7 Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation in einem digitalen Arbeitsumfeld

1. Bauen Sie auf den Werten des Unternehmens und dem Gefühl der Zugehörigkeit auf.  

Die Mission (d. h. der Grund für die Existenz eines Unternehmens) und die Vision (das langfristige Ziel, das sich die Organisation setzt, und die Mittel, die sie zur Erreichung dieses Ziels einsetzt) sind die Säulen jeder Unternehmenskultur.

Dieser Auftrag und diese Vision werden tagtäglich durch Werte verwirklicht, die von den Führungskräften verkörpert werden, aber auch durch die durchgeführten Projekte, die vermarkteten Produkte oder Dienstleistungen... Diese Werte fördern den Zusammenhalt und das Engagement der Mitarbeiter auf der Grundlage gemeinsamer Prinzipien. Sie spielen eine Schlüsselrolle beim Aufbau und der Bekräftigung einer Unternehmenskultur.

Laut einer im Juni 2020 von Walters People durchgeführten Umfrage mit dem Titel"Employee expectations: what is changing with the Covid-19 crisis" (Erwartungen der Arbeitnehmer: was sich mit der Covid-19-Krise ändert), stehen die Werte und die Kultur eines Unternehmens bei den Kriterien der Bewerber an zweiter Stelle (41 %), hinter der Attraktivität der Stelle und der Vergütung (75 %).

Es besteht kein Zweifel: Es ist aus zwei Gründen wichtig, sich über seine Unternehmenswerte klar zu werden: um Talente anzuziehen und zu halten. Dies geht aus einer von Glassdoor in vier Ländern (USA, Vereinigtes Königreich, Frankreich, Deutschland) durchgeführten Studie zu Mission & Kultur 2019 hervor. Demnach berücksichtigen 77 % der Befragten die Kultur eines Unternehmens, bevor sie sich für eine Stelle bewerben. Und 79 % berücksichtigen die Mission des Unternehmens, bevor sie sich um eine Stelle bewerben.

Innerhalb des Digitalen Arbeitsplatzes müssen die Werte des Unternehmens daher einen Platz in der ersten Reihe und eine hohe Sichtbarkeit erhalten. Dies sollte nicht nur auf der Homepage, sondern auch in den Austausch- und Kollaborationsräumen, Communities, Newsfeeds, durch Umfragen usw. geschehen.

2. Erfolge hervorheben (aber auch Misserfolge verstehen)

Die internen Kommunikationsabteilungen haben die Aufgabe, über alle (oder fast alle) von den Teams eingeleiteten Initiativen auf dem Laufenden zu bleiben. Außerdem müssen sie die erfolgreichsten Initiativen hervorheben. Diese Hervorhebung von Erfolgen, ob individuell oder kollektiv, ist eine Quelle der Motivation, aber auch des Engagements für die übrigen Mitarbeiter.  

Durch die Identifikation mit Kollegen, die bei ihren Projekten erfolgreich waren, engagieren sich die Mitarbeiter stärker. Durch Nachahmung oder Inspiration fällt es ihnen außerdem leichter, innovativ zu sein und Aufgaben zu übernehmen, zu denen sie sich vorher nicht in der Lage gefühlt hätten.

Ebenso lohnend ist es, Misserfolge aufzuzeigen. Warum wurde ein Markt nicht erschlossen, warum wurde eine Produkteinführung verschoben... Die Analyse der wirklichen Ursachen ermöglicht es dem gesamten Unternehmen, unabhängig von der Hierarchieebene, sich den Kontext eines a priori "gescheiterten" Projekts zu eigen zu machen und dessen Wiederholung zu vermeiden. Kurz gesagt, um sich gemeinsam zu verbessern.

3. Ein Gespür für das richtige Timing haben, mit den Nachrichten spielen  

Ein digitaler Arbeitsplatz ist im Wesentlichen das Herzstück des Reaktors vieler Organisationen. Hier findet alles statt: Austausch, Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Zugang zu Business-Tools und verschiedenen Portalen... Die Teams für das Kommunikationsmanagement müssen sich diese zentrale Rolle zunutze machen. Wie können sie das tun? Indem sie Inhalte anbieten, die den Herausforderungen gerecht werden, d. h. mit hohem Mehrwert, ständig aktualisiert und im richtigen Zeitrahmen.  

Wenn ein wichtiges politisches, wirtschaftliches oder gesundheitliches Ereignis eintritt (z. B. eine Covid-19-Pandemie), ist es unerlässlich, auf die Nachrichten zu reagieren und sich an die Situation anzupassen. Natürlich durch die Verbreitung von Informationen über die Zwänge, die diese Krise mit sich bringt (Tragen von Masken, Messgeräte, obligatorische Telearbeit usw.), aber auch und vor allem durch das Interesse am täglichen Leben der Mitarbeiter: ihre möglichen Verbindungsschwierigkeiten, ihre Tipps und Tricks, um besser zu arbeiten und die Moral aufrechtzuerhalten, ihre neuen Methoden der Fernerkundung, die unternommenen Solidaritätsinitiativen usw.

4. In allen Fällen transparent sein  

Laut dem Edelman-Barometer "Trust and the Coronavirus" (Vertrauen und das Coronavirus ), das 2021 veröffentlicht wurde, wünschen sich 51 % der Franzosen klarere Informationen über das Handeln ihres Unternehmens. Dieser Wunsch nach Transparenz betrifft Fragen der Sicherheit, der Strategie, der Investitionen, usw. Die Zeiten, in denen nur die Führungsgremien über die wichtigsten Entscheidungen, die das langfristige Überleben des Unternehmens betreffen, informiert waren, sind vorbei. Strategische Entscheidungen werden der größtmöglichen Zahl von Personen mitgeteilt, ohne dass ein Filter vorhanden ist.  

