Der Leitfaden für effektive interne Kommunikation

Warum sollte die interne Kommunikation ernst genommen werden?

Unter interner Kommunikation versteht man alle Kommunikationsmaßnahmen, die innerhalb einer Organisation durchgeführt werden, um Informationen und Werte an die Mitarbeiter weiterzugeben. Eines der Hauptziele der internen Kommunikation besteht darin, eine kollektive Identität zu schaffen (und dann zu verstärken), ein Gefühl der Zugehörigkeit zu derselben Gruppe, das es allen Mitgliedern eines Unternehmens ermöglicht, an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Und die globale Motivation der Mitarbeiter zu stärken, indem die Unternehmenskultur täglich gelebt wird.

Die interne Kommunikation ist somit gewissermaßen das Sprachrohr der Unternehmensstrategie. Über diesen Kanal werden die Ziele, die Vision, die Werte, die strategischen Ausrichtungen sowie die Ergebnisse und Erfolge des Unternehmens verbreitet.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es bei der internen Kommunikation nicht nur um die Weitergabe von Informationen von oben nach unten (von der Unternehmensleitung an die Mitarbeiter) geht. Es gibt tatsächlich zwei Arten der internen Kommunikation:

• Bottom-up-Kommunikation, d. h. eine Art der Kommunikation, bei der der Austausch von Informationen und Ideen von den Mitarbeitern ausgeht. Im Gegensatz zum traditionellen Ansatz sind es die Mitarbeiter, die die Kommunikation vorantreiben. Es handelt sich also um ein flüssigeres, offeneres System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, sich zu äußern, ihre Ideen mitzuteilen und sich an der Unternehmensstrategie zu beteiligen. Damit dieses System funktioniert, muss ein Rahmen geschaffen werden, der gewährleistet, dass die Meinung aller gehört und berücksichtigt wird.
• Top-down-Kommunikation, d.h. eine Art der internen Kommunikation, bei der Informationen von der Unternehmensleitung an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Dies ist die klassische Form der internen Kommunikation, die in vielen Unternehmen mit Hilfe von Instrumenten wie dem Intranet, E-Mails, Kommuniqués usw. umgesetzt wird. Sie wird oft wegen ihrer Inflexibilität kritisiert und kann eine Quelle des Missbrauchs sein und zur Demotivierung der Mitarbeiter beitragen.

Es ist daher an der Zeit zu betonen, dass die interne Kommunikation eine Zweibahnstraße ist: Während das Hauptziel darin besteht, der Unternehmensleitung die Weitergabe von Informationen und Ideen zu ermöglichen, müssen die Mitarbeiter auch die Möglichkeit haben, zu erfahren, wie sie das Unternehmen wahrnehmen und welche Ideen sie haben. Eine gute interne Kommunikationsstrategie ist daher eine geschickte Mischung aus Bottom-up- und Top-down-Kommunikation, so dass ein gegenseitiges Zuhören stattfinden kann.

Heutzutage ist die interne Kommunikation zu einer Schlüsselposition und einer echten Investition für Unternehmen geworden, die über eigene Abteilungen für interne Kommunikation verfügen. Es muss gesagt werden, dass die Qualität der Informationsübermittlung auf dem Spiel steht, ebenso wie die Verbreitung der Unternehmenskultur und die Bindung von Talenten. Durch die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit steigert die interne Kommunikation auch die Produktivität des Unternehmens. Sie ist daher ein wichtiges Thema.

Im Jahr 2021 versuchte eine Studie der Beobachtungsstelle für Intranet und digitales Arbeiten über die interne digitale Transformation von Organisationen herauszufinden, warum dieses Thema so wichtig ist. Sie ergab, dass die digitale Technologie im Unternehmen auf drei Hauptpfeilern ruht:

• Verbesserte betriebliche Effizienz (bei 61 % der Befragten);
• die Fluidität der internen Kommunikation (für 52 % der Befragten);
• Geschäftskontinuität im Krisenfall (für 46 % der Befragten).

Die Schlussfolgerung ist eindeutig: Für mehr als die Hälfte der Befragten ist die interne Kommunikation eine der größten Herausforderungen der digitalen Revolution. Diese Bedeutung hat seit der Gesundheitskrise und der Demokratisierung der Telearbeit zugenommen.

Laut einer von Steeple durchgeführten Umfrage waren 70 % der Befragten mit der internen Kommunikation in ihrem Unternehmen während der Covid-19-Krise zufrieden. Aber noch mehr von ihnen (83 %) sind der Ansicht, dass die interne Kommunikation ein Projekt ist, das in der Zeit nach der Krise Priorität haben sollte. Für die Mehrheit der Arbeitnehmer sollte die interne Kommunikation keine Nebenfunktion des Unternehmens sein, sondern vielmehr eine zentrale Rolle spielen.

