Trombinoscope d'entreprise : le guide complet

Dans un monde professionnel où la collaboration à distance et la transversalité sont devenues la norme, le trombinoscope d’entreprise s’impose comme un outil essentiel pour renforcer la cohésion d’équipe. Bien plus qu’une simple galerie de portraits, il facilite la communication interne, humanise les relations professionnelles et valorise chaque collaborateur.

Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME, d’une association ou d’une collectivité, disposer d’un trombinoscope professionnel bien conçu permet de créer du lien, d’identifier rapidement les interlocuteurs et de fluidifier les échanges. Avec des designs modernes et personnalisables, le trombinoscope devient également un vecteur d’image, reflétant la culture et les valeurs de l’organisation.

Dans ce guide complet, nous explorerons les avantages d’un trombinoscope d’entreprise, les bonnes pratiques pour sa mise en place, ainsi que les dernières innovations proposées par Mozzaik365 pour créer un trombinoscope design et interactif, parfaitement intégré à votre environnement Microsoft 365

1. Qu’est-ce qu’un trombinoscope professionnel ?

Un trombinoscope professionnel est un outil visuel qui présente les membres d'une organisation à travers une série de portraits accompagnés d'informations clés telles que le nom, le poste et les coordonnées. Traditionnellement utilisé dans les entreprises, il facilite l'identification des collaborateurs et renforce la communication interne.

Dans le contexte associatif, le trombinoscope association joue un rôle similaire en présentant les bénévoles, les membres du conseil d'administration ou les participants à un projet. Il favorise la transparence et l'engagement au sein de la structure.

Avec l'évolution des outils numériques, le trombinoscope s'est modernisé pour devenir un élément interactif de la Digital Workplace. Il peut inclure des fonctionnalités telles que la recherche par compétences, la visualisation des organigrammes et l'intégration avec des plateformes comme Microsoft 365.

2. Pourquoi mettre en place un trombinoscope d’entreprise ?

Dans un environnement professionnel en constante évolution, le trombinoscope d’entreprise s’impose comme un outil stratégique pour renforcer la communication interne et la cohésion des équipes.

A. Faciliter l'identification des collègues‍

Associer un visage à un nom permet de personnaliser les interactions et de renforcer les liens entre collègues, notamment dans les grandes structures ou les organisations multisites.

B. Améliorer la communication interne‍

Un trombinoscope bien conçu favorise les échanges en permettant à chacun de connaître les rôles et les compétences de ses collègues, facilitant ainsi la collaboration et la réactivité au sein des équipes.

C. Renforcer l'image de l'entreprise‍

Présenter les collaborateurs de manière professionnelle et homogène à travers un trombinoscope professionnel contribue à véhiculer une image positive de l’entreprise, tant en interne qu’en externe.

E. Simplifier l'intégration des nouveaux employés‍

Pour les nouveaux employés, un trombinoscope est un outil précieux pour se familiariser rapidement avec leurs collègues et comprendre la structure de l’entreprise, accélérant ainsi leur intégration.

F. Mettre en valeur les membres de l'équipe‍

Mettre en avant les membres de l’équipe à travers un trombinoscope montre une reconnaissance de leur rôle au sein de l’organisation, renforçant leur sentiment d’appartenance et leur motivation.

4. Zoom sur le trombinoscope design de Mozzaik365

Le trombinoscope professionnel de Mozzaik365 est conçu pour offrir une interface intuitive et personnalisable, facilitant la recherche et la consultation des profils au sein de votre organisation. Il s'intègre parfaitement à votre environnement Microsoft 365, en exploitant les données d'Entra ID (anciennement Azure Active Directory) et de l'User Profile Application (UPA) de SharePoint

🔍 Une recherche puissante et contextuelle

Le composant permet une recherche efficace des collaborateurs grâce à des filtres personnalisables :

• Nom
  
• Département
  
• Compétences
  
• Projet
  
• Toute autre caractéristique de profil pertinente
  

Il est également possible de contextualiser le périmètre de la recherche pour cibler un groupe spécifique, tel qu'un département, un pays, un projet ou un site.

🎨 Personnalisation de l'affichage

Le trombinoscope offre plusieurs options de personnalisation pour s'adapter à votre charte graphique et à vos besoins :

Agencement :

• Définir le nombre de résultats à afficher.
  
• Choisir d'afficher ou non l'ensemble des profils par défaut.
  

Options d'affichage:

• Personnaliser les propriétés visibles dans le profil détaillé.
  
• Activer ou désactiver le partage des profils.
  
• Masquer le composant sur mobile si nécessaire.
  
• Ajuster les arrondis et les ombres pour harmoniser le design.
  

Ces options permettent de créer un trombinoscope design et cohérent avec l'identité visuelle de votre organisation.

