Répertoire de l’entreprise : le guide complet

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, où la collaboration à distance et les équipes interfonctionnelles sont devenues la norme, le répertoire photo des employés apparaît comme un outil essentiel pour renforcer la cohésion d’équipe. Plus qu’une simple galerie de portraits, elle facilite la communication interne, humanise les relations professionnelles et met en valeur chaque employé.

Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une petite ou moyenne entreprise, d’un organisme à but non lucratif ou d’une institution publique, le fait d’avoir un répertoire de photos professionnelles bien conçu permet d’établir des liens, d’identifier rapidement les contacts et de rationaliser les interactions. Avec des designs modernes et personnalisables, le répertoire de photos reflète également la culture et les valeurs de l’organisation.

Dans ce guide complet, nous explorerons les avantages d’un répertoire de photos d’employés, les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre et les dernières innovations offertes par Mozzaik365 pour créer un répertoire de photos élégant et interactif, parfaitement intégré à votre environnement Microsoft 365.

1. Qu’est-ce qu’un répertoire photo professionnel?

Un répertoire photo professionnel est un outil visuel qui présente les membres d’une organisation à travers une série de portraits accompagnés d’informations clés telles que le nom, le poste et les coordonnées. Traditionnellement utilisé en entreprise, il facilite l’identification des collègues et renforce la communication interne.

Dans le contexte des organismes à but non lucratif, un répertoire de photos d’association joue un rôle similaire en présentant des bénévoles, des membres du conseil d’administration ou des participants au projet. Il favorise la transparence et l’engagement au sein de l’organisation. retines.fr

Avec l’évolution des outils numériques, le répertoire photo s’est modernisé pour devenir un élément interactif de la Environnement de travail numérique. Il peut inclure des fonctionnalités telles que la recherche basée sur les compétences, la visualisation d’organigramme et l’intégration avec des plateformes comme Microsoft 365. ‍

2. Pourquoi mettre en place un répertoire de photos d’entreprise?

Dans un environnement professionnel en constante évolution, le répertoire photo d’entreprise s’impose comme un outil stratégique pour renforcer la communication interne et la cohésion d’équipe.

A. Faciliter l’identification des collègues

Donner un visage à un nom permet de personnaliser les interactions et de renforcer les liens entre collègues, en particulier dans les grandes organisations ou les structures multisites.

B. Améliorer la communication interne

Un répertoire de photos bien conçu encourage l’interaction en permettant à chacun de comprendre les rôles et les compétences de ses collègues, ce qui facilite la collaboration et la réactivité entre les équipes.

C. Renforcer l’image de l’entreprise

Présenter les employés de manière professionnelle et cohérente par le biais d’un répertoire de photos professionnels permet de véhiculer une image positive de l’entreprise, tant à l’interne qu’à l’externe.

E. Simplifier l’intégration des nouveaux employés

Pour les nouvelles recrues, un répertoire de photos est un outil précieux pour se familiariser rapidement avec les collègues et comprendre la structure de l’entreprise, accélérant ainsi l’intégration.

F. Mettre en évidence les membres de l’équipe

La présentation des membres de l’équipe dans un répertoire de photos démontre la reconnaissance de leur rôle dans l’organisation, ce qui renforce leur sentiment d’appartenance et leur motivation.

3. Concentrez-vous sur l’élégant répertoire de photos de Mozzaik365

Le répertoire de photos professionnelles de Mozzaik365 est conçu pour fournir une interface intuitive et personnalisable, facilitant la recherche et la visualisation des profils au sein de votre organisation. Il s’intègre parfaitement à votre environnement Microsoft 365 en exploitant les données d’Entra ID (anciennement Azure Active Directory) et de l’application de profil utilisateur (UPA) de SharePoint. mozzaik365.zendesk.com

🔍 Recherche puissante et contextuelle

Le composant permet des recherches efficaces entre collègues à l’aide de filtres personnalisables :

• Nom
  
• Ministère
  
• Compétences
  
• Projet
  
• Tout autre attribut de profil pertinent
  

Il est également possible de définir la portée de la recherche contextuellement pour cibler un groupe spécifique, comme un ministère, un pays, un projet ou un site.

🎨 Personnalisation de l’affichage

Le répertoire de photos offre plusieurs options de personnalisation pour correspondre à votre identité visuelle et à vos besoins opérationnels :

Mise en page :

• Définissez le nombre de résultats à afficher.
  
• Choisissez d’afficher ou non tous les profils par défaut.
  

Options d’affichage :

• Personnalisez les propriétés visibles dans le profil détaillé.
  
• Activez ou désactivez le partage de profil.
  
• Cachez le composant sur mobile si nécessaire.
  
• Ajustez le rayon et les ombres des bordures pour les aligner sur votre conception visuelle.
  

Ces options permettent de créer un répertoire de photos élégant et cohérent avec l’identité de marque de votre organisation.

🛠️ Intégration et configuration

Le composant s’intègre facilement à une page SharePoint :

• Ouvrez la page en mode édition.
  
