Exemple de site de communication SharePoint : un guide complet pour une communication interne efficace

Dans le paysage professionnel d’aujourd’hui, la communication interne et externe est plus cruciale que jamais. Les entreprises cherchent constamment des moyens d’améliorer la collaboration , de centraliser l’information et d’engager leurs équipes. C’est là qu’intervient SharePoint , une puissante plateforme Microsoft 365, reconnue pour sa capacité à transformer la façon dont les organisations travaillent ensemble.

Au cœur de cette transformation se trouve le site de communication SharePoint. Contrairement aux sites d’équipe, qui mettent l’accent sur la collaboration au sein de petits groupes, un site de communication est conçu pour diffuser l’information à un public plus large, qu’il s’agisse de tous les employés, des partenaires ou même des clients. Cet article explorera en détail les fonctionnalités, les nombreux avantages de SharePoint et présentera des exemples concrets de sites de communication SharePoint réussis, vous montrant comment cette solution peut devenir un pilier de votre Environnement de travail numérique.

I. Qu’est-ce qu’un site de communication SharePoint?

Un site de communication SharePoint est un espace web moderne au sein de votre environnement Microsoft 365, dédié à la diffusion d’informations et au partage de contenu avec un large public. Son objectif principal est d’informer, d’engager et de maintenir la cohésion au sein de votre organisation. Il vous permet de présenter des nouvelles, des annonces, des politiques, des rapports ou tout autre contenu d’une manière visuellement attrayante et facilement accessible.

La distinction d’un site d’équipe SharePoint est fondamentale :

• Public cible : Un site de communication s’adresse à un large public (p. ex., tous les employés d’une entreprise), tandis qu’un site d’équipe est conçu pour un groupe de travail spécifique collaborant à un projet ou à une tâche.
  
  
• Autorisations : Par défaut, les visiteurs d’un site de communication ont des autorisations de lecture, ce qui en fait un excellent outil de diffusion. Sur un site d’équipe, les membres ont généralement des autorisations de modification pour faciliter la collaboration dans les documents.
  
  
• Objectif : Le site de communication est optimisé pour la diffusion de l’information et l’engagement, tandis que le site d’équipe se concentre sur la collaboration documentaire et la gestion de projets.

Les composants et les caractéristiques typiques d’un site de communication SharePoint comprennent des pages modernes composées de sections et de divers composants Web. Ces composantes Web permettent d’afficher des nouvelles dynamiques, des événements à venir, des bibliothèques de documents, des galeries d’images et de vidéos. La navigation est hautement personnalisable, ce qui permet une organisation logique du contenu. De plus, ces sites s’intègrent parfaitement à d’autres services Microsoft 365 comme Teams pour la collaboration en temps réel, Yammer pour les discussions communautaires et Stream pour la diffusion vidéo en continu, renforçant ainsi la collaboration en entreprise.

II. Pourquoi choisir un site de communication SharePoint?

L’adoption d’un site de communication SharePoint offre une multitude d’avantages qui peuvent transformer la dynamique de votre organisation :

• Amélioration de la communication interne : Un site de communication centralise toute l’information importante. Fini les courriels perdus ou les annonces manquées. La diffusion des nouvelles et de l’information clés devient rapide et efficace, ce qui réduit considérablement la surcharge de courriels et garantit que tout le monde a accès à la bonne information au bon moment. C’est la pierre angulaire d’une communication efficace.
  
  
• Engagement des employés : Grâce à son design moderne et à ses fonctionnalités interactives, un site de communication favorise un meilleur engagement des employés. Les employés peuvent commenter les nouvelles, « aimer » les publications et partager des informations pertinentes. Il s’agit d’un espace dynamique pour mettre en valeur les réussites de l’entreprise, les initiatives d’équipe et les valeurs de la culture d’entreprise.
  
  
• Accès facile à l’information : La gestion du contenu est simplifiée. Grâce à une recherche puissante et à une organisation logique du contenu grâce à une navigation intuitive, les employés peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin. De plus, les sites de communication SharePoint sont conçus avec un design responsive, assurant une accessibilité fluide à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone intelligent).
  
  
• Cohérence de la marque et de la culture d’entreprise : Les options de personnalisation visuelle (thèmes, logos, polices) permettent aux entreprises de créer un espace qui reflète fidèlement leur image de marque et leur culture. Cela renforce le sentiment d’appartenance et assure une expérience utilisateur cohérente.
  
