Wie können Sie Ihr Projektmanagement mit Teams und Microsoft 365 optimieren?

Wussten Sie schon? Nach Angaben von McKinsey scheitern 70 % der Transformationsprojekte.

Projektmanagement ist in der Tat ein technisches Thema, das den Einsatz geeigneter Instrumente erfordert. Die Auswahl dieser Werkzeuge und ihr Zusammenspiel sind jedoch eine echte Herausforderung für die Manager. Und das aus gutem Grund, denn je nach Art des Projekts (Veranstaltung, Produkteinführung, Transformationsprojekt usw.) sind die Anforderungen sehr unterschiedlich.

Microsoft istfür diese Problematik besonders sensibilisiert und bietet eine breite Palette von Projektmanagement-Software an, die je nach den Bedürfnissen der einzelnen Projektteams kombiniert werden kann. Noch besser ist, dass diese Anwendungen um das Microsoft365-Ökosystem und Teams herum aufgebaut sind, um den Mitarbeitern eine flüssige und nahtlose Benutzererfahrung zu bieten, die zu einem größeren Engagement führt.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Projekte mit Teams und den Projektmanagement-Tools von Microsoft 365 besser verwalten können ? Lesen Sie weiter, um alles zu verstehen und die Anwendungen zu finden, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

1. Projektmanagement: eine Priorität für Microsoft

Projektmanagement ist eine der strategischen Prioritäten von Microsoft. Die von dem Unternehmen vertriebene Software ist darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit zwischen Menschen zu fördern. In diesem Sinne bietet Microsoft seinen Kunden immer ausgefeiltere Dienste an:

• Project, ein Werkzeug, das zu 100% dem Projektmanagement gewidmet ist , wurde 1984 entwickelt;
• SharePoint, eine kollaborative Anwendung für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung verschiedener Inhalte (Dokumente, Anwendungen usw.), wurde 2001 vorgestellt;
• Skype, die beliebte Software für Telefonate und Videokonferenzen, wurde 2003 veröffentlicht;
• Teams, die berühmte Anwendung für kollaborative Kommunikation, wurde 2017 veröffentlicht;
• Viva, eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die die Teamarbeit erleichtert, wird 2021 eingeführt;
• Loop, eine Plattform für die Zusammenarbeit bei der Projektverwaltung, wird nach und nach verfügbar.

Und der Erfolg ist da: Im Jahr 2022 wird die Microsoft365-Suite von nicht weniger als 1 Million Unternehmen weltweit genutzt und im Januar desselben Jahres überschritt das unvermeidliche Teams-Tool die Marke von 270 Millionen monatlich aktiven Nutzern. Ein Rekord!

Warum ist die Begeisterung für das Microsoft 365-Ökosystem und für Teams so groß, insbesondere bei Projektteams? Genau das werden wir uns ansehen.

2. Teams und Microsoft 365-Projektmanagement-Tools

Veranstaltung, Produkteinführung, Kundenprojekt, internes Transformationsprojekt usw. Es gibt verschiedene Projektmanagement-Methoden, die vom Umfang des jeweiligen Projekts abhängen.

Dank seiner breiten Palette an Projektmanagement-Software ist Microsoft in der Lage, sich an jede Art von Projekt anzupassen, was seinen Erfolg bei Unternehmen begründet.

Klingt das alles abstrakt für Sie? Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Projektmanagement-Tools Teams und Microsoft 365 und ihre jeweiligen Einsatzmöglichkeiten.

2.1. Microsoft Project, für die Verwaltung der komplexesten Projekte  

Project ist ein fortschrittliches Projektmanagement-Tool , mit dem Sie Aufgaben, Ressourcen (Zeit, Arbeitskräfte usw.) und Budgets verwalten können.

