Alles, was Sie über Microsoft SharePoint Premium wissen müssen

Bis 2025 wird es 130 Milliarden Terabyte an Inhalten geben, die von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Designs und Videos reichen.

Große Mengen an Inhalten und manuelle Bearbeitung führen jedoch zu geringerer Produktivität, verpassten Chancen und höheren Betriebskosten.

Um diese Menge an Inhalten zu organisieren und zu verwalten, ist es unerlässlich, die Klassifizierung und Verarbeitung zu automatisieren. Auf der Konferenz Microsoft Ignite 2023 stellte Microsoft Microsoft SharePoint Premium vor, eine Plattform für künstliche Intelligenz, die Ihre Inhaltserfahrungen in der Cloud verändert. SharePoint Premium ist die Weiterentwicklung von Microsoft Syntex.

In unserem Artikel erfahren Sie, wie KI Content Intelligence ermöglicht, wichtige Geschäftsprozesse optimiert, die Governance verbessert und Ihre Inhalte für Copilot vorbereitet.

Was ist SharePoint?

SharePoint bis heute

Bevor wir die fortgeschrittenen Funktionen von SharePoint Premium vorstellen, sollten wir uns mit den Grundlagen dieser Plattform befassen.

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Inhalten. Sie ist seit 2001 verfügbar und wird hauptsächlich von Unternehmen genutzt. Sie bietet eine Reihe von Diensten, die es Organisationen ermöglichen, Dokumente, Informationen und Ideen innerhalb der Organisation effizient zu teilen und zu verwalten.

SharePoint ermöglicht die Erstellung von Intranet-Websites, um die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten sowie die Versionsverfolgung zu erleichtern. Die Plattform bietet auch erweiterte Funktionen wie Foren, Formulare, Workflows und Geschäftsanalysen.

Es gibt zwei Arten von Produkten:

- SharePoint Online: die SaaS-Version des Produkts, die in Microsoft-Rechenzentren gehostet und von Microsoft gewartet wird.

- SharePoint Server: die klassische Serverversion, die auf Serverfarmen installiert wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint mit dynamischen Websites, personalisierten Nachrichten und einer sicheren Dateifreigabe die Zusammenarbeit, die Information und die Verteilung von Informationen ermöglicht.

Zusammenarbeiten: Unterstützen Sie Teams mit dynamischen Websites in Microsoft Teams. Synchronisieren und teilen Sie Dateien, Daten und Ressourcen sicher.

Informieren: Veröffentlichen Sie Informationen und Ressourcen in Ihrem Intranet. Erzählen Sie Ihre Geschichte mit attraktiven benutzerdefinierten Websites und gezielten, personalisierten Nachrichten.

Verteilen: Greifen Sie auf kollaborative und transaktionale Inhalte zu, verwalten und speichern Sie sie auf der flexiblen, groß angelegten, in Microsoft 365 integrierten Cloud-Plattform.

SharePoint-Premium

SharePoint Premium bietet innovative Ansätze für die Interaktion mit Ihren hochwertigen Inhalten und verwaltet und sichert sie während ihres gesamten Lebenszyklus. Es trägt auch dazu bei, den Wert von Inhalten zu optimieren, indem es ihre Sicherheit gewährleistet und eine angemessene Struktur bereitstellt, die sie auf Copilot für Microsoft 365 vorbereitet, den revolutionären KI-Assistenten, der Produktivität neu definiert.

Inhaltliche Erfahrungen und Lösungen:

Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, verbessern Sie Geschäftsprozesse, indem Sie Inhalte auf dem neuesten Stand halten, fördern Sie die Recherche und die Zusammenarbeit bei verschiedenen Dateitypen. Optimieren Sie geschäftskritische Dokumentenprozesse wie Verträge und Rechnungen durch KI, Sicherheit und Workflows.

Inhaltliche Verarbeitung:

Organisieren Sie Ihre Inhalte, um deren Wert zu maximieren, indem Sie die KI-gesteuerte Automatisierung für die Erstellung, Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumenten nutzen und so die Inhalte für Copilot vorbereiten.

Steuerung der Inhalte:

Gehen Sie proaktiv gegen die übermäßige Freigabe und Verbreitung von Inhalten vor, indem Sie den Lebenszyklus von Inhalten verwalten und den Zugriff mit einfachen, aber leistungsstarken Tools kontrollieren.

