Top 9 des contenus intranet pour impliquer les employés

L'engagement des salariés est une question cruciale pour les organisations. En effet, selon Bleexo, seuls 13 % des employés se considèrent comme engagés. Selon la même source, le remplacement d'un employé coûte entre 35 % et 250 % de son salaire. Un coût qui pourrait être évité dans certains cas. L'engagement des employés est donc très bénéfique : les entreprises qui y parviennent sont 22 % plus rentables. Vous l'aurez compris, tous les chiffres en témoignent : avoir des collaborateurs engagés est un gage de réussite! Un outil de communication interne est votre allié dans cette quête de l'engagement : la Digital Workplace. Concrètement, comment engager vos collaborateurs sur votre intranet? Voici les meilleures idées de contenu pour stimuler l'engagement des employés.

1. Annonces des nouveaux arrivants

L'arrivée d'un nouveau collaborateur dans l'entreprise est un événement important. L'annoncer est un bon moyen de faciliter l'intégration et de favoriser la cohésion. En effet, connaissant ce changement, les salariés seront plus à même d'accueillir leur nouveau collègue lors de son arrivée. Ainsi, les premiers moments dans l'entreprise seront positifs.  

Pour que l'information soit vue par tous, l'idéal est de la publier sur l'intranet. Voici quelques exemples de la manière de communiquer l'arrivée d'une nouvelle recrue sur votre intranet :  

Utiliser le livret du nouvel arrivant

Dans certains intranets comme ceux conçus avec Mozzaik365, il existe une fonction "Nouveaux arrivants" prête à l'emploi. Elle vous permet d'afficher une liste des personnes qui ont récemment rejoint l'entreprise. En plus d'être un excellent moyen de donner un aperçu des nouveaux arrivants, cette fonction vous permet d'accéder à leur profil dans le trombinoscope. En un clic, vous pouvez les contacter et leur souhaiter la bienvenue.  

Envoi d'un mémo

Une approche plus traditionnelle consiste à publier une note de service annonçant l'arrivée de la nouvelle recrue à tous les employés. Cette pratique est souvent utilisée dans les entreprises pour annoncer l'arrivée ou le départ de profils clés. Elle présente toutefois des inconvénients. Notamment parce que les communications de l'entreprise ne sont pas toujours lues et qu'un grand nombre d'employés risquent de manquer la nouvelle.  

En revanche, une annonce sur l'intranet postée sur un Widget dédié a l'avantage de durer dans le temps et d'être moins formelle et donc plus accessible. Vous pouvez utiliser l'aide à la contribution Mozzaik365 pour publier un article en 2 clics sur votre intranet SharePoint dans votre environnement Microsoft 365.

Voici un exemple de mémo :  

"Chers collaborateurs,

Nous avons le plaisir de vous annoncer l'arrivée de [Nom de l'employé(e)] dans notre département [Nom du département]. Il/elle nous rejoindra à partir du [Date d'arrivée] et occupera le poste de [Nom du poste]. Sa mission consistera à [Mission].

Nous comptons sur tous nos collaborateurs pour lui réserver un accueil chaleureux.

💡 Conseil : N'oubliez pas d'accompagner cette note d'une photo de la personne afin qu'elle soit reconnue

Organiser un événement

Si la taille de votre organisation ou de votre équipe le permet, vous pouvez organiser un événement convivial après l'acceptation de l'offre d'emploi. Réunissez vos futurs collègues dans un lieu physique ou par vidéoconférence. N'hésitez pas à faire preuve d'originalité et de créativité pour marquer le coup ! Mozzaik365 propose un gestionnaire d'événements au sein de votre Microsoft 365 Digital Workplace.

2. Le parcours d'intégration

Votre Digital Workplace peut être très utile pour l'intégration. Avant l'arrivée d'un employé, préparez toute la documentation nécessaire et mettez-la à disposition sur le Dashboard personnel de l'employé. De cette manière, l'employé sera clairement orienté dès son arrivée. Par exemple, vous pouvez mettre à disposition la documentation RH pour les nouveaux arrivants, l'organigramme, la liste des formations à suivre, les applications utiles, les parties prenantes à rencontrer, etc.

En impliquant vos employés dès leur arrivée sur le lieu de travail numérique de votre organisation, vous ancrerez des habitudes et augmenterez ainsi l'utilisation de la plateforme. Au final, vos employés seront plus engagés.

3. Nouvelles ciblées

Que serait la communication interne sans le partage des nouvelles de l'entreprise? Selon le sujet, toutes les nouvelles n'ont pas la même importance pour chaque employé. Grâce à la Digital Workplace, vous pouvez cibler votre communication en fonction de la zone géographique, du service, de la fonction, etc. De plus, elle vous permet d'adapter votre façon de communiquer en termes de ton, de moment de la journée et de support.  

4. Promouvoir les événements

Organiser des événements d'entreprise est une chose, les promouvoir en est une autre. Si vous souhaitez assurer la visibilité de vos événements internes, le Digital Workplace sera votre meilleur allié. Grâce à Mozzaik365, vous pouvez saisir les événements à venir, gérer les inscriptions et même les faire apparaître dans le calendrier Outlook de vos employés. De cette manière, vous pouvez donner de la visibilité sur les événements à venir en un seul endroit, afin de vous assurer qu'aucun moment fort ne passe inaperçu. Ce gestionnaire d'événements est disponible dans SharePoint et Teams via Viva Connection.

