Comment lutter contre la surcharge d'informations dans les entreprises ?

Qu'est-ce que la surcharge d'informations ?

Infobésité, surcharge d'informations, pollution informationnelle, surcharge numérique, fatigue informationnelle, hyperconnexion, hyperconnectivité, "technostress", syndrome de saturation cognitive ou encore burn-out numérique : les termes ne manquent pas pour décrire la surcharge d'informations dont souffrent de nombreuses personnes, en particulier dans le monde du travail. Mais de quoi parle-t-on exactement et quels sont les risques liés à ce phénomène ?

Surcharge d'informations : définition

Le terme"surcharged'information" a été théorisé par le sociologue américain Bertram Myron Gross dans le livre"The Managing of Organizations : the Administrative Struggle Offsite Link"en 1964.

Comme le soulignent les docteurs en sciences de gestion Henri Isaac, Eric Campoy et Michel Kalika dans un article publié dans "Management&Avenir" en 2007, la surcharge informationnelle correspond à l'état dans lequel se trouve un sujet lorsqu'il est exposé à un volume d'informations et de communications si important qu'il dépasse ses capacités cognitives.

Dans un contexte professionnel, la surcharge d'informations s'explique en grande partie par l' hyperconnexion numérique, c'est-à-dire l'omniprésence et l'utilisation excessive de solutions numériques telles que le courrier électronique, les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, les SMS, les appels téléphoniques, la vidéoconférence ou les notifications provenant de diverses applications de travail collaboratif.

La surcharge d'information en chiffres

Selon l'étude de Lecko et Cog'x mentionnée en introduction de cet article, l'hyperconnexion, caractérisée par la participation à des réunions et l'envoi fréquent de courriels en dehors des heures de travail, concerne 10 % des salariés français.

Un chiffre qui pourrait être encore plus élevé puisque, comme le révèle une enquête commandée par OpenText et réalisée par 3Gem en 2022, 40 % des salariés français estiment qu'une mauvaise gestion de l'information nuit à leur bien-être mental au travail. Et pour cause, la surcharge numérique n'est pas neutre pour les salariés....

Quels sont les risques de l'hyperconnexion au travail ?

La surconnexion et l'obésité dans l'entreprise présentent plusieurs risques pour les employés et l'organisation elle-même.

Un danger pour la santé physique et mentale des employés

Le premier danger de la surcharge informationnelle et de l'hyperconnectivité au travail est la détérioration de la santé physique et mentale des salariés. Un usage irraisonné des technologies numériques peut en effet brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie privée, nuire au sommeil des salariés et bien sûr les plonger dans un état de stress plus ou moins avancé.

Selon une étude de Speak & Act et Dynamic Workplace, en 2021, 47 % des salariés interrogés déclarent ne pas parvenir à équilibrer leur vie professionnelle et leur vie personnelle, 49 % déclarent consulter fréquemment leurs courriels avant de s'endormir et 73 % déclarent travailler tous les week-ends. En conséquence, selon la même source, 60 % des actifs se disent souvent stressés pour des raisons professionnelles.

Une diminution de la productivité individuelle et de la performance collective

Le deuxième risque lié à la surcharge d'informations dans les entreprises est celui d'une diminution de la productivité individuelle et, par conséquent, de la performance collective.

La sur-sollicitation et les interruptions constantes ont un impact négatif sur la concentration des salariés, leur capacité à prendre des décisions, leur créativité et même la qualité de leurs relations sociales. Ainsi, selon Cyril Couffe, docteur en psychologie cognitive, l'hyperconnexion au travail réduit la productivité de 28 %.

Un risque juridique pour l'employeur

Enfin, comme le rappelle la journaliste spécialisée Aurélie Tachot dans Le Figaro, l'employeur qui ne garantit pas le droit à la déconnexion prévu par le code du travail et laisse perdurer une situation de surcharge numérique qui nuit à la santé physique et mentale de ses salariés s'expose à des sanctions judiciaires.

On le voit, les risques liés à l'infobésité en entreprise et à l'hyperconnexion qui en découle sont importants. Dès lors, quelles sont les solutions mobilisables pour lutter contre la surcharge numérique des salariés ?

