Unternehmen: Wie kann man eine interne Plattform für soziale Netzwerke einrichten?

Im Jahr 2022, 58.4 %der Weltbevölkerung regelmäßig persönliche soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram oder TikTok nutzen. Diese Zahl zeigt die tiefgreifende Digitalisierung unserer Gesellschaften, die auch die Unternehmen betrifft.

Um ihre interne Kommunikation zu verbessern, setzen viele Unternehmen ein Corporate Social Network (CSN) wie Microsoft Yammer oder Workplace by Meta ein. Im Jahr 2017 nutzten bereits 68 % der Unternehmen aller Branchen eine interne Social-Networking-Plattform.

Was ist der Zweck dieses Instruments? Die effiziente Verbreitung von Informationen innerhalb der Organisation, aber auch die Förderung der Interaktion zwischen Kollegen, die Erleichterung der Zusammenarbeit, die Festigung der Unternehmenskultur und die Steigerung des Engagements der Mitarbeiter. Ein verlockendes Programm.

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1. Was ist eine interne Plattform für soziale Netzwerke?

Bevor wir zum Kern der Sache kommen, sollten wir uns kurz vergegenwärtigen, was ein internes soziales Netzwerk ist, welchen Nutzen es hat und wer seine Nutzer sind.

Interne Plattform zur sozialen Vernetzung: Definition und Verwendung

Eine interne Social-Networking-Plattform oder ein Company Social Network (CSN) ist ein kollaboratives Kommunikationsinstrument , das nur von den Mitarbeitern eines Unternehmens genutzt werden kann. Diese Art von Software, die oft als SaaS angeboten wird, ist von öffentlichen sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn oder Pinterest inspiriert. Sie wird verwendet, um die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu erleichtern .  

Eine interne Social-Networking-Plattform ist kein professionelles soziales Netzwerk wie LinkedIn. Es handelt sich vielmehr um einen Raum für den Austausch und das "Networking", der nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zugänglich ist, auch wenn bestimmte Tools die gelegentliche Aufnahme von Gästen (Kunden, Dienstleistern, Beratern, Freiberuflern usw.) ermöglichen.

Ein internes soziales Netzwerk ist auch kein Intranet. Ein CSN lässt viel Raum für Bottom-up- und funktionsübergreifende Kommunikation und Co-Kreation. Die Nutzer können nicht nur auf Veröffentlichungen reagieren, sie mögen und kommentieren, sondern auch Inhalte an andere Mitglieder der Gemeinschaft weitergeben.

Mit einem Wort: Diese Art von Instrumenten verwischt hierarchische Barrieren und ermöglicht die Überwindung von organisatorischen Silos. Es verbindet die Mitarbeiter miteinander, unabhängig von ihrem Standort, und stärkt den Zusammenhalt, die gegenseitige Hilfe und die kollektive Intelligenz.

Wer sind die Nutzer eines internen sozialen Netzwerks?

Interne soziale Netzwerke können in jeder Art von Struktur eingesetzt werden: Unternehmen, Verwaltungen (wie die CPAM-Sozialversicherung) oder auch Vereine.

85 % der Unternehmen der zentralisierten Wertschöpfungskette verfügen über ein internes soziales Netz. Soziale Unternehmensnetze sind aber auch in KMU anzutreffen, wo sie die Interaktionen flüssiger machen, insbesondere im Kontext der massiven Telearbeit.

Corporate Social Networks werden nicht nur von Start-ups im Tech-Sektor genutzt, sondern sind auch für Unternehmen in traditionelleren Sektoren interessant. Auf den Einzelhandel spezialisierte Unternehmen wie Leroy Merlin oder Leclerc zum Beispiel schätzen sie für ihre Fähigkeit Teams vor Ort wieder miteinander untereinander und mit der Zentrale zu verbinden.

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2. Welche interne Plattform für soziale Netzwerke ist die richtige für Ihr Unternehmen?

In nur wenigen Jahren hat sich das Angebot an sozialen Netzwerken für Unternehmen stark erweitert. Es ist schwierig, eine Wahl zu treffen unter der einer Vielzahl von Optionen zu treffen.

