Découvrez comment concevoir une infolettre interne percutante qui informe, engage et unit vos équipes. De la planification stratégique aux outils et aux indicateurs clés de performance, toutes les étapes clés sont couvertes.
Alors que les entreprises continuent de se numériser, l’infolettre interne devient un outil de communication essentiel. Il permet d’envoyer des messages importants directement dans les boîtes de réception des employés sans les submerger. Cela en fait un levier efficace pour diffuser la culture d’entreprise, assurer un bon niveau d’information et, ultimement, stimuler l’engagement et la performance des employés.
Cependant, pour améliorer la communication interne d’une organisation, un bulletin numérique doit être reçu, ouvert, lu et utilisé par son public cible. Dans cet article, Mozzaik fournit les clés pour créer une infolettre interne engageante et atteindre cet objectif. Définition, objectif et méthodes pour configurer votre courriel interne : vous apprendrez tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’un bulletin interne?
L’infolettre est un outil de communication numérique souvent utilisé par les organisations pour convertir les prospects en clients ou fidéliser leur clientèle. Alors, qu’est-ce qu’un bulletin interne et quels sont ses objectifs spécifiques? Regardons de plus près.
Définition et rôle d’un bulletin interne
Un bulletin d’information interne est un bulletin d’information périodique envoyé par une entreprise à ses employés par courriel. On l’appelle aussi infolettre, courriel interne ou lettre d’information interne.
Le rôle principal de ce média, destiné aux membres de l’organisation, est de transmettre efficacement l’information importante sans les submerger de données. Il peut relayer une variété de contenus (nouvelles de l’industrie, mises à jour RH, conseils, etc.), adaptés à chaque public cible (gestionnaires, équipes de terrain, décideurs, etc.).
Cette solution de communication interne est souvent gérée par le service des ressources humaines ou l’équipe des communications internes. Pour mettre en place une infolettre interne réussie, ces départements doivent bâtir une véritable stratégie éditoriale et choisir le bon logiciel de distribution d’infolettres.
Objectifs d’un bulletin interne
En fournissant régulièrement des informations fiables, claires et structurées aux employés, le bulletin interne permet :
Amélioration du rendement et réduction du risque d’erreurs, car les employés peuvent compter sur des objectifs, des connaissances et des procédures mis à jour pour bien faire leur travail;
Renforcement de la culture et de la cohésion de l’entreprise en partageant les valeurs organisationnelles et en maintenant un lien continu avec les employés;
Accroître l’engagement et la rétention des employés en veillant à ce que tout le monde dispose d’un bon niveau d’information, ce qui est un facteur clé de la satisfaction au travail.
Pourquoi mettre en place une infolettre interne?
Il y a plusieurs bonnes raisons de créer une infolettre interne pour votre entreprise :
Faciliter l’accès à l’information importante
L’infolettre interne est une puissante solution de communication interne. Il vous permet de rejoindre vos employés par l’un des canaux de communication qu’ils utilisent le plus quotidiennement de manière simple, structurée et ciblée. Vous pouvez segmenter votre audience et envoyer une infolettre personnalisée à chaque groupe interne. Par conséquent, le personnel sur le terrain, les employés de l’administration centrale et les gestionnaires reçoivent l’information qui leur tient à cœur, sans être bombardés de contenu.
Améliorer l’engagement des employés
Votre infolettre interne est un levier de communication efficace pour informer vos employés sur les objectifs stratégiques de votre organisation et stimuler leur engagement. Vous pouvez l’utiliser pour expliquer vos politiques ou présenter des projets à venir. Ce faisant, vous éliminez les silos d’information et aidez chaque employé à s’aligner sur les objectifs clés de votre organisation.
Diffuser la culture d’entreprise
Enfin, votre infolettre interne numérique est un excellent moyen de renforcer votre culture d’entreprise. Ce support de communication vous permet de mettre en valeur votre identité visuelle et d’aborder des sujets qui reflètent vos valeurs organisationnelles. Si l’innovation est l’un de vos principes directeurs, par exemple, vous pouvez lui consacrer une section pour la faire vivre auprès des employés.
Transformez votre intranet en un environnement de travail numérique
La mise en place d’une infolettre interne est relativement simple, à condition d’utiliser la bonne méthode et les bons outils. Voici les étapes que nous recommandons de suivre pour créer une infolettre efficace :
#1 Définissez les objectifs de votre infolettre
La première étape de la création d’une infolettre interne est de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec celle-ci. Il peut s’agir de renforcer votre culture d’entreprise, d’aligner vos équipes sur vos objectifs organisationnels ou d’améliorer l’expérience des employés pour mieux retenir les talents. Cette étape est essentielle pour construire votre stratégie éditoriale.
#2 Identifiez votre cible et segmentez vos publics internes
La deuxième étape de la mise en place d’une infolettre interne consiste à identifier votre public cible et à le segmenter en différents sous-groupes pour offrir à chacun un contenu personnalisé. Cette approche vous permet d’envoyer une infolettre personnalisée aux gestionnaires, aux nouvelles recrues ou aux employés sur le terrain. En comprenant les besoins, les attentes et les habitudes de vos publics cibles, vous pouvez ajuster les sujets, la fréquence d’envoi et la conception de votre courriel pour chaque groupe afin de le rendre plus attrayant.