(z.B. ein Vertrag über 50 Milliarden Euro, der Ihnen im letzten Moment durch die Lappen geht...), werden sich die Arbeitnehmer, die an diese Transparenz gewöhnt sind, mit ihrem Arbeitgeber solidarisch zeigen und zusammenhalten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass jeder aus einem Schutzreflex heraus den Teppich unter sich wegzieht.

5. Fokus auf Interaktivität, vor allem

Der digitale Arbeitsplatz ist das ideale Instrument, um die Botschaften und Werte des Unternehmens zu verbreiten, und zwar in einem eher von oben nach unten gerichteten Sinne. Aber er muss auch - auch auf die Gefahr hin, dass er seinen Auftrag verfehlt - Feedback von der Basis, von den Mitarbeitern, einholen. Dies bedeutet, dass Kommentare und Reaktionen innerhalb der Gemeinschaften gefördert werden, regelmäßige Umfragen und Zufriedenheitsbefragungen organisiert werden, deren Ergebnisse dann analysiert, kommuniziert und in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden.

Laut dem Intranet & Digital Working Observatory, das 2021 von der Firma Arctus durchgeführt wurde, steht die Flüssigkeit der internen Kommunikation (52 %) an zweiter Stelle der wichtigsten Herausforderungen der Digitalisierung für Unternehmen, hinter der Verbesserung der betrieblichen Effizienz (61 %).

Aber auch die interne Kommunikation muss bereichsübergreifend gedacht werden. Jeder Mitarbeiter sollte ermutigt werden, jede Art von Information (Idee, Bemerkung, Anregung usw.) an die Kollegen seiner Abteilung oder an das gesamte Unternehmen zu senden, wenn er dies wünscht. Sie können dies auch in speziell für diesen Zweck eingerichteten Gruppen tun. Ihre Beiträge müssen im Einklang mit einer Charta des guten Benehmens stehen, die sie im Voraus akzeptiert haben. Es darf keine Zensur durch den Vorgesetzten oder die Kommunikationsabteilung geben, die die Botschaft behindert.

6. Wiederherstellung von Momenten der Geselligkeit, auch aus der Ferne  

Da die Gesundheitskrise zu einer stärker gemischten Arbeitsweise geführt hat, stehen viele Manager vor der Herausforderung, den informellen Austausch zu erhalten, der ihren Teams so viel Nutzen bringt.  

Einige von ihnen haben neue regelmäßige Treffen wie Mittagessen, Kaffeepausen oder virtuelle Aperitifs eingeführt. Andere haben auf Überraschungen gesetzt, indem sie - aus der Ferne - die Unterzeichnung neuer Verträge oder neue individuelle oder kollektive Erfolge feierten.  

Wiederum andere haben vorgeschlagen, die Bedingungen der Arbeit von Angesicht zu Angesicht - aus der Ferne - nachzubilden. Wie lässt sich das bewerkstelligen? Indem man stille Arbeitssitzungen organisiert, bei denen bestimmte Mitarbeiter per Videokonferenz verbunden sind und getrennt an ihren Akten arbeiten, während sie die Freiheit haben, einem ihrer Kollegen eine Frage zu stellen.

Eine Ifop/Wittyfit-Studie zeigt, wie wichtig die Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz im Unternehmen ist. In der Tat halten 81 % der Arbeitnehmer dies für ein vorrangiges Thema in ihrem Unternehmen. Diese Zahl ist in nur zwei Jahren um 25 Prozentpunkte gestiegen, so das auf Umfragen und Marktforschung spezialisierte Unternehmen.

7. Gamification als Trumpfkarte  

Es geht nichts über den Einsatz von Spielen, um die Mitarbeiter zu einem tugendhaften Verhalten zu ermutigen und Botschaften auf originelle (weil spielerische) Weise zu vermitteln. Es gibt eine breite Palette von Möglichkeiten, wenn es um Gamification geht. Im Rahmen des Digital Workplace kann ein Punktesystem eingerichtet werden, um das Engagement der Mitarbeiter in Communities of Practice oder in bestimmten Gruppen zu belohnen. Diese Punkte können dann in Abzeichen umgewandelt werden.

In ähnlicher Weise kann vor einer wichtigen Ankündigung oder einer Videokonferenz eines Unternehmensleiters ein Whiteboard-Workshop angeboten werden, um das Wissen der Teams über das zu besprechende Thema zu testen. Und nach der Ankündigung können die Mitarbeiter eingeladen werden, sich zu einem Spiel zu treffen. Ziel ist es, die Aneignung der Botschaft zu validieren, aber auch gemeinsam neue Angebote zu entwickeln, beispielsweise im Zusammenhang mit einer neuen strategischen Ausrichtung oder einer Übernahme.

Wie wir sehen, gibt es viele Möglichkeiten, die interne Kommunikationsstrategie innerhalb eines digitalen Arbeitsplatzes zu optimieren. Welche Option auch immer gewählt wird, die Einfachheit der eingesetzten Geräte muss systematisch bevorzugt werden. Der Digital Workplace ist ein einzigartiger Raum für Arbeit und Austausch, den es zu erhalten und nicht unnötig zu überfrachten gilt.

Zu beachtende Dinge

📌 Hervorhebung der Unternehmenswerte;

📌 Hervorhebung der Erfolge der Teams;

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📌 Seien Sie transparent

📌 Lassen Sie die Mitarbeiter die Verantwortung übernehmen

📌 Schaffen Sie Momente der Geselligkeit

📌 Nutzen Sie Gamification.