Der ultimative Leitfaden für die Erstellung eines internen Kommunikationsplans im Jahr 2023

" Wissen ist Macht ", sagte der Wissenschaftler und Philosoph Francis Bacon im Jahr 1597 (" Scientia potentia est ", in der lateinischen Originalfassung). Diese Maxime gilt vor allem in der Berufswelt, wo die Weitergabe und der Austausch von Informationen untrennbar mit Teambildung und Produktivität verbunden sind.

Aber welche Methodik ist dann anzuwenden, um einen einen wirksamen internen Kommunikationsplan ? Die Antwort in diesem Artikel! 🧐

Interner Kommunikationsplan: Warum sollte man ihn erstellen?

Der interne Kommunikationsplan ist ein Fahrplan, der es ermöglicht, dieKommunikation eines Unternehmens auf Kurs zu halten und den Informationsaustausch zu fördern. In der Praxis legt dieser Fahrplan die Kommunikationswege fest, die entsprechend der zuvor vom Unternehmen festgelegten Strategie zu befolgen sind.

Der Kommunikationsplan legt die Ziele und Vorgaben der internen Kommunikation sowie die Instrumente fest, die zur Erreichung dieser Ziele eingesetzt werden sollen. Das ultimative Ziel eines Kommunikationsplans? Die effektive Übermittlung einer Botschaft an ein Zielpublikum.

👉 Eine gute interne Kommunikation ist in einem Wachstumsumfeld umso wichtiger. Denn je größer ein Unternehmen wird, desto heikler wird die interne Kommunikation . Um den Zusammenhalt des Teams zu fördern, ist es jedoch unerlässlich, den Austausch und die Weitergabe von Informationen zu unterstützen!

💡 Fehlt Ihnen die Inspiration für Ihre interne Kommunikationsstrategie? Hier sind 6 Beispiele entschlüsselt.

In einem Unternehmen kann der Kommunikationsplan von mehreren Personen durchgeführt werden. Diese Personen sind je nach Größe und Art der Organisation unterschiedlich. Die Gründer des Unternehmens können ebenso beteiligt sein wie die Personalabteilung oder die Kommunikationsabteilung.

Wann sollte ein interner Kommunikationsplan erstellt werden?

Es gibt mehrere Gründe, einen internen Kommunikationsplan zu erstellen.

-> Dieser Ansatz ist sehr wichtig, wenn Ihre Mitarbeiter Ihnen mitgeteilt haben, dass sie mehr Informationen über die aktuellen Ereignisse, strategischen Ziele, aktuellen Herausforderungen usw. des Unternehmens wünschen. Kurz gesagt, es ist ein ausgezeichnetes Mittel, um die Kommunikation von oben nach unten (von der Unternehmensleitung zu den Mitarbeitern) zu erleichtern.

-> Wenn in Ihrem Unternehmen ein größerer Wandel ansteht (z. B. eine strukturelle Veränderung, die Einführung eines neuen Instruments, eine neue Geschäftsstrategie, die Weiterentwicklung der internen Politik zur Talentförderung usw.), kann es sich ebenfalls lohnen, eine interne Kommunikationskampagne durchzuführen. Worum geht es dabei? Hervorhebung von Schlüsselinformationen. In diesem Fall ist die Einrichtung eines Veränderungsmanagement ebenfalls eine gute Praxis.

-> Wenn Sie schließlich feststellen, dass die Mobilisierung oder das Engagement Ihrer Teams nachlässt, kann eine interne Kommunikationsstrategie ebenfalls dazu beitragen, die Truppen wieder zu mobilisieren.

💡 Interne Kommunikation vs. HR-Kommunikation: was sind die Unterschiede?
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Die interne Kommunikation betrifft alle Kommunikationsströme, die innerhalb eines Unternehmens zirkulieren. Mit anderen Worten, es handelt sich um alle Kommunikationsmaßnahmen für die internen Teams eines Unternehmens. Die HR-Kommunikation hingegen kann sowohl unternehmensintern als auch extern erfolgen (im Rahmen von Einstellungskampagnen, der Arbeit an der Arbeitgebermarke des Unternehmens usw.).

Was ist der Mehrwert eines internen Kommunikationsplans?

Die interne Kommunikation schafft in vielerlei Hinsicht Engagement. Sie fördert den Zusammenhalt des Teams und ermöglicht eine rasche Weitergabe von Informationen (insbesondere zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und umgekehrt).

