Comment faire de SharePoint un outil de collaboration ?

SharePoint est une plateforme qui permet de partager et de gérer des contenus afin d'optimiser le travail en équipe. Découvrez ici comment en faire un véritable outil de collaboration et ainsi favoriser la cohésion d'équipe au sein de votre entreprise !  

Une brève histoire de SharePoint

Une première version de SharePoint a été lancée en 2001, dans le but de fournir aux utilisateurs de Microsoft un moyen de gérer et de partager des documents de manière centralisée, en facilitant le travail collaboratif grâce au déploiement rapide et facile de sites d'équipe.

Auparavant, des services tels que Microsoft Frontpage étaient utilisés pour partager des informations entre les utilisateurs.    

SharePoint a donc été développé pour répondre à un besoin croissant d'un outil central contenant des applications, des fichiers et des documents.

Deux versions différentes de SharePoint ont été lancées en 2001 : SharePoint Team Services (STS), développé à partir de Microsoft Frontpage, est une solution offrant des fonctionnalités de base pour la création d'intranets afin de gérer des sites d'équipe au sein des entreprises. SharePoint Portal Server (SPS ) est un outil de travail collaboratif qui facilite la création de contenu, la recherche d'informations et la gestion de documents. Mais ces solutions étaient jugées imparfaites, ce qui a conduit au développement de SharePoint en 2003, première version à être considérée comme une solution véritablement intégrée pour le partage d'informations au sein d'un réseau.

En 2012, en réponse à la vague du Cloud computing, Microsoft a annoncé la sortie de SharePoint Online en tant qu'offre 100% SaaS.

SharePoint Online est un service hébergé par Microsoft, dont l'offre est destinée aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour créer des intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion électronique de documents.

Les avantages et les limites de SharePoint

SharePoint permet de créer des intranets et des applications professionnelles, ainsi que de partager des fichiers, des documents, des données et des ressources. Il favorise le travail en équipe en créant des sites dédiés à chaque équipe, département ou division. Ces sites peuvent être personnalisés. En plus de rendre l'organisation de l'entreprise plus flexible, SharePoint favorise le partage et la coordination des informations au sein des équipes de travail. Par exemple, en utilisant les fonctionnalités d'un intranet SharePoint, il est possible de trouver (mais aussi de modifier et de partager) des documents en quelques secondes. La gestion des documents s'en trouve facilitée.

La sécurité est également assurée : il est possible de collaborer avec tous les membres de l'équipe, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise, quel que soit l'appareil utilisé (PC, Mac, tablette, smartphone). Par exemple, SharePoint Online dispose de fonctions de sécurité avancées qui authentifient les utilisateurs et empêchent les accès non autorisés. En effet, selon l'étude de Vanson Bourne pour Last Past Trend, 92 % des entreprises rencontrent des difficultés pour s'authentifier sur les plateformes de leur entreprise. L'adoption du SSO ( Single sign-on) est donc la solution à ce problème. Là encore, SharePoint permet l'utilisation de cette méthode d'identification fiable et sécurisée. Les utilisateurs peuvent se connecter une seule fois à leur espace SharePoint et naviguer d'une application à l'autre sans avoir à se réauthentifier, limitant ainsi tout risque de cyberattaque.

L'un des principaux avantages de SharePoint est donc la création d'un environnement de travail agréable et efficace, en particulier pour le télétravail, qui s'est fortement développé ces dernières années : 38% des salariés télétravailleront en 2021. Un autre avantage est la centralisation des outils de l'entreprise, qui permet de gagner en efficacité et en productivité.

Dans l'ensemble, SharePoint a été conçu pour maximiser l'efficacité des entreprises.

Cependant, certaines limites doivent être prises en compte. Par exemple, l'installation de SharePoint dans une organisation peut potentiellement changer la façon dont les gens travaillent et générer une certaine résistance au changement. De plus, SharePoint a la capacité d'interagir avec différents outils, mais ceux-ci doivent être compatibles entre eux. Il est donc important de privilégier les outils Microsoft afin de garantir leur compatibilité. Enfin, SharePoint présente certaines limites graphiques (notamment en termes de design et de personnalisation) ainsi que certaines limites fonctionnelles. En effet, tous les besoins en matière de communication, de collaboration et de gestion des connaissances ne sont pas couverts par les fonctionnalités de base offertes par SharePoint.  

Comment dépasser les limites de SharePoint avec Mozzaik365 ?

Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint (c'est-à-dire un plugin) qui vous permet de créer des intranets collaboratifs. En tant que tel, Mozzaik365 ajoute des fonctionnalités à SharePoint et lui permet d'atteindre son plein potentiel.

Ainsi, les fonctionnalités proposées par Mozzaik365 offrent la possibilité d'aller encore plus loin dans l'utilisation de SharePoint 365 et de créer de nouveaux usages :

• Tableaux de bord: Avec le Digital Workplace, les employés peuvent rechercher du contenu et accéder aux communautés et aux applications en un seul endroit ;
• Murs d'actualités: Vous pouvez créer de magnifiques murs d'actualités et profiter des fonctionnalités avancées de Mozzaik365 dans SharePoint en ciblant vos flux d'actualités par sujet ou par public. Vous pouvez également intégrer vos flux LinkedIn, Facebook, Instagram ou Youtube dans vos espaces SharePoint et Teamspaces. Résultat : une communication optimisée ;
• Annuaire d'entreprise: l'annuaire affiche le profil de l'utilisateur et lui permet de rechercher d'autres utilisateurs par leur nom, leur service, leur lieu de travail ou leurs compétences. Il peut être configuré pour diverses utilisations, telles que la présentation des membres d'un service ou des nouveaux arrivants, la recherche de compétences spécifiques, la mise en relation des employés, etc ;
• Groupes communautaires : ils permettent aux personnes de se réunir autour d'intérêts et de compétences spécifiques, ce qui crée des liens entre les employés et facilite le travail à distance ;
• Centralisation des documents: il suffit de configurer votre centre de recherche avec les filtres de votre choix pour obtenir une expérience de recherche sur mesure et optimiser votre gestion documentaire ;
• Intranet RH: pour diffuser des nouvelles, des offres d'emploi internes, la mobilité ;
• Etc.

L'utilisation de Mozzaik365 peut donc améliorer et optimiser l'expérience SharePoint, en particulier dans ces domaines spécifiques :

• Communication interne ;
• Collaboration d'équipe ;
• Gestion des connaissances.

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Mozzaik365 et SharePoint : pour un lieu de travail numérique attrayant

En plus de surmonter les limites fonctionnelles de SharePoint, Mozzaik365 vous permet de contribuer au contenu du Digital Workplace et de créer un intranet personnalisé qui répond aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Vous pouvez donner vie à la culture de votre entreprise en créant un intranet attrayant au design moderne.

💡 Pour aller plus loin et connaître toutes les bonnes raisons de créer votre intranet avec Sharepoint dans Microsoft, lisez notre article dédié!

Mozzaik365 et SharePoint 365 révolutionnent en somme la collaboration interne dans les entreprises. Une culture de collaboration bien établie au sein de l'entreprise peut avoir un impact positif sur le partage des connaissances (pour 69% des employés), la productivité des équipes (65%), la motivation générale (60%) et la créativité (59%).

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous trouverez toutes les informations sur la collaboration interne sur notre site web.

Comment mettre en œuvre SharePoint 365 dans votre entreprise ?

SharePoint Online est une solution SaaS basée sur le cloud. Inclus dans l'abonnement Microsoft, il permet aux employés d'accéder à leurs documents et informations partout et à tout moment.

SharePoint Server, sa version locale, peut être utilisée avec un abonnement Microsoft 365. Il offre des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises. Cependant, sa dernière version date de 2019 et ne reçoit plus de mises à jour.  

Quelle que soit la version choisie, SharePoint 365 est entièrement sécurisé et peut être partagé par le biais de permissions. Cela signifie que l'accès aux fichiers est contrôlé et que chaque employé peut suivre les modifications apportées aux documents et l'avancement du travail de ses collègues grâce à l'historique partagé.

Conclusion

Avec SharePoint, les entreprises de toutes tailles peuvent créer des intranets, des applications métiers et des sites d'équipe, mais aussi partager des fichiers et des documents et faciliter la transmission d'informations. SharePoint permet d'optimiser la gestion du travail collaboratif et d'améliorer le bien-être des employés, notamment lorsqu'ils travaillent à distance. A l'heure où la culture collaborative devient un facteur de succès pour les entreprises, ceci est particulièrement important. En effet, pour un salarié sur quatre, la culture collaborative est synonyme d'une manière innovante de traiter les problèmes (étude Ipsos/OpenMind Kfé).

Et avec Mozzaik365, vous pouvez libérer la puissance de SharePoint en obtenant des fonctionnalités plus avancées. Cela améliorera encore l' expérience de collaboration de votre entreprise.