Quels sont les outils Microsoft pour la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances est un processus qui vise à capitaliser l'information qui circule dans l'entreprise pour la transformer en données exploitables et la rendre accessible à l'ensemble des collaborateurs. Elle prend généralement la forme d'une gestion documentaire, c'est-à-dire d'un ensemble de processus permettant de gérer le cycle de vie des documents, sur un support solide ou dématérialisé.

Quels outils Microsoft peuvent être utilisés dans cette optique ?    

Suivez le guide.

L'importance de la gestion des connaissances dans les entreprises

La gestion des connaissances est un élément clé de l'entreprise. Elle permet d'identifier, d'analyser, de structurer et de partager l'ensemble des connaissances des membres d'une organisation, qu'il s'agisse de connaissances internes (recherche et développement, marketing, communication...) ou de connaissances acquises à l'extérieur (capital culturel, expérience et expertise des employés, etc.)

En moyenne, il faut 1,8 heure par jour pour trouver une information, ce qui représente une perte de productivité évidente pour l'entreprise. On estime que les pertes liées aux méthodes de gestion de l'information au sein des entreprises européennes s'élèvent à 46 milliards d'euros, sachant que le coût pour retrouver un simple document égaré ou perdu est de 90 euros !

D'où l'importance d'une bonne gestion des connaissances, qui non seulement simplifie l'accès à l'information, mais favorise également le partage des données entre les membres d'une même entreprise.

Microsoft a compris l'importance de cette question pour ses clients et cherche depuis longtemps à leur apporter des solutions concrètes dans ce domaine. En 2001, Microsoft a lancé le logiciel SharePoint pour créer des portails de collaboration permettant aux entreprises de stocker et de partager de la documentation. Avec l'arrivée de Teams et de Viva, c'est un véritable écosystème qui s'est construit autour de SharePoint.

Comment tirer parti de ces nouveaux outils pour mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances ? Voyons cela de plus près.

Quels outils dois-je utiliser dans Microsoft ?

Outil1: SharePoint

La gestion électronique des documents (GED) est l'outil par excellence de la gestion des connaissances, permettant d'accroître la productivité et de promouvoir la collaboration et le partage des connaissances.

Plus généralement, la GED permet de suivre le cycle de vie des documents : création, stockage, différentes versions modifiées, suppression et archivage. Cet outil de gestion documentaire s'inscrit dans cette ère où la dématérialisation et l'utilisation des technologies dans l'entreprise prennent de plus en plus d'importance.

SharePoint, qui facilite l'organisation de la gestion des documents, est au cœur du Digital Workplace et de Teams.

Les sites SharePoint sont utilisés pour stocker et organiser des documents, mais aussi pour les mettre à la disposition des utilisateurs. Ces sites proposent des modèles de documents que les utilisateurs peuvent utiliser pour décrire leurs connaissances. Des tags peuvent être ajoutés pour catégoriser les documents. La recherche avancée de Mozzaik365 permet ensuite de retrouver très facilement un document : tout cela crée une gestion documentaire SharePoint.  

Voici les avantages que vous obtiendrez en créant votre DMS dans SharePoint:

• Sécurité de l'information ;
• Un partage fluide des documents et des informations entre les collaborateurs (plus d'envoi par email, plus de fichiers perdus, plus de problèmes avec les documents volumineux, plus de temps perdu à retrouver la dernière version des fichiers...) ;
• Les documents sont organisés et toujours à portée de main, grâce à la possibilité d'accéder aux bases de données documentaires SharePoint depuis Teams.

Les utilisateurs internes et externes peuvent travailler sur le même fichier sans devoir en créer une copie. Ils doivent seulement avoir accès au lien du fichier, ce qui préserve la qualité documentaire des données.

Enfin, il est possible d'aller encore plus loin dans l'organisation des documents avec Mozzaik365 grâce à l'ajout de Tags (ou métadonnées) et à la fonction de recherche avancée pour faciliter l'accès aux ressources et aux connaissances.

Outil 2 : Onedrive

Onedrive est un outil de stockage de documents personnels en ligne. Avec cet outil,

vous avez accès à tous vos fichiers et documents de travail, où que vous soyez. Cet accès fonctionne à partir de n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'une tablette. Il vous suffit de vous connecter à l'application Onedrive avec votre compte Microsoft. Vous pouvez également partager vos documents en envoyant un simple lien.