Unsere Tipps für eine effektive interne Kommunikation

1° Identifizieren Sie Ihre Ziele

Dies bedeutet, dass eine interne Kommunikationsstrategie festgelegt werden muss. Um die beste Strategie für die Merkmale Ihrer Organisation zu definieren, ist es wichtig, die Zielgruppen zu bestimmen, die Sie ansprechen wollen (alle Mitarbeiter? einige von ihnen?). Sobald Sie diese Zielgruppen ermittelt haben, können Sie die Art der Inhalte und die verwendeten Kommunikationskanäle anpassen: Website, Intranet, interner Newsletter, Blog, Video, Veranstaltung usw. In der Tat kommunizieren wir nicht auf dieselbe Art und Weise, je nachdem, an wen wir uns wenden und auf welcher Hierarchiestufe sie sich befinden. Wenn Sie beispielsweise Informationen an Mitarbeiter weitergeben wollen, die im Außendienst arbeiten und ihren Computer nicht oft benutzen, müssen Sie kreativer sein, um Medien zu mobilisieren, die unterwegs leicht konsultiert werden können.

2° Schaffung eines echten internen Kommunikationsraums

Dieser Raum muss einladend und leicht zugänglich sein. Er sollte alle Informationen des Unternehmens bündeln und es den Mitarbeitern ermöglichen, miteinander in Kontakt zu treten. Dies kann in Form eines internen sozialen Netzwerks, eines digitalen Arbeitsplatzes, eines Newsfeeds, einer Teams-Konversation usw. geschehen.  

3° Einen Prozess einleiten, der die Kultur und die Werte des Unternehmens verbreitet

Unabhängig vom verwendeten Kanal ist es wichtig, proaktiv zu sein, um nicht nur Informationen, sondern auch die Werte zu verbreiten, die das Unternehmen vermitteln möchte. Wenn sich Ihre Organisation beispielsweise für ein bestimmtes Thema engagiert, ist es wichtig, regelmäßig zu kommunizieren, um eine Dynamik zu erzeugen (z. B. um eine Spendenaktion anzukündigen). Denken Sie daran: Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Vektor für die Verbreitung der Unternehmenskultur.  

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4° Fokus auf Transparenz

Das ist der Fehler, den man nicht machen sollte: nur zu kommunizieren, um gute Nachrichten zu verkünden oder um rein sachliche Informationen zu übermitteln.

Bei der Transparenz geht es darum, alles, was im Unternehmen vor sich geht, zu kommunizieren, egal ob es positiv oder negativ ist. Für die Mitarbeiter ist es schlimmer, nicht zu wissen, was vor sich geht, als regelmäßig über Herausforderungen informiert zu werden. Egal, ob es sich um einen Wechsel in der Geschäftsführung, eine Umstrukturierung oder die Einführung neuer Verfahren handelt, alle Informationen sind gut, wenn sie weitergegeben werden. Das Ergebnis: mehr Vertrauen bei den Mitarbeitern.

5° Ausschöpfung des Potenzials von Teams

Teams ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem sich auch intern effizient kommunizieren und die Verbindungen zwischen den Mitarbeitern stärken lassen: Austausch per Chat oder Videokonferenz, Aufgabenplanung, Bildung von Arbeitsteams usw. Aber Microsoft geht noch weiter: Dank Viva Connections können die Mitarbeiter direkt von ihrer Teams-Anwendung aus auf das Intranet zugreifen. Dies erleichtert ihnen den Zugang zu Informationen und reduziert die Anzahl der Barrieren, die sie beim Austausch ihrer Meinungen überwinden müssen. Die Plattform zentralisiert die gesamte interne Kommunikation und verwandelt sie in eine Kommunikations- und Produktivitätsdrehscheibe.

Teams eignet sich auch besonders für Mitarbeiter, die von unterwegs aus arbeiten, da es über eine mobile Anwendung zugänglich ist.

🎁 Um weiter zu gehen, entdecken Sie 5 Teams Anwendungsfälle, die Sie unbedingt kennen müssen.

6° Setzen Sie sich Ziele

Um zu wissen, ob die von Ihnen umgesetzte interne Kommunikationsstrategie geeignet ist, ist es wichtig, einen genauen Aktionsplan zu definieren, Ziele festzulegen und die damit verbundenen KPIs (Leistungsindikatoren) zu verfolgen. Wenn Sie feststellen, dass ein Ziel nicht erreicht wurde, können Sie Ihre Strategie neu ausrichten... und Fortschritte erzielen.

