Le guide pour optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams

Défis et outils de la gestion de projet en entreprise

La gestion de projet peut être définie comme l'activité qui consiste à organiser différentes tâches et ressources (humaines, budgétaires, matérielles) afin d'atteindre un objectif dans un délai donné.

Questions relatives à la gestion de projet

Qu'il s'agisse d'un événement, du lancement d'un nouveau produit, d'un projet client ou d'un projet de transformation interne, la gestion de projet est essentielle dans les entreprises.

Et pour cause, toutes les organisations doivent réaliser des projets, petits ou grands. Mais sans une gestion de projet structurée, ces projets sont susceptibles d'échouer.

Selon une étude publiée par le Project Management Institute (PMI) en 2020, les organisations qui ne considèrent pas la gestion de projet comme une compétence stratégique ont un taux d'échec des projets 67% plus élevé que les entreprises conscientes de l'impact de la gestion de projet.

Cette situation a de graves conséquences financières. Selon la même enquête, 11,4 % des investissements réalisés par les entreprises sont gaspillés en raison de la mauvaise performance des projets.

Le rôle clé des outils de gestion de projet

Face à ce problème, la mise en place d'une culture d'entreprise valorisant la gestion de projet et la formation des employés sont essentielles. Mais ces efforts ne sont pas suffisants.

Elles doivent être couplées à l'adoption de méthodologies (méthode Waterfall, méthode Agile, Lean Management, etc.) et d'outils de gestion de projet (diagramme de GANTT, matrice RACI, tableau Kanban, etc.) ad hoc.

Mais surtout, pour réussir, les projets doivent être soutenus par la technologie et plus particulièrement par un logiciel de gestion de projet.

En effet, selon une étude publiée en 2007 par PWC, 77% des projets les plus réussis sont basés sur un logiciel de gestion de projet.

Logiciel de gestion de projet : un choix (pas si) difficile

Quel logiciel de gestion de projet choisir ? Dans ce domaine, la décision est a priori d'autant plus difficile que l'offre est très large.

Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet : Trello, Asana, Microsoft Project (MS Project) ou Monday pour n'en citer que quelques-uns.

De plus, pour une bonne communication entre les acteurs du projet, ces logiciels doivent être couplés à des plateformes de collaboration telles que Teams ou Slack.

Autant d'outils qui peuvent s'accumuler et compliquer la vie quotidienne des employés. La solution ? Rester simple et utiliser la suite Microsoft au maximum de son potentiel.

🚀Pour aller plus loin, consultez notre article dédié aux enjeux et méthodes de la gestion de projet dans Microsoft Teams..

Outils de gestion de projet dans l'écosystème Microsoft

Microsoft s'intéresse à la gestion de projets et propose des solutions dans ce domaine depuis plusieurs décennies.

Pour preuve, le célèbre logiciel de gestion de projet MS Project est sur le marché depuis 1984.

Teams, un logiciel de gestion de projet à forte valeur ajoutée

Surtout, depuis 2017, Microsoft commercialise Teams, une application de communication collaborative qui a une vraie valeur pour la gestion de projet .

Plus précisément, selon une étude menée par Forrester pour le compte de Microsoft en 2019 :

• Teams permet aux employés d'économiser 4 heures par semaine grâce à un meilleur partage de l'information et à une collaboration plus fluide ;

• Teams réduit le nombre et la durée des réunions de 18,9 % chaque semaine grâce à sa fonction de vidéoconférence fiable ;

• Pour les managers, Teams accélère la prise de décision de 17,7 % en facilitant l'accès aux données stratégiques ;

• Enfin, avec Teams, toutes les applications et ressources dont les employés ont besoin sont regroupées en un seul endroit, ce qui leur permet d'économiser plus d'une heure par semaine.

Teams, un centre de gestion de projets

Oui, l'une des grandes forces de Teams est que l'application centralise tous les outils et ressources dont les membres de l'équipe de projet ont besoin pour mener à bien leurs missions.

