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Les services de gestion électronique de documents sont de plus en plus recherchés par les entreprises. La grande majorité des connaissances organisationnelles sont souvent implicites, ce qui rend sa bonne gestion essentielle. Dans l’environnement de travail hybride actuel, où les échanges informels diminuent, une gestion efficace des documents est encore plus cruciale.
De nombreuses entreprises ne réalisent pas qu’elles peuvent mettre en œuvre une gestion électronique des documents robuste et performante avec SharePoint. Cet article explore comment SharePoint, en particulier par l’intermédiaire de SharePoint en ligne intégré à Microsoft 365, peut devenir un pilier central de votre stratégie de GED .
Gestion des documents SharePoint : une solution complète pour la gestion des documents
Dans un monde numérique en constante évolution, la gestion électronique de documents (GED) est devenue un atout majeur pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations. SharePoint, qui fait partie intégrante de Microsoft 365, offre une plateforme idéale pour une GED efficace. Il facilite l’ensemble du cycle de vie des documents, de la création à l’archivage, tout en assurant une sécurité accrue des documents grâce à des contrôles d’accès avancés.
En l’intégrant à votre intranet SharePoint, votre site SharePoint se transforme en un véritable centre de gestion des connaissances , améliorant ainsi la collaboration au sein de vos sites d’équipe et de vos bibliothèques de documents (ou bibliothèques SharePoint). Avec l’écosystème Office 365 , le déploiement de la GED SharePoint devient une étape naturelle vers l’amélioration de la productivité.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED)?
La gestion électronique des documents (GED) est un processus qui encadre le cycle de vie des documents au sein d’une organisation : de la création au stockage, en passant par la modification, la suppression ou l’archivage.
Avec la dématérialisation croissante de l’information, les entreprises gèrent un volume toujours croissant de documents électroniques. D’où l’importance de mettre en place un processus de gestion documentaire à la fois flexible et efficace.
Les avantages de la GED sont nombreux :
- Accès rapide et simplifié : Trouver la bonne version d’un document devient intuitif, tout en résolvant les problèmes de stockage physique.
- Sécurité accrue : La sécurité des documents est assurée par un partage restreint des données, garantissant que seules les personnes autorisées y ont accès.
- Harmonisation des pratiques : Elle permet de normaliser les méthodes de travail et d’établir des flux de travail de validation clairs.
- Optimisation des processus : La GED améliore la qualité des processus et mène à une gouvernance des documents optimisée.
Note : Avant de déployer un système de GED , la dématérialisation de tous les documents de l’entreprise (numérisation et numérisation) est une étape préalable nécessaire.
Pourquoi choisir un logiciel de GED?
Les logiciels de GED permettent aux entreprises de gérer tous leurs documents de manière entièrement dématérialisée. En adoptant ces solutions, les organisations gagnent du temps et augmentent la productivité, tout en favorisant le travail collaboratif et le partage d’information.
Les principaux avantages de ce logiciel sont les suivants :
- Efficacité opérationnelle : Ils simplifient les processus, en particulier les flux de validation, réduisent les risques d’erreur et améliorent la traçabilité des documents.
- Sécurité des données : Une caractéristique essentielle est la sécurité des documents. Ces solutions offrent un accès rapide et sécurisé à tous vos documents, où que vous soyez, grâce à un contrôle d’accès rigoureux.
- Réduction des coûts : Ils aident à réduire les dépenses liées à l’impression et à l’entreposage physique.
- Centralisation et cohérence : Les risques de perte d’information sont considérablement réduits puisque tous les documents sont centralisés et mis à jour en temps réel.
- Automatisation des tâches : La GED offre la possibilité d’automatiser certaines actions sur les documents, configurables selon vos besoins.
SharePoint : l’outil idéal pour votre GED
SharePoint, un service hébergé par Microsoft et intégré à l’écosystème Microsoft 365 / Office 365 , est conçu pour les organisations de toutes tailles. Il permet la création de sites SharePoint dédiés au partage de documents et d’informations entre collaborateurs, ainsi qu’au stockage sécurisé de fichiers.
Les avantages de SharePoint en tant qu’outil de GED sont nombreux :
- Collaboration fluide : Plus d’échanges de courriels entraînant une perte de données. SharePoint permet l’accès aux fichiers à plusieurs destinataires, y compris des utilisateurs externes. Pour travailler sur le même document, il suffit de partager un lien plutôt qu’une copie.