Es lassen sich jedoch zwei Hauptkategorien von Plattformen unterscheiden:

"Klassische" soziale Unternehmensnetzwerke

Die meisten internen sozialen Netzwerke bieten grundlegende Funktionen wie :

• Ein personalisiertes Benutzerprofil , das es jedem im Unternehmen ermöglicht, sich über die Funktionen, Fähigkeiten, Kontaktdaten oder sogar bestimmte Persönlichkeitsmerkmale einer Person zu informieren;

• Ein Unternehmensverzeichnis oder ein Organigramm zur schnellen Identifizierung der Rollen und Funktionen aller Mitarbeiter des Unternehmens;

• Instant Messaging, Chat, Videokonferenzen und Anruffunktionen für Gruppen- und Privatgespräche;

• Eine Homepage mit einem News-Feed, der wichtige Informationen und relevante Veröffentlichungen hervorhebt und die Möglichkeit bietet, Kommentare abzugeben;

• Die Verwendung von "Tags" zur Priorisierung von Informationen und zur gezielten Verbreitung;

• Eine Suchmaschine zum schnellen Auffinden oder Abrufen von Inhalten, Informationen oder Fähigkeiten;

• Ein Tool zur Durchführung von Umfragen, Quiz oder Fragebögen, um Feedback einzuholen , die kollektive Intelligenz zu fördern und die Mitarbeiter zu engagieren;

• Projektbezogene Arbeitsgruppen oder Gemeinschaften, die sich um ein bestimmtes Thema oder Interesse versammeln;

• Eine Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ;

• Ein professioneller Kalender oder ein gemeinsamer Terminkalender zur Organisation der gemeinsamen Arbeit;

• Eine mobile Anwendung, die speziell für die Nutzung durch Außendienstmitarbeiter geeignet ist

"Erweiterte" soziale Unternehmensnetzwerke

Einige soziale Unternehmensnetzwerke zeichnen sich jedoch durch fortgeschrittene Funktionen verschiedener Art aus:

• Interne Kommunikation, mit der Organisation von interaktiven Live-Veranstaltungen und deren Aufzeichnung (Yammer und Workplace von Meta);

• Projektmanagement mit der Möglichkeit, Kanban-Boards zu erstellen oder gemeinsame Dokumente über ein Office-Tool (Yammer und Talkspirit) zu bearbeiten;
• Wissensmanagement mit der Einrichtung einer Ressourcenbibliothek (Yammer über Office 365 und Workplace von Meta);

• Den Mitarbeitern zuhören, mit der Möglichkeit, Daten zu sammeln und zu analysieren, wie z. B. die Engagementrate oder die Reichweite von Veröffentlichungen auf der Plattform (Yammer und Workplace von Meta).

In jedem Fall sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, die in Absprache mit Ihren Mitarbeitern festgelegt werden sollten.

3. Erstellen Sie Ihre interne Plattform für soziale Netzwerke Schritt für Schritt

Um ein internes soziales Netzwerk in Ihrem Unternehmen einzurichten, müssen Sie 3 Hauptschritte befolgen:

1. Starten Sie Ihr internes Projekt zur sozialen Vernetzung

Der erste Schritt besteht darin, eine Software auszuwählen, die an den Kontext Ihres Unternehmens angepasst ist, einschließlich der Bedürfnisse und Anforderungen der künftigen Stakeholder.

Setzen Sie sich mit der IT-Abteilung in Verbindung, um eine Sicherheitspolitik festzulegen , mit der Rechtsabteilung, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten einhalten, und mit der Kommunikationsabteilung, um das tägliche Management der Plattform festzulegen.