#3 Choisissez le bon contenu pour l’infolettre interne
La troisième étape pour réussir la création de l’infolettre interne de votre entreprise consiste à déterminer les types de contenu à inclure, en fonction de vos objectifs et des attentes de votre public cible. Cette étape est cruciale. Pour que les employés lisent régulièrement votre infolettre, celle-ci doit fournir des renseignements de grande valeur.
Nouvelles de l’entreprise
Votre infolettre interne peut d’abord inclure une section dédiée aux nouvelles sur votre entreprise et son industrie. Par exemple, vous pouvez discuter de l’état de votre marché, de vos concurrents, des innovations de produits ou partager des articles de presse sur votre entreprise ou des témoignages de clients satisfaits.
Profils d’employés et entrevues
Les profils d’employés et les entrevues sont un excellent contenu pour briser les silos d’information, humaniser votre infolettre, renforcer la cohésion interne et, bien sûr, mettre en valeur votre personnel. Ils permettent aux lecteurs d’apprendre à connaître leurs collègues, de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de développer un sentiment d’appartenance à l’équipe.
Conseils pratiques et formation interne
Votre infolettre numérique est un outil efficace pour diffuser des informations et des connaissances importantes à l’interne. Vous pouvez l’utiliser pour mettre en évidence des recommandations, des outils ou des ressources utiles pour les employés, comme des articles d’experts publiés sur le wiki de votre entreprise. C’est aussi le moyen idéal pour promouvoir les événements auprès des groupes concernés.
Des jeux-questionnaires, des sondages et du contenu interactif
Si vous avez un bon outil d’infolettre interne, vous pouvez l’utiliser pour engager les employés et encourager la communication ascendante. Votre infolettre peut contenir des jeux-questionnaires, des sondages ou d’autres contenus interactifs. Celles-ci sont utiles pour mobiliser vos employés et recueillir des commentaires qualitatifs et quantitatifs afin d’évaluer le sentiment de l’équipe et d’améliorer vos décisions.
Annonces RH
Bien sûr, votre infolettre est également un canal de communication efficace pour distribuer les annonces RH en temps opportun aux publics concernés. Par exemple, vous pouvez utiliser cet outil pour promouvoir vos régimes d’épargne salariale ou mettre en valeur des offres d’emploi et soutenir la mobilité interne.
#4 Déterminer la fréquence et le moment de l’envoi
La quatrième étape de la création d’un bulletin interne engageant consiste à déterminer la fréquence et le bon moment pour envoyer votre bulletin. Selon vos objectifs, vos ressources et les autres canaux de communication que vous avez déjà mis en place, vous pouvez opter pour une publication hebdomadaire, mensuelle ou même trimestrielle. Dans tous les cas, le rythme choisi devrait être suffisant pour créer un lien avec vos lecteurs et les fidéliser, sans les submerger. En même temps, pour déterminer le jour et l’heure idéaux pour rejoindre votre public cible, explorez leurs habitudes et effectuez des tests.
#5 Concevez une mise en page attrayante et lisible
La conception de votre infolettre joue un rôle clé dans la génération d’engagement de vos employés (ouvertures, clics, lecture, partage, etc.). Plusieurs conseils peuvent aider à améliorer l’expérience utilisateur fournie par votre infolettre et à en assurer le succès :
Respectez l’identité visuelle et éditoriale de votre entreprise
Pour obtenir l’approbation des lecteurs internes, votre périodique interne doit respecter l’identité visuelle de votre entreprise. Lors de la conception de votre modèle et de la rédaction de votre infolettre, utilisez la charte graphique de votre organisation (couleurs, logo, polices, etc.) ainsi que sa charte éditoriale (ton, règles de style, valeurs, etc.).
Peaufiner la mise en page et la hiérarchie de l’information
Pour être lu par ses destinataires, votre infolettre interne doit également être bien structurée. Pour faciliter la lecture, gardez votre infolettre aérée et créez des sections avec des titres accrocheurs et de courtes descriptions. De plus, pour attirer l’attention des lecteurs, placez les informations les plus importantes en premier, idéalement au-dessus du pli dans la partie visible du courriel. Enfin, pour encourager les employés à cliquer sur les liens, insérez des boutons d’appel à l’action bien visibles.
Optimisez l’affichage sur mobile et ordinateur de bureau
Enfin, pour être consultée confortablement par tous vos employés, votre infolettre doit s’afficher correctement sur tous les types d’écrans (ordinateur, tablette ou téléphone intelligent). Pour le rendre responsive, évitez les fichiers volumineux (images, vidéos, GIF, etc.), utilisez une taille de police lisible, et surtout, choisissez un outil d’emailing qui propose des modèles responsive comme Mozzaik365.