Das Inhaltserlebnis

Content-Management-Systeme müssen über die reine Speicherung von Dateien hinausgehen. Sie sollten umfassende Lösungen bieten, die für jede Datei während des gesamten Lebenszyklus Ihrer hochwertigen Dokumente genutzt werden können.

Microsoft erweitert die Möglichkeiten der Office-Zusammenarbeit auf den integrierten Dateibetrachter. Mit Unterstützung für über 400 Dateitypen werden Sie bald in der Lage sein, jedem unterstützten Dateityp Anmerkungen, Kommentare, Erwähnungen, Aufgaben und vieles mehr hinzuzufügen, so wie Sie es heute bei Office-Dokumenten tun.

In der neuen Anwendung Teams Business Documents können Sie gemeinsam an Verträgen, Arbeitsanweisungen, Bestellungen, Rechnungen und vielem mehr arbeiten. Sie haben auch die Möglichkeit, die vollständige Liste wichtiger Dokumente in einer einheitlichen Ansicht anzuzeigen. Sie erhalten verwertbare Einblicke, wie z. B. rechtzeitige Warnmeldungen für Verträge, die bald auslaufen oder besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Sie können neue Verträge in Word mithilfe von Standardvorlagen erstellen, die die Inhaltszusammenstellung nutzen, um wichtige Details neuer Verträge auszufüllen. Sie können einen Vertrag auch mit verwandten Verträgen vergleichen, indem Sie die neue KI-gesteuerte Regelabweichungs-Engine verwenden, die Änderungen hervorhebt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern oder Risiken darstellen. Nach der Genehmigung können die Verträge mit SharePoint eSignature zur Unterschrift gesendet werden. Die Informationen bleiben sicher (innerhalb von Microsoft 365): Sie verlassen Ihren Tenant nicht, und Sie können externe Parteien zur Unterzeichnung und Genehmigung des Dokuments hinzuziehen.

Sie können große Mengen hochwertiger Dokumente hochladen, und der neue KI-gesteuerte Klauselanalysator analysiert und vereinfacht automatisch Verträge mit hohem Risiko, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, zusammen mit identifizierten Risiken.

Mit dem neuen Dokumentenportal können Sie Ihre Inhalte auch externen Lieferanten, Anbietern und Kunden zugänglich machen. Mit dem Dokumentenportal können Sie eine leicht zugängliche externe Website einrichten, die an Ihre Marke angepasst ist und es Ihnen ermöglicht, vertrauensvoll mit Unternehmen oder Kunden an ausgewählten Dokumenten zusammenzuarbeiten.

‍
Inhaltsverarbeitung

Im Rahmen von Microsoft Syntex stellt Microsoft neue Möglichkeiten zur Nutzung von KI für die Klassifizierung, Kennzeichnung und Sicherung Ihrer Dokumente sowie für die Erstellung neuer Dokumente mithilfe automatisierter Vorlagen für die Erstellung umfangreicher Inhalte vor.

SharePoint eSignature digitalisiert Ihre Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Dokumenten auf sichere Weise. Sie wird allgemein verfügbar sein und im ersten Quartal 2024 eingeführt werden, beginnend mit Tenants in den Vereinigten Staaten. Wenn Ihre Organisation derzeit andere eSignatur-Dienste nutzt, hat Microsoft angekündigt, dass Adobe und DocuSign Partner für SharePoint eSignature sind. Die Integration von Drittanbietern mit Adobe Acrobat Sign und DocuSign wird Anfang 2024 allgemein verfügbar sein.

Dienste wie Dokumentenverarbeitung, Inhaltszusammenstellung, optische Zeichenerkennung, Bildverarbeitung und taxonomische Kennzeichnung sind alle unter der Marke Syntex verfügbar und werden ab sofort Teil von SharePoint Premium sein.

Die folgenden neuen (kostenpflichtigen) Dienste für SharePoint Premium werden bis Ende Dezember 2023 verfügbar sein:

Übersetzung von Dateien und Stream-Videos: Konvertieren Sie Dateien und Stream-Videotranskriptionen automatisch und in großem Umfang in Dutzende von unterstützten Sprachen. Microsoft hat neue Übersetzungsdienste für Stream-Videos in SharePoint und eine neue KI-gestützte Videoverbesserungsfunktion angekündigt, die automatisch Pausen in Aufnahmen entfernt.

