Ce qu'il faut savoir sur Viva Insights

Depuis plusieurs décennies, le monde du travail est marqué par de nombreux et profonds bouleversements. Dans ce contexte d’évolution permanente, les entreprises sont à la recherche de moyens d'optimiser la productivité de leurs collaborateurs, tout en veillant à leur bien-être. En 2020, selon une étude Ifop, 81% des salariés français estiment que le bien-être est un enjeu prioritaire pour les entreprises.

C'est à cet effet que Microsoft a lancé Viva Insights, une plateforme conçue pour aider les entreprises à comprendre et à améliorer la manière dont leurs employés travaillent.

Viva Insights permet ainsi de collecter et d’analyser des données préalablement anonymisées, provenant de sources diverses. Chaque calcul effectué par Viva Insights est basé sur des données obtenues en collectant et en examinant les métadonnées des e-mails, réunions, appels et messages instantanés, telles que leurs heures de début et de fin et leurs lignes d’objet. En d’autres termes, Viva Insights automatise ce qui serait autrement une tâche laborieuse ; ces calculs automatiques offrent une transparence dans les habitudes de collaboration au travail.

Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités et les avantages de Viva Insights. Comment cet outil peut-il aider les collaborateurs à mieux gérer leur temps ? En quoi favorise-t-il la collaboration ? Enfin, comment le mettre en place dans sa propre entreprise ?

Qu'est-ce que Viva Insights ?

Viva Insights est un outil d'analyse des données du lieu de travail, destiné à mesurer les actions quotidiennes des utilisateurs Microsoft 365. Il s'intègre dans Microsoft Teams, pour offrir des informations sur la manière dont les collaborateurs utilisent leur temps, communiquent et collaborent les uns avec les autres.

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Viva Insights fournit également des analyses sur la santé et le bien-être des employés, ainsi que des recommandations pour améliorer leur productivité et leur satisfaction au travail.

La confidentialité reste la clé : ainsi, Viva Insights n’analyse pas le contenu des emails et des réunions, ni les pièces jointes. Il ne s’agit donc pas d’un outil de surveillance, mais bien d’un outil de veille et d’analyse, qui permet de fournir des indicateurs fiables pour optimiser le travail des collaborateurs.

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Définition et fonctionnement de Viva Insights

Viva Insights collecte des données anonymisées (habitudes de communication, charge de travail, moments où la productivité est la plus forte, etc.), qui proviennent de Teams, Outlook ou encore LinkedIn. Une fois ces données collectées, la plateforme les analyse pour fournir des informations exploitables. Des tableaux de bord personnalisés sont ensuite générés, pour aider les utilisateurs à comprendre leurs habitudes de travail. 

Tout cela se fait en préservant la confidentialité et la sécurité des informations personnelles.

De fait, Viva Insights permet notamment d'obtenir une meilleure compréhension des aspects suivants :

• L’implication et la productivité des salariés ;
• Les manières de communiquer dans l’entreprise ;
• Les niveaux d’interaction entre collègues et tiers externes à l’entreprise.

Cette compréhension affinée doit aider les entreprises à prendre des décisions éclairées, notamment sur l’organisation du travail.

En clair, Viva Insights utilise des données concrètes pour fournir des informations pertinentes, qui pourront être utilisées pour mettre en place une meilleure organisation du travail.

Les différents outils et fonctionnalités proposés

Voici les fonctionnalités proposées par Viva Insights :

• La collecte de données : les informations collectées peuvent provenir de différentes sources et porter sur les échanges d’emails, les interactions professionnelles, les réunions, etc. Elles permettent d’obtenir une vue d’ensemble de l’activité quotidienne des collaborateurs.

Viva Insights utilise comme données :

- Informations des éléments de courrier : des métadonnées, incluant l’horodatage de l’e-mail, l’expéditeur, les destinataires et le signal « lire », actions des autres utilisateurs qui reçoivent votre e-mail par exemple, s’ils ont ouvert votre e-mail.

- Informations des éléments de calendrier : Type (réunion ou rendez-vous), état (occupé, libre, absence du bureau, provisoire), catégorie, sujet, durée, participants.

- Informations provenant de Teams : Viva Insights compte les appels audio, les appels vidéo et les conversations que les utilisateurs effectuent dans Teams comme activités de collaboration.

- Données SharePoint OneDrive : Viva Insights affiche le nombre de documents OneDrive et SharePoint sur lesquels du travail a été effectué.

