Trombinoscope d'entreprise : le guide complet

L'annuaire d'entreprise est un outil de communication et de collaboration interne indispensable à toutes les entreprises, petites ou grandes. Ce document, qui rassemble les portraits et les informations essentielles sur les différents membres de l'équipe, permet d'associer rapidement un visage et des coordonnées à un nom et à des fonctions. Il est extrêmement utile pour les employés actuels, mais aussi pour les nouveaux embauchés, les partenaires et même les clients.

Selon une étude réalisée en 2023 par WTW, les relations entre collègues figurent à la troisième place dans le classement des facteurs de rétention des collaborateurs. Dans un contexte de tensions sur le marché de l’emploi, miser sur un trombinoscope moderne peut donc être une solution pour fluidifier les interactions entre salariés, fidéliser les collaborateurs et limiter les coûts liés au turnover. 

Comment créer son propre annuaire d'entreprise ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne toutes les clés pour mener à bien votre projet d'annuaire. Bonne lecture !

Qu’est-ce qu’un trombinoscope d’entreprise  ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, commençons par une brève présentation de ce qu'est un annuaire d'entreprise et des différentes formes existantes.

Trombinoscope d’entreprise : définition 

L'annuaire d'entreprise est un outil de collaboration et de communication interne. Dans sa forme la plus simple, il se présente sous la forme d'un document ou d'une page web contenant les photos de profil, les noms, les coordonnées professionnelles et les fonctions de chaque membre de l'équipe.

Dans sa version plus aboutie, le trombinoscope corporate est interactif et est hébergé sur l'intranet de l'entreprise. Il intègre un moteur de recherche, une fiche détaillée à propos de chaque collaborateur (compétences, formation, centres d’intérêt, etc.) et surtout un organigramme d’entreprise permettant de visualiser en un clin d’œil la structure hiérarchique de l’organisation. 

Les différents types d’organigrammes d’entreprise

L’organigramme corporate est une composante essentielle d’un trombinoscope d’entreprise moderne. Il s’agit d’un outil de communication interne et externe qui traduit visuellement les rapports hiérarchiques entre les différents membres de l’organisation et permet d’appréhender rapidement les responsabilités de chacun. La structure de l’organigramme choisi reflète la culture d'entreprise et le fonctionnement de la société. Il existe ainsi de nombreux types d’organigrammes d’entreprise, notamment : 

Organigramme hiérarchique ou vertical :

Ce modèle d’organigramme d’entreprise est le plus simple et le plus utilisé. Cet organigramme en pyramide souligne les rapports hiérarchiques entre les différents membres de l’organisation. La position des collaborateurs dans la pyramide dépend de leur niveau de responsabilité. Le top management (CEO, PDG, comité de direction, etc.) figure ainsi en haut de la pyramide, viennent ensuite les directeurs de département, puis les manageurs de proximité et enfin les employés, au pied de la pyramide.

Organigramme horizontal ou plat :

Ce diagramme reflète une culture d'entreprise collaborative où les employés sont en contact direct avec les dirigeants et sont impliqués dans les processus de prise de décision. La structure horizontale comporte peu de niveaux hiérarchiques, le premier niveau présentant des portraits des dirigeants et le second des employés, placés sur un pied d'égalité.

Organigramme mixte :

Cet organigramme hybride est à la fois vertical et horizontal. Il organise les individus de haut en bas, par niveau de responsabilité, mais aussi horizontalement, par département ou fonction. Ce type d’organigramme convient aux grandes entreprises possédant différents pôles. 

Organigramme matriciel :

Ce type d’organigramme renvoie à une forme d’organisation dans laquelle les collaborateurs relèvent de plusieurs supérieurs hiérarchiques, par exemple un chef de projet et le responsable financier de l’entreprise. Dans ce type d’organigramme, les liens de subordination sont donc représentés verticalement, mais aussi horizontalement. 

Organigramme circulaire :

Ce diagramme est destiné aux entreprises collaboratives, il encourage la collaboration entre les départements. La direction générale se trouve au centre et les autres fonctions sont représentées dans des cercles concentriques, allant du centre à la périphérie en fonction de leur position dans la hiérarchie.

Pourquoi créer un trombinoscope  d’entreprise ?

