Voici les meilleurs outils Microsoft pour relever le défi de la collaboration interne avec vos équipes.
La collaboration, c'est-à-dire le fait de travailler ensemble sur un projet commun, est essentielle au fonctionnement d'une entreprise. D'ailleurs, n'a-t-on pas coutume de qualifier de collaborateurs les différents acteurs de l'organisation ?
Pour essentielle qu'elle soit, la collaboration au travail n'en constitue pas moins un véritable défi pour le management. Le management doit encourager le développement de lacollaboration interne et la maintenir, y compris dans des situations de travail à distance ou hybrides.
Pour relever ce défi, les gestionnaires peuvent s'appuyer sur divers outils de travail collaboratif.
À cet égard, la suite Microsoft 365 fait bien sûr figure de référence. Et pour cause, ses logiciels complémentaires se combinent pour former une véritable plateforme de travail collaboratif qui facilite la communication interne et les synergies entre collègues.
Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de Microsoft qui favorisent la collaboration entre les entreprises? Mozzaik, en tant que Microsoft Gold Partner, partage son expertise sur ce sujet. Lisez la suite !
La collaboration interne dans l'entreprise : un enjeu majeur au cœur des préoccupations de Microsoft
La collaboration interne est un mode d'organisation du travail dans lequel les employés participent à la réalisation d'un projet ou d'une mission commune en partageant les tâches de manière flexible.
Selon une étude Ipsos et OpenMind Kfé publiée en 2018, 69 % des salariés interrogés déclarent que le travail collaboratif favorise le partage des connaissances, 65 % qu'il augmente la productivité des équipes, 62 % qu'il facilite la résolution des problèmes, 60 % qu'il est motivant et 59 % qu'il stimule la créativité.
Il est généralement admis que collaboration interne a un impact positif sur le travail d'équipe, l'intelligence collective, l'engagement des employés et même la productivité. La mise en œuvre de ce style d'organisation est donc un défi majeur pour les employeurs.
Véritable fournisseur de solutions pour les entreprises, Microsoft semble s'intéresser tout particulièrement à la collaboration interne. L'éditeur de logiciels développe des applications pour faciliter et sécuriser le travail en équipe, que ce soit en personne ou à distance.
Quels sont donc les outils de travail collaboratif développés par Microsoft ? C'est ce que nous allons découvrir.
Microsoft Office Suite, version collaborative
Vous connaissez sans doute la célèbre suite logicielle Microsoft Office. Mais saviez-vous qu'elle vous permet de créer différents types de contenus de manière collaborative ?
Grâce à la suite Microsoft Office, il est en effet possible de partager vos documents Word, vos tableaux Excel, vos présentations PowerPoint, vos carnets OneNote et vos formulaires Microsoft avec plusieurs personnes (collègues, entrepreneurs, clients, etc.).
Surtout, les outils de la suite Microsoft Office offrent aux employés la possibilité de travailler et d'éditer en même temps sur un même support. Un dispositif de création collaborative appelé"Co-Authoring".
Mieux encore, avec la suite Office 365, les contributeurs peuvent accéder à une version actualisée du fichier coédité à tout moment, de n'importe où et depuis n'importe quel appareil (PC, téléphone, tablette, etc.). De plus, les modifications apportées par les différents utilisateurs sont clairement identifiées. Chacun peut donc facilement suivre l'évolution du document partagé.
Le saviez-vous ? Les logiciels de la suite Microsoft Office peuvent être interconnectés. En utilisant conjointement Forms et Excel, vous pouvez, par exemple, collecter des données auprès de vos collègues, fournisseurs, partenaires ou clients et les analyser directement dans Excel.
Tâches et Planner & Project, les outils de gestion de projet de Microsoft
Les outils de gestion de projet sont essentiels au travail collaboratif. Qu'ils travaillent sur place ou à distance, les employés ont besoin de coordonner leurs actions, de connaître l'état d'avancement du projet et de partager des documents et des rapports visuels avec leurs collègues.
Là encore, Microsoft répond aux besoins des organisations avec trois outils de travail collaboratif intégrés à Office 365 et dédiés à la gestion de projet : Tâches, Planificateur et Projet.
