Publié le
3.5.2022
Temps de lecture :
8 minutes
Par
Caroline

5 raisons de créer un intranet basé sur Microsoft

Un intranet est un réseau qui fonctionne comme internet, à cette différence près qu’il est limité à un groupe d’utilisateurs restreint. Il est utilisé dans de nombreuses entreprises, pour mettre à disposition des salariés des informations et documents variés, mais aussi pour optimiser les échanges au sein de l’organisation. Or, 85% des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les actualités de l’entreprise ! (étude Trade Press Service – 2018). Dans le même temps, 52% des salariés interrogés se déclarent non satisfaits par la manière dont leur entreprise communique en interne… Il existe donc un véritable besoin en la matière. 

Si vous souhaitez créer un intranet basé sur Microsoft, suivez donc notre guide : nous vous donnons 5 bonnes raisons de se lancer.  

Qu’est-ce qu’un intranet basé sur Microsoft ?

Difficile, aujourd’hui, de se passer des bénéfices d’un intranet ! À l’époque de sa création, dans les années 90, cet outil ne remplissait pourtant que quelques fonctions de base comme le stockage de données. Son rôle a depuis bien évolué : de statique, il est en effet passé à interactif et permet aujourd’hui aux salariés d’échanger des informations en interne très facilement. 

Concrètement, un intranet est un réseau internet interne à une entreprise, sur lequel s’échangent des documents et des informations.  De manière plus spécifique, un intranet basé sur Microsoft 365 fournit une plateforme numérique conçue pour s’intégrer à tous les outils de Microsoft dans votre entreprise (Teams, SharePoint, etc). 

Avec Microsoft, vous pouvez créer rapidement un intranet très fonctionnel, sans avoir besoin de connaissances techniques spécifiques. Inutile de savoir coder ! Vous pouvez créer votre intranet de A à Z sur n’importe quel appareil et proposer aux utilisateurs une expérience fluide et attrayante. Il vous est notamment possible de créer des solutions personnalisées à votre entreprise. Mais ce n’est pas là le seul avantage…  

1# L’intégration de nouvelles fonctionnalités à un environnement existant

En mettant en place un intranet basé sur Microsoft, vous répondez aux besoins de plusieurs services en créant une plateforme centrale. Ainsi, vous ne rajoutez pas une brique fonctionnellement : vous intégrez de nouvelles fonctionnalités à l’environnement existant. Vous pouvez ensuite ajouter des pages et des composants au fur et à mesure que cette nouvelle plateforme grandit. C’est donc un véritable gain de simplification et d’efficacité. 

En effet, vous pourrez par exemple créer des pages en quelques clics et facilement dans SharePoint, en surpassant les limites graphique, tout en ayant la possibilité de les intégrer dans Teams grâce aux solutions Mozzaik365. 

L’autre enjeu de l’intégration des nouvelles fonctionnalités à votre intranet est l’engagement et la communication de vos collaborateurs :

  • Personnalisez les espaces et permettez à vos collaborateurs de travailler et communiquer dans un environnement digital qui leur est dédié (découvrez pourquoi utiliser un Dashboard personnel est indispensable à l’optimisation de votre intranet) ;
  • Ciblez vos communications et diffusez la bonne information à la bonne population ;
  • Permettez à vos collaborateurs de faire remonter leurs informations facilement.

Vous l’aurez compris, pour que votre intranet soit adopté par tous, il est essentiel de simplifier l’intégration des nouveaux outils en fluidifiant l’expérience de vos collaborateurs et en les engageant dès la mise en place de ces fonctionnalités.  

2# L’amélioration de la communication interne et la cohésion d’équipe

Ce n’est un secret pour personne : la communication interne est essentielle à la réussite de toute entreprise. Celle-ci fait ainsi partie de la culture d’entreprise, qui est elle-même un véritable avantage stratégique. Mais encore faut-il disposer des outils nécessaires pour la développer ! Avec un intranet basé sur Microsoft, il est heureusement facile de créer une communauté et de favoriser la transmission et le partage d’informations. 

Une telle plateforme permet en effet d’informer les salariés de tous les événements et projets importants de l’entreprise, de les tenir au courant des évolutions internes, et d’accroître leur motivation en renforçant la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance. En interagissant les uns avec les autres, les salariés augmentent leur implication dans l’entreprise. Plus ils utiliseront l’intranet de leur entreprise au quotidien, plus ce sentiment d’implication sera exacerbé. 

D’autant que la généralisation du télétravail a renforcé la nécessité de maintenir des liens informels : lorsque les salariés travaillent à distance, ils ont d’autant plus besoin de communiquer et de partager des informations (sans nécessairement augmenter le recours aux emails !). Or, l’intranet est un support idéal pour la communication écrite et le partage de la connaissance. 

