Nouveau OneDrive : présentation et dernières fonctionnalités

Microsoft OneDrive est l’un des services de stockage de fichiers en ligne les plus populaires dans le monde, notamment auprès des organisations. Selon Microsoft, 85 % des entreprises figurant dans le classement Fortune 500 utilisent OneDrive. La raison de ce succès ? La solution offre des fonctionnalités avancées qui permettent aux employés de partager des documents, de les stocker en ligne et de les modifier en groupe.

En 2023, OneDrive évolue. De nouvelles fonctionnalités ont en effet été annoncées lors de la conférence Microsoft qui s’est tenue en mai à Las Vegas. Dans cet article, Mozzaik365 dresse le portrait-robot de cette application phare et présente les dernières nouveautés de OneDrive . Bonne lecture !

‍Qu'est-ce que OneDrive?

OneDrive est l’un des piliers de la suite Microsoft Office 365. Présentation.

OneDrive : définition

OneDrive est le service de stockage en ligne de Microsoft. Cette application, qui fait partie de la suite Office365 , est disponible sur PC, Mac, iOS et Android. Elle vous permet de :

• Héberger des fichiers dans le cloud;
  
• Partager des fichiers en toute sécurité ;
• Travailler seul ou avec d'autres sur des documents Word, Excel et PowerPoint .

Une brève histoire de OneDrive

L'histoire de OneDrive commence en 2007, lorsque Microsoft lance la plateforme de stockage de fichiers et de photos "Windows Live Folders". Renommé "Windows Live SkyDrive", le service a été intégré à Microsoft Office Web Apps en 2010. Les utilisateurs peuvent désormais stocker leurs fichiers Office en ligne et les modifier depuis n'importe quel ordinateur. Deux ans plus tard, "SkyDrive Pro" voit le jour, une solution réservée aux entreprises offrant des fonctionnalités de collaboration.

En 2013, SkyDrive a été rebaptisé "OneDrive". L'année suivante, la technologie a été lancée sur les plateformes Android et iOS . Les utilisateurs pouvaient alors accéder à leurs fichiers depuis leur smartphone ou leur tablette . Un an plus tard, en 2015, Microsoft a annoncé la possibilité d'augmenter la capacité de stockage à 1 To pour tous les clients de Microsoft Office 365.

Microsoft OneDrive est régulièrement enrichi de nouvelles fonctionnalités. Depuis 2016, par exemple, les utilisateurs peuvent partager des fichiers directement depuis l'explorateur de fichiers de Windows et coéditer des fichiers Office en temps réel. Autre innovation notable : en 2020, le géant de Redmond a encore renforcé la sécurité de OneDriveen introduisant une fonctionnalité "safe" qui assure une protection renforcée des fichiers sensibles (double authentification, chiffrement, récupération...).
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Quelles sont les principales fonctionnalités de OneDrive ?

OneDrive comprend trois fonctions principales :  

‍Stockage de fichiers

OneDrive est avant tout un service d'hébergement de fichiers basé sur le cloud. Selon l' abonnement choisi, chaque employé bénéficie d'une capacité de stockage minimale de 1 To , et peut stocker des fichiers allant jusqu'à 100 Go . Ceux-ci peuvent ensuite être consultés ou modifiés depuis n'importe quel appareil grâce à l'application OneDrive pour Android, iOS et Windows.

Les utilisateurs peuvent également synchroniser leurs fichiers et dossiers OneDrive sur leur ordinateur (Mac ou PC). Ils peuvent ainsi accéder à leurs documents et travailler hors ligne. Les modifications effectuées hors ligne sont automatiquement synchronisées dès que l'appareil est reconnecté à Internet.

Partage de fichiers

OneDrive vous permet de partager des fichiers en toute sécurité à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation. Par défaut, les fichiers hébergés sur OneDrive sont privés. Si vous le souhaitez, le propriétaire d'un document peut autoriser un ou plusieurs utilisateurs à le visualiser ou à le modifier . Ce partage peut être limité dans le temps et interrompu à tout moment.

Pour éviter la fuite de données confidentielles ou le partage de documents sensibles, les entreprises peuvent mettre en place une politique de contrôle des droits d'accès. Les administrateurs peuvent, par exemple, empêcher toute personne extérieure d'accéder à OneDrive, même si le contenu a été partagé avec elle.

Collaboration en temps réel

OneDrive est un outil permettant d'optimiser le travail collaboratif en entreprise. Grâce à ce service, les employés peuvent partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Les utilisateurs autorisés peuvent dès lors y accéder depuis leur navigateur web, leur smartphone ou leur ordinateur, et travailler simultanément.

Les modifications apportées par chacun sont automatiquement synchronisées. Ainsi, tous les membres de l'équipe ont un accès immédiat à la dernière version du document co-édité. Les utilisateurs peuvent également écrire des commentaires afin d'interagir en temps réel, réfléchir ensemble et progresser plus rapidement dans leurs projets.

Quels sont les avantages de OneDrive ?

Microsoft OneDrive offre un certain nombre d' avantages majeurs qui en font un outil idéal pour un usage professionnel:

Sécurité et confidentialité

OneDrive est une solution de stockage en Cloud qui garantit la sécurité et la confidentialité. Les données stockées par les utilisateurs restent leur propriété. De plus, OneDrive comprend des fonctions de sécurité avancées. En voici quelques exemples :

• Chiffrement des données. Les données hébergées sur OneDrive sont cryptées pendant leur stockage et leur transport. Si un employé perd son téléphone portable ou se fait voler son ordinateur portable, les données de l'entreprise sont protégées.  

• Analyse antivirus des fichiers téléchargés. Lorsqu'un document est placé dans OneDrive, il est automatiquement contrôlé pour détecter d'éventuelles menaces.

