Exemple site de communication SharePoint : Guide complet pour une communication interne efficace

Dans le paysage professionnel actuel, la communication interne et externe est plus cruciale que jamais. Les entreprises cherchent constamment des moyens d'améliorer la collaboration, centraliser les informations et impliquer leurs équipes. C'est là qu'intervient SharePoint, une plateforme puissante de Microsoft 365, reconnue pour sa capacité à transformer la manière dont les organisations travaillent ensemble.

Au cœur de cette transformation se trouve le site de communication SharePoint. Contrairement aux sites d'équipe, qui sont axés sur la collaboration au sein de petits groupes, un site de communication est conçu pour diffuser des informations à un public plus large, qu'il s'agisse de l'ensemble des employés, de partenaires ou même de clients. Cet article explorera en détail les fonctionnalités, les nombreux, les nombreux avantages de SharePoint et vous présentera des exemples concrets de sites de communication SharePoint réussis, vous montrant comment cette solution peut devenir un pilier de votre Digital Workplace.

I. Qu'est-ce qu'un site de communication SharePoint ?

Un site de communication SharePoint est un espace web moderne au sein de votre environnement Microsoft 365, dédié à la diffusion d'informations et au partage de contenu avec un large public. Son objectif principal est d'informer, d'engager et de maintenir la cohésion au sein de votre organisation. Il permet de présenter des actualités, des annonces, des politiques, des rapports ou tout autre contenu de manière visuellement attrayante et facilement accessible.

La distinction avec un site d'équipe SharePoint est fondamentale :

• Audience : Un site de communication s'adresse à une audience large (par exemple, tous les employés d'une entreprise), tandis qu'un site d'équipe est conçu pour un groupe de travail spécifique collaborant sur un projet ou une tâche.
  
  
• Permissions : Par défaut, les visiteurs d'un site de communication ont des permissions de lecture, ce qui en fait un excellent outil de diffusion. Sur un site d'équipe, les membres ont généralement des permissions de modification pour faciliter la collaboration sur les documents.
  
  
• Objectif : Le site de communication est optimisé pour la diffusion d'informations et l'engagement, tandis que le site d'équipe est axé sur la collaboration documentaire et la gestion de projet.

Les composants et fonctionnalités typiques d'un site de communication SharePoint incluent des pages modernes composées de sections et de divers web parts. Ces web parts permettent d'afficher des actualités dynamiques, des événements à venir, des bibliothèques de documents, des galeries d'images et de vidéos. La navigation est hautement personnalisable, permettant une organisation logique du contenu. De plus, ces sites s'intègrent parfaitement avec d'autres services Microsoft 365 comme Teams pour la collaboration en temps réel, Yammer pour les discussions communautaires, et Stream pour la diffusion de vidéos, renforçant ainsi la collaboration entreprise.

II. Pourquoi opter pour un site de communication SharePoint ?

L'adoption d'un site de communication SharePoint offre une multitude d'avantages qui peuvent transformer la dynamique de votre organisation :

• Amélioration de la communication interne : Un site de communication centralise toutes les informations importantes. Fini les e-mails perdus ou les annonces manquées. La diffusion des actualités et des informations clés devient rapide et efficace, réduisant considérablement la surcharge d'e-mails et garantissant que chacun a accès à la bonne information au bon moment. C'est un pilier pour une communication efficace.
  
  
• Engagement des employés : Grâce à son design moderne et ses fonctionnalités interactives, un site de communication favorise un meilleur engagement employé. Les employés peuvent commenter les actualités, "liker" des publications, et partager des informations pertinentes. C'est un espace dynamique pour mettre en valeur les réussites de l'entreprise, les initiatives des équipes et les valeurs de la culture d'entreprise.
  
  
• Accès facile à l'information : La gestion de contenu est simplifiée. Grâce à une recherche puissante et une organisation logique du contenu via une navigation intuitive, les employés peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin. De plus, les sites de communication SharePoint sont conçus avec un responsive design, assurant une accessibilité fluide depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone).
  
  
• Cohérence de la marque et de la culture d'entreprise : Les options de personnalisation visuelle (thèmes, logos, polices) permettent aux entreprises de créer un espace qui reflète fidèlement leur image de marque et leur culture. Cela renforce le sentiment d'appartenance et assure une expérience utilisateur cohérente.
  
