Wie kann man die Informationsflut in Unternehmen bekämpfen?

Was ist Informationsüberlastung?

Infobesonderheit, Informationsüberlastung, Informationsverschmutzung, digitale Überlastung, Informationsmüdigkeit, Hyperkonnektivität, Hyperkonnektivität, "Technostress", kognitives Sättigungssyndrom oder digitales Burn-out: Es mangelt nicht an Begriffen, um die Informationsüberlastung zu beschreiben, unter der viele Menschen leiden, insbesondere am Arbeitsplatz. Aber wovon genau sprechen wir und welche Risiken sind mit diesem Phänomen verbunden?

Informationsüberlastung: Definition

Der Begriff"Informationsüberlastung" wurde von dem amerikanischen Soziologen Bertram Myron Gross in dem Buch"The Managing of Organizations: the Administrative Struggle Offsite Link"im Jahr 1964 theoretisiert.

Wie die promovierten Managementwissenschaftler Henri Isaac, Eric Campoy und Michel Kalika in einem 2007 in "Management&Avenir" veröffentlichten Artikel darlegen, entspricht die Informationsüberlastung dem Zustand, in dem sich ein Subjekt befindet, wenn es einer so großen Menge an Informationen und Mitteilungen ausgesetzt ist, dass sie seine kognitiven Kapazitäten übersteigt.

Im beruflichen Kontext ist die Informationsüberlastung größtenteils auf die digitale Hyperkonnektivität zurückzuführen, d. h. die allgegenwärtige und übermäßige Nutzung digitaler Lösungen wie E-Mail, soziale Netzwerke, Sofortnachrichten, SMS, Telefonanrufe, Videokonferenzen oder Benachrichtigungen aus verschiedenen Anwendungen für die Zusammenarbeit.

Informationsflut in Zahlen

Laut der in der Einleitung dieses Artikels erwähnten Studie von Lecko und Cog'x sind 10 % der französischen Arbeitnehmer vonHyperkonnektivität betroffen, d. h. von der häufigen Teilnahme an Besprechungen und dem Versenden von E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten.

Diese Zahl könnte sogar noch höher sein, denn wie eine von OpenText in Auftrag gegebene und von 3Gem im Jahr 2022 durchgeführte Umfrage ergab, glauben 40 % der französischen Arbeitnehmer, dass ein schlechtes Informationsmanagement ihrem psychischen Wohlbefinden am Arbeitsplatz schadet. Und das aus gutem Grund, denn die digitale Überlastung ist für Arbeitnehmer nicht neutral...

Welche Risiken birgt die Hyperkonnektivität am Arbeitsplatz?

Übermäßiger Internetzugang und Fettleibigkeit im Unternehmen stellen eine Reihe von Risiken für die Mitarbeiter und das Unternehmen selbst dar.

Eine Gefahr für die körperliche und geistige Gesundheit der Arbeitnehmer

Die erste Gefahr der Informationsüberlastung und der Hyperkonnektivität am Arbeitsplatz ist eine Verschlechterung der körperlichen und geistigen Gesundheit der Arbeitnehmer. Eine unangemessene Nutzung digitaler Technologien kann in der Tat die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben verwischen, den Schlaf der Arbeitnehmer beeinträchtigen und sie natürlich in einen mehr oder weniger fortgeschrittenen Stresszustand stürzen.

Laut einer Studie von Speak & Act und Dynamic Workplace gaben im Jahr 2021 47 % der befragten Arbeitnehmer an, dass sie ihr Arbeits- und Privatleben nicht in Einklang bringen können, 49 % gaben an, dass sie häufig vor dem Schlafengehen ihre E-Mails checken und 73 % gaben an, dass sie jedes Wochenende arbeiten. Infolgedessen gaben laut derselben Quelle 60 % der Berufstätigen an, dass sie häufig aus beruflichen Gründen gestresst seien.

Ein Rückgang der individuellen Produktivität und der kollektiven Leistung

Das zweite Risiko, das mit der Informationsüberlastung in Unternehmen verbunden ist, besteht in der Verringerung der individuellen Produktivität und folglich der kollektiven Leistung.