Ganz allgemein sollten Sie Ihre Mitarbeiter befragen, um ihre Erwartungen und eventuelle Befürchtungen in Bezug auf die künftige Plattform zu erfahren (mangelnde digitale Kompetenz, Verbreitung von Tools usw.). Ihre Unterstützung wird für den Erfolg des sozialen Netzwerks ausschlaggebend sein, daher ist es unerlässlich, sie von Anfang an in das Projekt einzubeziehen.
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2. Starten Sie Ihre interne Plattform für soziale Netzwerke

Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, stellen Sie ein Team zusammen und legen die Meilensteine für Ihr Projekt fest. Falls erforderlich, können Sie sich von einem Integrator begleiten lassen, der Sie durch die verschiedenen Phasen Ihres Projekts führt: Scoping, Konzeption, Entwicklung, Änderungsmanagement, Einführung, Schulung.

Wenn eine erste Version Ihrer Plattform bereitgestellt wird, lassen Sie sie von einigen Betatestern testen, um ihre Verwendung zu validieren.

Legen Sie dann die Regeln für die Nutzung Ihrer Plattform fest. Eine Charta für die Nutzung des sozialen Netzwerks wird es ermöglichen, Exzesse zu vermeiden (unangemessene Reaktionen, übermäßige Verbindungszeiten usw.) und Ihre Unternehmenskultur zu stärken. Eine redaktionelle Charta kann ebenfalls erforderlich sein, um die Kohärenz der im CSN veröffentlichten Inhalte zu gewährleisten.

Erstellen Sie schließlich eine interne Kommunikationskampagne, um die Einführung des sozialen Unternehmensnetzwerks bekannt zu machen und den Mitarbeitern zu erklären, was von ihnen erwartet wird.  

Um die Übernahme der Lösung durch die Mitarbeiter zu erleichtern, sollten Sie Schulungen, Online-Tutorials, persönliche Workshops, ein Mentorensystem, ein Botschafterprogramm, das von Ihren enthusiastischsten Mitarbeitern (Erstanwendern) geleitet wird, oder einen internen Newsletter einrichten.

3. Verwalten Sie Ihre Plattform täglich

Wie jedes soziale Netzwerk muss auch ein CSN sorgfältig verwaltet werden, um Missbrauch oder Desinteresse der Mitarbeiter zu vermeiden. Stellen Sie dazu sicher, dass Governance-Regeln festgelegt und den einzelnen Akteuren klare Rollen zugewiesen werden.

Insbesondere wird es notwendig sein, zu bestimmen, wer :

• Moderiert Kommentare und validiert Beiträge;
• Erstellt und veröffentlicht Inhalte;
• Weitergabe von Veröffentlichungen der Mitarbeiter und Beantwortung ihrer Kommentare;
• Verwaltet die Sicherheit der Plattform und die Zugriffsrechte;
• Verfolgt die Entwicklung der Plattform nach welchen KPIs und nach welchem Zeitplan;
• usw.

Schaffung einer internen Plattform für soziale Netzwerke: Schlussfolgerung

Bei der Einrichtung einer internen Social-Networking-Plattform für Ihr Unternehmen geht es in erster Linie darum, eine Software auszuwählen, die den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und Ihrer bestehenden Arbeitsumgebung entspricht.

Die Yammer-Lösung lässt sich beispielsweise problemlos in Ihren Microsoft 365 Digital Workplace implementieren und kann mit zahlreichen Funktionen erweitert werden, um alle Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Die Akzeptanz des sozialen Unternehmensnetzwerks durch Ihre Mitarbeiter ist eine weitere große Herausforderung. Um Ihre Teams mit ins Boot zu holen, müssen Sie sie von Anfang an in das Projekt einbeziehen und sie mit geeigneten Maßnahmen (Schulungen, Mentoring usw.) durch den Veränderungsprozess begleiten.

Mit diesen wenigen Vorkehrungen können Sie alle Vorteile einer internen Kommunikationsplattform nutzen: Stärkung der Unternehmenskultur, Verbesserung des Zusammenhalts, Entwicklung kollektiver Intelligenz, bessere Verwaltung von Projekten und Steigerung des Engagements der Mitarbeiter.

Zu beachtende Dinge

📌 Bereiten Sie Ihr internes soziales Netzwerkprojekt vor

📌 Starten Sie Ihre interne soziale Netzwerkplattform;

📌 Verwalten Sie Ihre Plattform täglich mit relevanten Inhalten.