Aber in der ersten Hälfte des Jahres 2024 wird es noch mehr geben:

• Automatisches Ausfüllen von Spalten: Fügen Sie einer Dokumentbibliothek dynamisch eine neue Spalte hinzu und verwenden Sie AI, um ermittelte Werte automatisch auszufüllen.
• PII (Persönlich identifizierbare Informationen) erkennen: Markieren Sie Dateien, die personenbezogene Daten wie Adressen, Telefonnummern, Kreditkartendaten und mehr enthalten.
• Multilabel-Klassifikator: Führen Sie ein einziges KI-Modell aus, um den Inhaltstyp automatisch zu definieren und das richtige Modell für eine umfassende Datenextraktion und -analyse zu bestimmen.
• Auffinden und Entfernen der Sichtbarkeit bestimmter sensibler Informationen: Wie z. B. Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern, während der Anzeige von Inhalten.
  

Schließlich sind jetzt Microsoft Graph APIs für SharePoint Premium verfügbar, die es Ihnen ermöglichen, Dokumentenverarbeitung, Inhaltszusammenstellung und verwandte Dienste in Ihre benutzerdefinierten Anwendungen zu integrieren.

Alle diese Dienste sind für alle Microsoft 365-Benutzer zugänglich, ohne dass eine zusätzliche Lizenz erforderlich ist, und arbeiten mit einem nutzungsbasierten Preismodell.

Inhaltliche Steuerung‍

Da immer mehr Inhalte von verschiedenen Diensten/Abteilungen stammen, muss sichergestellt werden, dass die richtigen Informationen weitergegeben werden und dass sensible Informationen nicht versehentlich zu viel weitergegeben oder in Suchergebnissen oder in Copilot veröffentlicht werden.

Zu viele gemeinsam genutzte Websites und Inhalte können zu unbefugtem Zugriff und operativen Risiken für Unternehmen führen. Die in Data Access Governance enthaltenen Informationen können wertvoll sein. Die Berichte bieten einen Überblick über potenziell zu viele freigegebene Sites (die Filterung erfolgt über die Freigabepolitik, mit Teams verbundene Sites, Datenschutz usw.). Websites mit hochwertigen Geschäftsinhalten können ebenfalls hervorgehoben werden, da sie oft strengere Richtlinien und Überprüfungen erfordern.

Berichte sind nur ein Teil des Prozesses. Mit SharePoint Premium kann das IT-Team Zugriffsüberprüfungen für potenziell risikobehaftete Inhalte auslösen und die Eigentümer dieser Inhalte auffordern, den Zugriff zu überprüfen, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen und zu bestätigen, dass die Websites ordnungsgemäß freigegeben werden.

Für gemeinsam genutzte Websites können Sie die neue Richtlinie zur eingeschränkten Zugriffskontrolle aktivieren, indem Sie die Sicherheitsgruppen angeben, die auf sie zugreifen dürfen.

KI kann nicht nur die Produktivität, sondern auch die Verwaltung und Administration verändern. KI-gesteuerte Richtlinienempfehlungen können eine Reihe von Standortmustern mit gut verwalteten Zugangsrichtlinien mit anderen Standorten im Tenant vergleichen, semantisch abgleichen und dann optimale Zugangsrichtlinien empfehlen.

Auf der anderen Seite können Sie mit Content Event Insights "interessante" Momente im Lebenszyklus von Inhalten finden, z. B. wenn viele Inhalte geteilt oder große Mengen heruntergeladen werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von SharePoint Premium einen wichtigen Schritt in der Entwicklung von Content-Management-Lösungen innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems darstellt. Inhaltsverarbeitungsdienste wie Dokumentenverarbeitung, eSignatur und PII-Erkennung sind bereits unter der Marke Syntex verfügbar. Der Übergang zu SharePoint Premium ist für 2024 geplant und basiert auf nutzungsbasierten Preisen für die meisten Microsoft 365-Pläne.

Neue Funktionen wie die Anwendung für Geschäftsdokumente, Documents Hub und der verbesserte Dateibetrachter sowie SAM" werden als lizenzierte Dienste verfügbar sein, die Sie zu Microsoft 365-Plänen hinzufügen können, wobei die Preise bei der allgemeinen Verfügbarkeit im Jahr 2024 bekannt gegeben werden.