Le trombinoscope d’entreprise revêt plusieurs utilités et rôles clés qui sont autant de bonnes raisons de l’adopter pour votre organisation. 

Faciliter la collaboration et la communication internes et externes  

Grâce au trombinoscope les collaborateurs peuvent mettre un visage sur chacun de leurs collègues. Cet outil est très utile dans les grands groupes où les salariés des différents pôles ou entités ne se rencontrent pas fréquemment.<br>Mais ce n’est pas tout. Un trombinoscope moderne permet également de connaître le poste et les compétences de chaque collaborateur ainsi que ses responsabilités et les liens hiérarchiques qui le relient à ses collègues. Grâce au trombinoscope corporate les salariés savent immédiatement à qui s’adresser lorsqu’ils ont une requête ou un besoin. Lorsqu’il est diffusé (en tout ou en partie) auprès des clients, des candidats potentiels et des partenaires commerciaux, le trombinoscope permet également à ces populations d’identifier rapidement l’interlocuteur avec lequel ils souhaitent interagir.

En outre, l'annuaire donne accès aux coordonnées professionnelles des différents membres de l'équipe, ce qui permet aux employés de contacter facilement les personnes de leur choix en interne, sans perdre de temps à chercher des adresses électroniques ou des numéros de téléphone. L'annuaire d'entreprise implique donc une augmentation de la productivité et une meilleure expérience pour les employés. En outre, lorsqu'il est rendu public, l'annuaire peut aider les clients, les partenaires et les candidats potentiels à trouver facilement les coordonnées d'un employé, ce qui crée des opportunités commerciales et constitue un atout en matière de recrutement.

Faciliter l’intégration des nouveaux employés 

Le trombinoscope est un formidable instrument pour réussir l'Onboarding des nouveaux collaborateurs. Les nouvelles recrues peuvent en effet l’utiliser pour identifier leurs interlocuteurs, retrouver leurs coordonnées, les contacter et même apprendre à les connaître via leur fiche personnelle (compétences clés, centres d’intérêt, formation, etc.). Grâce au trombinoscope, les nouveaux employés prennent leurs marques, s’intègrent et gagnent en productivité plus rapidement. 

En prime, les annuaires peuvent inclure un organigramme, l'annuaire d'entreprise permet aux nouveaux talents de mieux comprendre le fonctionnement de l'organisation, d'appréhender facilement la culture d'entreprise (hiérarchique ou plate, par exemple), et même de suivre leur évolution de carrière au sein de l'entreprise. De ce point de vue, l'annuaire devient un allié de la rétention des talents.

Rationaliser le fonctionnement de l’entreprise 

Enfin, la création d'un annuaire d'entreprise moderne permet de rationaliser le fonctionnement de l'organisation. Cet exercice incite les dirigeants à formaliser la culture et la structure hiérarchique de l'entreprise. Au cours de ce processus, le top management et les RH peuvent identifier les dysfonctionnements, les incohérences ou les lacunes dans l'attribution des fonctions et les relations de subordination. Outil de communication et de collaboration interne, l'annuaire d'entreprise moderne est également un outil de gestion des ressources humaines.

Comment créer un trombinoscope d’entreprise ?

Vous souhaitez créer un annuaire d'entreprises et bénéficier de cet outil ? Voici un guide pas à pas :

#1 Définissez votre besoin et collectez les informations requises

La première étape pour faire un trombinoscope d’entreprise consiste à identifier le besoin auquel répond cet outil : par exemple, donner à voir l’organisation de votre entreprise, permettre d’obtenir des renseignements approfondis à propos de chaque salarié, ou juste offrir une vue d’ensemble des différents visages de la société. 

Une fois votre objectif déterminé, choisissez la structure ad hoc (classement par ordre alphabétique, zone géographique, équipe ou présentation sous la forme d’un organigramme) et rassemblez les informations nécessaires à la réalisation de votre trombinoscope (portraits photographiques, informations professionnelles et coordonnées des salariés, liens fonctionnels et hiérarchiques entre les collaborateurs, etc.).

#2 Choisissez l’outil pour créer votre trombinoscope 

La deuxième étape consiste à choisir un outil qui vous permet de configurer le répertoire en fonction de vos besoins en matière d'accessibilité, de conception et d'utilisation. Plusieurs options sont disponibles, notamment

- Logiciel Microsoft Office (Word, PowerPoint et Excel) : Ces outils permettent de créer facilement des répertoires et des organigrammes avec des images grâce à la fonction SmartArt.