Übermäßige Ermunterung und ständige Unterbrechungen wirken sich negativ auf die Konzentration der Mitarbeiter, ihre Entscheidungsfähigkeit, ihre Kreativität und sogar die Qualität ihrer sozialen Beziehungen aus. Laut Cyril Couffe, Doktor der kognitiven Psychologie, führt dieHyperkonnektivität am Arbeitsplatz zu einem Produktivitätsverlust von 28 %.

Ein rechtliches Risiko für den Arbeitgeber

Schließlich erinnert die Fachjournalistin Aurélie Tachot in Le Figaro daran, dass der Arbeitgeber, der das im Arbeitsgesetzbuch vorgesehene Recht auf Abschaltung nicht gewährleistet und eine Situation der digitalen Überlastung zulässt, die der körperlichen und geistigen Gesundheit seiner Mitarbeiter schadet, mit rechtlichen Sanktionen rechnen muss.

Wie wir sehen, sind die mit der Infobesessenheit in Unternehmen und der daraus resultierenden Hyperkonnektivität verbundenen Risiken erheblich. Welche Lösungen können also mobilisiert werden, um die digitale Überlastung der Mitarbeiter zu bekämpfen?

Der digitale Arbeitsplatz: eine Lösung gegen Infobesessenheit und Hyperkonnektivität der Mitarbeiter

Der digitale Arbeitsplatz ist eine wirksame Lösung zur Bekämpfung von Übergewicht und Überlastung der Mitarbeiter. Wie wir sehen werden, ermöglicht dieses digitale All-in-One-Tool die Bewältigung des Informationsüberflusses, dem die Mitarbeiter ausgesetzt sind, und kann zur Unterstützung eines Wandels der Unternehmenskultur eingesetzt werden.

🔗 Um weiter zu gehen, lesen Sie unseren Artikel, um alles über den Digitalen Arbeitsplatz zu verstehen: Geschichte und Definition

Eine effiziente Lösung zur Zentralisierung und Priorisierung von Informationen

Der Digital Workplace ist eine Plattform, die die verschiedenen Tools, die Mitarbeiter zum Arbeiten benötigen, zentralisiert. Dank dieses digitalen Arbeitsplatzes können die Mitarbeiter schnell und einfach auf ihre Unternehmenssoftware, kollaborative Arbeitsanwendungen (z. B. Teams) und interne Kommunikationstools (z. B. das soziale Unternehmensnetzwerk Viva Engage) zugreifen.

🔔 Um noch weiter zu gehen, hier istder Leitfaden für effektive interne Kommunikation | Tipps (mozzaik365.com)

Mit dem Digital Workplace navigieren die Mitarbeiter ohne Reibungsverluste von einem Tool zum anderen und sparen wertvolle Zeit. Aber das ist noch nicht alles. Dieses fortschrittliche Intranet hilft auch, die geistige Überlastung zu bekämpfen, indem es die an die Mitarbeiter gerichteten Informationen und Anfragen zentralisiert und nach Prioritäten ordnet.

Das Geheimnis? Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es Ihnen, je nach Absicht und Art des Inhalts, der geteilt werden soll, unterschiedliche Kommunikationsmittel einzusetzen. Zum Beispiel:

• Der Chat eines Teams-Kanals, um mit Ihrem Team über ein laufendes Projekt zu sprechen;
• Die personalisierte "News Wall" jedes Nutzers, um gezielte Informationen über das Leben des Unternehmens zu erhalten;
• Eine "Social Media Wall" für jeden Mitarbeiter, um die Aktivitäten des Unternehmens auf LinkedIn, Facebook, Twitter oder sogar Instagram zu verfolgen;
• Eine "Community Viva Engage (ex-Yammer), um sich mit Kollegen über ein gemeinsames Interesse auszutauschen und eine Verbindung herzustellen;
• usw.

✅ Um noch weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter mit der Social Media Wall zu Botschaftern machen

Eine anpassbare digitale Arbeitsumgebung

Eine weitere Stärke des Digital Workplace im Kampf gegen die digitale Überlastung ist, dass diese digitale Arbeitsumgebung nicht nur auf Unternehmensebene, sondern auch auf der Ebene jedes einzelnen Nutzers anpassbar ist.

Eine solche Plattform ermöglicht es, jedem Mitarbeiter die digitalen Werkzeuge und Dienste zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, und nur diese. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter weniger der Informationsverschmutzung und der Gefahr einer kognitiven Überlastung ausgesetzt.

