Wissensmanagement als Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes

Welche Rolle kann Wissensmanagement an einem digitalen Arbeitsplatz spielen? Wie kann Wissen in einer dezentralen Struktur erhalten und verbreitet werden?

Wie kann man langfristiges Engagement fördern? Bertrand Robiquet (Groupe Freyssinet) und Frédéric Veldeman (Keyrus) geben uns ihre Antworten.

In den meisten Unternehmen ist das Wissen überwiegend stillschweigend vorhanden (95 %). Der Rest (5 %) ist explizit. Das implizite Wissen stammt aus der Berufserfahrung, die die Mitarbeiter bei Dienstreisen, beim informellen Austausch oder durch Beobachtung erworben haben. Es entspricht dem Know-how, über das sie im Rahmen der Projekte verfügen, an denen sie beteiligt sind. Aber dieses Wissen - weil es nirgendwo zum Ausdruck kommt - entgeht dem Unternehmen letztlich, vor allem wegen der natürlichen Fluktuation der Teams (Kündigungen, Pensionierungen usw.). Es lebt nur durch die Interaktionen der Experten untereinander.

Explizites Wissen wird durch Verfahren, methodische Dokumente, Video-Testimonials usw. materialisiert. Es handelt sich um das Know-how, das das Unternehmen in einer Wissensbasis kodifizieren konnte. "Für jedes Unternehmen besteht die Herausforderung in zweierlei Hinsicht. Zum einen besteht sie darin, stillschweigendes Wissen explizit zu machen. Sie besteht aber auch darin, stillschweigendes Wissen durch ein Gemeinschaftsprinzip zu erhalten. Das Ziel besteht darin, dieses Know-how lebendig zu halten, indem man den Dialog zwischen den Experten, zum Beispiel im Rahmen von Praxisgemeinschaften, fördert", erklärt Frédéric Veldeman, Senior Manager bei Keyrus.

Erhaltung und Verbreitung von Wissen in 70 Ländern

Bei der Freyssinet-Gruppe, einem weltweit tätigen Tiefbauspezialisten und Tochterunternehmen von Vinci Construction, haben sich die Herausforderungen des Wissensmanagements seit 2018 in zweierlei Hinsicht konkretisiert. Die erste bestand darin, die Gruppe in die Lage zu versetzen, Wissen innerhalb ihrer per Definition dezentralisierten Struktur (Präsenz in 70 Ländern) zu erhalten und zu verbreiten. "Wir wollten allen Einheiten der Gruppe die Möglichkeit geben, von derselben Wissensbasis zu profitieren, und sicherstellen, dass sich jede Einheit auf die erfahreneren Tochtergesellschaften stützen kann, und zwar durch Feedback, bewährte Praktiken auf der Baustelle, Marktanalysen usw.", erklärt Bertrand Robiquet, Knowledge Manager bei Freyssinet.  

Zum anderen sollten die Ingenieure die Möglichkeit erhalten, sich das zusätzliche Wissen anzueignen, das sie zur Optimierung der Verwaltung ihrer Projekte und zur Entwicklung der Aktivitäten der Gruppe benötigen. "Das Betriebspersonal wollte eine Wissensbasis schaffen, um das Rad nicht jedes Mal neu erfinden zu müssen. Das Thema wurde von der Geschäftsleitung unterstützt, die beschloss, eine echte KM-Strategie umzusetzen", fügt Bertrand Robiquet hinzu.

Eine speziell eingerichtete Stelle für Wissensmanager

Zur Unterstützung dieser Strategie und zur Steuerung der Wissensmanagement-Aktivitäten wurde mit Bertrand Robiquet die Stelle eines Wissensmanagers geschaffen. "Da ich aus der Praxis komme und bei Freyssinet arbeite, bin ich mit allen Problemen vertraut. Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Wissensbasis regelmäßig erweitert wird, dass sie strukturiert bleibt und dass sie die Erwartungen der Teams voll erfüllt", erklärt er.

Einer der ersten Schritte bei dieser Bedarfsermittlung war die Ermittlung des betreffenden Wissens. "Die Identifizierung des Wissens ist es, was uns erlaubt, uns täglich zu verbessern. Es geht um den Austausch von technischem Know-how, aber auch und vor allem von globalem Know-how, das mit all unseren Aktivitäten verbunden ist. Dazu gehören Marketing, Vertrieb und operative Ansätze. Nach der Identifizierung wurde dieses Wissen mit Hilfe eines Tools konsolidiert, dann bewertet und geteilt", sagt Bertrand Robiquet.  

Die Freyssinet-Gruppe hat sich für eine Lösung entschieden, die auf der SharePoint-Umgebung aufbaut. Diese Wahl ist das Ergebnis einer Unternehmenspolitik, die auf der Office 365-Suite basiert. "Und damit die Nutzung immer dynamischer wird, haben wir uns auf die Lösung Mozzaik365 verlassen, um die Navigation dieses Tools zu perfektionieren", erklärt Bertrand Robiquet.