‍

5. Recueillir des avis

Une autre idée de contenu consiste à animer l'intranet avec des boîtes à idées et des enquêtes. C'est un excellent moyen d'impliquer et de faire participer les employés. Ces fonctions peuvent être utilisées de différentes manières :

• Vous souhaitez renommer vos salles de réunion et vous cherchez un thème commun ? Laissez libre cours à l'imagination de vos collaborateurs.
• Vous voulez assurer le bien-être et la satisfaction de vos employés ? Posez-leur des questions sur l'organisation, l'environnement de travail et leur ressenti. Mettez en place des actions en fonction des résultats, et n'hésitez pas à faire appel à des experts pour vous accompagner.
• Vous voulez savoir quels cours proposer en priorité ? L'art oratoire ? Les équipes ? La gestion d'une équipe ? Demandez-leur simplement où ils veulent progresser.
• Vous souhaitez mesurer la satisfaction à l'égard de la communication interne ? Vous voulez peut-être savoir si le bulletin d'information fournit des informations utiles. Il vous suffit de leur poser la question et d'ajuster votre objectif.  

6. Mise en valeur des employés

Dans les grandes organisations, tous les employés ne se connaissent pas. Ils n'ont pas non plus une idée précise du travail effectué par les autres départements. C'est pourquoi la présentation des employés et de leur rôle dans l'entreprise peut être un excellent moyen de leur donner une vue d'ensemble. Le format vidéo est idéal pour cela si vous disposez de l'expertise nécessaire en interne.

💡 Conseil : Pour encourager les salariés à se rencontrer en dehors de leur équipe, vous pouvez mettre en place des déjeuners aléatoires. Il s'agit de sélectionner au hasard un groupe de salariés de votre choix pour déjeuner ensemble. L'avantage ? Éviter les silos et favoriser les synergies. Des solutions prêtes à l'emploi existent, comme Tribalee.  

7. Communiquer les résultats

Les salariés veulent connaître les résultats de l'entreprise. Ces informations leur permettent non seulement de connaître la santé de l'organisation, mais aussi de savoir si leur travail a été fructueux. Cela peut être une source de motivation ou de remise en question. Il vous appartient de donner du sens aux résultats que vous communiquez et de rester positif dans votre communication.  

Cet exercice ne doit pas nécessairement être réalisé de manière stricte. Vous pouvez communiquer les résultats de manière originale : avec des infographies, des vidéos, laissez libre cours à votre imagination ! Vous pouvez également intégrer PowerBI dans vos Teams ou SharePoint pour présenter vos rapports.

8. Valoriser les réussites individuelles

Les employés sont toujours motivés par la réussite de l'entreprise. Et si le résultat de l'exercice financier dépend du chemin parcouru en tant que groupe, il est également lié aux succès de chaque individu. Mettre en avant les projets, les réussites et les équipes qui se sont surpassés et ont fait la différence est très gratifiant. Voici quelques exemples de situations que vous pouvez mettre en avant :  

• Recevoir un prix ;
• La fin d'un projet de développement ;
• Commercialisation d'un produit ;
• La signature de nouveaux contrats.

Mais ne négligez pas non plus les petites réussites des équipes ! Communiquer à ce sujet donnera un coup de fouet aux employés. En voici un exemple :

• La fin d'un sprint ;
• Le déploiement d'un site ;
• La mise en œuvre de méthodologies ou de processus;
• Et bien d'autres petites réussites quotidiennes.

9. Utilisation de la gamification

Le Saint Graal de la communication interne est de réussir à impliquer les employés. Cependant, il est parfois difficile d'obtenir un retour d'information sur les communications ou même de contribuer à la création de contenu, en particulier sur les réseaux sociaux d'entreprise.  

Vous pouvez donc utiliser la gamification sur votre intranet en proposant des concours. Vous pouvez par exemple instaurer un prix pour les meilleurs contributeurs. Choisissez les attitudes que vous souhaitez encourager : le serial Liker (celui qui a le plus de "likes"), le plus bavard (celui qui a le plus de commentaires), etc. Décidez ensuite des récompenses qui seront offertes aux employés qui recevront ces prix. Ces récompenses peuvent avoir une valeur monétaire, comme des cadeaux de l'entreprise ou un bon d'achat. Mais elles peuvent aussi être symboliques, comme une mention dans la lettre d'information, un badge numérique, etc.

Mesurer l'engagement

Mettre en œuvre des actions est une chose, mais comment mesurer le succès des campagnes de communication ? Vous pouvez mesurer l'engagement des employés à l'aide de différents indicateurs de performance :  

• Score d'adhésion des employés (eNPS) : Il s'agit d'une note sur 10, répondant à la question : Quelle est la probabilité que vous recommandiez cette entreprise comme un bon lieu de travail ?
• Taux de rotation ou de renouvellement : il s'agit du renouvellement des effectifs de l'entreprise sur une année.
• Taux d'absentéisme des employés : ce taux mesure le pourcentage d'employés qui ont été absents au cours d'une période donnée.
• Score de satisfaction des employés : en réponse à un questionnaire conçu à cet effet.

Ce qu'il faut retenir

📌 Plusieurs types de contenu peuvent stimuler l'engagement sur votre intranet ;

📌 Vous pouvez utiliser la gamification pour engager les employés ;

📌 Pensez à mesurer l'impact de vos actions avec des KPI bien choisis.

‍

Vous souhaitez parler à un expert ? N'hésitez pas à nous contacter !