Avec l'application de planification Planner, facilitez le travail d'équipe en créant des tableaux Kanban qui permettent à chaque partie prenante de suivre facilement l'avancement du projet.
Synchronisé avec Planner, le logiciel Tasks centralise et priorise les tâches collectives (générées dans Planner) et individuelles (saisies via To Do) à réaliser. Un must pour gagner en productivité et en coordination.
L'application Tâches, elle-même intégrée à Teams, rassemble toutes les données des différentes applications Microsoft (Planner, To Do, Lists, etc.) en un seul endroit. C'est un véritable gain de temps pour les employés qui peuvent facilement utiliser ces outils sans devoir les ouvrir un par un.
Et pour vos projets les plus complexes, facilitez la collaboration avec l'application Microsoft Project. Cet outil complet de gestion de projet est indispensable pour assurer une bonne gestion des ressources, leur affectation, le suivi et l'analyse du projet.
Tableau Kanban, diagramme de Gantt ou tableaux de bord : ce logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion d'un projet gourmand en ressources et en temps (transformation interne par exemple).
💡Pour aller plus loin, lisez notre article sur la façon de planifier vos tâches dans Teams avec l'application Tâches
Mais jetons un coup d'œil à Teams, la plateforme de travail collaboratif "vedette " de Microsoft 365.
Teams, l'outil de collaboration ultime pour Microsoft 365
Pour faciliter le travail collaboratif , Microsoft mise beaucoup sur Teams.
Véritable plateforme de travail collaboratif, Teams offre de nombreuses fonctionnalités essentielles au travail d'équipe sur site et à distance.
Par exemple, le logiciel Teams peut être utilisé :
Échanger par chat, en binôme ou en équipe
Teams permet tout d'abord aux employés de discuter en binôme ou en équipe à l'aide d'un chat. Utilisé de manière synchrone ou asynchrone, cet outil facilite l'interaction et la résolution de problèmes.
Selon une étude de Forrester, citée par Microsoft, l'utilisation du chat réduit le nombre de réunions de 18,9 % en moyenne.
Un vrai "plus" à l'heure où, selon une enquête réalisée par OpinionWay pour Empreinte Humaine, seule une réunion sur deux (52%) est considérée comme productive par les salariés.
Organiser des vidéoconférences
Le logiciel Teams est désormais bien connu pour ses réunions à distance.
Et pour cause, de nombreuses entreprises qui ont adopté un mode de travail hybride (moitié présence sur site, moitié télétravail), utilisent la fonction de vidéoconférence de Teams pour faciliter la collaboration à distance entre leurs employés.
Les vidéoconférences d'équipes permettent de réunir jusqu'à 1000 participants dans des lieux différents (bureaux, salles de réunion, domiciles, etc.) à l'aide de différents appareils (écran, ordinateur, tablette, téléphone).
Mais ce n'est pas tout. Les réunions augmentées Teams sont un excellent moyen de stimuler l'intelligence collective et la productivité, notamment grâce à l'intégration de diverses fonctions de travail collaboratif telles que Microsoft Whiteboard .
Prendre des notes en réunion et co-créer des visuels avec le Microsoft Whiteboard
Selon une étude Wisembly et IFOP publiée en 2018, 42% des managers considèrent que les réunions auxquelles ils participent ne sont pas suffisamment préparées et 48% déclarent avoir rarement accès aux comptes-rendus.
Les équipes apportent à nouveau une réponse ad hoc aux besoins exprimés par les salariés :
Avec Teams, il est en effet possible de prendre des notes pendant une réunion directement dans l'application et de récupérer le compte rendu par la suite via l'invitation à l'événement.
En outre, les réunions Teams peuvent être optimisées avec Microsoft Whiteboard.
Le tableau blanc virtuel de Microsoft vous permet de créer ou de co-créer des aides visuelles personnalisées avant, pendant et après la réunion.
Cela vous permettra de bien préparer vos échanges, de stimuler l'intelligence collective pendant la réunion, de garder une trace de vos interactions et même de continuer à travailler ensemble de manière asynchrone.
💡 Lisez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard dans notre article de blog!
Créer des canaux dédiés aux équipes de projet
Teams permet également de créer des canaux de travail collaboratif réservés aux membres d'une équipe de projet spécifique et à ses "invités".