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7° Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Kommunikation von oben nach unten: Auch Ihre Mitarbeiter haben etwas zu sagen, und ihre Meinung könnte wertvoll sein! Daher ist es wichtig, sie in Ihre interne Kommunikationsstrategie einzubeziehen, sei es durch den Einsatz von Mitarbeiter Advocacy oder durch den Einsatz von Instrumenten wie dem Vorschlagskasten, Umfragen oder kollektiven Brainstorming-Sitzungen.  

Es geht darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das das Vertrauen und das Wohlbefinden der Teams fördert und ihnen die Möglichkeit gibt, sich frei zu äußern. Das Ergebnis: ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit und eine Form der Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber. Wenn Ihre Unternehmenskultur hingegen auf einer strengen Hierarchie und der Aufbewahrung von Informationen beruht, wird es schwierig sein, effektiv zu kommunizieren. Das hat zur Folge, dass sich Ihre Mitarbeiter weniger engagieren.

Unsere Artikel, um das Thema zu vertiefen:  

• Interne Kommunikation: 11 wichtige Instrumente
• Wie können Sie Ihre interne Kommunikation zielgerichtet gestalten?
• 7 Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation

Wie Microsoft und Mozzaik365 die Herausforderungen der internen Kommunikation meistern

Microsoft 365 und Mozzaik365 sind zwei wichtige Tools, die Unternehmen für ihre interne Kommunikationsstrategie nutzen können.  

Microsoft 365 bietet viele Tools, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die interne Kommunikation zu verbessern: Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections...  

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💡 Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie bitte die folgenden Artikel:  

• Microsoft Viva, das MitarbeiterErlebnisplattform
• Was Sie über soziale Unternehmensnetzwerke wissen müssen (mehr über Yammer)

Mozzaik365 schlägt vor, einen ansprechenden digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der in Microsoft 365 integriert ist, um Teams miteinander zu verbinden und sie auf eine flüssige und effiziente Weise zusammenarbeiten zu lassen. Zu diesem Zweck überwindet Mozzaik365 die funktionalen und grafischen Grenzen von SharePoint. In unseren Blogbeiträgen erfahren Sie mehr über die Verwendung von Mozzaik365 für die interne Kommunikation.

Beide Lösungen bieten auch ein extrem hohes Maß an Sicherheit. Die Standards von Microsoft erfüllen in der Tat ein sehr hohes Niveau der Erwartungen der Nutzer. Mozzaik365 ist eine Erweiterung, die keine Kundendaten hostet und somit die Integrität der Microsoft-Dienste garantiert.

In dieser Hinsicht muss die Sicherheit Ihrer Daten bei der Nutzung interner Kommunikationslösungen weiterhin Priorität haben.

Neue Praktiken, die die Sicherheit am Arbeitsplatz nicht gefährden

Die Umsetzung einer internen Kommunikationsstrategie erfordert den Einsatz von neuen Instrumenten und digitalen Lösungen. Dies wirft berechtigte Sicherheitsfragen auf. Dennoch gibt es keine fatalen Folgen. Ja, es ist möglich, eine breite Palette interner Kommunikationsmittel zu nutzen, ohne die Sicherheit des Unternehmens zu gefährden.  

Dies erfordert nicht nur die Auswahl sicherer Lösungen, sondern auch die Unterstützung des Wandels und die Schulung der Mitarbeiter in guten Cybersicherheitspraktiken. Die Mitarbeiter sollten mit ihren neuen Werkzeugen nicht allein gelassen werden: Es ist nicht nur wichtig, sie in ihrer Nutzung zu schulen, sondern ihnen auch zu erklären, wie diese Werkzeuge zur gemeinsamen Nutzung und Übertragung von Informationen beitragen.  

Schlussfolgerung

Die interne Kommunikation hat eine doppelte Funktion: Sie dient dazu, Botschaften, Werte und wichtige Informationen an die Mitarbeiter zu übermitteln und gleichzeitig den Zusammenhalt des Teams und das Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gruppe zu stärken. Mit anderen Worten: Heutige Organisationen könnten kaum noch ohne sie auskommen.  

Für eine wirksame interne Kommunikation ist es wichtig, die richtigen Instrumente wie z. B. Teams zu verwenden und die Praktiken zu diversifizieren: z. B. die Kommunikation nach oben mit der nach unten zu mischen. Dabei ist es wichtig, einen definierten Rahmen zu schaffen und eine gesunde Transparenz zu gewährleisten, die Vertrauen und Motivation des Teams garantiert.  

Ein Gleichgewicht, das jede Organisation finden muss.