• L’analyse de données : Viva Insights utilise des algorithmes avancés pour extraire des modèles et des tendances.
• Les tableaux de bord : L’outil génère des tableaux de bord personnalisés, à destination des collaborateurs et des dirigeants. Ces tableaux présentent les données collectées de façon claire, pour une meilleure compréhension et une meilleure prise de décision.    
• Les recommandations : Viva Insights propose des recommandations personnalisées (basées sur les données collectées) pour aider les utilisateurs à optimiser leur productivité et leur bien-être. Par exemple : la plateforme peut suggérer de faire des pauses, d’organiser des réunions, de planifier des moments de concentration… 

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Les avantages de Viva Insights pour les entreprises

Les entreprises sont toujours à la recherche de nouveaux moyens pour optimiser la productivité de leurs salariés, tout en préservant leur équilibre vie pro/vie perso. Viva Insights leur fournit donc les avantages suivants :

• L’amélioration de la productivité et de l'efficacité des employés, grâce à la collecte et à l’analyse de données pertinentes ;
• Le renforcement de l’engagement et de la satisfaction au travail ;
• Une meilleure gestion de la charge de travail des employés ;
• Une meilleure mesure de l’impact des changements organisationnels ;
• L’utilisation des données pour prendre des décisions stratégiques.

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Les inquiétudes liées à Viva Insights

L’utilisation de Viva Insights soulève des inquiétudes légitimes, notamment quant au respect de la vie privée des salariés.

Les données collectées par Viva Insights sont 100% anonymisées et agrégées pour préserver la vie privée. L’entreprise garde un contrôle total sur les données, et a la possibilité de définir des politiques de confidentialité adaptées à ses besoins.

La conformité aux réglementations de protection des données, telles que le règlement RGPD, est également assurée pour garantir la sécurité des informations collectées.

Comment assurer l'utilisation responsable de l'outil ?

Avant toute chose, il est important d’informer et d’impliquer les collaborateurs. Ces derniers doivent être informés de l’utilisation de Viva Insights, et de la manière dont leurs données sont collectées et utilisées. La transparence et le consentement des collaborateurs doivent rester les maîtres mots.

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Par ailleurs, l’entreprise doit s’engager à utiliser les données recueillies de manière éthique. Les informations collectées par l’outil ne doivent pas être utilisées pour surveiller ou sanctionner les employés. L'objectif reste de se concentrer sur l’amélioration de la productivité et de la collaboration, et de créer un environnement de confiance.

Enfin, l’entreprise doit pouvoir garantir que les données collectées par Viva Insights sont anonymisées et traitées conformément aux réglementations sur la protection des données.

Comment mettre en place Viva Insights dans son entreprise ?

La mise en place de Viva Insights nécessite d’être soigneusement planifiée.

Voici les étapes à suivre :

1. Établir des objectifs clairs : quels objectifs votre entreprise poursuit-elle ? Dans quels domaines spécifiques souhaitez-vous vous améliorer ? Est-ce le bien-être des employés, la collaboration entre équipes ? Définissez des objectifs mesurables et élaborez une stratégie en conséquence. 
2. Communiquer et former les employés : une communication efficace est essentielle pour réussir l'adoption de Viva Insights. A ce titre, pensez à informer les employés des avantages de la plateforme, de la manière dont leurs données seront utilisées et des mesures de confidentialité mises en place pour assurer le respect de leur vie privée.

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3. Privilégier un déploiement progressif : Nous recommandons de mettre en place Viva Insights de manière progressive. Commencez par un service ou une équipe spécifique pour évaluer son impact et recueillir des retours d'expérience. Cette approche permet d'identifier les éventuels ajustements à réaliser avant un déploiement plus large.
4. Suivre les résultats : Pour maximiser les avantages de Viva Insights, il est important de suivre et d'évaluer régulièrement les résultats obtenus. Utilisez les tableaux de bord et les rapports fournis par l’outil pour mesurer l'impact sur la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.

Ce qu'il faut retenir

Viva Insights permet d’utiliser les données de l’entreprise pour en obtenir une vision approfondie, tout en améliorant l’organisation du travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Bien-être des employés, charge de travail, interactions, échanges professionnels… De nombreux indicateurs peuvent ainsi être mesurés et analysés.

Cependant, il est important de souligner que Viva Insights doit être utilisé comme un outil pour améliorer la productivité, et non comme un moyen de surveillance ou de contrôle. A cet égard, la protection des données et de la vie privée des utilisateurs doit être assurée par l’entreprise.