• Surveillance des activités suspectes. OneDrive détecte, signale et bloque les tentatives de connexion inhabituelles, effectuées à partir d'un nouvel appareil ou d'un emplacement inconnu.

• Récupération des fichiers supprimés. Si vous supprimez des fichiers par erreur ou à la suite d'une attaque malveillante, OneDrive vous permet de récupérer les données "effacées".

Intégration avec les autres services Microsoft

OneDrive est intégré à diverses applications de l'environnement Office365, notamment Teams et Outlook, SharePoint PowerPoint, Word et Excel. Grâce à ces intégrations, les employés peuvent co-éditer des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des textes rédigés sur Word. C'est un vrai plus pour les équipes qui travaillent dans des environnements hybrides, sur des sites ou dans des fuseaux horaires différents. Mais ce n'est pas tout. Les utilisateurs peuvent également ajouter rapidement des fichiers partagés via Teams ou SharePoint à OneDrive.

💡 Pour en savoir plus, découvrez Qu'est-ce que Microsoft Teams ?

Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ?

OneDrive et SharePoint sont deux solutions Microsoft pour le stockage de fichiers dans le Cloud. Cependant, alors que OneDrive est avant tout une bibliothèque de documents en ligne, SharePoint peut être utilisé pour créer un véritable intranet sur lequel pourront être hébergés des documents, mais aussi des applications ou encore des Wokrflows

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Quelles sont les nouveautés OneDrive ?

En 2023, Microsoft ajoute de nouvelles fonctionnalités à OneDrive. Voici un récapitulatif des nouvelles fonctionnalités de OneDrive que vous ne voudrez pas manquer :

Des fichiers OneDrive sont encore plus accessibles

La nouvelle page d'accueil de OneDrive permet aux utilisateurs de trouver leurs fichiers encore plus rapidement , afin qu'ils puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les employés peuvent désormais :

• Afficher tous les fichiers stockés en une seule vue;
• Classer les fichiers en fonction des personnes avec lesquelles ils sont partagés ;
• Visualiser les documents associés à une réunion donnée ;
• Filtrer les résultats par type de fichier (PDF, Word, etc.) ;
• Attribuez des couleurs à leurs différents dossiers pour mieux les repérer;
• Marquez leurs fichiers"favoris" d'une étoile pour les retrouver plus facilement.

Cerise sur le gâteau, une nouvelle section "pour toi" affiche une sélection personnalisée de fichiers. Ces suggestions, générées grâce à l'intelligence artificielle (IA), sont basées sur les réunions à venir, les documents récemment ouverts et les fichiers identifiés comme "favoris".

Une expérience de partage simplifiée

L'expérience de partage de fichiers de OneDrive a également été améliorée :

• Grâce à la nouvelle boîte de dialogue de partage, les utilisateurs peuvent rapidement partager leurs documents en joignant un message au(x) destinataire(s) ;
• L'action de "copier" le lien du fichier (par exemple, pour l'envoyer par courrier électronique) devient également plus fluide. Une notification confirmant l'opération apparaît et se ferme automatiquement.

L'application OneDrive intégrée à Teams

OneDrive est intégré à l'application de travail collaboratif Teams. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités de OneDrive directement à partir de l'onglet "Fichiers" de Teams.

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Travailler hors ligne à partir du navigateur OneDrive

Grâce à la nouvelle fonction "disponible hors ligne", il n'est plus nécessaire de télécharger des documents sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable pour travailler hors ligne. Désormais, les utilisateurs de OneDrive peuvent accéder à un fichier directement à partir du navigateur OneDrive, même sans accès à Internet. Les modifications apportées hors ligne sont automatiquement synchronisées dès que la connexion est rétablie.

Ouvrir un fichier non Office dans une application de bureau

Enfin, grâce à la nouvelle fonction "ouvrir dans l'application", les utilisateurs peuvent ouvrir des fichiers non Office (PDF, MP4, JPG, etc.) stockés sur OneDrive dans leurs applications de bureau. Ils peuvent alors visualiser et modifier ces fichiers. Toutes les modifications apportées seront synchronisées avec OneDrive.

Ce qu'il faut retenir sur OneDrive :

OneDrive est un service de stockage de fichiers en ligne dont les origines remontent à la fin des années 2000. Cette application, intégrée à la suite Office365, connaît un grand succès auprès des entreprises. Et pour cause, elle offre des solutions très utiles aux organisations :

• Hébergement et archivage de fichiers numériques ;
• Accès aux documents à partir de n'importe quel type d'appareil ;
• Partage sécurisé avec les collègues et les partenaires externes ;
• Co-édition de documents grâce à l'intégration avec les services Office (PowerPoint, Word, Excel, etc.).

Microsoft a récemment annoncé l'introduction de nouvelles fonctionnalités pour OneDrive. Au programme :

• Une interface améliorée avec une vue d'ensemble des fichiers, une classification par personne, réunion et type de fichier, et une sélection personnalisée des documents par l'IA ;
• Une expérience de partage de fichiers simplifiée pour gérer l'accès aux documents en quelques clics, et être sûr d'avoir copié correctement le lien de partage ;
• L'intégration de OneDrive à Teams, qui vous permet d'utiliser l'application de stockage sans avoir à quitter Teams, en allant dans l'onglet "fichiers" ;
• La possibilité de travailler hors ligne directement à partir du navigateur OneDrive ;
• La possibilité d'ouvrir un fichier non Office hébergé sur OneDrive dans l'application de bureau souhaitée et d'enregistrer les modifications apportées sur OneDrive.

Alors, prêt à découvrir les dernières nouveautés concernant OneDrive?