En particulier, il est possible d'utiliser des fonctionnalités d'autres logiciels directement dans Teams, ce qui représente un véritable gain de temps pour les parties prenantes du projet.

Ils peuvent organiser une réunion par vidéoconférence, utiliser un tableau blanc Microsoft, consulter une liste de tâches créée sur ToDo ou un plan de projet Microsoft Planner, le tout sans quitter l'application Teams.

🚀 Pour aller plus loin, nous vous conseillons de lire notre article sur les Les outils de collaboration interne de Microsoft.

Gestion de projet avec Microsoft Teams

Comme nous l'avons vu, Microsoft Teams offre de nombreux avantages pour la gestion de projets.

Alors, en pratique, comment utiliser cette application pour vos projets ? Nous y voilà.  

Comment préparer Teams un nouveau projet ?

👉 Pour configurer Teams pour un nouveau projet, commencez par ajouter toutes les parties prenantes du projet à une équipe Teams.

👉 Ensuite, au sein de cette équipe, créez des canaux dédiés aux différents sujets liés au projet : budget, livrables, événements, réunion, suivi, communication, etc.

La création de canaux thématiques présente deux avantages principaux :

• Il offre un réel gain de temps aux membres de l'équipe de projet puisque le cloisonnement des discussions assure la clarté et facilite la recherche d'informations ;

• Il vous permet de contacter les bonnes personnes au bon moment, sans saturer les boîtes aux lettres de toutes les parties prenantes.

👉 Enfin, au sein de votre équipe, listez les outils utilisés dans le projet et créez des raccourcis pour y accéder.

De cette manière, vos employés seront plus productifs, car ils pourront facilement passer d'un logiciel à l'autre.

En outre, les personnes qui rejoignent le projet en cours de route pourront être intégrées et se familiariser plus rapidement avec le projet.

Si la création d'équipes et de canaux Teams n'est pas votre fort, sachez que des solutions comme nBold.co existent pour vous faciliter la tâche. En quelques clics, vous pouvez publier des Teams parfaitement adaptés au type de projet sur lequel vous travaillez, sur la base de modèles prêts à l'emploi.

Comment gérer l'avancement d'un projet dans Teams ?

👉 Pour piloter un projet dans Teams, créez d'abord des listes de tâches et de sous-tâches dans l'app ToDo et/ou l'outil Planificateur.

Attribuez ensuite les tâches à chaque membre de l'équipe de projet, en prenant soin de préciser le délai dans lequel elles doivent être accomplies.

Pour faciliter le travail des employés, leur faire gagner du temps et éviter les erreurs, liez les documents SharePoint aux différentes tâches définies.

👉 Ceci étant dit, n'hésitez pas à utiliser toutes les fonctionnalités des outils Teams pour déployer votre méthodologie de gestion de projet.

Vous pouvez, par exemple, créer un onglet MS Project dans un canal Teams.

Si aucun de ces outils ne répond à vos besoins, ajoutez des applications supplémentaires. Mais attention à ne pas créer de confusion en noyant votre équipe sous les outils.

👉 Enfin, suivez la progression de votre projet directement dans Teams à l'aide de la vue "Charts".

Les diagrammes vous permettent de visualiser le degré d'avancement de chacune des phases de votre projet.

Il est ainsi facile de repérer les éventuels dysfonctionnements et de trouver rapidement des solutions pour que le projet respecte les délais et le budget.

Comment collaborer à la documentation d'un projet dans Teams ?

Teams est un très bon outil pour créer, valider et mettre à disposition de l'équipe de projet des livrables et des documents pratiques liés au projet(processus, bonnes pratiques, etc.).