Ihre Aufgabe? Die Mitarbeiter über die Neuigkeiten des Unternehmens, aktuelle Themen, Strategien usw. zu informieren. Kurz gesagt: Es geht vor allem darum, die Teams mit den Informationen zu versorgen, die sie für eine effiziente tägliche Arbeit benötigen.

Die Entwicklung der internen Kommunikation kann verschiedene Arten von Bedürfnissen befriedigen: Sie können die Humanressourcen, geschäftliche oder operative Fragen, Managementfragen usw. betreffen.

Eine gute interne Kommunikation ermöglicht es auch, Teams um ein gemeinsames Projekt herum zu vereinen und ihr Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen zu fördern...

💡 Denken Sie daran, Ihre Strategie an die Art und Größe Ihres Unternehmens anzupassen. Je nachdem, ob Sie ein Familienunternehmen mit 30 Mitarbeitern oder ein KMU mit 300 Mitarbeitern sind, wird Ihr Kommunikationsbedarf nicht derselbe sein!

Methodik für die Erstellung eines Kommunikationsplans

Die interne Kommunikation lässt sich natürlich von den Bereichen Kommunikation und Marketing inspirieren. Wie bei der Ausarbeitung eines externen Kommunikationsplans sind auch bei der Ausarbeitung eines internen Kommunikationsplans bestimmte wichtige Schritte zu beachten.

Dazu gehören die folgenden Schritte 👇

Durchführung einer Bestandsaufnahme

Welche Bedürfnisse hat das Unternehmen in Bezug auf die interne Kommunikation, welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es, welche Erwartungen haben die Mitarbeiter? Auf der Grundlage dieser Bewertung wird es einfacher sein, das Budget für Ihre interne Kommunikation zu bestimmen!

Bitten Sie Ihre Teams, mehr über ihre Bedürfnisse herauszufinden! Hat das HR-Team das Gefühl, dass neue Mitarbeiter bei ihrem Eintritt genügend Informationen über das Unternehmen erhalten? Können die Teams ohne Schwierigkeiten miteinander kommunizieren?

Definieren Sie die Ziele der Nachricht

Es kann sich um Direktoren, Manager, Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, bestimmte Berufsgruppen usw. handeln. Um relevant zu sein und von allen verstanden zu werden, muss die vom Unternehmen vermittelte Botschaft daher so individuell wie möglich sein.

Ja, nicht alle Informationen können an so viele Menschen wie möglich weitergegeben werden. Manche Informationen sind vertraulich oder sensibel, andere sind von geringerer Priorität... Es geht nichts über eine gute Segmentierung der Informationen , um die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Person zu übermitteln.

🎉 Die gute Nachricht: Die Nutzung eines Intranet ermöglicht es Ihnen effektiv zu kommunizieren indem Sie die Nachrichten gezielt an die Mitarbeiter senden! So können die Nachrichten, die das Unternehmen in seinem Intranet veröffentlicht, je nach Abteilung, Thema usw. variieren.

Definieren Sie Nachrichten  

Natürlich geht es hier nicht darum, mehrere Monate im Voraus alle Botschaften zu planen, die Sie Ihren Teams mitteilen möchten. Es geht vor allem darum, sich die wichtigsten Themen für die tägliche Kommunikation vor Augen zu halten.

Wenn Sie zum Beispiel Ihre Mitarbeiter befragen, werden Sie feststellen, dass ihnen Informationen über die Stellenangebote des Unternehmens, über die Ausbildungspolitik, über die aktuellen strategischen Themen fehlen... Notieren Sie sich die wesentlichen Themen, die für Ihre Teams wichtig sind, und setzen Sie sich zum Ziel, diese regelmäßig in Ihrer Kommunikation anzusprechen!

💡 Um die wichtigsten Themen zu ermitteln, die eine interne Kommunikation verdienen, fragen Sie sich beispielsweise, was Ihre Mitarbeiter brauchen (oder wollen), um effizienter zu arbeiten. Fragen Sie sich, welche Themen im Unternehmen zirkulieren sollten und welche sich nur schwer verbreiten lassen...

