L'annuaire d'entreprise, indispensable à la collaboration interne

Le rôle de l'annuaire d' entreprise va bien au-delà de celui d'une liste de salariés. Il doit être conçu comme un véritable outil d'accélération des échanges et de la collaboration.

La définition d'une Digital Workplace est désormais bien connue : elle repose sur un environnement Cloud ergonomique qui offre de multiples outils de travail collaboratif intégrés aux applications de l'entreprise. Dans ce lieu de travail nouvelle génération, l'annuaire d' entreprise joue un rôle clé : omniprésent dans les outils de communication et d'échange, il est essentiel à la bonne communication et à la collaboration entre les équipes.

Le travail hybride conduit naturellement à l'émergence de silos

Ce rôle crucial de l'annuaire est devenu particulièrement évident depuis que le télétravail occupe une place beaucoup plus importante dans la vie quotidienne des employés. Le travail hybride, qui combine des phases de travail sur site et à domicile, place le lieu de travail numérique au centre de la collaboration. L'utilisation de Microsoft Teams a explosé pendant la phase de confinement, avec un chiffre record de +775% pour Microsoft Teams dans certains pays comme l'Italie. L'étude de MicrosoftResearch a été menée auprès de plus de 60 000 employés de Microsoft pendant le premier confinement. Elle a mis en évidence l'importance des outils de collaboration pour un travail à distance efficace. Cependant, parallèlement à l'essor du travail de groupe sur Internet, les chercheurs ont constaté une réduction du nombre d'interactions à l'échelle de l'entreprise : les employés interagissent beaucoup plus avec leurs collègues directs, mais beaucoup moins avec ceux des autres équipes de projet et des autres départements. Chez Microsoft, par exemple, les chercheurs ont mesuré une baisse de 25 % du temps de collaboration entre les différents groupes de travail.

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Un outil comme le réseau social d'entreprise (RSE) Yammer permet à l'utilisateur d'être informé en permanence de l'activité des membres de son réseau et de recevoir des notifications à chaque nouveau post. Dans le même temps, les phases de télétravail conduisent à l'absence d'échanges informels à la machine à café ou en marge des réunions. Cela conduit à ce que les chercheurs appellent la fragmentation des échanges. Grâce aux outils numériques, les salariés communiquent de plus en plus fréquemment au sein de leur cercle de travail, mais beaucoup moins au-delà ! Les chercheurs ont ainsi constaté la formation de grappes d'utilisateurs entre lesquels la communication est beaucoup moins fréquente.

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Ils considèrent que la fragmentation des utilisateurs et ce fonctionnement en silos sont des obstacles majeurs à l'innovation. Les nouvelles idées et les innovations de rupture naissent souvent de la confrontation des points de vue et de l'accélération des échanges entre les services. C'est pourquoi la mise en place d'une Digital Workplace doit s'accompagner de mesures visant à stimuler les échanges entre les groupes de travail.

Transformer l'annuaire en un véritable outil de collaboration

L'annuaire est un outil clé pour lutter contre cette fragmentation des échanges dans l'entreprise. Le rôle de la Digital Workplace est de fournir à l'utilisateur des outils efficaces pour entrer en contact avec n'importe quelle personne de l'entreprise afin de l'aider à accomplir sa mission. En ce sens, l'annuaire doit refléter l'organisation de l'entreprise en intégrant l'organigramme et les liens entre les employés. Un employé qui souhaite avoir plus d'informations sur un futur produit doit pouvoir contacter facilement le bureau d'études. De même, un message envoyé par un client au centre d'appel ou via un réseau social doit pouvoir circuler rapidement vers la bonne personne afin que le problème soit résolu au plus vite. La fonction Trombinoscope de Mozzaik365 permet de trouver rapidement un collaborateur dans l'organisation, ce qui fluidifie les échanges internes sur la plateforme.

Le lieu de travail numérique doit exploiter les informations "tacites".

Au-delà des services d'adhésion et des liens hiérarchiques de chacun, l'annuaire doit véritablement modéliser les savoir-faire de chacun. Une extension telle que Mozzaik365 permet d'aller plus loin avec SharePoint et d'apporter de nouvelles fonctionnalités à la suite Microsoft 365. Par exemple, dans le cas de l'annuaire, Mozzaik365 peut mieux afficher les compétences et les expériences de chacun.