Besser noch: Ein moderner digitaler Arbeitsplatz wie Mozzaik365 ermöglicht es Arbeitgebern, jedem ihrer Mitarbeiter ein persönliches Dashboard anzubieten. Dieses anpassbare Dashboard ist ein wertvoller Verbündeter im Kampf gegen Informationsüberflutung und Technostress, da es die Ressourcen und Tools, die der Mitarbeiter benötigt, um unter guten Bedingungen zu arbeiten, an einem Ort zusammenfasst und visuell organisiert.

💡Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie, wie das persönliche Dashboard der Verbündete Ihres digitalen Arbeitsplatzes ist

Ein Hebel zur Veränderung der Unternehmenskultur

Um Übergewicht und Hyperkonnektivität am Arbeitsplatz einzudämmen, ist es wichtig, eine digitale Kultur zu schaffen, die die Trennung von der Arbeit fördert. Unter diesem Gesichtspunkt muss die Organisation Regeln zur Kontrolle der Nutzung digitaler Werkzeuge aufstellen: zum Beispiel das Verbot, E-Mails an Kollegen zu senden oder Besprechungen außerhalb der Bürozeiten zu planen.

Der digitale Arbeitsplatz kann ein Hebel für die Umsetzung dieser Maßnahmen sein. Mit einem Tool wie der Microsoft Viva Employee Experience Platform können beispielsweise Zeiten für Konzentration (oder "Fokus") ohne Benachrichtigungen oder Ablenkungen geplant werden, unterbrochen von regelmäßigen Pausen, in denen die Mitarbeiter ihre "Batterien wieder aufladen" können.

🚀 Um weiter zu gehen, erfahren Sie mehr über Microsoft Viva, die Plattform für Mitarbeitererlebnisse.

Dennoch ist eine Unterstützung des Wandels notwendig, um der Kultur der Dringlichkeit und Kontrolle zu entkommen, Verhaltensweisen zu ändern und den Mitarbeitern beizubringen, die digitalen Werkzeuge sinnvoll zu nutzen. Workshops zur Sensibilisierung für die Informationsüberlastung und Schulungen zur Nutzung technologischer Lösungen können daher von entscheidender Bedeutung sein, um sicherzustellen, dass das Recht auf Abschalten respektiert wird.

Wie wir sehen können, ist der digitale Arbeitsplatz ein starker Verbündeter im Kampf gegen die Informationsflut und die Hyperkonnektivität in Unternehmen. In diesem Kampf steht der Mozzaik365 Digital Workplace an vorderster Front, da er verschiedene Funktionen enthält, die speziell zur Reduzierung der digitalen Überlastung geeignet sind .

🛡️ Um noch weiter zu gehen, hier sind die 10 Fehler, die Sie an Ihrem digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2023 vermeiden sollten

Welche Mozzaik365-Funktionen sollten enthalten sein, um die Informationsflut bei der Arbeit zu reduzieren?

Der Mozzaik365 Digital Workplace bietet verschiedene Lösungen, um der Infobesessenheit und Hyperkonnektivität zu begegnen. Im Besonderen:

Erweiterte Suche zum einfachen Auffinden interner Informationen

Laut der oben erwähnten OpenText-Studie geben 47% der Angestellten an, dass sie täglich eine Stunde oder mehr mit der Suche nach Informationen und Dokumenten in ihrem Firmennetzwerk verbringen. Von diesen geben 13 % an, dass sie 2 bis 3 Stunden pro Tag damit verbringen, und 10 % sagen, dass sie mehr als 3 Stunden damit verbringen.

Die Funktion "Erweiterte Suche" des digitalen Arbeitsplatzes von Mozzaik365 geht auf dieses Problem ein. Mit ihren Filtern, anpassbaren Suchbereichen und Vorschlägen können die Mitarbeiter schnell ein Dokument oder eine Seite in ihrer Microsoft 365-Umgebung finden. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter nicht mehr das Gefühl, in der Masse der ihnen zur Verfügung stehenden Informationen unterzugehen.

💫 Um weiter zu gehen, finden Sie heraus, wie Mozzaik365 die erweiterte Suche neu erfindet

Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) - schneller Zugriff auf Dateien

Die"EDM" -Funktion von Mozzaik365 ermöglicht die Einrichtung eines effizienten und kohärenten Dokumentenmanagementsystems. Mit diesem Tool können validierte, gespeicherte, indizierte und aktualisierte interne Dokumente von den Mitarbeitern schnell abgerufen und verwendet werden.

