Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr EDM mit SharePoint in 6 Schritten einrichten.
Die Zahl der Dienste, die eine elektronische Dokumentenverwaltung anbieten, steigt aufgrund der starken Nachfrage der Unternehmen. Es muss gesagt werden, dass der größte Teil des Wissens innerhalb von Organisationen implizit ist und dass es daher wichtig ist, zu wissen, wie man es angemessen verwaltet. Dies gilt umso mehr, als die Arbeitnehmer in einem Kontext, in dem hybride Arbeitsformen weit verbreitet sind, dazu veranlasst werden, ihren informellen Austausch zu reduzieren.
Die Verbesserung der Dokumentenverwaltung in Unternehmen ist daher von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen wissen jedoch noch nicht, dass SharePoint für die elektronische Dokumentenverwaltung genutzt werden kann. In diesem Artikel ziehen wir eine Bilanz der Situation.
Was ist elektronisches Dokumentenmanagement (EDM)?
Die elektronische Dokumentenverwaltung steuert den Lebenszyklus von Dokumenten in einer Organisation, von der Erstellung bis zur Speicherung, Änderung, Löschung oder Archivierung. Es handelt sich um einen umfassenden Prozess, der die Nutzung aller Dokumente in einer Organisation ermöglicht.
Mit der zunehmenden Entmaterialisierung von Dokumenten und der Integration neuer Technologien in das tägliche Leben produzieren und verwalten Unternehmen immer mehr elektronische Dokumente. Daher ist es wichtig, einen flexiblen und effizienten Verwaltungsprozess einzurichten.
EDM hat in dieser Hinsicht viele Vorteile. Zunächst einmal ermöglicht es, schnell und einfach die richtige Version eines Dokuments zu finden und gleichzeitig Speicherprobleme zu lösen. Darüber hinaus gewährleistet es die Dokumentensicherheit durch die eingeschränkte gemeinsame Nutzung von Daten (nur befugte Personen haben das Recht, auf die betreffenden Dokumente zuzugreifen), standardisiert die Dokumentenpraxis, baut bewährte Validierungskreisläufe auf, verbessert die Qualitätsprozesse und führt schließlich zu einer optimierten Dokumentenverwaltung im Unternehmen.
Achtung: Vor der Einrichtung eines EDM-Systems müssen alle Dokumente entmaterialisiert werden. Alle Dokumente des Unternehmens müssen gescannt und digitalisiert werden.
Warum brauchen Sie eine EDM-Software?
EDM-Software ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Dokumente in einer entmaterialisierten Form zu verwalten. Durch die Implementierung einer solchen Software gewinnen Unternehmen Zeit und Produktivität und fördern gleichzeitig die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch.
Die Einrichtung von Validierungskreisläufen kostet Zeit. Die Unternehmen müssen ihre Prozesse rationalisieren und die Effizienz steigern. Mit EDM-Software kann dieser Schritt umgangen werden, während gleichzeitig das Fehlerrisiko verringert und eine bessere Rückverfolgbarkeit der Dokumente gewährleistet wird.
Eines der wichtigsten Merkmale der EDM-Software ist die Datensicherheit. Diese Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, dank einer strengen Zugangskontrolle schnell und sicher auf alle Ihre Dokumente zuzugreifen, egal wo Sie sich befinden.
Schließlich bieten Ihnen EDM-Lösungen die Möglichkeit, die mit dem Druck und der Speicherung Ihrer Dokumente verbundenen Kosten zu senken. Das Risiko, Informationen zu verlieren, wird erheblich verringert, da sich alle Dokumente nun am gleichen Ort befinden und in Echtzeit aktualisiert werden. Darüber hinaus können Sie mit dem EDM bestimmte Aktionen an Dokumenten automatisieren, die Sie nach Ihren Wünschen einrichten können.
Warum SharePoint das richtige EDM-Tool für Sie ist
SharePoint ist ein Dienst, der von Microsoft gehostet wird und sich an Organisationen aller Größenordnungen richtet. Er ermöglicht nicht nur die Erstellung von Websites für den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Kollegen, sondern auch die Speicherung von Dateien. Er ist extrem sicher und ermöglicht es Ihnen, Dokumente ohne Risiko auszutauschen und zu speichern.