🛠️ Intégration et paramétrage

Le composant s'intègre facilement dans une page SharePoint :

• Ouvrez le mode édition de la page.
  
• Ajoutez le composant "Trombinoscope" depuis le catalogue.
  
• Configurez les paramètres selon vos besoins.
  

Pour une configuration avancée, notamment la personnalisation des profils et des filtres, il est recommandé de consulter la documentation dédiée.

🔗 Synchronisation avec Entra ID

Les données affichées dans le trombinoscope (nom, poste, service, contact, photo, etc.) sont automatiquement synchronisées avec Entra ID (nouveau nom d’Azure Active Directory). Cela permet de garantir que chaque fiche collaborateur est à jour en permanence, en cohérence avec les comptes Microsoft 365 de votre organisation.

Exemple : lorsqu’un collaborateur change de poste dans l’annuaire global, le trombinoscope reflète ce changement sans intervention manuelle.

🌐 Connexion directe à Microsoft 365

Le composant utilise les données de profil Microsoft 365 (anciennement Delve) pour enrichir les fiches utilisateurs et offrir une expérience contextualisée. L’utilisateur peut ainsi accéder directement depuis la fiche à des liens utiles : Teams, Outlook, ou encore le profil complet Microsoft 365 du collaborateur.

5. Bonnes pratiques UX/UI pour un trombinoscope original

Un trombinoscope original ne se limite pas à lister les visages des collaborateurs. Il reflète la culture de l’entreprise, structure l’information avec clarté et facilite l’interaction. Voici les bonnes pratiques à suivre pour concevoir un trombinoscope design et efficace dans un environnement Microsoft 365 :

🎨 1. Soignez le design pour créer de l’adhésion

Le visuel est central. Le choix du format doit être cohérent avec votre identité :

• Format grille ou carte : idéal pour une présentation aérée et moderne.
• Trombinoscope illustré ou graphique : ajoute une touche de créativité dans des contextes plus décontractés (startups, associations, agences).
• Trombinoscope par équipe : permet une lecture par organisation (projets, pôles, entités géographiques).

🧩 Astuce : Mozzaik365 permet de personnaliser arrondis, ombres, nombre de résultats affichés et design mobile pour coller à votre charte graphique.

📸 2. Harmonisez les portraits

Pour transmettre une image professionnelle, assurez-vous que les photos soient :

• Récentes, nettes, et de bonne qualité
  
• Homogènes (fond, cadrage, posture)
  
• Cohérentes avec la posture que vous souhaitez diffuser (formelle, conviviale, dynamique…)
  

🎯 Conseil : prévoyez une session photo dédiée lors de l’onboarding ou de séminaires internes.

🔍 3. Rendez la navigation fluide et utile

Un bon trombinoscope professionnel ne se consulte pas, il se cherche. Intégrez :

• Une barre de recherche multicritère : nom, service, expertise, localisation, projet…
• Des filtres dynamiques selon votre structure (par filiale, par rôle, par pays…)
• Des liens directs vers Teams, Outlook ou le profil Microsoft 365

🧠 Objectif : permettre à tout collaborateur de trouver en quelques secondes la bonne personne au bon moment.

🖥️ 4. Adaptez l’expérience à tous les écrans

Votre trombinoscope doit être responsive :

• Compatible desktop, tablette et mobile
  
• Lisible sans zoomer
  
• Fonctionnel même sur des connexions réduites
  

📱 Avec Mozzaik365, vous pouvez même choisir de masquer le composant sur mobile si cela est pertinent.

♻️ 5. Assurez une mise à jour continue

Un trombinoscope obsolète est contre-productif. Pour garantir sa pertinence :

• Connectez-le à Entra ID (ancien Azure AD) pour synchroniser les données automatiquement
• Définissez un référent RH ou IT chargé de la supervision
• Ajoutez facilement les nouveaux arrivants et archivez les profils des sortants
  
• Proposez aux collaborateurs de compléter leur fiche via des champs personnalisés (ex. expertise, hobbies, équipes projet)
  

6. Trombinoscope vs organigramme : des usages complémentaires

Dans de nombreuses entreprises, les notions de trombinoscope et d’organigramme sont confondues. Pourtant, ces deux outils ont des objectifs différents et surtout, des usages parfaitement complémentaires dans une Digital Workplace moderne.

📌 L’organigramme : visualiser la structure hiérarchique

L’organigramme d’entreprise est avant tout un outil de structuration :

• Il permet de représenter les niveaux hiérarchiques, les rattachements fonctionnels et les chaînes de responsabilité.
  
• Il est souvent utilisé par les équipes RH, la direction et les nouveaux arrivants pour comprendre la structure managériale.

Limites :

• Il ne reflète pas toujours la réalité opérationnelle (équipes projet transverses, méthodes agiles, collectifs métiers…).
  
