Découvrez le processus de création de modèles de sites SharePoint en parcourant notre guide complet.
Dans le monde numérique actuel, la gestion efficace de l'information et la collaboration sont primordiales pour toute organisation. SharePoint, la plateforme collaborative de Microsoft, est un outil puissant pour atteindre ces objectifs. Cependant, pour maximiser son potentiel, il est essentiel de garantir la cohérence et la standardisation de vos sites. C'est là qu'interviennent les modèles de site SharePoint.
Ce guide complet vous expliquera étape par étape comment créer un modèle de site SharePoint personnalisé, que ce soit via les fonctionnalités natives de SharePoint ou en utilisant des solutions tierces comme Mozzaik365. Que vous soyez administrateur SharePoint, développeur ou utilisateur avancé, vous découvrirez comment standardiser vos sites, gagner un temps précieux et optimiser la gestion de votre contenu.
Pourquoi les modèles de site SharePoint sont-ils essentiels ?
Les modèles de site SharePoint ne sont pas qu'une simple commodité ; ils sont un pilier de l'efficacité et de la gouvernance dans votre environnement collaboratif. Voici pourquoi ils sont indispensables :
- Cohérence et standardisation : Ils garantissent que tous les sites créés pour un usage similaire (par exemple, des sites de projet, des sites de département) ont la même structure, la même navigation, les mêmes bibliothèques et listes. Cela assure une expérience utilisateur uniforme et réduit la confusion.
- Gain de temps et d'efficacité : Au lieu de recréer manuellement les mêmes éléments (colonnes, vues, pages) pour chaque nouveau site, un modèle vous permet de déployer une structure complète en quelques clics.
- Réduction des erreurs : En utilisant un modèle pré-validé, vous minimisez les risques d'erreurs de configuration ou d'omissions qui pourraient survenir lors d'une création manuelle.
- Facilitation de la gouvernance : Les modèles aident à appliquer les règles et les structures prédéfinies de votre organisation, assurant ainsi la conformité et une meilleure gestion du contenu.
- Accélération du déploiement : Les nouveaux projets ou équipes peuvent démarrer rapidement avec un environnement de travail déjà structuré et prêt à l'emploi.
- Meilleure adoption par les utilisateurs : Des sites uniformes sont plus faciles à naviguer et à comprendre, ce qui favorise une meilleure adoption de SharePoint par les utilisateurs.
Prérequis et considérations initiales
Avant de vous lancer dans la création de votre modèle de site SharePoint, quelques éléments sont à prendre en compte :
- Permissions nécessaires : Pour créer et gérer des modèles, vous devez généralement disposer des droits d'administrateur de collection de sites ou d'administrateur de site sur le site que vous souhaitez transformer en modèle.
- Version de SharePoint : Les étapes peuvent varier légèrement entre SharePoint Online (Microsoft 365) et les versions de SharePoint Server (2013, 2016, 2019). Ce guide se concentrera principalement sur SharePoint Online, mais mentionnera les différences clés.
- Contenu et fonctionnalités inclus/exclus : Il est crucial de comprendre que certains éléments ne sont pas toujours inclus dans les modèles de site natifs, comme les workflows complexes, les permissions uniques définies au niveau des éléments, ou un volume très important de contenu. Une planification minutieuse est donc essentielle.
- Planification : Avant de commencer, définissez clairement les objectifs de votre modèle, le public cible, et les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin. Que doit inclure votre modèle ? Quelles sont les bibliothèques, listes, pages, et Web Parts essentiels ?
Étapes pour créer un modèle de site SharePoint (Natif)
La création d'un modèle de site SharePoint via les fonctionnalités natives est un processus relativement simple, mais qui demande de la rigueur.
A. Créer le site de base
Commencez par créer un site SharePoint qui servira de base à votre modèle.
- Choisir le bon type de site : Sélectionnez le type de site qui correspond le mieux à l'objectif de votre modèle (par exemple, un "Site d'équipe" pour la collaboration interne ou un "Site de communication" pour la diffusion d'informations).
- Nommer le site de manière descriptive : Donnez un nom clair à votre site de base, par exemple "Site Modèle Projet" ou "Site Modèle Département RH".