• Ajoutez la composante « Répertoire de photos » du catalogue.
  
• Configurez les paramètres selon vos besoins.
  

Pour une configuration avancée, en particulier pour la personnalisation du profil et du filtre, il est recommandé de se référer à la documentation officielle.

🔗 Synchronisation avec Entra ID

Les données affichées dans le répertoire de photos (nom, poste, département, coordonnées, photo, etc.) sont automatiquement synchronisées avec Entra ID (anciennement Azure Active Directory). Cela permet de s’assurer que le profil de chaque employé reste à jour et cohérent avec les comptes Microsoft 365.

Exemple : lorsqu’un employé change de poste dans l’annuaire global, le répertoire de photos reflète ce changement automatiquement, sans mise à jour manuelle.

🌐 Intégration directe avec Microsoft 365

Le composant utilise les données de profil Microsoft 365 (anciennement Delve) pour enrichir les fiches utilisateur et offrir une expérience contextualisée. Les utilisateurs peuvent accéder à des liens utiles directement à partir d’un profil : Teams, Outlook ou même le profil Microsoft 365 complet d’un collègue.

4. Meilleures pratiques UX/UI pour un répertoire photo original

Un répertoire de photos original va au-delà de la liste des visages des employés. Il reflète la culture de votre entreprise, structure clairement l’information et facilite l’interaction. Voici les meilleures pratiques à suivre lors de la conception d’un répertoire de photos efficace et élégant dans un environnement Microsoft 365 :

🎨 Mettre l’accent sur la conception pour stimuler l’engagement

L’attrait visuel est essentiel. Le format que vous choisissez doit correspondre à votre identité :

• Mise en page de grille ou de carte : idéale pour une présentation épurée et moderne.
  
• Répertoire de photos illustrées ou graphiques : ajoute une touche créative dans des contextes plus décontractés (startups, associations, agences).
  
• Mise en page en équipe : permet de regrouper par projet, département ou entité géographique.
  

🧩 Conseil : Mozzaik365 vous permet de personnaliser le rayon de bordure, les ombres, le nombre de profils affichés et le style mobile pour correspondre aux directives de votre marque.

📸 Standardisez vos portraits

Pour véhiculer une image professionnelle, assurez-vous que les photos des employés sont :

• Récent, clair et de haute qualité
  
• Visuellement cohérent (arrière-plan, cadrage, posture)
  
• En accord avec le ton de votre entreprise (formel, amical, dynamique, etc.)
  

🎯 Conseil de pro : Planifiez une séance photo pendant l’intégration ou les événements internes.

🔍 Rendez la navigation fluide et pratique

Un bon répertoire de photos professionnels n’est pas seulement destiné à naviguer, mais aussi à trouver des gens. Inclure :

• Une barre de recherche multicritère : nom, département, compétences, lieu, projet...
  
• Filtres dynamiques en fonction de votre structure (filiale, rôle, pays, etc.)
  
• Liens directs vers Teams, Outlook ou le profil utilisateur Microsoft 365
  

🧠 Objectif : permettre à tout employé de trouver la bonne personne au bon moment en quelques secondes seulement.

🖥️ Adaptez l’expérience à tous les écrans

Votre répertoire de photos doit être entièrement réactif :

• Compatible avec les ordinateurs de bureau, les tablettes et les appareils mobiles
  
• Lisible sans zoom
  
• Fonctionnel même avec une faible bande passante
  

📱 Avec Mozzaik365, vous pouvez même choisir de masquer le composant sur mobile lorsque cela est approprié.

♻️ Gardez votre répertoire de photos à jour

Un répertoire de photos désuet devient contre-productif. Pour assurer la pertinence :

• Connectez-le à Entra ID (anciennement Azure AD) pour la synchronisation automatique des données
  
• Désignez une personne-ressource RH ou TI pour superviser l’exactitude
  
• Ajoutez facilement de nouvelles recrues et archivez les anciens employés
  
• Permettre aux employés d’enrichir leurs profils via des champs personnalisés (ex. : compétences, passe-temps, équipes de projet)
  

5. Répertoire de photos et organigramme : cas d’utilisation complémentaires

Dans de nombreuses organisations, les répertoires de photos et les organigrammes sont confondus. Cependant, ces deux outils ont des objectifs différents et sont en fait très complémentaires dans un contexte moderne. Environnement de travail numérique.

📌 L’organigramme : visualiser la structure hiérarchique

Un organigramme est avant tout un outil structurant :

• Il cartographie les lignes hiérarchiques, les liens fonctionnels et les hiérarchies de gestion.
  
• Il est couramment utilisé par les RH, la direction et les nouvelles recrues pour comprendre le cadre organisationnel.

Limites :

• Elle ne reflète pas toujours la réalité opérationnelle (projets transverses, méthodes agiles, communautés de pratique...).
  
• Il est souvent statique et difficile à entretenir manuellement.
  