- Intégration naturelle : L’utilisation de SharePoint s’intègre parfaitement à votre environnement Microsoft 365 , en particulier à Microsoft Teams, évitant ainsi d’ajouter de nouvelles applications et assurant une meilleure sécurité des documents et une efficacité accrue.
- Personnalisation et automatisation : Vous pouvez étendre les fonctionnalités natives de SharePoint grâce à des automatisations, en adaptant la solution à vos besoins spécifiques.
- Organisation intuitive : La création de sites d’équipe et de bibliothèques documentaires (ou bibliothèques SharePoint) facilite l’organisation claire et efficace du contenu.
Si vous voulez approfondir SharePoint, consultez notre article « Comment créer un intranet sexy sur SharePoint ».
Mise en œuvre de votre GED dans SharePoint
Voulez-vous créer votre système de GED dans SharePoint? Voici les principales étapes à suivre :
- Définissez les rôles : Identifiez les responsabilités de chaque personne en matière de gestion des documents pour former la meilleure équipe.
- Analysez l’utilisation : Déterminez les types de documents avec lesquels vos équipes travailleront et comment ils seront utilisés.
- Planifiez l’organisation : Structurez vos documents en sites et bibliothèques de documents SharePoint. SharePoint offre de nombreuses options pour organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers.
- Anticiper les mouvements : prévoir la nécessité de déplacer les documents à chaque étape de leur cycle de vie.
- Normaliser les types de contenu : Organisez l’information liée aux documents, comme les métadonnées ou les flux de travail, pour une organisation cohérente.
- Optimisez les flux de travail : Contrôlez et suivez le parcours des documents au fur et à mesure que chaque membre de l’équipe contribue. SharePoint comprend des flux de travail pour les tâches courantes comme la révision et la validation.
💡 Conseil : Pour un système de GED personnalisé et parfaitement optimisé, travailler avec un intégrateur spécialisé peut être un atout majeur.
GED avec Mozzaik365 : Étendre les capacités de SharePoint
Mozzaik365 améliore votre environnement Microsoft 365 en ajoutant des fonctionnalités avancées à SharePoint, transformant ainsi votre gestion électronique de documents en une expérience intuitive et puissante.
En centralisant toute votre documentation, Mozzaik365 facilite l’accès rapide et facile à l’information pertinente.
Avec Mozzaik365, vous pouvez :
- Créez une base de connaissances centralisée : gérez tous vos documents tout au long de leur cycle de vie dans votre environnement Microsoft .
- Enrichir le contenu : Chaque collaborateur peut contribuer et enrichir le contenu avec ses propres connaissances, favorisant ainsi la gestion des connaissances.
- Simplifier la gestion des métadonnées : La gestion simplifiée des balises (métadonnées) et la recherche avancée rendent les connaissances accessibles à tous les membres de l’organisation.
Cas client : La Ville de Westmount et la recherche intelligente
La Ville de Westmount illustre parfaitement la valeur ajoutée de Mozzaik365. Leur objectif était de créer un centre de documentation à la fois facile et intuitif à utiliser pour leurs équipes. Le principal défi était de mettre en place une recherche multicritère efficace, leur permettant de trouver des documents ou de l’information même sans connaître leur nom exact.
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Grâce à Mozzaik365, les utilisateurs de la Ville de Westmount peuvent maintenant affiner leurs recherches avec des critères précis tels que la date de création, le format du document ou même des balises indiquant la catégorie du document ou le service qui l’a rédigé. Ces filtres intelligents réduisent considérablement la portée de la recherche, ce qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement un document, quel que soit son nom ou son emplacement spécifique dans un site ou une bibliothèque de documents SharePoint.
Cette approche permet d’optimiser la gestion des documents et d’améliorer la sécurité des documents, tout en maximisant l’efficacité de la gestion des connaissances au sein de l’administration municipale.
En vous connectant à votre Environnement de travail numérique, Mozzaik365 vous permet de centraliser et d’organiser les connaissances de votre équipe, en les rendant accessibles à tous les employés, sans compromettre la sécurité de vos documents.
Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez réserver un créneau de 30 minutes avec Martin, notre expert Intranet :
Principaux points à retenir : Comment transformer SharePoint en une véritable GED?
- La mise en œuvre d’une politique de GED optimale est essentielle pour les entreprises modernes.
- SharePoint, intégré à Microsoft 365 et Office 365, est idéal pour créer des sites SharePoint et des bibliothèques de documents sécurisés, facilitant le stockage et le partage d’informations.
- Cet outil puissant permet d’optimiser la gestion des documents de votre entreprise, de renforcer la sécurité des documents et de stimuler la gestion des connaissances.
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