Wird die E-Mail verschwinden? Diese Frage kann man sich zu Recht stellen.
Wird die E-Mail verschwinden? Diese Frage ist durchaus berechtigt. Auch wenn europäische Führungskräfte weiterhin den Computer für die Abfrage ihrer E-Mails bevorzugen (85 % der Befragten), holt das Smartphone für dieselbe Aufgabe auf (77 % der Befragten nutzen diesen Kanal). Zumal die Aufmerksamkeit, die den E-Mails gewidmet wird, abzunehmen scheint: 2017 schätzten die Befragten, dass sie ihre E-Mails 5,1 Stunden pro Tag konsultierten, gegenüber 6,5 Stunden im Jahr 2016. Es muss gesagt werden, dass die Nutzung von E-Mails, obwohl sie unser tägliches Leben revolutioniert hat, nicht immer eine effektive Kommunikation (und noch weniger eine Zusammenarbeit) ermöglicht.
Lassen Sie uns also in diesem Artikel herausfinden, ob kollaborative Tools wie Microsoft Teams in der Lage sind, unsere E-Mail-Nutzung zu revolutionieren... und wenn ja, wie.
E-Mail oder Teams?
Die Hälfte der Weltbevölkerung nutzt die E-Mail(3,9 Milliarden Nutzer im Jahr 2019), aber sie leidet unter einem Rückgang der Aufmerksamkeit. In der Tat sind in den letzten Jahren viele andere Kanäle entstanden.
Obwohl die E-Mail also nicht (oder fast nicht) in Gefahr ist, hinsichtlich ihrer Nutzungszahlen vollständig ersetzt zu werden, wird sie nach und nach von anderen Tools verdrängt. So hat sich beispielsweise die Zahl der täglichen Nutzer der Kollaborationsplattform Teams im Jahr 2020 verdreifacht. Von 44 Millionen im März 2020 stieg die Zahl der Nutzer auf 115 Millionen im Oktober 2020, bevor sie im April 2021 250 Millionen erreichte. Das reicht aus, um die Postfächer der Mitarbeiter (ein wenig) zu leeren, die nun Chat-Kanäle nutzen können, um miteinander zu kommunizieren.
Die Organisation von Informationen
Bis jetzt haben viele Mitarbeiter Outlook benutzt, um ihre E-Mails zu organisieren. Diese Lösung weist jedoch einige Mängel auf: Um die Informationen zu organisieren, müssen Ordner angelegt und die E-Mails dann manuell oder mit Hilfe automatisierter Prozesse sortiert werden. Dies ist eine endlose Aufgabe, die nie perfekt ausgeführt wird und zudem zeitaufwändig ist.
Teams, erweitert durch Microsoft Viva, revolutioniert diese Nutzung durch die Bildung von Teams und Kanälen je nach den durchzuführenden Projekten. Die Informationen organisieren sich dann selbst um die betreffenden Personen herum, ohne Zeitverluste.
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Keine Antworten mehr, die sich kreuzen...
E-Mails funktionieren so, dass, wenn zwei Personen gleichzeitig antworten, sich ihre Antworten überschneiden. Je nach der Reihenfolge, in der sie ihre Nachrichten bearbeiten, können sie auf eine alte Nachricht antworten, ohne zu bemerken, dass es bereits eine Fortsetzung des Austauschs gegeben hat. Dies ist unpraktisch, vor allem wenn der Austausch eine klare und effektive Kommunikation erfordert.
Um diese Nachteile zu überwinden, sollten Sie sich für Microsoft Teams entscheiden. Die Plattform ordnet Ihre Diskussionen in chronologischer Reihenfolge an, so dass sie leicht zu finden sind. Außerdem können Sie auf eine Diskussion in einem Kanal antworten, ohne dass sich in der Zwischenzeit neue Nachrichten überschneiden. Es gibt keine sich überschneidenden Nachrichten mehr, die zu Informationsverlusten führen.
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... Und die Versionen von Dokumenten, die sich kreuzen und verloren gehen
Wir alle haben schon einmal eine E-Mail ohne den erforderlichen Anhang verschickt, nur um dann eine zweite, leicht enttäuschte Nachricht zu erhalten: "mit Anhang ist es besser"... Was wäre, wenn dieses klassische Szenario mit Teams beendet würde? Die Plattform ermöglicht es Ihnen nicht nur, mit Ihren Kollegen zu chatten, sondern auch, mit ihnen an verschiedenen Dokumenten zu arbeiten. Es gibt nur eine Version dieser Dokumente, die immer aktualisiert und mit allen beteiligten Personen geteilt wird. Das Dokument wird in Ihrem Microsoft Cloud Server gehostet und kann von jedem Arbeitsplatz (Computer oder Smartphone) aus eingesehen und geändert werden. Sie haben auch die Möglichkeit, frühere Versionen über den Versionsverlauf einzusehen. Da die freigegebenen Dokumente direkt in SharePoint gespeichert werden, sind sie leicht wieder auffindbar : eine gute Praxis, die das Wissensmanagement fördert. Kein vorzeitiges Versenden von E-Mails mehr mit dem Risiko, dass die Anhänge verloren gehen.
