5 cas d'utilisation de Microsoft Teams à connaître

Le saviez-vous ? Teams, l’application de communication collaborative de Microsoft, a de nombreuses cordes à son arc. En effet, contrairement à une croyance populaire, l’usage de Microsoft Teams ne se limite pas aux visioconférences.

Cette solution propose au contraire une large palette de fonctionnalités, destinées à faciliter la communication interne, mais aussi la collaboration interne et même la gestion des connaissances.

Vous souhaitez exploiter Teams au maximum de son potentiel ? Mozzaik vous présente quelques-uns des principaux cas d’usages de Microsoft Teams afin d’ouvrir vos horizons. Lisez attentivement ce qui suit.

Teams, la plateforme de collaboration à succès de Microsoft

Lancée par Microsoft en 2016, l’application de communication collaborative Teams a depuis lors connu une véritable Success Story. En janvier 2022, la plateforme imaginée pour faciliter le travail hybride a même dépassé les 270 millions d'utilisateurs actifs mensuels.

Microsoft Teams est particulièrement appréciée par les entreprises. Le logiciel permet en effet de créer un environnement de travail numérique sur mesure et sans coutures grâce à l’intégration de nombreuses fonctionnalités.

Réunions, webinaires, conversations asynchrones, partage de fichiers, mise en place de salles de travail hybrides, appels téléphoniques ou encore accès aux applications métiers : Teams répond à tous les besoins des équipes, sur site comme en Home Office.

<span>Mais voyons plutôt comment utiliser Teams « dans la vraie vie ».</span>

Cas d’usage n° 1 : Gérer des projets dans Teams

Pour mener à bien un projet, les collaborateurs doivent pouvoir interagir de façon fluide, partager facilement des informations et s’organiser rapidement. Autant d’impératifs difficiles à mettre en œuvre lorsque les membres de l’équipe projet ne se trouvent pas dans le même bureau ou lorsque les parties prenantes se multiplient.

La solution pour gérer simplement vos projets les plus complexes ? Créer une équipe ou un canal dédié dans Teams afin d’y rassembler toutes les personnes impliquées. Vous pourrez dès lors communiquer de manière asynchrone via le fil de discussion, organiser des visioconférences directement dans Teams et même garder une trace de vos échanges grâce aux notes de réunion partagées.

Mais ce n’est pas tout. Cet espace virtuel vous permettra également de partager et modifier des documents grâce à SharePoint 365. D’ailleurs, si vous comptez parmi les utilisateurs de la Digital Workplace Mozzaik365, vous pourrez créer très simplement une base de connaissances dans SharePoint grâce à la fonctionnalité gestion électronique de documents (GED). L’objectif ? Construire une véritable encyclopédie collective en facilitant la contribution d’une part et l’accès aux savoirs d’autre part.

Cerise sur le gâteau, vous pourrez coordonner les actions des différents membres de votre équipe en planifiant les tâches de chacun via Task et mettant en place un calendrier commun.

Tout cela vous semble un brin abstrait ?

<span>Imaginez par exemple un projet d’exposition internationale, impliquant des individus basés aux quatre coins du monde. Avec Teams, chefs de projet, commissaires d’exposition, scénographes ou encore artistes pourront visualiser le rétroplanning de l’événement. Ils pourront également avoir accès, en temps réel, à une liste d’œuvres actualisée et aux consignes générales relatives à la conservation des œuvres et à la sécurité des publics. Des canaux pourront également être créés afin d’échanger en groupes restreints autour de sujets spécifiques (les assurances, le transport des œuvres d’art, le chantier d’installation, l’organisation du vernissage, etc.). Ainsi, pas de flou artistique !</span>

Cas d’usage n° 2 : Communiquer en interne grâce à Teams

La communication interne est un levier essentiel d’engagement des collaborateurs et de cohésion des équipes. Pourtant, selon un sondage INside-OpinionWay, un salarié sur deux considère que sa Direction ne communique pas suffisamment à son endroit, un employé sur trois déclare ne pas être informé correctement et 20 % des sondés affirment même ne pas disposer des données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.

Teams apporte une réponse pertinente aux difficultés rencontrées par les grandes entreprises en matière de communication interne. La Direction de la Communication ou celle des Ressources humaines peuvent en effet créer sur la plateforme un canal dédié à la communication interne. Les actualités et les documents importants seront ainsi centralisés et mis en avant. Mieux encore, les collaborateurs auront l’opportunité d’y réagir en publiant des commentaires. De quoi renforcer leur engagement.

Plus concrètement, pensez à utiliser Teams pour partager avec vos collaborateurs l’avancée des principaux projets de votre organisation. Mobilisez également cet outil pour expliquer les changements administratifs majeurs ayant trait à votre entreprise.

Les salariés appréhenderont bien mieux les avantages de leur mutuelle, la nouvelle politique de vacances de la société, les annonces de télétravail ou encore les règles d’attribution des tickets restaurant si ces informations leur sont dispensées par les services compétents.

Là encore, la Digital Workplace Mozzaik365 apporte une vraie valeur ajoutée à l’environnement Microsoft. En intégrant Teams à votre intranet, vos utilisateurs pourront retrouver aisément toutes les conversations tenues dans leurs différents espaces de travail Teams. Un véritable plus pour l’expérience collaborateur et un gain de temps non négligeable.

