5 raisons de créer un intranet basé sur Microsoft

Un intranet est un réseau qui fonctionne comme Internet, mais qui est limité à un groupe restreint d'utilisateurs. Il est utilisé dans de nombreuses entreprises pour mettre à la disposition des salariés diverses informations et documents, mais aussi pour optimiser les échanges au sein de l'organisation. 85% des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur l'actualité de l'entreprise! (étude Trade Press Service - 2018). Dans le même temps, 52% des salariés interrogés se disent insatisfaits de la façon dont leur entreprise communique en interne.... Il y a donc un réel besoin dans ce domaine.

Si vous souhaitez créer un intranet basé sur Microsoft, suivez notre guide : nous vous donnons 5 bonnes raisons de commencer.  

Qu'est-ce qu'un intranet basé sur Microsoft ?

Aujourd'hui, difficile de se passer des avantages d'un intranet ! Lors de sa création dans les années 1990, cet outil ne remplissait que quelques fonctions de base comme le stockage de données. Depuis, son rôle a évolué de statique à interactif et il permet aujourd'hui aux employés d'échanger facilement des informations.

Concrètement, un intranet est le réseau internet interne d'une entreprise sur lequel sont échangés des documents et des informations. Plus précisément, un intranet basé sur Microsoft 365 fournit une plateforme numérique conçue pour s'intégrer à tous les outils Microsoft de votre entreprise (Teams, SharePoint, etc.).

Avec Microsoft, vous pouvez créer rapidement un intranet hautement fonctionnel, sans avoir besoin de connaissances techniques spécifiques. Vous n'avez pas besoin de savoir coder ! Vous pouvez créer votre intranet à partir de zéro sur n'importe quel appareil et offrir une expérience utilisateur fluide et attrayante. Vous pouvez notamment créer des solutions personnalisées pour votre entreprise. Mais ce n'est pas le seul avantage...  

1# Intégrer de nouvelles fonctionnalités dans un environnement existant

En mettant en place un intranet basé sur Microsoft, vous répondez aux besoins de plusieurs départements en créant une plate-forme centrale. Vous n'ajoutez donc pas une brique sur le plan fonctionnel : vous intégrez une nouvelle fonctionnalité dans l'environnement existant. Vous pouvez ensuite ajouter des pages et des composants au fur et à mesure que cette nouvelle plate-forme se développe. Il s'agit donc d'un véritable gain en termes de simplification et d'efficacité.

En effet, vous pourrez créer des pages facilement et en quelques clics dans SharePoint, en dépassant les limites graphiques, tout en ayant la possibilité de les intégrer dans Teams grâce aux solutions Mozzaik365.

L'autre défi lié à l'intégration de nouvelles fonctionnalités dans votre intranet est l'engagement et la communication de vos employés :

• Personnalisez les espaces et permettez à vos employés de travailler et de communiquer dans un environnement numérique qui leur est dédié (découvrez pourquoi l'utilisation d'un tableau de bord personnelest essentielle à l'optimisation de votre intranet) ;
• Ciblez vos communications et transmettez les bonnes informations aux bonnes personnes ;
• Facilitez la tâche de vos employés en leur permettant de fournir un retour d'information.

Comme vous pouvez le constater, pour que votre intranet soit adopté par tous, il est essentiel de simplifier l'intégration de nouveaux outils en rendant l'expérience de vos employés plus fluide et en les engageant dès la mise en place de ces fonctionnalités.  

2# Améliorer la communication interne et la cohésion de l'équipe

Ce n'est un secret pour personne : la communication interne est essentielle à la réussite d'une entreprise. Elle fait partie de la culture d'entreprise, ce qui constitue en soi un véritable avantage stratégique. Encore faut-il avoir les outils pour la développer ! Avec un intranet basé sur Microsoft, il est heureusement facile de créer une communauté et de favoriser la transmission et le partage d'informations.

Une telle plateforme permet aux employés d'être informés de tous les événements et projets importants de l'entreprise, de les tenir au courant des développements internes et d'accroître leur motivation en renforçant la cohésion de l'équipe et le sentiment d'appartenance. En interagissant les uns avec les autres, les employés augmentent leur implication dans l'entreprise. Plus ils utiliseront l'intranet de leur entreprise au quotidien, plus ce sentiment d'implication s'intensifiera.