#6 Assurer une distribution efficace
La dernière étape de la mise en place d’un bulletin interne engageant consiste à s’assurer qu’il est distribué efficacement. À cette fin, nous vous encourageons à :
Choisissez un outil intégré à votre environnement de travail
Un outil d’infolettre intégré à votre environnement de travail simplifie la création et la diffusion de votre infolettre et assure la cohérence avec vos autres canaux de communication. Par exemple, la solution Mozzaik365 Newsletter vous permet de créer et d’envoyer facilement de belles infolettres sans quitter votre plateforme collaborative Microsoft 365. Grâce à cet outil, vous pouvez :
Ciblez vos publics à l’aide de vos groupes d’annuaires Microsoft 365;
Personnalisez votre infolettre pour qu’elle reflète l’identité visuelle de votre marque;
Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) pour améliorer votre infolettre.
Testez et optimisez les envois
Pour assurer la qualité de votre infolettre, n’oubliez pas de la prévisualiser avant de l’envoyer à votre liste d’envoi. De plus, pour rendre votre infolettre plus attrayante, effectuez des tests A/B. Le principe est simple : envoyez deux versions différentes de votre périodique (p. ex., différents sujets de courriel ou boutons d’appel à l’action) à deux échantillons d’auditoires. Ensuite, comparez les performances de chaque variante (taux d’ouverture, taux de clics, etc.). Cela vous aidera à identifier les éléments qui fonctionnent le mieux pour votre public.
Recueillez des commentaires pour améliorer votre infolettre
Au-delà des tests comparatifs, pour optimiser votre infolettre, rendez-vous directement auprès de votre public cible. Recueillez les commentaires des employés sur votre infolettre en leur envoyant un sondage par l’intermédiaire de celle-ci ou via la plateforme de communication de votre entreprise. Cette rétroaction qualitative et quantitative vous aidera à comprendre ce que les lecteurs aiment, ce qu’ils aiment moins, et à recueillir des suggestions pour mieux répondre à leurs attentes.
Comment mesurer l’efficacité de votre infolettre interne?
Les indicateurs clés de performance (KPI) et les commentaires des utilisateurs sont des points de données essentiels pour évaluer le succès de votre infolettre et apporter des améliorations.
Indicateurs clés de rendement (IRC)
Les principaux KPI de communication qui peuvent vous aider à mesurer la performance de votre infolettre numérique sont les suivants :
Taux d’ouverture
Le taux d’ouverture de votre infolettre est le pourcentage de destinataires qui l’ont ouverte. Un faible taux d’ouverture peut indiquer un objet de courriel peu attrayant qui n’incite pas les employés à cliquer et à lire l’infolettre.
Cliquez sur Tarifer
Le taux de clics fait référence au pourcentage de destinataires qui ont cliqué sur au moins un lien de votre infolettre. Pour améliorer cette mesure, vous pourriez, par exemple, redessiner vos boutons d’appel à l’action pour les rendre plus attrayants.
Temps de lecture moyen
Le temps moyen de lecture évalue le temps moyen que les employés passent à lire votre infolettre. S’il est faible, cela peut signifier que le contenu de votre infolettre interne n’est pas pertinent pour votre public cible.
Taux d’engagement
Le taux d’engagement est un indicateur global qui vous permet de comprendre le succès global de votre infolettre. Il mesure le pourcentage de destinataires qui ont interagi avec votre infolettre (ouvertures, clics, partages, réponses, défilements, etc.).
Rétroaction et commentaires qualitatifs
En plus des indicateurs quantitatifs, la rétroaction qualitative des employés est un bon moyen d’évaluer le succès de votre infolettre et d’identifier les leviers d’amélioration. Pour comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs, vous pouvez soumettre un questionnaire ou offrir une boîte à suggestions via la plateforme collaborative de votre organisation.
Bulletin interne : Principaux points à retenir
Un bulletin d’information interne numérique est un bulletin numérique périodique envoyé par une organisation à ses employés pour livrer des messages importants (nouvelles de l’industrie, annonces RH, etc.) dans un format concis et structuré.
Les principaux objectifs d’une infolettre interne sont d’améliorer la performance individuelle et collective en partageant des informations clés (lignes directrices, objectifs stratégiques, etc.), de renforcer la culture d’entreprise en faisant la promotion des valeurs organisationnelles et d’engager les employés en maintenant un lien avec eux.
Pour créer une infolettre interne engageante qui atteint les objectifs ci-dessus, vous devez construire une stratégie éditoriale solide (publics cibles, segmentation, types de contenu, fréquence d’envoi, design, etc.) et choisir un bon outil d’emailing interne.
Mozzaik Newsletter est une solution de distribution intégrée à votre écosystème Microsoft 365. Il vous permet de créer et d’envoyer facilement des lettres d’information personnalisées et réactives que vos employés peuvent lire sur leurs ordinateurs, tablettes ou applications de messagerie mobile. Cliquez ici pour en savoir plus.
FAQ
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Bulletin interne : définition, objectifs et pratiques exemplaires
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