Ainsi, les employés peuvent discuter entre eux et trouver en un seul endroit tous les documents (Word, PowerPoint, etc.), les plannings (Tasks), les budgets (Excel) ou les connaissances (wiki) nécessaires à l'accomplissement de leur mission commune.
Et comme un projet implique souvent des personnes externes (clients, prestataires de services, partenaires, etc.), celles-ci peuvent également être invitées à rejoindre le canal du projet, avec des degrés d'accès variables aux différents fichiers partagés.
Bon à savoir : En tant qu'extension naturelle de Microsoft, Mozzaik365 intègre Teams au Digital Workplace. Notre solution centralise les informations, les notifications et les messages. Cela facilite grandement la recherche de documents, ainsi que la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe de projet.
Pour un accès plus rapide aux applications personnelles
Enfin, Teams est conçu comme un véritable système d'exploitation (OS), destiné à centraliser et à articuler une diversité de programmes informatiques, d'applications et de ressources numériques.
Cela permet aux utilisateurs de Teams de sélectionner les applications dont leurs équipes ont besoin directement à partir de la boutique Teams et d'intégrer ces outils dans Teams pour une expérience transparente et fluide.
Au niveau individuel, chaque employé peut même épingler son logiciel favori à son espace Teams. Il peut ainsi accéder plus facilement à ses applications personnelles, sans devoir quitter la plateforme Teams.
Il en résulte un réel gain de temps pour les employés et une expérience de travail optimisée.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams. votre équipe au niveau supérieur avec Teams.
L'organigramme avec photos ou l'annuaire d'entreprise, un outil collaboratif aux pouvoirs insoupçonnés
L'organigramme avec photos, ouannuaire d'entreprise est un outil de collaboration indispensable à toute organisation. Il permet aux acteurs d'identifier rapidement les noms, fonctions, missions et compétences de leurs collègues et de les contacter en quelques clics.
Cet outil de collaboration hébergé sur votre intranet est particulièrement utile pour les nouveaux employés et simplifie grandement leur intégration. Ils peuvent se familiariser avec les différents membres de l'entreprise (visage, rôle, fonctions, expertise, etc.) et obtenir facilement leurs coordonnées.
Mieux encore, l'annuaire des entreprises permet de rechercher des compétences au sein de l'organisation. Idéal pour trouver efficacement le bon expert interne, même dans les grands groupes.
💡 Comme nous l'avons expliqué dans un précédent article, grâce à la Mozzaik365 Digital Workplace vous pouvez créer facilement un organigramme, directement dans votre intranet SharePoint.
Les outils de collaboration de Microsoft, leviers de l'inclusivité
La collaboration interne est une affaire de personnes qui travaillent ensemble. Certains aménagements peuvent être nécessaires lorsqu'un ou plusieurs membres de l'équipe ont des besoins particuliers tels que des déficiences visuelles, auditives ou de mobilité.
Là encore, Microsoft est à l'écoute des salariés. L'éditeur de logiciels propose toute une gamme de solutions d'accessibilité permettant à tous les employés de participer pleinement aux projets de l'entreprise.
Grâce aux sous-titres et aux notes de réunion automatiques, les personnes malentendantes peuvent participer aux vidéoconférences sans difficulté. Le contraste des couleurs des documents et des sites SharePoint et la lecture immersive des documents sont conçus pour les malvoyants. Enfin, l'écriture à commande vocale permet aux employés souffrant d'un handicap moteur de rédiger des textes.
Un logiciel Microsoft qui stimule la collaboration interne au sein de l'entreprise : conclusion
Comme vous pouvez le constater, Microsoft offre une large gamme de logiciels pour stimuler la collaboration interne dans les entreprises.
Parmi ces outils collaboratifs, certains, comme la suite Office 365 , sont dédiés à la cocréation de contenu. D'autres, comme Planner et Tasks, permettent la gestion de projets. D'autres, comme l'outil de travail collaboratif à distance Teams, facilitent la communication entre les parties prenantes, et d'autres encore sont des vecteurs d'inclusivité.
Pour une expérience encore plus fluide, tous les logiciels de collaboration ci-dessus peuvent être intégrés dans votre espace de travail numérique Mozzaik365. C'est le moyen idéal pour lancer votre collaboration au travail.