  
• Sécurité et conformité : SharePoint offre une sécurité robuste avec une gestion fine des permissions, permettant de contrôler précisément qui peut voir quel contenu. Cela garantit la conformité aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD, en protégeant les données sensibles et en assurant que les informations sont diffusées uniquement aux audiences autorisées.

III. Exemples concrets de sites de communication SharePoint réussis

Pour mieux comprendre l'impact d'un site de communication SharePoint, explorons quelques cas d'usage SharePoint et exemple site SharePoint concrets :

Exemple 1 : Le portail d'actualités et d'annonces de l'entreprise (Intranet central)

C'est l'un des usages les plus courants. Un intranet moderne basé sur SharePoint sert de point d'entrée unique pour toutes les informations d'entreprise. Il centralise le fil d'actualités, les événements à venir, les annonces de la direction, les communiqués de presse et les informations générales

• Fonctionnalités : Web part actualités, calendrier des événements, liens rapides vers les applications clés.
• Bénéfices : Maintien de tous les employés informés, renforcement du sentiment d'appartenance et de la culture d'entreprise.
  
  

Exemple 2 : Le site RH (Ressources Humaines) 

Un portail RH dédié sur SharePoint peut considérablement améliorer l'autonomie des employés et réduire la charge de travail des équipes RH

• Fonctionnalités : Politiques d'entreprise, formulaires RH téléchargeables (congés, notes de frais), informations sur les avantages sociaux, offres d'emploi internes, foire aux questions (FAQ).
• Bénéfices : Accès 24/7 aux informations RH, réduction des sollicitations directes, gain de temps pour les deux parties.
  
  

Exemple 3 : Le site de projet ou de programme 

Pour les projets complexes impliquant plusieurs équipes ou départements, un site de communication peut servir de hub d'information.

• Fonctionnalités : Mises à jour régulières du projet, jalons clés, livrables, rapports d'avancement, informations sur l'équipe projet, documents de référence.
• Bénéfices : Transparence sur l'avancement, coordination inter-équipes facilitée, historique complet du projet.
  
  

Exemple 4 : Le site de la culture d'entreprise et des événements 

Ce type de site est idéal pour promouvoir la vie d'entreprise et renforcer la cohésion.

• Fonctionnalités : Calendrier des événements sociaux (fêtes de fin d'année, team building), galerie photos/vidéos des événements passés, présentation des clubs d'entreprise, initiatives RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises).
• Bénéfices : Renforcement de la cohésion d'équipe, promotion des valeurs et de l'ambiance de travail.
  
  

Exemple 5 : Le centre de connaissances / base de données (Knowledge Base)

A SharePoint base de connaissances est un référentiel centralisé pour le savoir-faire de l'entreprise.

• Fonctionnalités : Articles de support, tutoriels, guides d'utilisation, FAQ techniques pour les produits ou services, meilleures pratiques.
• Bénéfices : Accès rapide à l'information pour les employés et les clients, formation continue facilitée, amélioration du support interne et externe.
  
  

Exemple 6 : Le site de communication externe (pour partenaires ou clients)

Bien que principalement interne, SharePoint peut aussi être utilisé pour des communications contrôlées avec des audiences externes.

• Fonctionnalités : Documentation produit pour les partenaires, actualités spécifiques aux partenaires, portail de support client ou partenaire, ressources de formation.
• Bénéfices : Amélioration des relations avec les partenaires et clients, diffusion contrôlée et sécurisée d'informations sensibles.

IV. Bonnes pratiques pour un site de communication SharePoint réussi

Créer un site de communication SharePoint est une chose, mais assurer son succès et son adoption en est une autre. Voici quelques bonnes pratiques essentielles pour SharePoint:

• Planification stratégique : Avant de commencer, définissez clairement les objectifs de votre site, l'audience cible, le type de contenu à publier et les responsabilités de chacun. Une bonne gouvernance SharePoint est la clé d'un projet réussi.
  
  
• Design et UX : L'expérience utilisateur (UX) est primordiale. Assurez-vous que l'interface est intuitive, attrayante et facile à naviguer. Utilisez des thèmes cohérents, des images et des vidéos de qualité. Une navigation claire et logique aidera les utilisateurs à trouver rapidement l'information.
  