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Teams, mehr Transparenz und Relevanz
Täglich werden mehr als 306 Milliarden E-Mails verschickt. Das sind durchschnittlich 33 E-Mails pro Person und Tag! Sind all diese E-Mails wirklich notwendig und vor allem relevant? Was wäre, wenn es einen schnelleren und effizienteren Weg gäbe, Informationen auszutauschen?
Mit Teams gibt es keine Schleifen von E-Mails mehr, die Sie erhalten, ohne tatsächlich beteiligt zu sein, keine verpassten Informationen mehr, wenn ein Kontakt nicht hinzugefügt wird, und keine unsichtbaren Leser mit versteckten Kopien (Bcc). Jede Person kann benachrichtigt werden, wenn ihre Meinung gefragt ist, während die Organisation in Kanäle einen optimalen Informationsfluss und -austausch ermöglicht.
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Teams integriert Outlook, um die Nutzung zu zentralisieren
Sie sind noch nicht bereit, Ihr E-Mail-Postfach aufzugeben? Das ist kein Problem! Es ist möglich, eine E-Mail an einen bestimmten Kanal zu senden, aber auch Besprechungen von Teams aus zu organisieren, indem Sie die klassischen Funktionen des E-Mail-Postfachs nutzen. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.
Um noch weiter zu gehen und die Nutzung dieser beiden Tools parallel zu optimieren, können diese beiden Tools in ein persönliches Dashboard auf Ihrem digitalen Arbeitsplatz integriert werden.
Teams vs. E-Mail: unterschiedliche Funktionalitäten
Wie Sie diesem Artikel entnommen haben, geht es nicht darum, ein Werkzeug durch ein anderes zu ersetzen. Ob es sich nun um Teams oder den Briefkasten handelt, jedes Werkzeug hat seine Vorteile und seine Besonderheiten: Das Ziel besteht also darin, sie komplementär zu machen und sie an die neuen Arbeitsmethoden anzupassen und gleichzeitig den Wandel zu begleiten.
E-Mail ist eine persönliche Kennung für alle Plattformen, was bei Teams nicht der Fall ist. Sie kann auch verwendet werden, um einen schriftlichen Nachweis zu hinterlassen, auf formelle Einladungen zu antworten, unterschriebene Verträge an Ihre Personalabteilung oder einen Lieferanten zu schicken usw. Ihr offizieller Charakter ist ein eindeutiger Vorteil, den Teams nicht ersetzen soll. Während die E-Mail der bevorzugte Kanal für die Kommunikation außerhalb des Unternehmens war, können Sie mit Teams nun auch außerhalb des Unternehmens kommunizieren. Es gibt zwei Arten der Kommunikation: synchrone und asynchrone Kommunikation. Synchrone Kommunikation ist ein Informationsaustausch in Echtzeit. Bei einem Instant Messenger wie Teams spricht man von synchroner Kommunikation, wenn die Unterhaltung live stattfindet. Umgekehrt ist eine Kommunikation asynchron, wenn der Austausch verzögert erfolgt. Unabhängig davon, ob es sich um E-Mail oder Teams-Messaging handelt, können beide Tools unter synchrone oder asynchrone Kommunikation fallen, abhängig von der Häufigkeit der Kommunikation (ob die Diskussion live oder verzögert stattfindet).
Doch während E-Mail eine schnelle Kommunikation ermöglicht, ist sie für die Zusammenarbeit nicht sehr effektiv. Hier kommen die kollaborativen Plattformen ins Spiel. Es geht also nicht darum, den Tod der E-Mail zu prophezeien, trotz ihrer Unzulänglichkeiten, sondern darum, die willkommene Ergänzung zu begrüßen, die kollaborative Plattformen wie Teams bieten.
💡 Um noch weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie Ihre Teams-Besprechungen mit Microsoft Whiteboard optimieren können.
Zu beachtende Dinge
📌 E-Mail ist nach wie vor ein schneller und effizienter Weg, um zu kommunizieren, vor allem mit Personen außerhalb des Unternehmens
📌 Microsoft Teams ist ein Weg, um Postfächer zu entlasten, dank der Räume für die Zusammenarbeit, die es bietet;
📌Teams bietet nun die Möglichkeit, mit Personen außerhalb der Organisation zu kommunizieren;
Teams ermöglicht es, Informationen zu zentralisieren, Daten und Dokumente zu teilen.