B. Personnaliser le site
C'est l'étape où vous configurez votre site pour qu'il réponde à vos besoins spécifiques.
Structure et navigation :
- Créez les bibliothèques de documents nécessaires avec les colonnes personnalisées (ex: statut, date d'échéance, type de document) et les vues (ex: "Documents en cours", "Documents finalisés") dont vous avez besoin.
- Mettez en place les listes pertinentes (ex: liste de tâches, calendrier d'événements, liste de contacts) avec leurs colonnes spécifiques.
- Organisez la navigation en ajoutant des liens rapides pertinents dans le menu supérieur ou le menu de gauche.
Pages et Web Parts :
- Concevez des pages d'accueil attrayantes et des pages de sous-site si nécessaire.
- Ajouter et configurer des WebParts utiles (par exemple, WebPart texte, WebPart image, actualités, événements, liens rapides).
Thèmes et branding :
- Appliquez un thème personnalisé ou un thème d'entreprise pour assurer la cohérence visuelle.
- Ajoutez le logo de votre organisation.
Permissions (le cas échéant) : Définissez les groupes de sécurité SharePoint par défaut que vous souhaitez inclure dans le modèle (par exemple, "Membres du projet", "Visiteurs du projet"). Remarque importante : les autorisations uniques définies au niveau de l'élément ou du dossier ne sont généralement pas conservées dans les modèles natifs.
Contenu par défaut (facultatif) : Vous pouvez ajouter des exemples de documents, de pages ou de listes pour guider les utilisateurs qui créeront un site à partir de ce modèle.
C. Enregistrer le site en tant que modèle
Une fois votre site configuré, vous pouvez l'enregistrer.
- Accédez aux Paramètres du site (généralement via l'icône d'engrenage en haut à droite).
- Sous "Actions du site", cliquez sur l'option "Enregistrer le site comme modèle".
- Donnez un nom au fichier de votre modèle (.wsp), un titre (qui apparaîtra dans la galerie de modèles) et une description.
- Décidez si vous souhaitez inclure le contenu du site dans le modèle. Si vous cochez cette option, les documents et éléments de liste existants seront copiés. Si vous ne la cochez pas, seule la structure sera copiée.
Alternative moderne à SharePoint : Si l'option "Enregistrer le site comme modèle" n'est pas disponible, utilisez Site Scripts et Site Designs ou le framework PnP Provisioning pour exporter votre configuration et la déployer sur de nouveaux sites. Cette approche est plus robuste pour les sites modernes et prend en charge l'automatisation à grande échelle.
Utilisez PnP PowerShell ou PnP CLI pour extraire la configuration de votre site de base dans un modèle de provisionnement.
- Ce modèle capture la structure du site, les listes, les types de contenu, les vues, la navigation, les pages et les thèmes appliqués.
- Vous pouvez personnaliser le modèle (XML/JSON) pour affiner ce qui est inclus ou exclu.
D. Télécharger le modèle (si nécessaire pour SharePoint Server ou réutilisation)
Pour SharePoint Server, ou si vous souhaitez réutiliser le modèle sur une autre collection de sites ou un autre environnement, vous devrez télécharger le fichier .wsp.
- Accédez à la galerie de solutions (généralement dans les paramètres de la collection de sites).
- Localisez votre fichier .wsp et téléchargez-le.
E. Charger et activer le modèle
Pour SharePoint Online : Une fois que le site est enregistré en tant que modèle, il apparaît généralement automatiquement dans la liste des modèles disponibles lors de la création d'un nouveau site dans la même collection de sites.
Pour SharePoint Server :
- Chargez le fichier .wsp dans la galerie de solutions de la nouvelle collection de sites où vous souhaitez l'utiliser.
- Activez la fonctionnalité du modèle dans les paramètres de la collection de sites.
Déploiement moderne : Dans SharePoint Online, le déploiement d'un modèle .wsp n'est possible que pour les sites classiques. Pour les sites modernes, la réutilisation est gérée par les Site Designs ou le provisionnement par script plutôt que par le téléchargement manuel de fichiers .wsp.