Vous craignez de fatiguer vos coéquipiers en postant un trop grand nombre de messages sur votre canal de communication interne ? Hiérarchisez les contenus et créez un onglet d’accès rapide à votre intranet directement dans Teams. Grâce à Viva Connection de Microsoft, vous pourrez alors intégrer votre intranet dans Teams et ainsi centraliser votre communication. De cette façon, vous pourrez fournir des renseignements complémentaires aux salariés intéressés, sans risquer de lasser les autres collaborateurs.

Cas d’usage n° 3 : Onboarder les nouveaux collaborateurs via Teams

L’Onboarding est une étape stratégique. Il contribue en effet à la rétention des talents et influe sur le niveau d’engagement futur des nouveaux salariés. 

Ainsi, d’après une étude menée par Go2nextlevels et OfficeVibe, les employeurs qui mettent en place une procédure d’Onboarding fidélisent deux fois plus leurs collaborateurs que ceux qui n’organisent pas l’accueil des nouveaux arrivants. Par ailleurs, 58 % des recrues ayant suivi une telle procédure travaillent toujours au sein de l’organisation trois ans après leur incorporation. Pour conserver vos talents, il convient donc de soigner leur Onboarding.

Grâce à Teams, vous pouvez préparer l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs, systématiser votre procès d’accueil et fluidifier l’Onboarding des talents qui rejoignent votre entreprise.

Avec la barre de recherche avancée de Teams, les nouveaux collaborateurs peuvent en effet rechercher un expert interne en quelques clics. Mais il ne s’agit pas là du seul atout de Teams en matière d’Onboarding.

En pratique, pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, veillez à annoncer leur embauche à tous les membres de l’organisation en publiant un message sur votre canal Teams principal.

<span>Par ailleurs, n'oubliez pas de créer un parcours d’intégration directement dans Teams en rassemblant les informations, documents, vidéos tutoriels et autres formations à suivre dans un même canal Teams dédié aux salariés entrants.  Pour ce faire, créez une équipe Teams par service et utilisez les wikis ou les documents OneNote pour rassembler les données clés relatives aux activités de pôle concerné. Simple et efficace.</span>

Enfin, au-delà de Teams, pensez à diffuser les valeurs de votre organisation sur votre intranet. De cette façon, les nouvelles recrues pourront se familiariser avec la culture de votre entreprise. L’idéal pour renforcer leur engagement.

🤔 À découvrir également sur le thème de la culture d’entreprise, notre article sur les 6 étapes clés pour créer une culture d'entreprise forte!

Cas d’usage n° 4 : Organiser un événement dans Teams

Les grands rassemblements (séminaires, lancements de produits, conférences, etc.) sont de précieuses occasions de renforcer l’engagement des collaborateurs et de mettre en œuvre une communication interne transparente. Pourtant, l’organisation d’événements n’est pas toujours chose aisée, notamment dans un contexte de travail hybride ou lorsque les équipes sont basées dans différents pays.

Quelle est la solution ? Organiser des événements vidéo en direct sur Microsoft Teams! La plateforme vous permet de planifier un événement en direct aussi facilement qu'une réunion Teams. L'opportunité d'interagir avec un public interne ou externe pouvant aller jusqu'à 10 000 personnes.

Certaines organisations utilisent les événements Teams pour annoncer de grands changements à leurs collaborateurs. Le Top Management peut en effet s’adresser en direct à l’ensemble des salariés et répondre aux questions posées par ces derniers via le Chat. Bien entendu, les événements Teams peuvent également servir dans d’autres contextes comme la mise en place de formations.

💡 Découvrez comment optimiser vos événements vidéo Teams grâce aux Whiteboard de Microsoft en lisant notre article de blog.

Cas d’usage n° 5 : Mettre à disposition des supports de communication via Teams

L'accessibilité de l'information est une condition préalable à la productivité des employés. C'est particulièrement vrai pour les équipes de vente et les communicants. Pour signer un contrat ou gérer un bad buzz, ces deux catégories d'employés doivent pouvoir accéder sans délai aux supports de communication appropriés .

Par chance, grâce à Teams, vos collaborateurs bénéficient d’un accès rapide à leurs dossiers, et ce même lorsqu’ils sont en déplacement. Votre force de vente pourra, par exemple, retrouver en un clic son catalogue produit, le calendrier des événements à venir ou encore ses présentations clients. De quoi être efficace, notamment lors des salons et des foires où le temps est compté.

Pour sa part, votre pôle communication pourra passer par Teams pour accéder rapidement à tous les supports nécessaires pour assurer ses tâches : charte graphique, logo, Templates de présentation PowerPoint, papier entête, signature de mail type, modèle de publication pour les réseaux sociaux ou encore guide pour poster sur LinkedIn.

🚨 Lisez aussi notre article de blog pour connaître tous les secrets de planification de vos tâches dans Teams!

Le mot de la fin

Vous l’aurez compris, avec ses nombreuses fonctionnalités, Microsoft Teams est l’application qui fait passer la communication interne, la collaboration interne et la gestion des connaissances à la vitesse supérieure.

Enfin, sachez que pour une expérience utilisateur optimale, la Digital Workplace Mozzaik365 peut être intégrée dans Teams grâce à Viva Connection. Un Must.