• Il est souvent figé dans le temps et difficile à maintenir à jour manuellement.
  

👥 Le trombinoscope : créer du lien et favoriser la transversalité

À l’inverse, le trombinoscope professionnel se concentre sur les personnes : il valorise les profils, les compétences, les interactions et l’humain derrière la fiche de poste.

Points forts :

• Présentation visuelle claire de tous les collaborateurs.
  
• Accès rapide aux coordonnées, équipes, expertises et rôles projets.
  
• Utile pour tous les collaborateurs au quotidien, pas seulement les managers.
  

➡️ Il devient un levier d’engagement, de reconnaissance et de connectivité interne.

🔄 Deux outils à utiliser ensemble dans Microsoft 365

Avec une solution comme Mozzaik365, vous n’avez pas à choisir entre organigramme et trombinoscope : vous pouvez les combiner intelligemment.

• Affichez un organigramme hiérarchique dynamique généré à partir d’Entra ID.
  
• Proposez en parallèle un trombinoscope design et interactif, filtrable par équipe, pays, métier ou compétences.

🔗 Résultat : une vision à la fois structurée et humaine de votre organisation.

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7. Comment mettre en place un trombinoscope professionnel dans Microsoft 365 ?

Mettre en place un trombinoscope professionnel efficace ne se résume pas à afficher des photos sur une page SharePoint. C’est un véritable projet de structuration de l’information, de valorisation des collaborateurs et de fluidification des échanges. Voici les étapes clés pour réussir son déploiement avec Mozzaik365 dans un environnement Microsoft 365.

🧱 1. Préparer les données dans Entra ID

Tout commence par la qualité des données dans votre Entra ID (ex-Azure Active Directory), la source principale d’informations pour les profils utilisateurs. Assurez-vous que :

• Chaque collaborateur dispose d’un profil à jour : photo, poste, service, email, téléphone, manager, etc.
• Les attributs personnalisés utiles (équipes projet, localisation, compétences…) sont renseignés ou prêts à être intégrés.
• Les comptes obsolètes sont désactivés pour éviter des doublons ou erreurs.

💡Mozzaik365 peut également exploiter des données enrichies provenant d’outils RH ou d’annuaires complémentaires.

🧩 2. Définir les champs et filtres à afficher

Pour que le trombinoscope soit vraiment utile :

• Sélectionnez les informations les plus pertinentes à afficher dans la carte de profil (rôle, email, Teams, localisation…).
• Activez des filtres de navigation intelligents selon vos besoins : par direction, pays, entité juridique, statut, etc.
• Choisissez l’ordre d’affichage des champs et la mise en page.

🎨 Astuce : vous pouvez également décider d’afficher le trombinoscope par défaut ou après une recherche, selon le niveau de confidentialité attendu.

🔧 3. Paramétrer le composant dans votre intranet SharePoint

Grâce à son intégration native, le composant Mozzaik “Trombinoscope” se configure en quelques clics :

• Ajoutez le composant sur une page de votre intranet Mozzaik365.
• Définissez les options d’affichage (nombre de résultats, taille des cartes, style visuel).
• Activez ou non les fonctionnalités comme le partage de profil, l’ouverture dans un panneau latéral, etc.
• Testez l’expérience utilisateur avec un petit groupe avant de le généraliser.

📱 Pensez aussi à vérifier l’affichage sur mobile et tablette.

🤝 4. Impliquer les parties prenantes

Un bon trombinoscope est le fruit d’une collaboration entre plusieurs équipes :

• La DSI pour la qualité des données et l’intégration.
• Les RH pour la structuration des rôles et l’onboarding.
• La communication interne pour l’expérience utilisateur et le design.
• Les managers pour encourager la mise à jour des profils dans Microsoft 365.

💬 Conseil : formez les utilisateurs à compléter leur profil (compétences, équipes projet…) pour enrichir le trombinoscope en continu.

🔁 5. Maintenir le trombinoscope à jour

C’est la condition indispensable à son succès :

• Automatiser la synchronisation avec Entra ID.
• Supprimez les profils inactifs.
• Créez un processus simple de mise à jour en cas de changement de rôle, d’équipe ou d’arrivée.

8. Conclusion et ressources‍

Le trombinoscope d’entreprise est bien plus qu’un outil visuel : c’est un levier stratégique pour fluidifier la communication, renforcer la culture d’entreprise et valoriser les équipes. Facile à déployer, surtout lorsqu’il est connecté à votre environnement Microsoft 365 via Mozzaik365, il devient une porte d’entrée conviviale vers l’ensemble de votre Digital Workplace.

Qu’il soit utilisé par une entreprise, une administration ou une association, un trombinoscope professionnel bien conçu favorise la collaboration, simplifie l’intégration des nouveaux arrivants et reflète la dynamique de votre organisation.

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