  
• Contenu pertinent et à jour : Un site ne vit que par son contenu. Publiez régulièrement des actualités fraîches et pertinentes. Le contenu doit être concis, facile à lire et adapté à l'audience. Désignez des propriétaires de contenu clairs pour chaque section afin de garantir que les informations restent à jour.
  
  
• Gouvernance et maintenance : Établissez des rôles et responsabilités clairs pour la gestion du site, la modération du contenu et la maintenance technique. Mettez en place des politiques de rétention et d'archivage pour gérer le cycle de vie du contenu. Surveillez l'utilisation et l'engagement pour identifier les axes d'amélioration.
  
  
• Formation et adoption : Le plus beau des sites ne sert à rien s'il n'est pas utilisé. Sensibilisez vos utilisateurs à l'existence du site et à ses avantages. Offrez des sessions de formation pour les aider à se familiariser avec l'interface et les fonctionnalités. Promouvez activement l'utilisation du site comme source d'information principale. Une bonne adoption SharePoint est le fruit d'un accompagnement continu.

V. Comment créer un site de communication SharePoint avec Mozzaik365 ?

Si la création d'un site de communication SharePoint "pur" offre déjà de nombreuses possibilités, l'intégration d'une solution complémentaire comme Mozzaik365 peut considérablement simplifier et enrichir le processus, transformant votre intranet en un véritable portail d'expérience employé. Mozzaik365 est un accélérateur d'intranet basé sur SharePoint, conçu pour optimiser la digital workplace et la communication interne.

Qu'est-ce que Mozzaik365 apporte ?

Mozzaik365 se greffe sur votre environnement SharePoint pour offrir une suite de fonctionnalités et de web parts avancées, allant au-delà des capacités natives. Cela inclut des modèles de pages prédéfinis, des web parts enrichis pour les actualités, les événements, les annuaires, la gestion documentaire, et des outils de personnalisation plus poussés. L'objectif est de permettre la création rapide d'un intranet moderne et engageant sans nécessiter de développement complexe.

Les étapes de création avec Mozzaik365 :

• Installation et configuration de Mozzaik365 : Après avoir déployé la solution Mozzaik365 sur votre tenant Microsoft 365, vous accédez à ses fonctionnalités via SharePoint.
  
  
• Utilisation des modèles et web parts Mozzaik365 : Au lieu de partir d'une page blanche, vous pouvez choisir parmi une bibliothèque de modèles de pages et de sites pré-construits par Mozzaik365, spécifiquement conçus pour des cas d'usage comme les sites de communication, les portails RH, ou les bases de connaissances.
  
  
• Personnalisation simplifiée : Mozzaik365 offre une interface de personnalisation intuitive. Vous pouvez glisser-déposer des web parts enrichis, configurer des affichages dynamiques, et adapter le design pour qu'il corresponde parfaitement à votre charte graphique, le tout avec une grande flexibilité.
  
  
• Intégration d'outils tiers : La solution facilite l'intégration avec d'autres applications métier, centralisant ainsi l'accès à l'information et aux outils pour les utilisateurs.

Les avantages de l'approche Mozzaik365 :

• Gain de temps : La création et le déploiement d'intranets sont accélérés grâce aux modèles et aux composants prêts à l'emploi.
  
  
• Expérience utilisateur améliorée : Des web parts plus riches et un design plus soigné contribuent à une meilleure UX et à un engagement accru.
  
  
• Flexibilité et évolutivité : Il est plus facile d'adapter le site aux besoins évolutifs de l'entreprise et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités.
  
  
• Réduction des coûts de développement : Moins de code personnalisé signifie moins de maintenance et de coûts à long terme.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez réserver un créneau de 30 minutes avec Martin, notre expert intranet :

Conclusion : Exemple de site de communication SharePoint

Les sites de communication SharePoint sont des outils indispensables pour toute organisation souhaitant optimiser sa stratégie de communication interne et externe. Ils offrent une plateforme flexible et puissante pour centraliser l'information, engager les employés et renforcer la culture d'entreprise.

En tirant parti des nombreuses fonctionnalités de SharePoint, et en envisageant l'intégration de solutions comme Mozzaik365 pour une expérience enrichie, les entreprises peuvent créer des espaces dynamiques qui non seulement informent, mais inspirent également la collaboration et contribuent à une véritable transformation digitale. N'attendez plus pour explorer les vastes possibilités offertes par SharePoint et donner un nouvel élan à la communication au sein de votre organisation.