La Digital Workplace : une solution contre l'infobésité et l'hyper connexion des employés

Le Digital Workplace est une solution efficace pour lutter contre l'infobésité et l'hyperconnexion des employés. Comme nous le verrons, cet outil numérique tout-en-un permet de gérer le surplus d'informations auquel les employés sont exposés et peut être utilisé pour soutenir une transformation de la culture d'entreprise.

🔗 Pour aller plus loin, lisez notre article pour tout comprendre sur la Digital Workplace : histoire et définition

Une solution efficace pour centraliser et hiérarchiser les informations

Le Digital Workplace est une plateforme qui centralise les différents outils dont les employés ont besoin pour travailler. Grâce à cet espace de travail numérique, les employés peuvent accéder rapidement et facilement à leurs logiciels d'entreprise, aux applications de travail collaboratif (p. ex. Teams) et aux outils de communication interne (p. ex. le réseau social d'entreprise Viva Engage).

Pour aller plus loin, voicile guide pour communiquer efficacement en interne | Conseils (mozzaik365.com)

Grâce à la Digital Workplace, les employés naviguent d'un outil à l'autre sans friction et gagnent un temps précieux. Mais ce n'est pas tout. Cet intranet avancé permet également de lutter contre la surcharge mentale en centralisant et en hiérarchisant les informations et les demandes adressées aux employés.

Le secret ? La Digital Workplace vous permet d'utiliser différents outils de communication en fonction de l'intention et du type de contenu partagé. Par exemple :

• Le Chat d'un canal Teams pour discuter avec votre équipe d'un projet en cours ;
• Le "mur d'actualité" personnalisé de chaque utilisateur permet de recevoir des informations ciblées liées à la vie de l'entreprise ;
• Le "mur des médias sociaux" de chaque employé pour suivre l'activité de l'organisation sur LinkedIn, Facebook, Twitter ou même Instagram ;
• Une "communauté Viva Engage (ex-Yammer) pour échanger avec des collègues autour d'un intérêt commun et créer un lien ;
• etc.

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Un environnement de travail numérique personnalisable

Un autre atout du Digital Workplace dans la lutte contre la surcharge numérique est que cet environnement de travail numérique est personnalisable non seulement au niveau de l'entreprise, mais aussi au niveau de chaque utilisateur.

Une telle plateforme permet de fournir à chaque employé les outils et services numériques dont il a besoin, et uniquement ces outils. De cette manière, les employés sont moins exposés à la pollution de l'information et au risque de surcharge cognitive.

Mieux encore, une Digital Workplace moderne telle que Mozzaik365 permet aux employeurs d'offrir à chacun de leurs employés un Dashboard personnel. Ce tableau de bord personnalisable est un allié précieux dans la lutte contre la surcharge d'informations et le technostress puisqu'il rassemble en un seul endroit et organise visuellement les ressources et les outils dont l'employé a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

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Un levier pour transformer la culture d'entreprise

Pour enrayer l'obésité et l'hyperconnexion sur le lieu de travail, il est essentiel de mettre en place une culture numérique qui favorise la déconnexion. Dans cette perspective, l'organisation doit adopter des règles pour contrôler l'utilisation des outils numériques : interdiction d'envoyer des courriels aux collègues ou de planifier des réunions en dehors des heures de bureau, par exemple.

Le Digital Workplace peut être un levier dans la mise en œuvre de ces mesures. Un outil tel que la plateforme d'expérience employé Microsoft Viva peut, par exemple, être utilisé pour planifier des temps de concentration (ou "focus") sans notifications ni distractions, ponctués de pauses régulières permettant aux employés de "recharger leurs batteries".

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Cependant, un accompagnement au changement reste nécessaire pour sortir de la culture de l'urgence et du contrôle, transformer les comportements et apprendre aux salariés à faire bon usage des outils numériques. Des ateliers de sensibilisation à la surcharge d'informations et des formations à l'utilisation des solutions technologiques peuvent donc être essentiels pour garantir le respect du droit à la déconnexion .

Comme on peut le constater, le Digital Workplace est un allié de poids dans la lutte contre la surcharge d'informations et l'hyperconnectivité dans les entreprises. Dans cette bataille, la Digital Workplace Mozzaik365 est à l'avant-garde puisqu'elle comprend diverses fonctionnalités particulièrement adaptées pour réduire la surcharge numérique.