Le logiciel de conception graphique en ligne Canva. Celui-ci permet de créer facilement de beaux trombinoscopes à partir de templates de trombinoscope originaux et gratuits (notamment un trombinoscope arbre). Canva propose en outre un créateur d’organigrammes en ligne simple d’utilisation et gratuit. 

- L’application de réalisation de cartes mentales Gitmind. Cette solution permet de réaliser des trombinoscopes et des organigrammes imagés gratuitement, de manière collaborative et de manière simple, grâce à des modèles personnalisables. 

- La plateforme de collaboration numérique Miro. Cette dernière propose elle aussi un outil de création de trombinoscopes et permet de créer un organigramme en ligne gratuitement. 

- Poste de travail numérique Mozzaik365 : Notre plateforme comprend un composant annuaire qui simplifie la création d'un annuaire moderne, interactif, fonctionnel et esthétique avec un moteur de recherche, des filtres et des suggestions de recherche (par noms, titres, compétences, etc.). Il propose également des profils d'utilisateurs détaillés et personnalisables, des boutons de contact rapide pour chaque employé et un organigramme intégré. En intégrant votre annuaire et votre organigramme à votre intranet Microsoft365, vous surmontez la principale limite de ces outils : leur caractère statique. Grâce au composant annuaire de Mozzaik365, votre annuaire et votre organigramme sont synchronisés avec la base de données des employés de votre Digital Workplace, se mettant automatiquement à jour pour refléter la composition et l'organisation en temps réel de votre entreprise.

 #3 Déployez la solution dans votre entreprise 

La troisième étape pour mettre en place un trombinoscope d’entreprise consiste à déployer la solution. Pour cela, commencez par désigner la ou les personnes qui seront chargées de mettre en forme le trombinoscope puis de l’actualiser au fil du temps. Dès lors, créez votre trombinoscope à l’aide de l’outil choisi puis partagez-le avec l’audience concernée. Pour une bonne diffusion en interne, pensez à faire figurer votre trombinoscope sur l’intranet de votre entreprise.

#4 Valorisez votre trombinoscope en interne

La quatrième et dernière étape consiste à faire vivre et valoriser le dispositif en interne. Pour que le trombinoscope soit réellement adopté par les collaborateurs et porte ses fruits, veillez à le mettre à jour régulièrement, au rythme des embauches, des départs et des promotions. Par ailleurs, pour évangéliser les salariés à l’utilisation du trombinoscope, pensez à désigner des ambassadeurs et à intégrer la présentation de cet outil dans le processus d’onboarding des nouvelles recrues. 

🚀 Vous souhaitez vous lancer dans la conception de votre trombinoscope d’entreprise ? Pour vous guider dans votre projet de trombinoscope et ne rien oublier, téléchargez notre check-list "Mettre en place son trombinoscope."

Le guide complet du trombinoscope d’entreprise : ce qu’il faut retenir 

Un annuaire d'entreprise est une galerie de portraits présentant tous les membres d'une organisation. Il s'agit d'un outil précieux pour la communication et la collaboration internes et externes, qui convient aussi bien aux grandes qu'aux petites structures. L'annuaire permet de mettre un visage et un nom sur un titre de poste. Dans sa forme plus avancée, l'annuaire peut révéler la structure hiérarchique de l'entreprise (organigramme), simplifier la prise de contact rapide et fournir des informations détaillées sur les collaborateurs. A vous de choisir le type d'annuaire qui répond aux besoins de votre entreprise.

Il est certain qu'un annuaire interactif intégré à votre intranet, comme le composant annuaire de Mozzaik365, est un véritable atout pour votre organisation. Contrairement aux annuaires traditionnels, qui présentent l'inconvénient majeur d'être statiques et de devenir rapidement obsolètes, ce type d'annuaire est automatiquement mis à jour, permet une présentation détaillée des profils sans sacrifier à la clarté, et peut même être connecté aux outils dont dispose l'employé dans son espace de travail numérique (comme sa messagerie électronique).

Vous souhaitez mettre en place un trombinoscope intelligent ? Demandez une démo pour découvrir le Who’s who de Mozzaik365.