  
• Sécurité et conformité : SharePoint offre une sécurité SharePoint robuste avec des autorisations précises, permettant un contrôle précis sur qui peut voir quel contenu. Cela garantit la conformité aux réglementations en vigueur, comme le RGPD, en protégeant les données sensibles et en veillant à ce que l’information ne soit diffusée qu’à des publics autorisés.

III. Exemples concrets de sites de communication SharePoint réussis

Pour mieux comprendre l’impact d’un site de communication SharePoint, explorons quelques cas d’utilisation concrets de SharePoint et des exemples de sites SharePoint :

Exemple 1 : Portail des nouvelles et des annonces de l’entreprise (intranet central)

C’est l’une des utilisations les plus courantes. Un intranet moderne basé sur SharePoint sert de point d’entrée unique pour toutes les informations de l’entreprise. Il centralise le fil d’actualité, les événements à venir, les annonces de la direction, les communiqués de presse et les informations générales.

• Caractéristiques : Composante Web Actualités, calendrier des événements, liens rapides vers les applications clés.
• Avantages : Tient tous les employés informés, renforce le sentiment d’appartenance et la culture d’entreprise.
  
  

Exemple 2 : Le site des RH (ressources humaines). 

Un portail RH dédié sur SharePoint peut améliorer considérablement l’autonomie des employés et réduire la charge de travail des équipes RH.

• Caractéristiques : Politiques de l’entreprise, formulaires de RH téléchargeables (congés, notes de dépenses), information sur les avantages sociaux, offres d’emploi internes, foire aux questions (FAQ).
• Avantages : accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à l’information sur les RH, réduction des demandes directes, gain de temps pour les deux parties.
  
  

Exemple 3 : Le site du projet ou du programme. 

Pour les projets complexes impliquant plusieurs équipes ou services, un site de communication peut servir de centre d’information.

• Caractéristiques : Mises à jour régulières du projet, jalons clés, produits livrables, rapports d’étape, renseignements sur l’équipe de projet, documents de référence.
• Avantages : Transparence sur les progrès, coordination inter-équipes facilitée, historique complet du projet.
  
  

Exemple 4 : Le site de la culture de l’entreprise et des événements 

Ce type de site est idéal pour favoriser la vie de l’entreprise et renforcer la cohésion.

• Caractéristiques : Calendrier des événements sociaux (fêtes de fin d’année, team building), galerie de photos/vidéos des événements passés, présentation des clubs d’entreprise, initiatives de RSE (responsabilité sociale d’entreprise).
• Avantages : Renforce la cohésion d’équipe, favorise les valeurs et l’ambiance de travail.
  
  

Exemple 5 : Centre de connaissances / Base de données (base de connaissances).

Une base de connaissances SharePoint est un référentiel centralisé pour le savoir-faire de l’entreprise.

• Caractéristiques : Articles de soutien, tutoriels, guides d’utilisation, FAQ techniques pour les produits ou services, meilleures pratiques.
• Avantages : Accès rapide à l’information pour les employés et les clients, formation continue facilitée, soutien interne et externe amélioré.
  
  

Exemple 6 : Le site de communication externe (pour les partenaires ou les clients)

Bien qu’il soit principalement interne, SharePoint peut également être utilisé pour des communications contrôlées avec des publics externes.

• Caractéristiques : Documentation sur les produits pour les partenaires, nouvelles spécifiques aux partenaires, portail de soutien à la clientèle ou aux partenaires, ressources de formation.
• Avantages : Amélioration des relations avec les partenaires et les clients, diffusion contrôlée et sécurisée des renseignements sensibles.

IV. Pratiques exemplaires pour un site de communication SharePoint réussi

Créer un site de communication SharePoint est une chose, mais en assurer le succès et l’adoption en est une autre. Voici quelques-unes des meilleures pratiques essentielles de SharePoint :

• Planification stratégique : Avant de commencer, définissez clairement les objectifs de votre site, le public cible, le type de contenu à publier et les responsabilités de chacun. Une bonne gouvernance SharePoint est la clé de la réussite d’un projet.
  
  
• Design et UX : L’expérience utilisateur (UX) est primordiale. Assurez-vous que l’interface est intuitive, attrayante et facile à naviguer. Utilisez des thèmes, des images et des vidéos cohérents. Une navigation claire et logique aidera les utilisateurs à trouver rapidement l’information.
  
