Comment tirer pleinement parti de Microsoft Teams pour collaborer avec votre équipe ?
Teams est la plateforme de collaboration phare de Microsoft 365, avec 250 millions d'utilisateurs actifs quotidiens d'ici fin 2021. Cette application regorge de fonctionnalités et il est facile de s'y perdre. Parmi les fonctionnalités les plus connues, citons le chatla vidéoconférence et le partage de documents. Mais ce n'est pas tout. Comment tirer le meilleur parti de Microsoft Teams pour collaborer au sein de vos équipes?
Voici une liste d’astuces qui feront passer votre équipe au niveau supérieur.
1. Bien organiser ses équipes dès le départ
1.a Lier Teams et SharePoint
SharePoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft. Elle permet, entre autres, de stocker, d'organiser, de partager et de consulter des informations de manière sécurisée. Une erreur à ne pas commettre est d'utiliser Teams et SharePoint de manière totalement indépendante. En effet, SharePoint vous permet de conserver des documents synchronisés et toujours à jour dans le nuage. Lorsque vous créez une équipe Teams, celle-ci crée automatiquement un site SharePoint. Dans l'autre sens, vous pouvez également synchroniser un site SharePoint sur Teams. De cette manière, tous vos documents SharePoint sont accessibles à votre équipe pour qu'elle puisse travailler ensemble dans l'application Teams.
💡 Astuce ! Ajoutez une image à votre équipe Teams pour la rendre plus facilement reconnaissable.
1.b Créer des canaux
<span>Une fois votre équipe créée et liée à votre <b>SharePoint</b>, vous aurez besoin d’ajouter des canaux de discussion. Ces canaux font référence à des thématiques de travail, selon l’équipe créée. Un canal figure par défaut : « <b>Général </b>». Ce canal ne peut être supprimé et différentes utilisations peuvent en être faite.</span>
💡 Chez Mozzaik, nous utilisons ce canal comme lieu principal pour les conversations et annonces génériques, ne pouvant s’apparenter à aucun autre canal spécifique.
De plus, dans les canaux vous pouvez réaliser des annonces. Cela permet une mise en forme particulière avec plus d’options et un fond.
💡️ Le conseil de Mozzaik365 : Ajouter des émojis à chaque canal. Cela permet de les rendre plus mémorisable et de les distinguer rapidement en un coup d’œil. Utilisez de préférence des émojis en rapport avec le titre du canal et le tour est joué. Pour afficher la liste des émojis, il existe un raccourci : [Windows] + [.], un vrai gain de temps !
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2. Organiser les onglets d’applications.
<span>Teams permet d’accéder à un grand nombre d’applications. Pour chacun des canaux, ajoutez les applications utiles à la collaboration de votre équipe pour les retrouver facilement.</span>
Pour ce faire, sélectionnez le bouton [+] dans la barre d’application puis choisissez laquelle vous souhaitez épingler.
Vous pourrez ensuite accéder à certains paramètres vous permettant de renommer l’onglet, l’agrandir en plein écran, l’ouvrir dans une fenêtre indépendante ou depuis le web.
💡️ Le conseil de Mozzaik365 : Privilégiez les applications intégrées dans Teams pour simplifier le suivi des tâches et la collaboration. En effet, en passant par les applications Microsoft, vous pourrez avoir accès à tout ce dont vous avez besoin depuis un seul et même lieu : Teams. Cela vous permettra de mieux gérer vos tâches notament grâce à Task et Planner.
<span>Une fois cela fait, nous pouvons dire que votre équipe Teams est prête ! Mais cela ne s’arrête pas là pour tirer pleinement profit de cette application. Voici la suite des astuces à connaître pour être plus efficace sur Teams.</span>
3. Les astuces du chat Teams
3.1 Ajouter des onglets dans le chat
De la même façon que dans un canal Teams, vous pouvez épingler des applications dans une conversation. En revanche, il n’est pas possible d’y épingler certaines applications comme Planner, To do, Task ou encore List.
3.2 Épingler les conversations
Lorsque les conversations s'accumulent, épingler vos conversations préférées peut vous faire gagner du temps. Pour ce faire, cliquez sur [...] à côté de la conversation, puis sur épingler.
3.3 Filtrer les conversations
Pour vous aider à retrouver vos conversations, Teams offre la possibilité de filtrer ses conversations par nom, réunions, messages non lus, ou encore messages en sourdine. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton filtre ou le raccourci [Ctrl] + [shift] + [F].
3.4 Mettre en forme son message
Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un message Teams alors que vous vouliez commencer une nouvelle ligne ? Cela ne se produira plus avec le raccourci [Ctrl] + [shift] + [X] ou en sélectionnant le bouton [format].