Ceci est d'autant plus vrai que le développement du télétravail a renforcé la nécessité de maintenir des liens informels : lorsque les employés travaillent à distance, ils ont encore plus besoin de communiquer et de partager des informations (sans nécessairement augmenter l'utilisation des courriels !). L'intranet est un support idéal pour la communication écrite et le partage des connaissances.

On sait désormais qu'une meilleure communication interne (elle-même liée à une culture d'entreprise plus forte) a une influence directe sur la motivation et le bien-être des employés. Selon l'institut de sondage Gallup, plus de 60 milliards d'euros par an ont été perdus depuis 2016 en raison du manque de motivation et d'implication des salariés. D'où l'importance d'agir dès maintenant sur ce levier.
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3# Accès facile à la plate-forme

L'accès des employés à l'intranet de l'entreprise peut parfois poser problème. Avec un intranet basé sur Microsoft, vous n'avez pas à vous soucier de l'accès à la plateforme : vos employés sont déjà installés dans Microsoft, ils en connaissent déjà les spécificités et les fonctionnalités et savent comment y accéder. Les problèmes d'accès et d'authentification ne se posent donc pas. En gagnant du temps grâce à une solution clé en main facile à utiliser, vos employés peuvent se concentrer sur les tâches les plus importantes et être plus efficaces.

💡 Un autre avantage particulier est qu'en tant qu'entreprise, vous disposez déjà de toutes les licences Microsoft. Vous ne faites donc que tirer parti des services pour lesquels vous payez déjà.

#4 La création d'un intranet sur mesure

Transformez votre intranet basé sur Microsoft en une plateforme moderne grâce aux nombreuses fonctionnalités offertes par la solution Mozzaik365. Créez un intranet personnalisé à l'image de votre entreprise, permettant de créer un intranet esthétique, fonctionnel et facile à utiliser. Vous pouvez personnaliser le design de votre intranet pour créer une véritable identité et lui donner des caractéristiques distinctives. Cela renforce votre image de marque et votre culture d'entreprise. Quand on sait qu'un intranet mal conçu est utilisé quotidiennement par moins de 50 % des employés, on comprend qu'il s'agit là d'un véritable atout !

En créant votre intranet personnalisé avec Mozzaik365, vous répondez à des besoins réels de l'entreprise tels que l'amélioration de la collaboration, la promotion de la communication entre vos équipes et le partage des connaissances. En répondant à ces besoins, vous augmenterez la productivité de votre entreprise en créant de l'engagement chez vos employés et en facilitant le partage d'informations.  

Pour répondre à des besoins spécifiques, différents types d'intranet peuvent être mis en place. Découvrez nos exemples d'intranet en entreprise et les différentes utilisations possibles.

Mais l'intranet Mozzaik365 n'est pas seulement esthétique et pratique, il ne compromet pas non plus la sécurité offerte par l'environnement Microsoft. Ce qui nous amène au point suivant...  

#5 Maintien d'une sécurité maximale

Mozzaik365 est une extension native de SharePoint et Teams intégrée à votre environnement Microsoft. En tant que telle, aucune donnée n'est hébergée chez Mozzaik. Nous sommes particulièrement conscients que la numérisation peut mettre en péril la sécurité des données, et qu'elle comporte ses propres risques : c'est pourquoi nous ne transigeons pas avec la sécurité. Mozzaik365 vous propose de créer un intranet qui respecte les normes de sécurité les plus élevées et protège les données personnelles des utilisateurs.  

💡 Si ce sujet vous intéresse, lisez aussi notre article de blog sur les les meilleures pratiques pour sécuriser votre intranet.

Conclusion

Il ne fait aucun doute que l'intranet est l'un des outils les plus importants dont une entreprise puisse disposer. Renforcer la cohésion des équipes, optimiser le partage de l'information, accroître l'engagement des employés, renforcer l'image et la culture de l'entreprise, autant de raisons pour lesquelles les organisations devraient franchir le pas. En créant votre propre intranet basé sur Microsoft, vous bénéficiez d'un certain nombre d'avantages, dont la possibilité de mettre en place une plateforme personnalisée, entièrement à l'image de votre entreprise, sans compromis sur la sécurité.

📌 Pour des ressources supplémentaires, consultez la documentation Microsoft.

Ce qu'il faut retenir

Un intranet permet de :

📌 Intégrer de nouvelles fonctionnalités dans un environnement existant ;

📌 Améliorer la communication et la cohésion des équipes ;

📌 Rendre les salariés plus accessibles ;

📌 Personnaliser son intranet ;

📌 Renforcer la sécurité des données.