilisateur : L’utilisateur doit avoir accès à la Site Factory dans le configurateur Mozzaik365. Cet accès est géré par l’administrateur global Mozzaik365 via le menu de gestion des utilisateurs.

Permissions SharePoint :

• L’utilisateur doit être administrateur de site du site qu’il souhaite extraire comme modèle.
• L’utilisateur doit être administrateur de site du site auquel il souhaite appliquer un modèle.

C. Créer un modèle avec Mozzaik365

La création d’un modèle avec Mozzaik365 se fait en extrayant un site SharePoint existant.

Procédé : Un modèle est créé en extrayant un site SharePoint existant.

Étapes à suivre :

1. Créez un site SharePoint du même type (équipe ou site de communication) et avec le même langage par défaut que le site cible où vous prévoyez d’appliquer le modèle.
2. Personnalisez ce site en intégrant toutes les bibliothèques, listes, pages, parties Web et éléments de marque que vous souhaitez trouver dans votre modèle. ‍
3. Vérifiez vos droits : Assurez-vous d’être administrateur de site du site à extraire. Sinon, demandez ce rôle à votre administrateur SharePoint.
4. Accédez à la Site Factory dans le configurateur Mozzaik365.
5. Sélectionnez « Créer un modèle ».
6. Remplissez les informations requises : un nom pour le modèle, l’URL du site à extraire et la catégorie du site SharePoint (site d’équipe ou site de communication). Valide.

D. Appliquer un modèle avec Mozzaik365

Une fois vos modèles créés, vous pouvez les appliquer à vos sites existants.

Procédé : Appliquez un modèle existant à un site SharePoint cible.

Étapes à suivre :

1. Copiez l’URL du site SharePoint auquel vous souhaitez appliquer votre modèle.
2. Vérifier la compatibilité : Le type de site et la langue par défaut du site cible doivent correspondre à ceux du modèle pour que l’application soit possible
3. Vérifiez vos droits : Assurez-vous d’être administrateur de site du site cible.
4. Accédez à la Site Factory dans le configurateur Mozzaik365.
5. Choisissez le modèle que vous souhaitez appliquer.
6. Entrez l’URL du site SharePoint cible et cliquez sur « Postuler ».

Surveillance : Vous pouvez suivre l’avancement de l’application modèle dans l’historique de Site Factory, ce qui vous permettra de vérifier si l’opération s’est terminée avec succès ou si une erreur s’est produite.

Meilleures pratiques pour les modèles de sites SharePoint

Peu importe la méthode choisie, adopter les meilleures pratiques est crucial pour le succès de vos modèles de sites SharePoint :

• Planification minutieuse : Définissez précisément les besoins et objectifs de chaque type de site avant de créer le modèle.
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• Simplicité : Ne surchargez pas le modèle avec des fonctionnalités inutiles ou du contenu excessif. Un modèle simple est plus facile à gérer et à maintenir.
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• Tests rigoureux : Testez toujours votre modèle dans différents scénarios et avec différents utilisateurs pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu et répond aux besoins.
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• Documentation : Documentez chaque modèle : son objectif, son contenu, ses éléments personnalisés et ses instructions d’utilisation pour les administrateurs et les utilisateurs finaux.
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• Contrôle de version : Mettez en place un processus de contrôle de version pour vos modèles. Les environnements SharePoint évoluent, et vos modèles devront être mis à jour en conséquence.
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• Gouvernance : Établissez des politiques claires sur qui peut créer des modèles, qui peut les utiliser et comment ils doivent être maintenus.
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• Formation des utilisateurs : Assurez-vous que les utilisateurs finaux sont formés à l’utilisation des sites créés à partir de ces modèles, afin d’en maximiser l’adoption et l’efficacité.

Problèmes courants et dépannage

Créer et appliquer des modèles peut parfois rencontrer des obstacles. Voici quelques problèmes courants et des conseils de dépannage :

• Taille du modèle : Les fichiers .wsp (pour les modèles natifs) ont des limites de taille (souvent 50 Mo pour SharePoint en ligne). Si votre site est trop volumineux, le modèle ne peut pas être sauvegardé. Réduisez le contenu inclus.
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• Fonctionnalités non incluses : N’oubliez pas que les flux de travail SharePoint Designer, les permissions uniques au niveau des éléments et certaines fonctionnalités complexes ne sont pas toujours inclus dans les modèles natifs. Prévoyez des étapes manuelles ou des solutions alternatives pour ces éléments.
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• Dépendances : Si votre site modèle utilise des fonctionnalités personnalisées ou des Web Parts qui ne sont pas activées ou déployées sur le site cible, créer le site à partir du modèle échouera. Assurez-vous que toutes les dépendances sont présentes sur le site cible.
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• Erreurs lors de la création du site : Des messages d’erreur génériques peuvent apparaître. Consultez les journaux ULS (pour SharePoint Server) ou le centre d’administration SharePoint (pour SharePoint en ligne) pour plus de détails. Souvent, cela est lié à des problèmes de permissions, à la taille du modèle ou à des fonctionnalités manquantes.

Conclusion

Créer des modèles de sites SharePoint est une stratégie essentielle pour toute organisation souhaitant optimiser la gestion de son contenu et la collaboration. Que vous utilisiez des fonctionnalités natives de SharePoint ou des solutions avancées comme Site Factory de Mozzaik365, les avantages en termes de cohérence, d’efficacité et de gouvernance sont indéniables.

En investissant du temps dans la planification et la création de modèles bien conçus, vous permettrez à vos équipes de démarrer plus rapidement, de travailler de façon plus structurée et, de façon générale, d’améliorer l’expérience utilisateur de votre plateforme SharePoint. N’attendez pas, commencez dès aujourd’hui à créer vos propres modèles et transformez la façon dont votre organisation utilise SharePoint!