Il offre une série d'options de mise en page : modification de la couleur de la police, du balisage, de l'ancrage des paragraphes, des puces, insertion de citations, de liens, de tableaux et de code Snipet.
3.5 Sauvegarde des messages
Parfois, nous recevons un message important sur lequel nous souhaitons pouvoir revenir plus tard. L’option de sauvegarde de messages permet de les retrouver en 1-clic. Pour cela, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez l’onglet « enregistré ». La liste des messages sauvegardés apparaît dans la colonne de gauche avec à droite la conversation contenant le message.
3.6 Partager un message Teams sur Outlook
<span>L’avantage d’utiliser la suite d’outils de Microsoft est qu’ils sont tous connectés entre eux. Vous pouvez ainsi partager un message Teams dans un mail facilement grâce aux options de message.</span>
3.7 Utiliser le lecteur immersif
Le lecteur immersif affiche le message sélectionné sans la mise en page et en pleine page afin d'éliminer toute distraction. Le message peut également être lu à haute voix. Parmi les paramètres vocaux, vous pouvez choisir une voix féminine ou masculine, ainsi que la vitesse de lecture. Vous pouvez également modifier la taille de la police, la couleur de fond, etc. Enfin, cette option permet de traduire un message et de le faire lire à haute voix dans la langue choisie. Un bon outil à connaître.
Pour tout savoir sur les nouveautés Teams annoncées par Microsoftlisez notre article sur le sujet
4. Les astuces dans Teams Meeting
4.1 Gérer l'affichage de l’écran
Lorsque vous participez à une réunion Teams, vous pouvez choisir de partager votre écran. De base. Mais il existe une option peu connue : vous pouvez importer une présentation PowerPoint au lieu de la partager. Ainsi, en mode présentateur, vous pourrez voir vos notes de présentation et lire les diapositives à partir de Teams. Si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur vos diapositives, vous pouvez désactiver le mode présentateur dans les options pour ne plus voir les notes. De plus, pour vous assurer que les participants ont la même vue que vous, vous pouvez cliquer sur l'onglet "synchroniser avec le présentateur". Enfin, vous avez également la possibilité de traduire vos diapositives dans les 19 langues proposées par Teams.
Pour l'affichage des participants, vous pouvez utiliser le mode "focus" pour masquer leur caméra et n'afficher que la présentation. Si, en revanche, vous souhaitez mettre en évidence certains participants, vous pouvez sélectionner l'option"spotlight" après avoir cliqué avec le bouton droit de la souris sur leur caméra.
Vous souhaitez agrandir l’écran ? Sélectionnez le mode plein écran pour enlever les barres de haut et bas d’écran.
4.2 Mettre une réunion en sourdine
Chaque fois qu’une réunion à laquelle vous êtes invité démarre, cela vous envoie une notification. Si vous savez que vous n’y participerez pas, ou que cette réunion récurrente ne vous concerne pas, vous pouvez la mettre en sourdine. Ainsi vous ne serez plus dérangé au démarrage de réunion.
Enfin une astuce Microsoft Teams bonus : il existe un grand nombre de raccourcis dans Teams, et pour les connaître, vous pouvez utiliser un... RACCOURCI ! Ironique, n’est-ce pas ? Voici donc le saint Graal à détenir si vous êtes utilisateurs de Teams : [Ctrl] + [.] Cette commande vous donnera accès à tous les raccourcis de l’application.
Ce qu'il faut retenir
📌1. Utilisation de SharePoint ;
📌2. Ajouter une image à vos équipes ;
📌3. Créer un canal par thème.
📌4. Ajoutez des emojis aux titres de votre chaîne
📌5. Utilisez [Windows] + [.] pour afficher la liste des emojis (valables partout).
📌6. Organisez les onglets d'applications de vos chaînes
📌7. Épinglez des applications utiles dans votre barre latérale
📌8. Utilisez l'option "Annonce" pour mettre en évidence une discussion dans un canal
📌9. Ajouter des onglets à une discussion
📌10. Filtrer les conversations
📌11. Utiliser le raccourci [Ctrl] + [Shift] + [X] pour plus d'options de mise en page dans un message
📌12. Sauvegarder les messages importants
📌13. Partagez vos messages sur Outlook
📌14. Traduisez vos messages et écoutez-les avec le lecteur immersif
📌15. Importer une présentation PowerPoint dans une réunion
📌16. Gérer l'affichage de vos présentations
📌17. Assourdir les réunions
📌18. Connaître tous les raccourcis qui existent grâce à [Ctrl] + [.]