👥 Le répertoire photo : favoriser les liens et la collaboration

En revanche, un répertoire photo professionnel met l’accent sur les personnes : il met en évidence les profils, les compétences, les interactions et le côté humain de l’organisation.

Principales forces :

• Affichage visuel clair de tous les employés
  
• Accès rapide aux coordonnées, aux équipes, aux compétences et aux rôles de projet
  
• Utile pour tous les employés, pas seulement pour les gestionnaires
  

➡️ Elle devient un moteur d’engagement, de reconnaissance et de connectivité interne.

🔄 Deux outils à utiliser ensemble dans Microsoft 365

Avec une solution comme Mozzaik365, vous n’avez pas à choisir entre un organigramme et un répertoire de photos, vous pouvez utiliser les deux intelligemment :

• Afficher un organigramme hiérarchique dynamique généré à partir de l’identifiant Entra
  
  
• Offrez un répertoire de photos élégant et interactif avec des filtres par équipe, pays, département ou compétence

🔗 Le résultat : une vision structurée mais humaine de votre organisation.

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6. Comment mettre en place un annuaire professionnel dans Microsoft 365?

La mise en place d’un répertoire professionnel efficace ne consiste pas seulement à afficher des photos sur une page SharePoint. Il s’agit d’un véritable projet impliquant la structuration de l’information, la reconnaissance des employés et une communication plus fluide. Voici les étapes clés pour réussir son déploiement avec Mozzaik365 dans un environnement Microsoft 365.

1. Préparez les données dans Entra ID

Tout commence par la qualité des données de votre identifiant Entra (anciennement Azure Active Directory), la principale source d’information pour les profils d’utilisateurs. Assurez-vous que :

• Chaque employé a un profil à jour : photo, poste, département, courriel, téléphone, gestionnaire, etc.
• Les attributs personnalisés utiles (équipes projet, lieu, compétences...) sont remplis ou prêts à être intégrés.
• Les comptes désuets sont désactivés pour éviter les doublons ou les erreurs.

💡 Mozzaik365 peut également tirer parti de données enrichies provenant d’outils RH ou d’annuaires supplémentaires.

2. Définissez les champs et les filtres à afficher

Pour rendre le répertoire vraiment utile :

• Sélectionnez les informations les plus pertinentes à afficher sur la fiche de profil (rôle, email, Teams, lieu...).
• Activez les filtres de navigation intelligents selon vos besoins : par département, pays, entité juridique, statut, etc.
• Choisissez l’ordre d’affichage des champs et la mise en page.

🎨 Conseil : vous pouvez également décider d’afficher le répertoire par défaut ou après une recherche, selon le niveau de confidentialité attendu.

3. Configurez le composant dans votre intranet SharePoint

Grâce à son intégration native, le composant « Répertoire » de Mozzaik peut être configuré en quelques clics :

• Ajoutez le composant à une page de votre intranet Mozzaik365.
• Définissez les options d’affichage (nombre de résultats, taille de la carte, style visuel).
• Activer ou non des fonctionnalités telles que le partage de profil, l’ouverture dans un panneau latéral, etc.
• Testez l’expérience utilisateur avec un petit groupe avant de la généraliser.

📱 Vérifiez également l’affichage sur le mobile et la tablette.

4. Impliquez les intervenants

Un bon répertoire est le résultat de la collaboration entre plusieurs équipes :

• Le service informatique pour la qualité et l’intégration des données.
• RH pour la structuration des rôles et l’intégration.
• Communications internes pour l’expérience utilisateur et la conception.
• Les gestionnaires doivent encourager la mise à jour des profils dans Microsoft 365.

💬 Conseil : former les utilisateurs à compléter leur profil (compétences, équipes projets...) pour enrichir continuellement l’annuaire.

5. Tenez le répertoire à jour

C’est essentiel à son succès :

• Automatisez la synchronisation avec Entra ID.
• Supprimez les profils inactifs.
• Créez un processus de mise à jour simple en cas de changement de rôle, d’équipe ou d’intégration.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez réserver un créneau de 30 minutes avec Martin, notre expert en intranet et en annuaire d’entreprises :

7. Conclusion et ressources

Le répertoire photo d’entreprise est plus qu’un simple outil visuel, c’est un levier stratégique pour fluidifier la communication, renforcer la culture d’entreprise et mettre en valeur vos équipes. Facile à déployer, surtout lorsqu’il est connecté à votre environnement Microsoft 365 via Mozzaik365, il devient une porte d’entrée conviviale vers l’ensemble de votre Environnement de travail numérique.

Qu’il soit utilisé par une entreprise, un organisme gouvernemental ou un organisme à but non lucratif, un répertoire de photos professionnelles bien conçu favorise la collaboration, simplifie l’intégration des nouveaux employés et reflète l’énergie de votre organisation.

Prêt à passer à l’action?

Mozzaik365 offre une liste de contrôle gratuite pour vous aider à structurer votre projet étape par étape, de la préparation des données à la configuration dans Microsoft 365.

Ou contactez notre équipe pour planifier une démonstration personnalisée du volet « Répertoire photo ».