Die Projektanwendung bietet viele Vorteile:

• So kann jeder Mitarbeiter seine aktuellen Projekte, seine Ziele und den Status seiner persönlichen Aufgaben auf einer einzigen Seite einsehen. Der ideale Weg, um die individuelle Produktivität und das Engagement zu steigern ;
• Es bietet auch verschiedene Arten von Unterstützung, um den Beteiligten die Koordinierung ihrer Aktionen zu erleichtern: ein Kanban-Board, um die von allen erledigten Aufgaben zu verfolgen, ein Gantt-Diagramm, um die Chronologie des gesamten Projekts zu visualisieren, usw;
• Es enthält Funktionen zur Vereinfachung des Projektmanagements: ein Dashboard, das einen Überblick über die Projektressourcen und deren Zuweisung bietet, einen allgemeinen Projektzeitplan, Berichte usw. Ein echtes "Plus" für Projektleiter und ihre Manager.

Kurz gesagt, Microsoft Project ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Ressourcen (Arbeit, Material und Kosten) zu verwalten, die Kosten diesen Ressourcen zuzuordnen, Daten zu analysieren und Projektinformationen zu kommunizieren.

Diese umfassende Projektmanagement-Software eignet sich für komplexe und langwierige Projekte, wie z. B. interne Transformationsprojekte.

2.2 Microsoft Teams, die Drehscheibe für Teamarbeit

Teams ist Microsoft'die wichtigste Anwendung für kollaborative Kommunikation.

Diese Software ist ein Muss für die Projektverwaltung. Teams ist mehr als eine einfache interne Kommunikationsplattform. Es ist ein echter Knotenpunkt, der alle Funktionen und Ressourcen, die ein Projektteam für eine effektive Arbeit benötigt, an einem Ort zusammenführt.

Mit Teams können die Beteiligten Informationen synchron (Videositzungen, Anrufe) und asynchron (Nachrichten, Kommentare und Chat) austauschen . Die Beteiligten können auch Dokumente (PowerPoint-Präsentationen, Excel-Dateien usw.) gemeinsam nutzen und bearbeiten und mit einem Klick auf alle ihre Tools (Aufgaben, Listen, Projekte, WhiteBoard usw.) zugreifen.

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Teams ist ideal für die Zusammenarbeit mit anderen, egal wie komplex das Projekt ist. Mit dieser Software für die Zusammenarbeit können Sie selbst die komplexesten Projekte strukturieren:

• Entweder, indem man alle Mitarbeiter in einem Team zusammenfasst und verschiedene Kanäle für die verschiedenen Projekte der Gruppe schafft;
• Oder durch die Einrichtung eines Teams für jedes Projekt und die Unterteilung jedes Teams in thematische Kanäle, die sich mit verschiedenen projektbezogenen Themen befassen.

Als zusätzlichen Bonus kann der Projektleiter mit Teams externe Beteiligte (Auftragnehmer, Berater, Kunden usw.) einladen und deren Zugang verwalten.

2.3 Microsoft Planner, für die Verwaltung von Aufgaben in einem Team

Planner ist eine Anwendung, die die Verwaltung von Aufgaben in Teams erleichtern soll. Sie basiert hauptsächlich auf einer Kanban-Tafel, mit der Sie Aufgaben innerhalb eines Projekts leicht visualisieren, zuweisen und priorisieren können.

Mit dieser Software können den Projektbeteiligten ganz einfach Aufgaben zugewiesen werden. Noch besser ist, dass verschiedene Anhänge hinzugefügt werden können, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellt und automatische Erinnerungen programmiert werden können.

Mit Planner weiß also jedes Mitglied des Projektteams, was es zu tun hat und verfolgt den Fortschritt der anderen Aufgaben. Diese Projektmanagement-Software ist daher ein wichtiger Verbündeter bei der Stärkung der individuellen und kollektiven Produktivität in Projekten.

Dieses einfache Projektmanagement-Tool, das perfekt in die Tools der Microsoft 365-Suite integriert ist, wird an die Organisation einer internen Veranstaltung (Webinar, Teambuilding usw.) angepasst. Anschließend wird es mit Teams synchronisiert, um die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu erleichtern.