On sait aujourd’hui qu’une meilleure communication interne (elle-même reliée à une plus forte culture d’entreprise) a une influence directe sur la motivation et le bien-être des salariés. Selon la société de sondages Gallup, plus de 60 milliards d’euros par an seraient à accuser depuis 2016, en raison du manque de motivation et d’implication des salariés. D’où l’importance d’agir sans attendre sur ce levier.  

3# Un accès facilité à la plateforme

L’accès des collaborateurs à l’intranet de l’entreprise peut parfois être un problème. Avec un intranet basé sur Microsoft, vous n’avez pas à vous soucier de l’accès à la plateforme : vos collaborateurs sont déjà créés dans Microsoft, ils en connaissent déjà les spécificités et les fonctionnalités et savent comment y accéder. Ainsi, les problèmes d’accès et d'authentification ne sont pas un sujet. En gagnant du temps avec une solution clé en main et facile à utiliser, les salariés de votre entreprise peuvent se concentrer sur les tâches les plus importantes et être plus efficaces. 

💡 Autre avantage particulier : en tant qu’entreprise, vous avez déjà toutes les licences Microsoft. Vous ne faites donc que tirer parti des services que vous payez déjà.

#4 La création d’un intranet sur mesure

Transformer votre intranet basé sur Microsoft en une plateforme moderne grâce aux nombreuses fonctionnalités proposées par la solution Mozzaik365. Créez un intranet sur-mesure et à l’image de votre entreprise.Il est ainsi possible de créer un intranet à la fois esthétique, fonctionnel et facile d’utilisation. Vous pouvez personnaliser le design de votre intranet pour lui créer une véritable identité et lui accorder des signes distinctifs. Cela renforce votre image de marque et votre culture d’entreprise. Quand on sait qu’un intranet qui n’a pas été correctement conçu est utilisé par moins de 50 % des salariés au quotidien, on comprend qu’il s’agit là d’un véritable avantage ! 

En créant votre intranet sur mesure avec Mozzaik365 vous répondez à des besoins réels constatés en entreprise tels que l’amélioration de la collaboration, favoriser la communication entre vos équipes et le partage de la connaissance. En y répondant, vous augmenterez la productivité de votre entreprise en créant de l’engagement auprès de vos collaborateurs et en facilitant le partage d’information.  

Pour répondre à des besoins spécifiques, différents types d’intranet peuvent être mis en place. Découvrez nos exemples d’intranet en entreprise et les différents cas d’usages possibles

Mais l’intranet Mozzaik365 ne se distingue pas seulement par ses qualités esthétiques et pratiques : en outre, ses qualités ne compromettent nullement la sécurité offerte par l’environnement Microsoft. Ce qui nous mène au point suivant…  

#5 Une sécurité maximale conservée

Mozzaik365 est une extension native de SharePoint et de Teams intégrée dans votre environnement Microsoft. De ce fait, aucune donnée n’est hébergée chez Mozzaik. Nous sommes particulièrement conscients que la digitalisation peut mettre en péril la sécurité des données, et qu’elle vient avec certains risques qui lui sont propres : c’est la raison pour laquelle nous ne faisons aucune compromission avec la sécurité. Mozzaik365 vous propose donc de créer un intranet qui respecte les plus hauts standards de sécurité et protège les données personnelles des utilisateurs.  

💡 Si le sujet vous intéresse, lisez également notre article de blog sur les bonnes pratiques pour sécuriser son intranet.

Conclusion 

Il ne fait aucun doute que l’intranet fait partie des outils les plus importants dont une entreprise puisse se doter. Renforcement de la cohésion d’équipe, optimisation du partage de l’information, augmentation de l’engagement des salariés, renforcement de l’image de marque et de la culture de l’entreprise… Autant de raisons pour lesquelles les organisations ont intérêt à sauter le pas. En créant votre intranet basé sur Microsoft, vous bénéficiez de nombreux avantages, notamment la possibilité de mettre en place une plateforme sur mesure, entièrement façonnée à l’image de votre entreprise, sans rien compromettre à la sécurité.

📌 Pour accéder à des ressources supplémentaires, rendez-vous sur la documentation Microsoft.

Ce qu’il faut retenir



Un intranet permet de :

📌Intégrer de nouvelles fonctionnalités dans un environnement déjà existant;

📌Améliorer de la communication et de la cohésion d’équipe;

📌Rendre les collaborateurs plus accessibles;

📌Personnaliser votre intranet ;

📌Renforcer la sécurité des données.

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