Auf diese Weise vermeidet die elektronische Dokumentenverwaltung die Anhäufung eines Übermaßes an Informationen und verringert die mentale Belastung der Mitarbeiter, da sie direkten Zugriff auf die richtige Version der sie interessierenden Akte haben.

🏆 Um weiter zu gehen, entdecken Sie den Leitfaden zur Wissensmanagementstrategie

Die personalisierte Nachrichtenwand, um die richtigen Informationen mit den richtigen Leuten zu teilen

Die Nachrichtenwand ist eine der wichtigsten Funktionen eines guten Unternehmensintranets. Mit diesem Modul können Sie alle Informationen, die Sie für Ihre Mitarbeiter als nützlich erachten, an einem Ort zusammenfassen (externe Mitteilungen, Blogartikel, Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken, bevorstehende Veranstaltungen, bevorzugte Anwendungen usw.).

Noch besser ist, dass Sie mit der Nachrichtenwand gezielt die Personengruppen ansprechen können, die die Informationen erhalten sollen, die Sie hervorheben möchten (Einladung zu einer Veranstaltung, interne Nachrichten, usw.). Auf diese Weise werden die Mitarbeiter nicht mit Inhalten konfrontiert, die sie nicht betreffen, was eine Informationsüberlastung verhindert.

Das Tüpfelchen auf dem i ist, dass jeder Nutzer dank der Funktion "Meine Feeds" die Themen abonnieren kann, die ihm gefallen, und die zugehörigen Inhalte auf seiner Nachrichtenwand angezeigt bekommt. Auf diese Weise werden die Informationen priorisiert und gefiltert, und die Arbeitnehmer entgehen der Infobesessenheit!

👉 Um weiter zu gehen, entdecken Sie die wichtigsten Merkmale von Mozzaik365

Shortcuts für den Zugriff auf Ihre Lieblingsanwendungen mit einem Klick

Zu den Funktionen, die Sie in Ihren Mozzaik365 Digital Workplace integrieren können, um die digitale Überlastung zu reduzieren, gehört natürlich auch die Komponente "Meine Apps". Damit können Benutzer ihre Lieblingsanwendungen auf ihrer Nachrichtenwand oder ihrem persönlichen Dashboard hervorheben und sofort darauf zugreifen.

Aber das ist noch nicht alles. Der Administrator kann auch die Quicklinks auswählen, die für verschiedene Mitarbeitergruppen verfügbar sind. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter sofort, welches Tool sie verwenden müssen, und werden nicht von der Anzahl der verfügbaren Software überfordert. Auch das ist ein guter Weg, um eine kognitive Sättigung zu vermeiden!

Bekämpfung der Informationsflut am Arbeitsplatz: Was Sie beachten müssen

DieHyperkonnektivität, d. h. die übermäßige Nutzung digitaler Hilfsmittel und die daraus resultierenden unaufhörlichen Aufforderungen, verschärfen dieses Problem noch, insbesondere im beruflichen Kontext.

Geringere individuelle und kollektive Produktivität, Verschlechterung der körperlichen und geistigen Gesundheit der Arbeitnehmer und sogar rechtliche Risiken für das Unternehmen: Infobesessenheit und Übervernetzung haben sowohl für die Arbeitnehmer als auch für ihre Arbeitgeber schädliche Folgen. Letztere müssen daher unbedingt Lösungen zur Eindämmung der Informationsverschmutzung und der digitalen Überlastung finden.

Der digitale Arbeitsplatz ist eine der effektivsten dieser Lösungen. Eine SAAS-Lösung wie Mozzaik365 schafft eine optimierte digitale Arbeitsumgebung , in der ausgewählte Tools und Ressourcen zentralisiert und organisiert werden, um die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters genau zu erfüllen, ohne ihn mit Informationen und Anwendungen zu überfordern.

Suchen Sie nach einer Lösung zur Bekämpfung der Hyperkonnektivität und Informationsflut in Ihrem Unternehmen? Entdecken Sie den Mozzaik365 Digital Workplace und sprechen Sie mit einem Experten.