Aber das ist noch nicht alles. Planner kann auch für die Planung komplexerer Projekte (z. B. Produkteinführung oder Kundenprojekt) verwendet werden. In diesem Fall sollte er mit anderen Anwendungen (Teams, aber auch Viva und SharePoint) gekoppelt werden, um allen geäußerten Bedürfnissen gerecht zu werden.

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2.4. Microsoft ToDo, das es jedem ermöglicht, seine Aufgaben zu organisieren

Die ToDo-Anwendung ist ein Werkzeug zur Erstellung von Aufgabenlisten. Diese Software wurde entwickelt, um die Verwaltung der einzelnen Aufgaben im Alltag zu erleichtern.

Im Detail hilft ToDo jedem Mitarbeiter, seine Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Mit ToDo können Mitarbeiter ihre verschiedenen "Missionen" auflisten (eine Präsentation fertigstellen, eine Arbeit abgeben, einen Schulungskurs besuchen usw.) und bekommen automatisch personalisierte Aufgaben vorgeschlagen.

ToDo-Benutzer können auch jede Aufgabe aufschlüsseln, damit sie wissen, wie sie Schritt für Schritt zu erledigen ist, Dateien hinzufügen, Erinnerungen einstellen und sogar eine Aufgabenliste mit Kollegen teilen.

Dies verbessert nicht nur die Konzentration und Produktivität, sondern verringert auch die psychische Belastung der Mitarbeiter, indem es ihnen hilft, sich besser zu organisieren.
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2.5. Microsoft Tasks, um alle zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren

Die Anwendung Aufgabenverwaltung dient der Priorisierung aller Aufgaben, die im Rahmen eines mehr oder weniger komplexen Projekts zu erledigen sind.

Aufgaben integriert Einzelaufgaben, die in ToDo eingegeben werden, und Sammelaufgaben, die in Planner eingegeben werden.

Mit dem Modul Aufgaben, das in Teams zugänglich ist, können Aufgaben zentralisiert und geordnet werden, um den Mitgliedern des Projektteams eine bessere Übersicht zu bieten.

2.6. Microsoft List, zum Sammeln einer Menge vonItems

Wie der Name schon sagt, können Sie mit der Listenfunktion Listen mit einer Vielzahl von Informationen erstellen, gemeinsam nutzen und verfolgen: Aufgaben, Kontakte, Ressourcen usw.

Die mit diesem Tool erstellten Listen sind über die Anwendung selbst leicht zugänglich. Sie können auch mit einem SharePoint-Intranet oder mit einem Teams-Team verknüpft werden.

Mit der Listensoftware können Sie eine Liste der zu kontaktierenden Personen mit Namen, Kontaktdaten, Aufgaben, Status der Anfrage usw. zusammenstellen. Aber das ist noch nicht alles. Mit dieser Software lassen sich auch echte Arbeitsabläufe erstellen und vervielfältigen, die für die Teamarbeit sehr nützlich sind.

Dank List kann ein Projektleiter beispielsweise alle zu behebenden Fehler eines digitalen Produkts auflisten und für jeden einzelnen die Details der vorzunehmenden Änderungen, den betreffenden Entwickler, den möglichen Validierer, den Status der Aufgabe usw. angeben.

2.7. Microsoft SharePoint für die Dokumentenverwaltung und die Erstellung individueller Teamseiten

SharePoint ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, aber auch ein Editor für Teamsites und Intranets.

Die SharePoint-Anwendung erleichtert die Teamarbeit. Sie ermöglicht es jeder Projektgruppe, ihre eigene dynamische und personalisierte Projekt- oder Teamseite zu haben. Dadurch können die Mitarbeiter von überall aus auf Projektressourcen (Listen, Formulare, Dateien, Anwendungen usw.) zugreifen.

Anwendungen von Drittanbietern wie HelloSign, Power BI oder Facebook Integration können in die SharePoint-Site des Projektteams integriert werden. Auf diese Weise werden alle Werkzeuge, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, an einem Ort zentralisiert. Die Teammitglieder können Anwendungen aus einer breiten Palette von Lösungen auswählen, indem sie einfach den SharePoint Store besuchen.