L'avantage d'Onedrive est que vos documents sont stockés dans le nuage, pour une sécurité maximale. Cela offre une protection supplémentaire : par exemple, en cas de perte d'un appareil, les documents stockés ne sont pas perdus car ils sont sauvegardés dans le nuage.

Onedrive est particulièrement adapté pour :

• Dossiers personnels liés au travail (notes de réunion, notes de frais, documents juridiques tels que les contrats de travail, etc ;)
• Rédiger des documents avant de les transférer vers SharePoint.

Outil 3 : Équipes

Teams est une plateforme collaborative sécurisée à partir de laquelle vous pouvez accéder aux documents SharePoint. Les acteurs d'un projet peuvent collaborer au quotidien, y compris en travaillant sur l'édition de documents en temps réel. La collaboration est organisée par canaux et/ou par équipes, ce qui permet de structurer les projets.

L'application Wiki permet aux membres de l'équipe d'utiliser leurs canaux pour créer, ajouter ou modifier des informations au sein des équipes. Elle sert également d'outil de communication pour l'équipe. Chaque canal Teams est doté par défaut d'un onglet Wiki, mais des onglets supplémentaires peuvent être créés pour répondre à vos besoins. Chaque collaborateur a accès aux bonnes informations.

Enfin, les systèmes à onglets vous permettent d'intégrer des applications externes, telles que des outils de gestion des tâches (Planner, etc.), des outils de prise de notes (OneNote) et des outils de reporting (Power BI). Résultat : un travail d'équipe moins décousu.

Teams apporte un réel avantage en tant qu'outil de collaboration pour faire vivre la base documentaire. C'est un outil complémentaire et 100% lié à la base documentaire afin de mieux gérer le cycle de vie des documents, en particulier lors d'un projet impliquant différents collaborateurs et parties prenantes.

A noter que Teams est doté d'un système de mentions qui permet aux utilisateurs d'être notifiés de l'ajout ou de la mise à jour d'un contenu. Cela évite d'envoyer des emails inutiles, sachant que 88 emails par employé sont reçus chaque jour dans les entreprises !

Le plus : Teams est compatible avec de nombreuses applications de gestion de projet (comme Planner) et de connaissances collectives, grâce au système Apps.
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Utiliser SharePoint, Onedrive et Teams pour tirer parti de leurs fonctionnalités

Les trois outils que nous venons de décrire peuvent être utilisés conjointement pour optimiser le cycle de vie des documents.

Par exemple, vous pouvez commencer par créer un projet de document dans Onedrive, avant de partager le fichier dans SharePoint pour que les personnes de votre choix puissent travailler dessus de manière collaborative. Une fois que ce fichier est finalisé, les membres d'une même équipe ou d'un même canal peuvent y accéder à partir de plusieurs endroits.

Les fonctionnalités apportées par les applications

Des applications telles que Confluence, Jira ou Trello peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires et optimiser ainsi la gestion des connaissances dans les entreprises.

Par exemple, Confluence vous permet d'héberger tout type de contenu et de collaborer avec vos équipes, notamment en partageant les étapes de l'avancement d'un projet. Confluence crée automatiquement un rapport qui peut être modifié selon vos besoins. De même, il est possible de publier des notes internes utilisables par tous les membres de l'équipe.

L'application Jira permet de suivre les projets et les tâches, grâce à un flux de travail prédéfini et adapté aux besoins de l'équipe. L'avantage : un suivi détaillé, grâce à des rapports et des tableaux de bord adaptés aux spécificités de l'équipe.

Toutes ces caractéristiques permettent d'enrichir et d'étendre les outils de gestion des connaissances existants.

Conclusion

Les outils de gestion des connaissances offrent des moyens efficaces de centraliser l'information dont dispose une entreprise et d'en optimiser l'utilisation. Ils permettent d'organiser et de stocker les connaissances sur des supports accessibles à tous, afin d'éviter les pertes de productivité liées à la recherche d'informations dispersées. Pour les employés, c'est aussi la garantie d'une plus grande autonomie dans leurs fonctions, et d'une augmentation des compétences induite par l'apprentissage auprès des pairs.

Pourquoi utiliser les outils Microsoft pour la gestion des connaissances? Outre leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils sont interconnectés et s'intègrent dans un environnement de travail unique appelé la Digital Workplace.  

Cela facilite l'innovation, la collaboration entre les équipes, la diffusion de l'information, l'apprentissage et, en fin de compte, la capitalisation de toutes les ressources acquises par l'entreprise.