Was ist das Richtige zu tun? Ernennen Sie in jedem Team/Geschäftsbereich einen Botschafter, der für die Berichterstattung über wichtige Informationen über sein Team, seine Erfolge, Neuigkeiten, Herausforderungen usw. verantwortlich ist.

💡 Denken Sie immer daran, den Zweck Ihrer Mitteilung und die darin angesprochenen Themen zu nennen. Jede Nachricht muss einen Zweck haben, um relevant zu sein.

Erstellen Sie einen Redaktionsplan

Sobald Sie Ihren Bedarf und Ihre Ziele ermittelt haben, ist es an der Zeit, über die Maßnahmen nachzudenken, die für eine wirksame interne Kommunikation ergriffen werden müssen. Wie können Sie das tun? Durch die Erstellung eines Redaktionsplans - ein unverzichtbares Instrument für alle, die mit Strenge und Methode kommunizieren wollen.

Dieser Redaktionskalender muss die gewünschte Häufigkeit der internen Veröffentlichungen, die zu bevorzugenden Kommunikationskanäle (Newsletter, interne Veranstaltungen, Berichte, Intranet, soziale Netzwerke des Unternehmens usw.), die verschiedenen Arten von Nachrichten, die mit jedem Ziel verbunden sind, usw. festlegen.

Jede Kommunikationsmaßnahme sollte dem berühmten Lasswellschen Muster folgen, nämlich: 👉 Wer - sagt was - durch welchen Kanal - zu wem - und mit welcher gewünschten Wirkung.

💡 Um möglichst viele Menschen zu erreichen, sollten Sie darüber nachdenken, die Medien und die Häufigkeit des Versands Ihrer Nachrichten zu variieren!

Regelmäßige Überwachung durchführen

Der wichtigste Schritt bei jedem Projekt, das in einer Organisation durchgeführt wird! Sein Zweck? Die Wirksamkeit der internen Kommunikation zu messen, um mögliche Verbesserungsbereiche aufzuzeigen.

Denken Sie daran, dass es keinen Sinn hat, "um der Kommunikation willen zu kommunizieren". Wertvolle Kommunikation bedeutet in erster Linie, sich zu engagieren.

Einige Beispiele für KPIs (Key Performance Indicators), die Sie monatlich überwachen sollten, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter und die Empfänglichkeit für Ihre Botschaften zu messen:

-> Die Öffnungsrate von internen Newslettern intern.

-> Die Nutzung interner Kommunikationsmittel durch die Mitarbeiter (einschließlich der Nutzung des Intranets Ihres Unternehmens durch die Mitarbeiter).

-> Anteil der Mitarbeiter, die an internen Veranstaltungen oder Sitzungen teilnehmen (die nicht direkt mit der Arbeit, sondern mit dem Leben des Unternehmens zu tun haben).

💡 Neben den traditionellen KPIs ist es auch möglich, die Wirksamkeit Ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu messen, indem Sie Umfragen zu Ihrer internen Kommunikationsstrategie durchführen.

Wie man einen internen Kommunikationsplan schreibt, in Kürze

Interne Kommunikation ist ein echtes strategisches Instrument, das dazu beiträgt, Teams zusammenzuführen und zu engagieren, die Unternehmenskultur zu stärken... Neben der Verbesserung der Arbeitsbedingungen - und der Erleichterung der Fernarbeit!

Dieser Ansatz kann jedoch nicht improvisiert werden. Um Ihre interne Kommunikationsstrategie erfolgreich umzusetzen und täglich zu verwalten, ist es unerlässlich, einen internen Kommunikationsplan zu erstellen (und anzuwenden!).

👋 Um den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen effizient zu gestalten, sollten Sie nicht zögern, sich mit einer Lösung wie Mozzaik365 auszustatten. Unser Tool, das direkt in Microsoft 365 integriert werden kann, ermöglicht es Ihnen, einen ansprechenden digitalen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Zusammenhalt im Team und den Wissensaustausch fördert.

Zu beachtende Dinge

Der interne Kommunikationsplan ist ein Fahrplan für den Austausch von Informationen
innerhalb eines bestimmten Rahmens. Die Schritte zur Durchführung eines Kommunikationsplans sind:

📌 Durchführung einer Bestandsaufnahme ;

📌 Definition der Ziele der Botschaft ;

📌 Gestaltung der Botschaft ;

📌 Entwicklung eines Redaktionsplans ;

📌 Messung der Wirksamkeit.