  
• Contenu pertinent et à jour : Un site ne vit que par son contenu. Publiez régulièrement des nouvelles fraîches et pertinentes. Le contenu doit être concis, facile à lire et adapté au public. Désignez des propriétaires de contenu clairs pour chaque section afin de s’assurer que l’information demeure à jour.
  
  
• Gouvernance et maintenance : Établir des rôles et des responsabilités clairs pour la gestion du site, la modération du contenu et la maintenance technique. Mettre en œuvre des politiques de conservation et d’archivage pour gérer le cycle de vie du contenu. Surveiller l’utilisation et l’engagement pour déterminer les points à améliorer.
  
  
• Formation et adoption : Le plus beau site ne sert à rien s’il n’est pas utilisé. Sensibiliser les utilisateurs à l’existence du site et à ses avantages. Offrez des séances de formation pour les aider à se familiariser avec l’interface et les fonctionnalités. Promouvoir activement l’utilisation du site comme principale source d’information. Une bonne adoption de SharePoint est le résultat d’un soutien continu.

V. Comment créer un site de communication SharePoint avec Mozzaik365?

Si la création d’un site de communication SharePoint « pur » offre déjà de nombreuses possibilités, l’intégration d’une solution complémentaire comme Mozzaik365 permet de simplifier et d’enrichir considérablement le processus, transformant votre intranet en un véritable portail d’expérience employé. Mozzaik365 est un accélérateur intranet basé sur SharePoint, conçu pour optimiser le Environnement de travail numérique et la communication interne.

Qu’apporte Mozzaik365?

Mozzaik365 s’intègre à votre environnement SharePoint pour offrir une suite de fonctionnalités avancées et de composants Web, allant au-delà des capacités natives. Cela comprend des modèles de pages prédéfinis, des composants Web enrichis pour les nouvelles, les événements, les annuaires, la gestion de documents et des outils de personnalisation plus avancés. L’objectif est de permettre la création rapide d’un intranet moderne et engageant sans nécessiter de développement complexe.

Étapes de création avec Mozzaik365 :

• Installation et configuration de Mozzaik365 : Après avoir déployé la solution Mozzaik365 sur votre locataire Microsoft 365, vous accédez à ses fonctionnalités via SharePoint.
  
  
• Utilisation des modèles et des composants WebPart de Mozzaik365 : Au lieu de partir d’une page blanche, vous pouvez choisir parmi une bibliothèque de modèles de pages et de sites prédéfinis par Mozzaik365, spécialement conçus pour des cas d’utilisation tels que les sites de communication, les portails RH ou les bases de connaissances.
  
  
• Personnalisation simplifiée : Mozzaik365 offre une interface de personnalisation intuitive. Vous pouvez glisser-déposer des composants Web enrichis, configurer des affichages dynamiques et adapter le design pour qu’il corresponde parfaitement aux directives de votre marque, le tout avec une grande flexibilité.
  
  
• Intégration d’outils tiers : La solution facilite l’intégration avec d’autres applications d’affaires, centralisant l’accès à l’information et aux outils pour les utilisateurs.

Avantages de l’approche Mozzaik365 :

• Gain de temps : La création et le déploiement de l’intranet sont accélérés grâce à des modèles et des composants prêts à l’emploi.
  
  
• Amélioration de l’expérience utilisateur : Des pièces Web plus riches et un design plus soigné contribuent à une meilleure expérience utilisateur et à un engagement accru.
  
  
• Flexibilité et évolutivité : Il est plus facile d’adapter le site aux besoins changeants de l’entreprise et d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.
  
  
• Réduction des coûts de développement : Moins de code personnalisé signifie moins d’entretien et de coûts à long terme.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez réserver un créneau de 30 minutes avec Martin, notre expert Intranet :

Conclusion : Exemple de site de communication SharePoint

Les sites de communication SharePoint sont des outils indispensables pour toute organisation qui cherche à optimiser sa stratégie de communication interne et externe. Ils offrent une plateforme flexible et puissante pour centraliser l’information, mobiliser les employés et renforcer la culture d’entreprise.

En tirant parti des nombreuses fonctionnalités de SharePoint, et en considérant l’intégration de solutions comme Mozzaik365 pour une expérience enrichie, les entreprises peuvent créer des espaces dynamiques qui non seulement informent, mais inspirent également la collaboration et contribuent à une véritable transformation numérique. N’attendez plus pour explorer les vastes possibilités offertes par SharePoint et donner un nouvel élan à la communication au sein de votre organisation.