Wissensmanagement: Was das hybride Arbeiten verändert hat

Laut Deloitte sind 75 % der Unternehmen der Meinung, dass Wissensmanagement im Jahr 2021 ein zentrales Thema sein wird. Allerdings haben nur 9 % von ihnen Maßnahmen ergriffen, um dieser Herausforderung zu begegnen! Es muss gesagt werden, dass mehrere Hindernisse sie daran hindern, dieses Thema in vollem Umfang anzugehen, wie der Mangel an technologischen Ressourcen oder eine isolierte Organisation. Dennoch haben 60 % der Beschäftigten Schwierigkeiten, die Informationen zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen; Schätzungen zufolge verlieren sie bis zu 5 Stunden pro Woche, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Das Ziel besteht also darin, von einer stark hierarchischen Arbeitsweise zu einem vernetzten Organisationsschema überzugehen, das dem Kollektiv einen hohen Stellenwert einräumt. Den Unternehmen wird jedoch eine zusätzliche Schwierigkeit auferlegt: Die Krise des Covid-19 hat den Einsatz von Hybridarbeit verallgemeinert. Dabei handelt es sich um eine Form der Arbeitsorganisation, bei der die Beschäftigten zwischen Fern- und Präsenzarbeit aufgeteilt sind. In diesem Zusammenhang wird der Austausch von Informationen (insbesondere von informellen Informationen) noch komplizierter.

Es stellt sich also die Frage: Wie hat das hybride Arbeiten die Art und Weise des Wissensmanagements verändert, und wie können wir auf diese neuen Herausforderungen reagieren?

Wissensmanagement und Hybridarbeit: neue Herausforderungen

Seit dem Aufkommen des hybriden Arbeitens haben sich für die Unternehmen zahlreiche Herausforderungen in Bezug auf das Wissensmanagement und den Wissensaustausch ergeben. Dazu gehören:

• Mangelnde Kommunikation zwischen der Zentrale und dem Außendienst oder zwischen Kollegen;
• Weitergabe von Daten und Informationen;
• Begrenzte Zeit für informellen Austausch;
• Verlust des Kompetenztransfers zwischen den Mitarbeitern.

Dies führt dazu, dass Informationen zurückgehalten werden, was zwar nicht unbedingt beabsichtigt, aber für alle Mitarbeiter nachteilig ist. Um diesen neuen Herausforderungen zu begegnen, müssen die Unternehmen daher ihre Methoden des Wissensmanagements und die damit verbundenen Instrumente weiterentwickeln.

Wissensaustausch in Unternehmen: Was ist das?

Wissen kann mit einem Eisberg verglichen werden: auf der einen Seite der sichtbare Teil, auf der anderen der unter Wasser liegende Teil. So sind 5 % des Wissens explizit, während 95 % stillschweigend sind, d. h. aus beruflicher Erfahrung, informellem Austausch usw. stammen. Auf diese verschiedenen Arten von Wissen wird im folgenden Abschnitt näher eingegangen.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Weil der Wissenstransfer zwischen den Arbeitnehmern ein zentrales Thema für die Unternehmen ist. Die Vorteile dieser Praxis sind zahlreich: Aufrechterhaltung und Weitergabe des Know-hows (trotz unvermeidlicher Veränderungen wie Pensionierungen), Schaffung einer Kultur und eines kollektiven Gedächtnisses, Aufwertung der Mitarbeiter usw. Weitere Vorteile: Das auf diese Weise ausgetauschte Wissen bezieht sich speziell auf das Unternehmen und seinen Tätigkeitsbereich, und die Kosten für das Unternehmen sind im Vergleich zu einer externen Ausbildungseinrichtung sehr gering.

Insgesamt kann der Wissensaustausch in einem Unternehmen als ein sich entwickelnder Wissensfluss zwischen den Mitarbeitern definiert werden. Im Gegensatz zu einem "Bestand" an Daten, der sich anhäuft, ohne dass er unbedingt erneuert wird (z. B. auf einer Festplatte), entwickelt sich das geteilte Wissen mit den Personen, die es einander weitergeben. Es wird also ständig aktualisiert.

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Die verschiedenen Arten von Wissen

Wir haben oben gesehen, dass es zwei Hauptarten von Wissen gibt: explizites Wissen und implizites Wissen. Diese Einteilung wurde von dem japanischen Lehrer vorgenommen

Ikujiro Nonaka, Spezialist für Wissensmanagement:

• Explizites Wissen ist das konkreteste: Es ist leicht kodifizierbar und wird sowohl schriftlich als auch mündlich ausgedrückt, vor allem durch Zahlen und Daten.
• Stillschweigendes Wissen: Dieses Wissen ist schwieriger zu formalisieren, da es kontextspezifisch ist. Dazu gehören Fähigkeiten wie Know-how und Berufserfahrung. Zum Beispiel ist das Wissen, wie man ein Projekt langfristig managt, implizites Wissen.

Hybride Arbeit: für einen Wandel im Wissensmanagement

Das Aufkommen der Hybridarbeit hat die Art und Weise des Wissensmanagements verändert. In der Ära der Telearbeit werden Sitzungen (der wichtigste Ort für den Informationsaustausch) und Gespräche zwischen Kollegen notwendigerweise reduziert. Auch der informelle und spontane Austausch, der für das Wissen besonders förderlich ist, wurde eingeschränkt. Dieser Wandel bei den Methoden des Wissensmanagements bedeutet jedoch nicht, dass sie verschwinden werden! Vielmehr entwickeln sie sich weiter, und die Unternehmen müssen diese Entwicklung durch die Einführung neuer Instrumente und Verfahren unterstützen.