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Quelles sont les fonctionnalités de Mozzaik365 à inclure pour réduire la surcharge d'informations au travail ?

Le Mozzaik365 Digital Workplace offre diverses solutions pour faire face à l'infobésité et à l'hyperconnexion. En particulier :

Recherche avancée pour trouver facilement des informations internes

Selon l'étude OpenText mentionnée ci-dessus, 47% des employés déclarent passer une heure ou plus par jour à rechercher des informations et des documents sur les réseaux de leur entreprise. Parmi eux, 13 % déclarent y consacrer 2 à 3 heures par jour, et 10 % plus de 3 heures.

La fonction de "recherche avancée" de Mozzaik365 Digital Workplace répond à ce problème. Grâce à ses filtres, ses recherches verticales personnalisables et ses suggestions, les employés peuvent rapidement trouver un document ou une page dans leur environnement Microsoft 365. Ainsi, les employés ne se sentent plus noyés dans la masse d'informations à leur disposition.

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Gestion électronique des documents (GED) : accès rapide aux fichiers

La fonction"GED" de Mozzaik365 permet de mettre en place un système de gestion documentaire efficace et cohérent. Grâce à cet outil, les documents internes validés, stockés, indexés et mis à jour peuvent être rapidement retrouvés et utilisés par les employés.

Ce faisant, la gestion électronique des documents évite l'accumulation d'un surplus d'informations et réduit la charge mentale des employés puisqu'ils sont assurés d'avoir un accès direct à la bonne version du dossier qui les intéresse.

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Le mur d'actualité personnalisé pour partager la bonne information avec les bonnes personnes

Le mur d'actualités est l'une des fonctionnalités essentielles d'un bon intranet d'entreprise. Ce module vous permet de regrouper en un seul endroit toutes les informations que vous jugez utiles pour vos employés (communications externes, articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, événements à venir, applications favorites, etc.)

Mieux encore, le mur d'actualité permet de cibler les populations qui recevront l'information que vous souhaitez mettre en avant (invitation à un événement, actualité interne, etc.). Ainsi, les employés ne sont pas exposés à des contenus qui ne les concernent pas, ce qui évite la surcharge d'informations.

Cerise sur le gâteau, grâce à la fonction "my feeds", chaque utilisateur peut s'abonner aux thèmes qui lui plaisent et voir le contenu associé s'afficher sur son mur d'actualité. Ainsi, l'information est hiérarchisée et filtrée, et les travailleurs échappent à l'infobésité!

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Raccourcis pour accéder à vos applications préférées en un seul clic

Enfin, parmi les fonctionnalités à intégrer à votre Digital Workplace Mozzaik365 pour réduire la surcharge numérique, il y a bien sûr le composant "mes applications". Elle permet aux utilisateurs de mettre en évidence leurs applications préférées sur leur mur d'actualités ou leur Dashboard personnel pour un accès instantané.

Mais ce n'est pas tout. L'administrateur peut également sélectionner les liens rapides disponibles pour les différentes populations d'employés. Ainsi, les employés savent immédiatement quel outil utiliser et ne sont pas submergés par le nombre de logiciels disponibles. Une bonne façon d'éviter la saturation cognitive !

Comment lutter contre la surcharge d'informations sur le lieu de travail : ce qu'il faut retenir

L'hyperconnexion, c'est-à-dire l'utilisation excessive des outils numériques et les sollicitations incessantes qui en découlent, aggrave ce problème, en particulier dans le contexte professionnel.

Baisse de la productivité individuelle et collective, détérioration de la santé physique et mentale des travailleurs, voire risque juridique pour l'organisation: l'infobésité et la surconnexion ont des conséquences délétères tant pour les salariés que pour leurs employeurs. Il est donc essentiel pour ces derniers d'adopter des solutions pour enrayer la pollution de l'information et la surcharge numérique.

Le poste de travail numérique est l'une des solutions les plus efficaces. Une solution SAAS telle que Mozzaik365 crée un environnement de travail numérique rationalisé où les outils et ressources sélectionnés sont centralisés et organisés pour répondre précisément aux besoins de chaque employé sans les submerger d'informations et d'applications.

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