Comme l'a expliqué Frédéric Veldeman, Digital Strategist & Manager chez Keyrus, lors du Webinar organisé par Mozzaik sur le rôle de la Digital Workplace dans la gestion des connaissances, 5% des connaissances sont explicites et 95% sont tacites. Cette dernière est constituée de l'expérience professionnelle de chaque employé, des connaissances qu'il a pu acquérir au cours de sa veille, lors d'échanges informels ou encore pendant ses loisirs. Le rôle d'une digital workplace moderne est de permettre à chacun d'utiliser ces informations pour trouver le bon contact au bon moment. Le moteur de recherche de l'intranet doit pouvoir faire le lien entre les profils des utilisateurs de l'annuaire et l'ensemble des contenus et commentaires postés par chacun. Toutes ces contributions informelles sur les outils sociaux mis à disposition par l'entreprise constituent un ensemble de connaissances tacites qui permettent d'étendre la recherche à toutes les compétences réelles des employés.

En ce sens, il est crucial d'encourager les experts métier à partager un maximum de contenu sur la plateforme intranet. Leurs contributions et commentaires sont une aide précieuse pour les autres membres de l'organisation et contribueront à élever le niveau d'expertise de leurs collègues. D'une part, cette communication spontanée génère des échanges et améliore ainsi la circulation directe de l'information au sein de l'entreprise. D'autre part, dans une Digital Workplace construite sur Microsoft 365, ce contenu alimente les algorithmes de Machine Learning de la plateforme. L'algorithme va apprendre à reconnaître les employés sur la base des données de base saisies dans l'annuaire, mais aussi sur la base des contenus postés sur l'intranet. Ainsi, dès qu'un utilisateur recherchera un expert dans un domaine précis, l'algorithme pourra lui proposer une liste d'experts correspondant à sa demande.

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Teams, une plateforme conçue pour faciliter le partage

Selon l'édition 2021 de l'Observatoire de l'Intranet et de la Digital Workplace d'Arctus, 72% des entreprises françaises ont choisi de s'appuyer sur les solutions Microsoft pour construire leur Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent s'appuyer sur les outils inclus dans Microsoft 365 pour interagir avec leurs collègues. Ils ont le choix entre le RSE Yammer, les outils SharePoint et surtout Office Delve, un outil indispensable pour identifier l'expert sur un sujet. Souvent méconnu, Office Delve est un outil graphique qui exploite les algorithmes d'intelligence artificielle de la plateforme Microsoft. Il est extrêmement puissant car il aide les utilisateurs à trouver la bonne personne sur Microsoft 365. Plus un document est pertinent, plus il est consulté et commenté par d'autres utilisateurs, plus son auteur sera considéré comme un expert du sujet.

Plus axé sur les individus, Microsoft Teams propose des outils de recherche avancée dans l'annuaire de l'entreprise via son bot "Who". Ainsi, la requête "Who is" permet de trouver une personne, "Who knows" permettra de trouver les experts sur un sujet donné. Il est également possible d'identifier le supérieur hiérarchique d'une personne ainsi que tous les collaborateurs ayant échangé avec elle. Enfin, il est possible de retrouver tous les participants à une réunion Teams et ainsi de poursuivre les échanges avec eux et de capitaliser les informations échangées lors d'une visioconférence Teams.

La plateforme Microsoft offre de nombreux outils de collaboration et des moyens d'explorer les données des utilisateurs. Le composant Trombinoscope de Mozzaik365 vous permet de trouver un collaborateur par son nom, ses compétences, ses intérêts... directement depuis SharePoint. Vous pourrez voir son équipe, le contacter via Outlook ou Teams et voir tous les échanges, documents communs ou messages publics avec ce collaborateur.

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Le rôle d'une solution de Digital Workplace telle que Mozzaik365 est d'apporter plus de fonctionnalités à celles offertes par SharePoint en mode natif. Ainsi, l'interface est plus cohérente, plus complète et plus ergonomique. A ce titre, l'annuaire d'entreprise s'inscrit pleinement dans cette volonté d'offrir aux utilisateurs un environnement de travail totalement unifié et épuré, ce qui est la définition même d'une Digital Workplace moderne.

Ce qu'il faut retenir

L'annuaire des entreprises :

📌 Favorise le travail collaboratif ;

📌 Humanise la relation de travail dans un contexte de travail hybride ;

📌 Transcrit les compétences d'une entreprise ;