Microsoft Teams: die Neuheiten der Ignite 2021

Gruppenarbeit ist auf Distanz einfacher

Die Gesundheitskrise und die anschließenden Schließungszeiten veranlassten die Unternehmen, Telearbeit in großem Umfang einzuführen. Für viele Arbeitnehmer hatte diese allgemeine Einführung von Telearbeit positive Auswirkungen: bessere Konzentration, Zeit- und Produktivitätseinsparungen, höhere Motivation... Dennoch gab es eine große Unbekannte: die Verwaltung der kollaborativen Telearbeit. Unter dem Zwang der Situation mussten die Unternehmen neue Modelle der Zusammenarbeit entwickeln. Auch wenn sie dabei feststellen mussten, dass diese Methode des Projektmanagements viele Vorteile hat.

Gruppenarbeit per Fernzugriff trägt dazu bei, Teams zusammenzuhalten, da sie ein hohes Maß an Kommunikation und Austausch aufrechterhalten müssen. Informationen werden in Echtzeit übermittelt, und Dokumente sind über Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten für alle Mitarbeiter zugänglich.

Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von kollaborativen Plattformen und Anwendungen, direkt auf den Punkt zu kommen und unnötige Besprechungen und unerwünschte E-Mails zu vermeiden. Dank digitaler Werkzeuge sind die von den Mitarbeitern getroffenen Entscheidungen vollständig qualitätsorientiert und nicht nur praktisch.

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Diese digitalen Anwendungen und Instrumente gewährleisten die bestmögliche Kontinuität der Unternehmenstätigkeit, auch wenn die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Außerdem führt die eingesparte Zeit für das Pendeln zu einem reibungsloseren und schnelleren Ablauf der Projekte.

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Verbesserung der Nutzererfahrung in Meetings

Der weit verbreitete Einsatz von hybriden Arbeitsformen hat Teams dazu veranlasst, eine Reihe von Innovationen bei den Tools für die Zusammenarbeit einzuführen, die für diese neuen Anwendungen geeignet sind. Eine dieser Neuerungen ist die Möglichkeit, den Kamera-Stream von Teams in eine Powerpoint-Präsentation einzufügen. Das Ziel? Präsentationen online so effektiv wie persönlich zu gestalten. Konkret können die Benutzer nun über die neue Cameo-Funktion, deren Name aus dem Filmvokabular entlehnt ist(Cameo bezeichnet das plötzliche Auftauchen einer berühmten Person im Theater oder Kino), konfigurieren, wie und wo sie erscheinen.

Mit dieser Funktion kann der Präsentator einer PowerPoint-Präsentation die Kameraübertragung seines Teams an der am besten geeigneten Stelle einfügen, je nach Layout seiner Folien. Mit dieser Funktion müssen sich Mitarbeiter nicht mehr gezwungen fühlen, ins Büro zu gehen, wenn sie eine Präsentation halten müssen, da sie dies nun überall tun können. Indem Cameo den Präsentator der Besprechung sichtbar macht, trägt es dazu bei, die Teilnehmer einzubinden und den Blickkontakt aufrechtzuerhalten.  

Eine weitere Neuerung ist der Speaker Coach in Teams, ein virtueller Trainer, der mit Hilfe künstlicher Intelligenz den Mitarbeitern personalisierte Best Practices für die Umsetzung von Fernarbeit vermittelt. Er unterstützt sie bei ihrer täglichen Arbeit, sei es bei der Zeiteinteilung, der Einhaltung der Redezeit bei Besprechungen oder bei der Suche nach der besten Art und Weise, das Publikum anzusprechen.

Die neue RSVP-Funktion in Outlook ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Anwesenheit (physisch oder aus der Ferne) bei einer Besprechung mitzuteilen und die Zeitspannen anzugeben, in denen sie verfügbar sind.

All diese Funktionen sind an neue Verwendungszwecke angepasst und erleichtern die gemeinsame Arbeit, insbesondere wenn sie aus der Ferne erfolgt.  

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Künstliche Intelligenz für Produktivität

Darüber hinaus wurden neue Funktionen in die Teamräume integriert, darunter der Einsatz intelligenter Kameras, die die Überwachung der Sitzungen und die Erkennung der verschiedenen Teilnehmer erleichtern.

Eine weitere wichtige Änderung ist, dass die Funktionen für Live-Untertitelung und Meeting-Transkription von Teams jetzt in 27 neuen Sprachen verfügbar sind. Zuvor waren die KI-basierten Funktionen für Live-Untertitel und Transkription nur für englischsprachige Nutzer verfügbar. Die Anwendung hat diese Funktion auf neue Sprachen erweitert, darunter Französisch, Deutsch und Japanisch. Teams können nun Inhalte und Untertitel in Echtzeit in einer Besprechung erkennen. Die Untertitel enthalten eine Sprecherzuordnung, so dass alle Teilnehmer nicht nur sehen können, was gesagt wird, sondern auch, wer es sagt.

Wenn unterstützt durch Änderungsmanagement sollte diese Aktualisierung dazu beitragen, die Produktivität und das Engagement in Sitzungen zu erhöhen.

Mesh ermöglicht es Teilnehmern von Fernkonferenzen, über personalisierte Avatare in immersiven Räumen zu interagieren.

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Hybride Arbeit im Metaversum mit Mesh

Der Wandel der Nutzungs- und Arbeitsmethoden ist nicht nur eine kulturelle Revolution. Die Umstellung auf hybrides Arbeiten geht auch mit neuen Sicherheits- und Flexibilitätsfragen einher, insbesondere mit einer Beschleunigung von Multi-Cloud-Speicherlösungen. Sie wird auch von neuen technologischen Werkzeugen begleitet, die das Potenzial haben, die Art und Weise, wie wir arbeiten und vor allem zusammenarbeiten, zu revolutionieren.

Dies ist der Fall beim Metaverse, das als eine Reihe miteinander verbundener virtueller Räume definiert werden kann, in denen die Nutzer in Echtzeit (z. B. durch Avatare) immersive Erfahrungen teilen. Diese neue technologische Dimension wird durch die Konvergenz von Internet der Dinge (IoT), künstlicher Intelligenz und gemischter Realität ermöglicht.

Das Metaversum des Unternehmens spiegelt sich in der Einführung von Mesh in Teams wider. Es handelt sich um eine neue Funktion, die es den Teilnehmern von Remote-Meetings ermöglicht, über personalisierte Avatare in immersiven Räumen zu interagieren. Auf diese Funktion kann von jedem Gerät aus zugegriffen werden, und es ist keine spezielle Ausrüstung erforderlich. Mithilfe von Mixed Reality können Personen, die räumlich weit voneinander entfernt sind, an gemeinsamen kollaborativen Erfahrungen teilnehmen und so trotz der Entfernung das Gefühl der physischen Präsenz aufrechterhalten und so den Zusammenhalt im Team stärken.

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Zu beachtende Dinge

📌Die Kombination von Face-to-Face- und Remote-Arbeit hat die traditionellen Strukturen und die Nutzung durch die Arbeitnehmer durcheinander gebracht;

📌Diese neue Arbeitsweise hat jedoch ihre vielfältigen Vorteile gezeigt. Angefangen bei der Erleichterung der Gruppenarbeit, der Stärkung der Kommunikationspraktiken und der größeren Effizienz der Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Aufgaben;

📌Künstliche Intelligenz hat auch das tägliche Leben der Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, verbessert. Wir haben dies an den neuen Funktionen der Teams-Anwendung gesehen, wie Loop, Cameo für Fernpräsentationen oder Mesh.

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