SharePoint macht Schluss mit dem ständigen Hin- und Herschreiben von E-Mails, bei dem die Gefahr besteht, dass Daten (und Referenzdokumente) verloren gehen. Der Grund dafür ist, dass es mehreren Empfängern, einschließlich Nutzern außerhalb des Unternehmens, Zugang zu Dateien gewährt. Wenn Sie möchten, dass die Person an der gleichen Datei wie Sie arbeitet, müssen Sie einen Link zu diesem Dokument freigeben, nicht eine Kopie der Datei.
Außerdem wird durch die Verwendung von SharePoint das Hinzufügen einer neuen Anwendung zum technischen Stack vermieden; alles ist in Teams und in das Microsoft-Universum integriert, was zu mehr Sicherheit und Effizienz führt. Schließlich ist es möglich, Automatisierungen zu erstellen, die noch weiter gehen, als es die SharePoint-Funktionen erlauben.
💡 Mit der Einführung von Viva, Microsofts Plattform für Mitarbeitererlebnissewerden die Funktionen von SharePoint verzehnfacht
In Aktion treten: Erstellen Ihres EDM in SharePoint
Sie möchten also Ihr DMS in SharePoint erstellen? Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen müssen:
- Bestimmung der Rollen der einzelnen Personen im Dokumentenmanagement: Dies beinhaltet die Zusammenstellung des besten Teams für die Teilnahme an den Dokumentenmanagementprozessen.
- Analyse der Verwendung von Dokumenten: Dieser Schritt besteht darin, die Arten von Dokumenten zu bestimmen, an denen die Teams arbeiten werden, und wie sie diese verwenden werden.
- Planen Sie die Organisation von Dokumenten: Dazu gehört die Organisation von Dokumenten in Sites und Bibliotheken. SharePoint bietet viele Funktionen, die Sie bei der Organisation und Speicherung von Dokumenten unterstützen, einschließlich der Organisation von Inhalten in Ordnern und Unterordnern.
- Planen Sie die Bewegung von Dokumenten: In jeder Phase des Lebenszyklus eines Dokuments kann es notwendig sein, es von einem Ort zum anderen zu bewegen.
- Organisieren von Inhaltstypen: Hier organisieren Sie Dokumentinformationen wie Metadaten oder Arbeitsabläufe. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Dokumente auf einheitliche Weise zu organisieren.
- Organisieren Sie Arbeitsabläufe: Sie können steuern und nachverfolgen, wie Dokumente von einem Teammitglied zum anderen gelangen, während jedes Mitglied mitarbeitet. SharePoint enthält Workflows für gängige Teamaufgaben, z. B. die Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten.
💡 Der Trick: Es kann sinnvoll sein, sich bei der Entwicklung eines individuellen EDM von einem Integrator begleiten zu lassen.
EDM mit Mozzaik365
Mit Mozzaik365 haben Sie durch die Speicherung aller erforderlichen Unterlagen schnell und einfach Zugriff auf die richtigen Informationen und Dokumente. Es ist möglich, eine Wissensdatenbank in Ihrer Microsoft-Umgebung zu erstellen und alle Ihre Dokumente in allen Phasen ihres Lebens zu verwalten. Jeder Mitarbeiter kann den Inhalt mit seinem eigenen Wissen anreichern, während eine vereinfachte Tag-Verwaltung (Metadaten) und eine erweiterte Suche das Wissen für jeden im Unternehmen zugänglich machen.
Durch das Hinzufügen von Funktionen zu Sharepoint ermöglicht Mozzaik365 Ihnen, Ihr DMS mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz zu verbinden, ohne die Sicherheit Ihrer Dokumente zu gefährden. Mit den Komponenten von Mozzaik365 können Sie das Wissen Ihres Teams zentralisieren, organisieren und für alle Mitarbeiter verfügbar machen.
Damit ist es möglich, in Ihrer Microsoft-Umgebung eine Wissensdatenbank zu erstellen und alle Ihre Dokumente in allen Phasen ihres Lebens zu verwalten. Jeder Mitarbeiter kann den Inhalt mit seinem eigenen Wissen anreichern, während eine vereinfachte Tag-Verwaltung (Metadaten) und eine erweiterte Suche das Wissen für jeden im Unternehmen zugänglich machen. Mozzaik365 ermöglicht Ihnen den schnellen und einfachen Zugriff auf die richtigen Informationen und Dokumente.
Zu beachtende Dinge
📌 Mit SharePoint können Sie Websites zum Speichern und Freigeben von Dokumenten erstellen 📌 Das SharePoint-Tool hilft Ihnen, die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
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