F. Créer un nouveau site à partir du modèle
Maintenant que votre modèle est prêt, vous pouvez créer de nouveaux sites basés sur celui-ci.
- Lors de la création d'un nouveau site (par exemple, via le Centre d'administration SharePoint ou directement depuis un site existant), vous aurez la possibilité de sélectionner votre modèle personnalisé dans la liste des gabarits disponibles.
Conseil pour une expérience moderne : Avec le Site Designs, vous pouvez rendre les modèles disponibles directement dans l'interface de création de sites SharePoint et même automatiser des étapes supplémentaires (par exemple, appliquer un thème, ajouter des liens de navigation) immédiatement après la création du site.
Alternative : Créer et Appliquer un modèle de site SharePoint avec Mozzaik365
L'Usine à sites Mozzaik365 est une fonctionnalité puissante qui simplifie et automatise la duplication de sites SharePoint Modern à partir de modèles. Elle offre une approche plus centralisée et robuste que les fonctionnalités natives, notamment pour la gestion de la gouvernance et des déploiements à grande échelle.
A. Présentation de l'Usine à sites Mozzaik365
L'Usine à sites Mozzaik365 permet de dupliquer rapidement et simplement des sites SharePoint à partir de modèles. Elle se distingue par deux actions principales :
- Créer et extraire un modèle : À partir d'un site SharePoint existant, vous pouvez en extraire un modèle.
- Appliquer un modèle à un site : Un modèle enregistré peut être appliqué sur un site SharePoint existant, lui transférant ainsi sa structure et son contenu.
Un modèle Mozzaik est une reproduction fidèle de la plupart des éléments d'un site SharePoint, incluant :
- Les bibliothèques, leur paramétrage et leurs contenus (pages, documents, événements).
- Les listes et leur contenu.
- La taxonomie spécifique au site.
- Les paramètres de recherche spécifiques au site.
- Les habilitations de groupe SharePoint.
- Les éléments d'apparence (logo, en-tête).
B. Prérequis techniques pour Mozzaik365
Pour utiliser l'Usine à sites Mozzaik365, assurez-vous de remplir les conditions suivantes :
Droits d'application : Site Factory nécessite des droits spécifiques, qui sont accordés via l'application Azure Mozzaik365 Site Engine. Plus d'informations sont disponibles dans la documentation "Mozzaik365 Prerequisites and Installation".
Accès de l'utilisateur : L'utilisateur doit avoir accès au Site Factory dans le configurateur Mozzaik365. Cet accès est géré par l'administrateur global de Mozzaik365 via le menu de gestion des utilisateurs.
Permissions SharePoint :
- L'utilisateur doit être Administrateur du site qu'il souhaite extraire en tant que modèle.
- L'utilisateur doit être Administrateur du site sur lequel il désire appliquer un modèle.
C. Créer un modèle avec Mozzaik365
La création d'un modèle avec Mozzaik365 se fait par l'extraction d'un site SharePoint existant.
Processus : Un modèle est créé en extrayant un site SharePoint existant.
Étapes à suivre :
- Créez un site SharePoint du même type (site d'équipe ou de communication) et avec la même langue par défaut que le site cible où vous prévoyez d'appliquer le modèle.
- Personnalisezce site en intégrant toutes les bibliothèques, listes, pages, Web Parts et éléments de marque que vous souhaitez trouver dans votre modèle.
- Vérifiez vos droits : Assurez-vous d'être administrateur du site à extraire. Si ce n'est pas le cas, demandez ce rôle à votre administrateur SharePoint.
- Accéder auSite Factory dans le configurateur Mozzaik365.
- Sélectionnez"Créer un modèle".
- Renseignez les informations requises : un nom pour le modèle, l'URL du site à extraire, et la catégorie de site SharePoint (site d'équipe ou site de communication). Validez.
D. Appliquer un modèle avec Mozzaik365
Une fois vos modèles créés, vous pouvez les appliquer sur vos sites existants.
Processus : Appliquer un modèle existant à un site SharePoint cible.