👉 Avec l'application Teams, vous pouvez en effet créer un document partagé puis :

• Gérer les droits d'accès ;
• Le réviser avec plusieurs personnes ;
• Suivre les modifications apportées par les coauteurs ;
• Ajoutez chacun des commentaires ;
• Marquer les membres de l'équipe de projet pour les informer d'un changement ou d'un problème ;
• Enregistrez le fichier en ligne pour que les coéquipiers puissent y accéder de n'importe où et à n'importe quel moment, en se connectant simplement avec leur compte Microsoft ;
• Visualiser les différentes versions, afin de revenir en arrière par exemple.

👉 Teams vous permet également de mettre en place des processus de validation pour vos documents.

Une fois complété, le contenu peut être vérifié et approuvé par la partie appropriée (votre N-1 puis vous, par exemple).

👉 Mais ce n'est pas tout. Sur Teams, vous avez également la possibilité de créer des Wikis, c'est-à-dire des pages informatives, dans vos canaux.

Un wiki peut, par exemple, documenter le retour d'information ou les bonnes pratiques de travail afin de les partager avec l'équipe.

Attention toutefois : Les wikis créés dans les canaux Teams ne sont pas accessibles à l'ensemble de l'entreprise.

Ainsi, pour faire circuler l'information auprès de tous les employés, il est préférable de mettre en place une base de connaissances partagée avec l'ensemble de l'entreprise.

👉 Enfin, Teams vous permet de réaliser des enquêtes ou des questionnaires à l'aide de Microsoft Forms.

Cette fonction est idéale pour collecter et organiser des données telles que les commentaires des clients, les résultats des tests effectués par les utilisateurs, les rapports de bogues, etc.

🚀 Togo plus, pensez à consulter notre article "Comment créer un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint ? ".

Un espace pour chaque projet

Chaque projet implique de nombreuses personnes, des échanges, des outils, des documents et des délais.

Pour gagner en productivité et en confort de travail, nous vous recommandons vivement de dédier un espace de travail à chacun de vos projets.

Cet espace de travail peut être un canal Teams, un site de projet SharePoint, un tableau de bord de projet ou même un dossier partagé dans un lecteur.

Centraliser les échanges, les informations et les ressources

Quelle que soit l'option choisie, elle vous permettra de centraliser les conversations, les documents et les informations sur chaque projet dans un seul outil.

Les mots de passe, les listes de contacts des prestataires de services, les comptes rendus de réunions, les produits livrables et les contrats associés à un projet seront facilement accessibles.

Des avantages multiples

👉 Résultat : une charge mentale plus légère pour les membres de l'équipe de projet.

En effet, ils ne doivent plus jongler entre les projets. Ils peuvent se concentrer sur chacun d'entre eux en temps voulu et être plus efficaces.

👉 Mieux encore, tous les acteurs du projet ont accès à l'information sur le projet.

En cas d'absence, les employés peuvent rapidement se mettre à jour et même revoir une réunion manquée.

Fini les mails de synthèse incomplets et les informations oubliées, les réunions permettent de discuter, de décider, de débloquer des situations, bref, de faire avancer efficacement le projet en cours.

👉 En outre, la meilleure pratique consistant à créer un espace par projet facilite l'intégration et le transfert éventuel du projet.

Les employés peuvent accéder facilement à toutes les ressources et à tous les échanges liés au projet. La continuité du projet est ainsi assurée.

👉 Enfin, comme tous les éléments sont centralisés, il est facile d'agréger les indicateurs de performance liés au projet et au budget.

Dès lors, il devient beaucoup plus simple de suivre sa progression et de s'adapter aux imprévus pour atteindre les objectifs fixés.

🚀 Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire notre article sur le le suivi des indicateurs clés de performance de votre Digital Workplace

Optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams : conclusion

Microsoft Teams est un outil de gestion de projet très puissant.

Les chefs de projet seront certainement satisfaits de cette application, qui leur permet d'organiser un projet, de suivre son avancement et de le documenter, le tout à partir d'une interface unique.

Pour les détenteurs de licences Microsoft, le choix d'une autre solution de gestion de projet serait donc à la fois coûteux et contre-productif.

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