Darüber hinaus erleichtert SharePoint die gemeinsame Nutzung und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Wenn Sie Ihr DMS mit SharePoint erstellen, können Sie auf den Austausch von E-Mails und Anhängen verzichten, die verloren gehen oder nicht ankommen. Die Mitglieder des Projektteams können Arbeitsmaterialien und Dokumentationen direkt auf ihrer SharePoint-Website anzeigen und bearbeiten. Eine echte Zeitersparnis.

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Microsoft SharePoint wird hauptsächlich für Projekte mit einem relativ hohen Grad an Komplexität verwendet. So könnte es beispielsweise bei einem Bauprojekt zur Erstellung und gemeinsamen Nutzung einer Bibliothek mit technischen und behördlichen Dokumenten verwendet werden.

2.8. Microsoft Viva, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern

Microsoft Viva ist eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen (oder EXP), die das Engagement, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern soll, insbesondere bei Projekten.

Diese Plattform vereint alle Werkzeuge, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden und ihnen eine nahtlose Erfahrung im Alltag zu bieten.

Im Detail:

• Das in Teams integrierte Modul Viva Connexion sorgt für eine noch flüssigere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, insbesondere im Rahmen von Projekten.
• Das Modul Viva Insight hilft den Beteiligten, ihre Ziele und Aufgaben im Blick zu behalten, ohne dass sie in Stress geraten.
• Das Modul Viva Topics erleichtert den Zugang zu Wissen und Experten. Es ermöglicht die Erstellung von Themenblättern, die z. B. in einem Team geteilt werden können.
• Das Modul Viva Learning schließlich ermöglicht es den Mitarbeitern, sich bei Bedarf während des Projekts weiterzubilden. Dank dieses in Teams integrierten Lernzentrums kann der Mitarbeiter zum Beispiel vom Projektleiter empfohlene Online-Kurse finden.

3. Ein flexibles, effizientes und kooperatives Projektmanagementumfeld

Wie Sie sehen, lassen sich die oben vorgestellten Projektmanagement-Tools am besten zusammen einsetzen, um den Anforderungen jedes Projektteams gerecht zu werden. Diese Softwareanwendungen, die in Microsoft 356 integriert sind, bieten den Benutzern eine kollaborative, flexible, effiziente und effektive Projektmanagementumgebung.

Die verschiedenen Komponenten des Microsoft 365-Ökosystems können je nach den Bedürfnissen der Projektgruppe auf unterschiedliche Weise zusammengesetzt werden. Zum Beispiel kann ein komplexes Projekt, wie die Implementierung eines internen ERP(Enterprise Resource Planning ), den Einsatz von :

• Project, für 360°-Projektmanagement;
• Liste, um Kontakte oder Ressourcen zu inventarisieren, die parallel verwaltet werden sollen;
• SharePoint, um eine breite Palette von Dokumenten zu speichern und gemeinsam zu nutzen;
• Viva Learning, um die Beteiligten zu schulen;
• Teams, um die gesamte Kommunikation und alle Werkzeuge zu zentralisieren.

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Schlussfolgerung: Erleichtern Sie die Einführung und Nutzung von Teams und Microsoft 365 Projektmanagement-Tools

Wie wir gesehen haben, sind die Projektmanagementprogramme von Microsoft zahlreich und bieten eine breite Palette von Funktionen. Dies kann jedoch für die Benutzer entmutigend sein.

Mozzaik365 geht dieses Problem an. Diese Erweiterung von SharePoint, die in Teams verwendet werden kann, ermöglicht es Ihnen, ansprechende und gestalterische digitale Umgebungen zu schaffen, während Sie in Microsoft 365 bleiben.

Es erleichtert die Übernahme der Projektmanagement-Tools der Microsoft-Suite und vereinfacht ihre Nutzung, indem es sie effizienter macht und sie in einer einzigen, sicheren Arbeitsumgebung zentralisiert.