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Mozzaik365's Site Factory für die sorgfältige Nachbildung bestehender Modelle

Das Projekt, das zunächst für eine der beiden Aktivitäten der Freyssinet-Gruppe (Reparatur von Gebäuden) gestartet wurde, wurde später auf die Aktivität "Bau" ausgeweitet. Zu diesem Zweck wurde die Site Factory-Funktionalität von Mozzaik365 verwendet. Sie ermöglichte eine sorgfältige Replikation, indem sie einen weiteren Blick auf die bereits existierenden Modelle warf, um sie aus dem Bereich "Reparatur" in den Bereich "Bau" zu übertragen.  

"Dank dieser Site Factory wurde die Struktur der Seiten gespeichert. Dazu gehören das Layout, die Funktionalität und die Einstellungen der Webparts, aber auch die Metadaten, die bei der Erstellung der Vorlage verwendet wurden. Richtlinien und Berechtigungen werden ebenfalls beibehalten. So ist es möglich, die öffentlichen oder privaten Parameter der Seiten sowie die Benutzergruppen und ihre Rechte beizubehalten", erklärt Frédéric Veldeman (Keyrus).

💡 Um mehr über die Navigation zwischen den mit der Site Factory erstellten Sites zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über globale Navigation.

Erleichterung eines langfristigen Engagements

Um sicherzustellen, dass das Engagement der Nutzer im Laufe der Zeit nicht nachlässt, hat Bertrand Robiquet seinen Ansatz auf die folgenden drei Grundsätze gestützt. Der erste betrifft die Unterstützung der Beiträge. Die Idee ist, den Beitragenden das Leben zu erleichtern, indem die Bearbeitung vereinfacht wird. Jeder Experte sollte in der Lage sein, mit zwei Klicks einen Eintrag in der KM-Datenbank zu veröffentlichen. Der zweite Grundsatz betrifft die Effizienz der Suche, sowohl in Bezug auf die Qualität als auch auf die Relevanz. Hier ist es wichtig, eine schnelle und effiziente Suche zu ermöglichen.  

Das dritte Prinzip schließlich beruht auf der Dynamisierung der Konsultation dank einer Kontextualisierung der KM-Nutzung. In dieser Phase ist es wichtig zu wissen, in welchem Kontext die KM den größten Mehrwert bietet: als einzelnes Portal oder als Serviceblock zur Unterstützung einer bestimmten Aktivität? In diesem Punkt ist die beste Art und Weise, KM zu konsumieren, sicherlich in einem geschäftlichen Kontext, in einer Gemeinschaft. Dies ist vielleicht auch der Ort, an dem die Mitwirkenden - da sie sich auf ein bestimmtes Thema konzentrieren - die Wissensbasis am ehesten spontan bereichern können.

Welchen Stellenwert hat KM am digitalen Arbeitsplatz?

Frédéric Veldeman (Keyrus) fasst die verschiedenen Formen zusammen, die KM an einemdigitalen Arbeitsplatz annehmen kann: "An einem digitalen Arbeitsplatz gibt es oft mehrere Websites und Portale: HR, Kommunikation, KM... Das Wissensportal existiert dann als eigenständiges Element und ist der einzige, zentrale Zugangspunkt für die Dokumentenbestände des Unternehmens. KM kann auch als Servicebaustein verwendet werden, der in verschiedene Websites, Portale und Geschäftsbereiche (Recht, Marketing, Vertrieb, HR usw.) integriert wird, weil es sinnvoll ist", erklärt er.

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Er fügt hinzu: "Schließlich kann KM in eine Praxis, ein Monitoring oder eine Projektgemeinschaft als dokumentarische Grundlage eingebracht werden, die den betreffenden Projektteams oder -gemeinschaften zur Verfügung steht, um die Erstellung von Ergebnissen zu erleichtern.

Freyssinet: mehr als zufriedenstellende Ergebnisse

Das vor drei Jahren gestartete KM-Projekt der Freyssinet-Gruppe begann mit einer Basis von 70 Seiten, die für das Feedback erstellt wurden, sowie mit technischen Referenzsystemen für die Präsentation von Know-how.  

"Jetzt haben wir 600 Seiten auf der Plattform, die unserer Reparaturtätigkeit gewidmet sind. Die Nutzer mögen das Tool, es ist dynamisch. Informationen sind leicht zu finden, es gibt Absprünge und es werden Kontakte vorgeschlagen. So können wir die Experten besser zu identifizierenEs ermöglicht uns, Informationen zu teilen, was in einem dezentralisierten Geschäftsmodell nicht immer einfach ist", bemerkt Bertrand Robiquet (Groupe Freyssinet).

"Die zur Verfügung gestellten Informationen werden jedoch durch die Einschränkung der Zugriffsrechte und die Einrichtung von Gruppen, Communities of Practice und Subdomains, die nur von den Inhabern der Entitäten genutzt werden können, kontrolliert.Aufdiese Weise werden übermäßige Downloads und Datenverluste vermieden."Es gibt einegroße Anzahl von Seiten, aber diese Daten sind geschützt", stellt Bertrand Robiquet zufrieden fest.

Die Aufzeichnung des Webinars über den Stellenwert des Digitalen Arbeitsplatzes im Wissensmanagement ist noch auf unserer Website verfügbar.

Zu beachtende Dinge

📌95 % des Wissens in einem Unternehmen ist stillschweigend;

📌Explizites Wissen stellt das Know-how dar, das das Unternehmen in einer Wissensbasis kodifizieren konnte;

📌 Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, stillschweigende Informationen in explizite zu überführen;