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Gute Strategien für das Wissensmanagement

Wissensmanagement ist ein Prozess der Umwandlung von Informationen in verwertbare Daten mit dem Ziel, eine für alle Mitarbeiter zugängliche Wissensbasis zu schaffen.

Dieser Prozess muss durch eine Reihe von Instrumenten und Techniken erfolgen, die die Kapitalisierung von Wissen ermöglichen. Das Ziel: ein immaterielles Kapital zu schaffen, das für das Unternehmen spezifisch ist und nicht für die Summe der Personen, aus denen es sich zusammensetzt.

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Umsetzung einer Wissensmanagement-Strategie

Die Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert mehrere Schritte. Diese umfassen:

• Schaffung klarer und transparenter Prozesse, die erklären, wie, wo und wann Informationen erstellt und mit allen Mitarbeitern geteilt werden;
• Identifizierung bewährter Praktiken im Wissensmanagement;
• Der Einsatz eines oder mehrerer Wissensmanagerposten;
• Die Einführung von kollaborativen Instrumenten, die die freie Zirkulation und den Austausch von Informationen aus der Ferne erleichtern(internes soziales Netzwerk, gemeinsame Tagebücher, Instrumente zur Speicherung von Dokumenten, digitale Arbeitsplätze usw.);
• Identifizierung von Personen mit spezifischen Erfahrungen und/oder Kenntnissen und von Personen, die davon profitieren könnten, um den Kontakt zu ihnen herzustellen;
• Die Einrichtung einer internen Datenbank, auf die alle Mitarbeiter über ihre professionellen Arbeitsmittel zugreifen können;
• Einrichtung eines Speichers, in dem Geschäftserfahrungen zentralisiert werden können;
• Die Schaffung einer Kultur des Teilens, die die Weitergabe von Erfahrungen, die Zusammenarbeit und die gegenseitige Unterstützung fördert. In dieser Kultur sollte die gemeinsame Zeit als Arbeitszeit betrachtet werden.

Darüber hinaus erfordert das hybride Arbeiten die Schaffung einer Kultur der Schriftlichkeit, die es den Mitarbeitern ermöglicht, auf Anfrage auf Informationen und Dokumente zuzugreifen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter bei einer Sitzung abwesend ist, muss er auf die ausgetauschten Informationen und Dokumente (Protokolle, Präsentationen usw.) zugreifen können.

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Werkzeuge für das Wissensmanagement

Was wäre, wenn hybrides Arbeiten auch eine Chance für Wissensmanagementprozesse wäre?

Mit der Verbreitung der Telearbeit haben sich auch digitale Werkzeugedurchgesetzt, die unter dem Begriff "Digital Workplaces" zusammengefasst werden. Der Begriff "Digital Workplace " ist relativ neu. Er bezieht sich auf einen vollständig digitalen Arbeitsplatz, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Informationen effizient zu sammeln und zu übermitteln, mit dem Ziel, sich auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Diese vernetzte Umgebung ist somit der Eckpfeiler des Wissensmanagements in Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen Raum:

• Offen: Die Informationen werden weit und in Echtzeit verbreitet;
• Horizontal : Wissen wird an alle Mitarbeiter weitergegeben, unabhängig von der Hierarchie;
• Kollaborativ: Jeder kann um Hilfe bitten (oder sie anbieten).

Als Wissensmanagement-Tool fördert es den Informationsaustausch, zentralisiert das Wissen an einem Ort und spart Zeit für alle Mitarbeiter.

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So ermöglicht Mozzaik365 allen Unternehmen, ihren digitalen Arbeitsplatz in Microsoft 365 und Teams einzurichten und bietet ihnen gleichzeitig zahlreiche Funktionen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. In Bezug auf letzteres macht Mozzaik365 es einfach, Wissen zu teilen. Zum Beispiel bietet die Site Factory die Möglichkeit, eine bestehende Seitenvorlage einfach zu replizieren. Diese Vorlagen behalten das Layout, die Funktionalität und den zugehörigen Webpart sowie die Metadaten bei. Die Idee dahinter ist, dass ein Wissensmanagement-Modul darauf ausgelegt ist, zu wachsen und erweitert oder repliziert werden zu können. So bietet die Plattform einen fertigen Container, der nur noch mit Inhalten ergänzt werden muss. Mozzaik begegnet damit einer Herausforderung der Nachhaltigkeit: Dank der Beitragshilfe können Experten schnell und einfach eine Datei in einer Wissensdatenbank teilen, was ihnen das Leben sehr erleichtert. Und das alles bei gleichzeitiger Optimierung des Kerns des Reaktors: der Effizienz, Qualität und Relevanz der Suche.

Zu beachtende Dinge

📌Die Einführung neuer Wissensmanagementverfahren ist unerlässlich;

📌Es ist wichtig, die richtigen Werkzeuge zu wählen, die die gemeinsame Nutzung und die gemeinsame Arbeit erleichtern;

📌 Der digitale Arbeitsplatz ist das notwendige Instrument für Unternehmen, die ihr Wissen zentralisieren wollen,
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