Étapes à suivre :
- Copiez l'URL du site SharePoint auquel vous souhaitez appliquer votre modèle.
- Vérifier la compatibilité : Le type de site et la langue par défaut du site cible doivent correspondre à ceux du modèle pour que l'application soit possible.
- Vérifiez vos droits : Assurez-vous d'être administrateur du site cible.
- Accédez au Site Factory dans le configurateur Mozzaik365.
- Choisissez le modèle que vous souhaitez appliquer.
- Saisissez l'URL du site SharePoint cible et cliquez sur "Appliquer".
Suivi : Vous pouvez suivre le déroulement de l'application du modèle dans l'historique de l'Usine à sites, ce qui vous permettra de vérifier si l'opération s'est terminée avec succès ou si une erreur est survenue.
Bonnes pratiques pour les modèles de site SharePoint
Quelle que soit la méthode choisie, l'adoption de bonnes pratiques est cruciale pour la réussite de vos modèles de site SharePoint :
- Planification minutieuse : Définissez précisément les besoins et les objectifs de chaque type de site avant de créer le modèle.
- Simplicité : Ne surchargez pas le modèle de fonctionnalités inutiles ou de contenu excessif. Un modèle simple est plus facile à gérer et à maintenir.
- Tests rigoureux : Testez toujours votre modèle sur différents scénarios et avec différents utilisateurs pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu et qu'il répond aux besoins.
- Documentation : Documentez chaque modèle : son objectif, son contenu, les éléments personnalisés, et les instructions d'utilisation pour les administrateurs et les utilisateurs finaux.
- Gestion des versions : Mettez en place un processus de gestion des versions pour vos modèles. Les environnements SharePoint évoluent, et vos modèles devront être mis à jour en conséquence.
- Gouvernance : Établissez des politiques claires sur qui peut créer des modèles, qui peut les utiliser, et comment ils doivent être maintenus.
- Formation des utilisateurs : Assurez-vous que les utilisateurs finaux sont formés à l'utilisation des sites créés à partir de ces modèles, afin de maximiser leur adoption et leur efficacité.
Problèmes courants et dépannage
La création et l'application de modèles peuvent parfois rencontrer des obstacles. Voici quelques problèmes courants et des pistes de dépannage :
- Taille du modèle : Les fichiers .wsp (pour les modèles natifs) ont des limites de taille (souvent 50 Mo pour SharePoint Online). Si votre site est trop grand, le modèle ne pourra pas être enregistré. Réduisez le contenu inclus.
- Fonctionnalités non incluses : Rappelez-vous que les workflows SharePoint Designer, les permissions uniques au niveau des éléments, et certaines fonctionnalités complexes ne sont pas toujours incluses dans les modèles natifs. Prévoyez des étapes manuelles ou des solutions alternatives pour ces éléments.
- Dépendances : Si votre site modèle utilise des fonctionnalités ou des Web Parts personnalisés qui ne sont pas activés ou déployés sur le site cible, la création du site à partir du modèle échouera. Assurez-vous que toutes les dépendances sont présentes sur le site cible.
- Erreurs lors de la création du site : Des messages d'erreur génériques peuvent apparaître. Vérifiez les journaux ULS (pour SharePoint Server) ou le centre d'administration SharePoint (pour SharePoint Online) pour des détails. Souvent, cela est lié à des problèmes de permissions, de taille de modèle, ou de fonctionnalités manquantes.
Conclusion
La création de modèles de site SharePoint est une stratégie essentielle pour toute organisation cherchant à optimiser sa gestion de contenu et sa collaboration. Que vous utilisiez les fonctionnalités natives de SharePoint ou des solutions avancées comme l'Usine à sites Mozzaik365, les avantages en termes de cohérence, d'efficacité et de gouvernance sont indéniables.
En investissant du temps dans la planification et la création de modèles bien conçus, vous permettrez à vos équipes de démarrer plus rapidement, de travailler de manière plus structurée et d'améliorer globalement l'expérience utilisateur de votre plateforme SharePoint. N'attendez plus, commencez dès aujourd'hui à créer vos propres modèles et transformez la façon dont votre organisation utilise SharePoint !